只要你在一個組織內(nèi)，就離不開會議。會議的目的有四：①內(nèi)部溝通。②統(tǒng)一思想。③解決問題。④分配任務(wù)。很多企業(yè)/管理者不會組織會議，領(lǐng)導(dǎo)心血來潮的召集，大家稀里糊涂的參加，會上不著邊際的討論，最后一頭霧水的結(jié)束。這樣的會議純屬浪費(fèi)時間！

網(wǎng)上看過一個萬達(dá)公司會議的小視頻，非常令人震撼。上百人的會議，幾分鐘內(nèi)全部就位，會議結(jié)束后幾分鐘內(nèi)又迅速離場。會議前，連擺放礦泉水的位置都用繩子定位校準(zhǔn)，一條直線，整齊劃一。董事長王健林時間觀念跟強(qiáng)，說一個小時就一個小時，時到即止，絕無拖延。

那么，如何組織會議，才能做到簡潔高效呢？

一：高效會議的三大核心詞

1：時間。會議是有時間成本的。要抓住四個方面的時間，①，召開時間。②嚴(yán)格守時。③，發(fā)言時間。④會議時長。

2：準(zhǔn)備。軍事上，不打無準(zhǔn)備之仗，否則必然失敗。管理上，不開無準(zhǔn)備之會，否則必然無效。

3：結(jié)果。會議的目的是解決問題，所以不能議而不決，所以，必須有決議、有追蹤、有結(jié)果、有考核。

二：高效會議的“三個零”思維

1：只開會 無決議=0。核心是“議要要決”，會上明確誰來干、什么時間完成。

2：有決議 不執(zhí)行=0。核心是“決而要行”，責(zé)任單位要制定實(shí)施計(jì)劃并落實(shí)。

3：有執(zhí)行 無跟蹤=0。核心是“行而要果”，按時間節(jié)點(diǎn)跟蹤，并驗(yàn)證和反饋結(jié)果。

三：高效會議的四個支柱

1：制度。必要時，可以制定會議管理的制度，明確公司會議的類型、頻次、紀(jì)律和要求。這是基本保障。

2：規(guī)則。會議是為了議事，所以要有議事的規(guī)則。比如限時、圍繞主題、爭議解決等等。這是效率保障。

3：閉環(huán)。會議決議事項(xiàng)必須按照PDCA循環(huán)要求形成閉環(huán)。這是結(jié)果保障。

4：培訓(xùn)。為了提高會議效率，需對員工進(jìn)行“會議訓(xùn)練”，比如，如何開會、主持、匯報(bào)、記錄、跟蹤等。這是技能保障。

三：高效會議的10大要點(diǎn)

1：提前會議通知。會議一定要提前通知，方式可以是電話、文字、短信、郵件等方式。會議通知要明確時間、地點(diǎn)、人員、主持人、議題、議程、注意事項(xiàng)等要求。

2：確定會議議題。會議就是為了解決問題，所以一定要明確會議的議題。大家都不知道開什么會，到了會議室再開始思考，這樣的會議絕對沒有效果。

3：明確會議議程。議程，就是會議的流程。誰來匯報(bào)、誰來發(fā)言、誰來總結(jié)都要明確下來。職責(zé)明確、流程清楚，大家就不是“聽會”，而是“議會”，會議效率會大大提升。

4：準(zhǔn)備會議資料。會議之前，一定要將與會議議題有關(guān)的背景資料準(zhǔn)備好，并發(fā)放到有關(guān)與會人員。一般與會議通知一起下發(fā)。這樣，會議才能有的放矢、保證效果。

5：準(zhǔn)備情況確認(rèn)。為保證會議效率，會議組織人員要提前對會議室裝備、與會人員進(jìn)行確認(rèn)，確保人員按時出席、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正常。如有異常，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

6：申明會議紀(jì)律。我在國企的時候，有一次生產(chǎn)副總主持會議，一個車間主任遲到，副總馬上讓他出去罰站十分鐘。會議紀(jì)律非常重要，這是高效會議的最基本要求。

7：掌握會議節(jié)奏。會議為什么開不好？主要是主持人掌握不好會議節(jié)奏，讓會議偏離了主題。要在明確會議時長，限定發(fā)言時間，提醒圍繞主題，解決觀點(diǎn)沖突等方面下文章。

8：形成會議決議。會議的“癌癥”就是議而不決。這是會議主持人需要特別注意的。應(yīng)根據(jù)討論的結(jié)果，最后拍板形成會議決議。明確問題解決的責(zé)任、時間和方法。

9：整理會議紀(jì)要。會議一定要形成會議紀(jì)要，并最晚于會議結(jié)束后第二天，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后下發(fā)相關(guān)參會人員。會議紀(jì)要是會議決議事項(xiàng)跟蹤檢查的依據(jù)。

10：決議事項(xiàng)跟蹤。為確保會議決定事項(xiàng)落到實(shí)處，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定專人（比如秘書）進(jìn)行跟蹤、檢查和驗(yàn)證。周期性的會議（如周例會），應(yīng)通報(bào)跟蹤結(jié)果。

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