幾乎所有的用人單位在招聘要求上都會(huì)寫一句：熟練掌握Office。

那什么程度才算得上熟練呢？

之前我們介紹過(guò)用Excel來(lái)作畫的77歲日本老爺子堀內(nèi)辰男。

看到了吧，Excel大神可能從來(lái)都不用Excel來(lái)做表格，你對(duì)Excel的力量一無(wú)所知！

這也難怪，其實(shí)我們大多數(shù)人對(duì)Excel的了解只停留在簡(jiǎn)單的加減乘除畫表格的階段。

不如先從學(xué)一些避免加班的干貨開始吧！

數(shù)據(jù)驗(yàn)證

給數(shù)據(jù)把個(gè)關(guān)

在工作中，一份報(bào)表的數(shù)據(jù)往往需要多個(gè)部門來(lái)提供，多人填表的情況就會(huì)經(jīng)常發(fā)生。

而上報(bào)的表格卻總是狀況百出，讓人心煩：五花八門的日期格式、亂七八糟的數(shù)據(jù)填寫、錯(cuò)誤頻出的身份證號(hào)，永遠(yuǎn)都不完整的必填信息。

自己返工？退回重填？你可以試試數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能，幫你給數(shù)據(jù)把個(gè)關(guān)。

• 技巧1:下拉菜單任你選

給填表者提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)答案的可選下拉菜單，避免了手動(dòng)填寫，也就盡可能地減少了錯(cuò)誤的發(fā)生。

操作步驟：

選中性別列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話框中設(shè)置驗(yàn)證條件。允許為序列，來(lái)源為男/女。

注意逗號(hào)為英文輸入狀態(tài)下的半角逗號(hào)。點(diǎn)擊確定，完成。

• 技巧2:不規(guī)范的日期別偷溜

讓填表人正確錄入日期，是非常讓人頭疼的事情，要么格式千奇百怪，要么壓根就不是日期。

操作步驟：

選中日期列所有空白單元格—【開始】選顯卡下設(shè)置數(shù)字格式為短日期—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話框中設(shè)置驗(yàn)證條件。

允許為日期，設(shè)置日期區(qū)間：介于1948-7-22與2018-7-22之間（可根據(jù)需要靈活設(shè)置）。點(diǎn)擊確定，完成。

當(dāng)日期格式錯(cuò)誤時(shí)，則會(huì)彈出出錯(cuò)警告。

• 技巧3:限制輸入長(zhǎng)度

當(dāng)錄入身份證號(hào)碼或手機(jī)號(hào)碼時(shí)，總會(huì)有人少輸或多輸數(shù)字，能不能限制輸入長(zhǎng)度呢？

操作步驟：

選中手機(jī)號(hào)碼列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話框中設(shè)置驗(yàn)證條件。允許為文本長(zhǎng)度，設(shè)置長(zhǎng)度為等于11。點(diǎn)擊確定，完成。

• 技巧4:重復(fù)信息通不過(guò)

很多信息項(xiàng)是唯一不可重復(fù)，比如員工編號(hào)、身份證號(hào)等信息，如何避免失誤造成的重復(fù)輸入呢？

操作步驟：

選中員工編號(hào)列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話框中設(shè)置驗(yàn)證條件。允許自定義，通過(guò)COUNTIF函數(shù)進(jìn)行設(shè)置。點(diǎn)擊確定，完成。

=COUNTIF($A$2:$B$10,A2)=1，表示單元格內(nèi)的值出現(xiàn)次數(shù)為一次；

公式COUNTIF（range，criteria），條件計(jì)數(shù)函數(shù)；

range表示要計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域，criteria表示統(tǒng)計(jì)條件。

要數(shù)據(jù)分析

就用透視神器

1分鐘的時(shí)間你能做什么？沖一杯咖啡？打一通電話？

1分鐘的時(shí)間完全可以搞定一份復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析報(bào)，其訣竅就是下面要介紹的神器——數(shù)據(jù)透視。

• 技巧5: 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表-不同城市不同商品的銷量統(tǒng)計(jì)

操作步驟：

選中數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意一個(gè)單元格—【插入】選項(xiàng)卡—插入數(shù)據(jù)透視表，數(shù)據(jù)區(qū)域會(huì)自動(dòng)進(jìn)行擴(kuò)展。通常我們會(huì)選擇數(shù)據(jù)透視表位置為“新工作表”，點(diǎn)擊確定。

在窗口右側(cè)的數(shù)據(jù)透視表字段中進(jìn)行勾選或者用鼠標(biāo)左鍵選中按住不放拖拽到相應(yīng)位置，比如本例中行字段拖入城市、列字段拖入商品，值字段拖入銷量，統(tǒng)計(jì)報(bào)表即可完成。

• 技巧6:多個(gè)數(shù)據(jù)分析字段：計(jì)算總額和平均值

操作步驟：

根據(jù)部門和總額創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，創(chuàng)建完成后，將字段“總額”再拖一次到【值字段】區(qū)域。右鍵單擊新拖入的“總額”，選擇【值字段設(shè)置】，變更統(tǒng)計(jì)方式為平均值，變換完成。

總額和平均值同時(shí)顯示。

• 技巧7:組合匯總：按季度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

操作步驟：

根據(jù)日期和銷售額創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，創(chuàng)建完成后，右鍵單擊任意一個(gè)日期值，選擇【創(chuàng)建組】，選擇【季度】，確定。

統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示為季度統(tǒng)計(jì)。同樣地，你也可以選擇【月份】或者同時(shí)選擇【季度】和【月份】

教你四個(gè)套路

數(shù)據(jù)可視化

如何讓你的表格表現(xiàn)力十足，接下來(lái)就帶大家一起學(xué)習(xí)Excel中常用的四個(gè)可視化套路：條件格式、迷你圖、函數(shù)法、圖表。

• 技巧8:條件格式-數(shù)據(jù)條、色階、圖表集

對(duì)于符合一定條件的數(shù)據(jù)，我們可以通過(guò)設(shè)置其格式來(lái)突出顯示，比如數(shù)據(jù)條、填充顏色差異或者圖標(biāo)集的方式。

操作步驟：

選中所有數(shù)據(jù)—【開始】—【條件格式】，選擇數(shù)據(jù)條或者色階或者圖標(biāo)集，操作完成。

我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，目前的設(shè)置規(guī)則都是系統(tǒng)默認(rèn)的，那如何根據(jù)自己的需要，將不同范圍的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出不同的結(jié)果呢？

我們需要對(duì)設(shè)置的條件格式規(guī)則進(jìn)行重新編輯。

操作步驟：

選中已經(jīng)條件格式的數(shù)據(jù)—點(diǎn)擊【條件格式】下的【管理規(guī)則】，在對(duì)話框中選擇【編輯規(guī)則】，根據(jù)自己需要的數(shù)據(jù)范圍設(shè)置相應(yīng)的規(guī)則即可。

• 技巧9:迷你圖

迷你圖是嵌在單元格中顯示的微型圖表，可以分為折線圖、柱形圖、盈虧圖，能夠簡(jiǎn)單直接地表達(dá)出數(shù)據(jù)的變化。

操作步驟：

選中所有數(shù)據(jù)—【插入】-【迷你圖】，選擇要插入的迷你圖類型及插入的位置，完成。我們也可以對(duì)迷你圖進(jìn)行顏色、數(shù)據(jù)點(diǎn)、坐標(biāo)軸等進(jìn)行進(jìn)一步的設(shè)計(jì)。

• 技巧10:用REPT函數(shù)生成條形圖

同樣地，我們也可以用函數(shù)來(lái)生成常用的一些圖表。

操作步驟：

=REPT(“|”,C3*0.01)，將字體設(shè)置為Playbill，完成。REPT函數(shù)結(jié)構(gòu)為=REPT（文本，重復(fù)次數(shù)），“|”位于Enter鍵的上方。表格中數(shù)據(jù)比較大，進(jìn)行了縮小的處理。

• 技巧11:各種類型圖表-柱、條、折線、面積等

常見的圖表類型很多，比如柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、散點(diǎn)圖。如何根據(jù)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的需要選擇合理的圖表類型呢？這里給到大家一份圖表類型指南。

那如何制作圖表呢？在這里，我們給大家講解一種包含柱形圖和折線圖的組合圖的制作，讓大家快速入門圖表制作。

操作步驟：

選中所有數(shù)據(jù)，【插入】選項(xiàng)卡下，插入簇狀柱形圖，生成柱形組合圖。單擊選中組合圖中的“平均成績(jī)”，在【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡下，選擇【變更圖表類型】，設(shè)置為折線圖，點(diǎn)擊確定完成。

專業(yè)輸出

告別打印煩惱

辛辛苦苦做出來(lái)的報(bào)表，打印出來(lái)發(fā)現(xiàn)卻沒(méi)法用？一行數(shù)據(jù)分散在好幾頁(yè)？第2頁(yè)開始沒(méi)有了標(biāo)題行？頁(yè)碼怎么加？

打印也是一門技術(shù)活，這個(gè)部分就教大家解決這些問(wèn)題。

• 技巧12:縮放到一頁(yè)紙打印

操作步驟：

點(diǎn)擊【頁(yè)面布局】-【頁(yè)面設(shè)置】的右下角箭頭符號(hào)，彈出“頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框”，在縮放中設(shè)置成1頁(yè)寬，可不設(shè)置1頁(yè)高，操作完成。

• 技巧13:讓打印的每頁(yè)都有標(biāo)題行

操作步驟：

點(diǎn)擊【頁(yè)面布局】-【頁(yè)面設(shè)置】的“打印標(biāo)題”，設(shè)置打印區(qū)域，選擇第一行為頂端標(biāo)題行，也可以根據(jù)需要設(shè)置多行或列作為標(biāo)題，點(diǎn)擊確定，操作完成。

• 技巧14:添加當(dāng)前頁(yè)頁(yè)碼和總頁(yè)碼

操作步驟：

點(diǎn)擊【頁(yè)面布局】-【頁(yè)面設(shè)置】的右下角箭頭符號(hào)，彈出“頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框”，在“頁(yè)眉/頁(yè)腳”項(xiàng)中，在頁(yè)腳處選擇“第1頁(yè)，共？頁(yè)”，點(diǎn)擊確定，操作完成。

今天的內(nèi)容看起來(lái)比較復(fù)雜，實(shí)際上非常簡(jiǎn)單，只需要你動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)和鍵盤，跟著文中的步驟操作起來(lái)。還在等什么，馬上開始吧！