| 如今,電子文件管理已成為國家戰(zhàn)略得到有關(guān)部門的高度重視《,電子文件管理暫行辦法》(中辦、國辦廳字[2009]39號(hào)文件)提出了統(tǒng)一管理、全程管理的基本原則,為電子文件管理長遠(yuǎn)發(fā)展指明了方向。然而,電子文件全程管理的基本原則必須在一個(gè)個(gè)立檔單位貫徹執(zhí)行才能體現(xiàn)出它的初衷與價(jià)值。當(dāng)我們著手進(jìn)行全程管理實(shí)踐的時(shí)候,才發(fā)現(xiàn)需要解決的問題有很多。從宏觀上看,中國電子文件管理處于起步階段,面臨基礎(chǔ)研究不深入,體制機(jī)制不健全,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不在先,技術(shù)儲(chǔ)備不充足,軟硬件環(huán)境不理想等諸多局限;從微觀上看,電子文件形成處于多網(wǎng)絡(luò)傳輸、多系統(tǒng)流轉(zhuǎn)、多人員經(jīng)手、多層級(jí)發(fā)送的復(fù)雜情況,保證歸檔電子文件真實(shí)成為電子文件形成部門與檔案部門共同的難題,保證電子檔案長期可讀成為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和共享技術(shù)的難題,承認(rèn)電子檔案法律效力成為管理實(shí)效和發(fā)展動(dòng)力的難題等等,這些無一不是影響電子文件全程管理的大問題。由于宏觀和微觀各種復(fù)雜關(guān)系交織在一起和諸多制約因素的存在,使得我們在電子文件和電子檔案管理上多年都沒有實(shí)踐層面上整體突破的好案例。可喜的是,在探索OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)結(jié)合的全流程管理模式方面,有的地方突破了瓶頸,把統(tǒng)一管理、全程管理原則賦予實(shí)踐的內(nèi)涵,本文就此相關(guān)的問題探討如下:1我國電子文件與電子檔案管理現(xiàn)狀分析隨著時(shí)代的進(jìn)步,機(jī)構(gòu)利用計(jì)算機(jī)形成電子文件已成為剛性的需求,其現(xiàn)實(shí)作用是眾所周知的。然而,在電子文件形成或至第二年,有保管價(jià)值的電子文件怎樣轉(zhuǎn)化為電子檔案并發(fā)揮其應(yīng)有作用一直是檔案界重點(diǎn)攻關(guān)的大課題。經(jīng)過多年的理論研究和實(shí)踐探索,我國各級(jí)檔案館(室)的電子檔案在提供電子檔案信息發(fā)揮參考作用方面起到了積極的作用,也為今后做好電子文件全程管理積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。但是,要實(shí)現(xiàn)保存具有法律效力的電子檔案并可長遠(yuǎn)利用還受很多方面的制約。1.1思想認(rèn)識(shí)方面當(dāng)人們普遍認(rèn)識(shí)到利用計(jì)算機(jī)形成電子文件比手工起草紙質(zhì)文件方便快捷的時(shí)候,當(dāng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部幾乎找不到手寫文件底稿(會(huì)議記錄除外)的時(shí)候,電子文件的海量產(chǎn)生給各級(jí)檔案部門帶來了巨大的壓力,電子文件棄之可惜留之遺憾成為檔案工作者的普遍共識(shí)。原因之一:在基層電子文件轉(zhuǎn)換為電子檔案的必備條件還沒得到形成電子文件機(jī)構(gòu)各個(gè)層面的高度重視,“當(dāng)年紅現(xiàn)解利”的(即形成單位及人員只重視電子文件眼前作用的發(fā)揮,忽略存檔還有那么多技術(shù)與業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)問題是其成為電子檔案乃至長期可用的關(guān)鍵)思維定勢在電子文件形成使用過程中非常明顯,紙質(zhì)文件形成后對(duì)其歸檔管理重視不夠的慣性再傳到離開機(jī)器就看不到的電子文件及其歸檔上,使本來就很復(fù)雜的電子文件歸檔管理處于前端缺陷后端無奈更尷尬的局面;原因之二:盡管國家已經(jīng)出臺(tái)了一些電子文件管理方面的規(guī)章辦法,如GB/T 18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、DA/T 32-2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等,宣傳貫徹往往是地方檔案行政部門唱“獨(dú)角戲”,在與年度紙質(zhì)文件歸檔配套進(jìn)行電子文件歸檔并移交到地方檔案館方面一直努力,但總體上對(duì)其掌控能力不強(qiáng),解決問題整體思路不清,傾斜于當(dāng)前業(yè)務(wù)需要,瀕于后端補(bǔ)缺堵漏,自下而上的需求拉動(dòng)效果不佳,國家層面的系統(tǒng)規(guī)劃、政策引導(dǎo)、行政約束、綜合治理明顯滯后。1.2長遠(yuǎn)利用方面電子檔案的長期可讀可用是檔案界最擔(dān)心、一直沒有解決的重大問題。因?yàn)楦鱾€(gè)檔案館、檔案室不可能也無法保存一代又一代的軟硬件來維持當(dāng)年形成的電子檔案以后若干年還能提供利用。從本質(zhì)上說,這是軟件產(chǎn)品著作權(quán)及技術(shù)壟斷與電子檔案長期利用價(jià)值根本性的矛盾。現(xiàn)階段,無論我們使用哪種流式文檔(word、wps等)形成電子文件,無論我們使用哪種版式文檔存儲(chǔ)電子檔案(pdf、ceb、sep等),即使是一個(gè)軟件公司的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)流式文檔與版式文檔一體化,受產(chǎn)品生產(chǎn)軟件公司制約不可避免。雖然眼前用戶對(duì)于軟件公司產(chǎn)品技術(shù)壟斷的弊端感受不深,或許還享受著著作權(quán)產(chǎn)品帶來的好處,一旦存為電子檔案且數(shù)年以后,作為技術(shù)支持的軟件公司轉(zhuǎn)產(chǎn)(解體)或其他因素使得不能再繼續(xù)提供電子檔案利用的技術(shù)支持,電子檔案的潛在風(fēng)險(xiǎn)將變成現(xiàn)實(shí)的災(zāi)難。1.3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面現(xiàn)在,我國許多省、市(黨委、政府)本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)與資源共享原則,建立了覆蓋省(直)、市(直)、縣(直)三級(jí)黨政機(jī)關(guān)的統(tǒng)一政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或外網(wǎng)平臺(tái),通過不同的方式進(jìn)行了電子文件傳輸或利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)部分公文起草、流轉(zhuǎn)和利用,這些系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量的電子文件。國家許多行業(yè)(部委或省廳局)利用自建或當(dāng)?shù)氐恼?wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),使行業(yè)的主要業(yè)務(wù)工作網(wǎng)上進(jìn)行,形成了大量的電子版有存檔價(jià)值的業(yè)務(wù)文件。而在一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)往往是三網(wǎng)同在,即封閉的局域內(nèi)網(wǎng),與上下級(jí)相連的保密網(wǎng),與上下級(jí)相連的政務(wù)網(wǎng),不同工作中形成或接收的電子文件往往在不同的網(wǎng)絡(luò)中產(chǎn)生。多個(gè)相互隔離的網(wǎng)絡(luò)、多個(gè)軟件系統(tǒng)形成電子文件給在線統(tǒng)一歸檔和接收電子檔案帶來諸多不便,然而,歸檔后的電子文件向檔案館移交通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入館藏檔案集成管理系統(tǒng)將是不可回避的,這方面需要解決的問題很多。1.4軟件系統(tǒng)方面我國在線運(yùn)行的數(shù)以萬計(jì)的電子文件管理系統(tǒng)(OA系統(tǒng))及檔案管理系統(tǒng),由數(shù)以百計(jì)軟件公司做技術(shù)支撐,OA系統(tǒng)因?yàn)闆]有檔案人員參與功能設(shè)計(jì),一般都沒有完整的電子文件歸檔的功能,同一檔次,低端重復(fù),模仿手工,各設(shè)壁壘現(xiàn)象較為普遍。我國各級(jí)檔案館應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng),在2010年6月1日國家檔案局《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施以前,絕大多數(shù)都利用具備基本的收集、管理、存儲(chǔ)、利用功能的綜合性網(wǎng)絡(luò)版檔案軟件。無論是電子文件管理系統(tǒng)(OA系統(tǒng))還是檔案管理系統(tǒng),這些軟件在形成和管理電子文件、電子檔案方面,功能設(shè)計(jì)缺陷、流程重組不佳、新技術(shù)應(yīng)用不全面、新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行有偏差,相互不兼容,格式不統(tǒng)一,難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性,是電子檔案長期可讀可用的最大隱患。1.5政策標(biāo)準(zhǔn)方面由于電子文件形成是從沿用過去機(jī)構(gòu)打字員打文件的基本做法推進(jìn),因其效率高、成本低、易操作獲得了突飛猛進(jìn)的速度,而我國跟進(jìn)出臺(tái)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)電子文件管理法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)都帶有明顯的階段性特征和實(shí)踐不足的缺陷,所以,各地在實(shí)踐中就按照自己的理解和能夠?qū)崿F(xiàn)的各行其是,沒有建成一整套真正符合電子文件全程管理要求的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)體系。2電子文件全程管理優(yōu)化模式的初步探討2008年長春市制定了“非涉密公文實(shí)現(xiàn)無紙化辦公”計(jì)劃,由市政府辦公廳秘書長親自主抓,長春市工業(yè)和信息化局、市政府辦公廳電子政務(wù)處、長春市信息中心、長春國基軟件科技股份有限公司共同參與,以分布式設(shè)計(jì)為主要實(shí)現(xiàn)手段,以異地和廣域網(wǎng)環(huán)境下的協(xié)同辦公為主要實(shí)現(xiàn)目的,實(shí)現(xiàn)核心政務(wù)辦公自動(dòng)化,為全市公務(wù)員搭建的統(tǒng)一協(xié)同工作平臺(tái),利用《公務(wù)員駕駛艙》(OA)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。長春市檔案館借助全市統(tǒng)一的電子政務(wù)平臺(tái)和具有通用辦公系統(tǒng)功能的《公務(wù)員駕駛艙》(OA軟件系統(tǒng))的推廣應(yīng)用,抓住國家版式聯(lián)盟檔案行業(yè)產(chǎn)品試點(diǎn)試用單位的契機(jī),在貫徹落實(shí)國家《電子文件管理暫行辦法》等一系列規(guī)定的同時(shí),著手進(jìn)行了電子文件全程管理的實(shí)證研究,目標(biāo)是確保電子文件的真實(shí)性不被篡改,電子檔案的長久利用得到保證,并積累利用電子檔案或電子檔案打印件出具檔案證明的實(shí)踐案例。優(yōu)化模式的最大特點(diǎn)是電子文件形成的規(guī)范化、程序化,轉(zhuǎn)換為電子檔案的自動(dòng)化程度最高,電子文件真實(shí)性保障更完善。主要從以下幾個(gè)方面著手實(shí)踐探索:2.1電子文件管理與檔案管理系統(tǒng)一體化功能設(shè)計(jì)公務(wù)員駕駛艙是基于政府資源計(jì)劃管理(GRP)思路,融合先進(jìn)的管理理念,依據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,站在全市一盤棋的高度,構(gòu)建了一個(gè)具有“統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、集中資源管理、縱橫互聯(lián)互動(dòng)、安全可靠實(shí)用”的辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。從總體上說,它有幾個(gè)特點(diǎn):一是先進(jìn)性。《公務(wù)員駕駛艙》采用主流的Microsoft.Net應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu),采用先進(jìn)的.NET技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),支持XML標(biāo)準(zhǔn),支持多種后臺(tái)數(shù)據(jù)庫。使用先進(jìn)的分布式組件及多媒體技術(shù),具有極好的靈活性、可擴(kuò)展性、可伸縮性。易于部署,便于維護(hù);二是安全性。機(jī)關(guān)政務(wù)網(wǎng)運(yùn)行《公務(wù)員駕駛艙》,雖然是非密網(wǎng),但電子文件的真實(shí)性保障要求很高的。所以,系統(tǒng)通過對(duì)信息進(jìn)行用戶身份認(rèn)證、加解密、落地、還原、掃描、過濾、防病毒、審計(jì)等一系列安全處理,有效防止非法用戶和惡意代碼的滲入,同時(shí)防止內(nèi)部機(jī)密信息的泄露,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)間安全隔離和信息交換。采用CA認(rèn)證體系進(jìn)行用戶身份認(rèn)證。將系統(tǒng)級(jí)身份認(rèn)證和應(yīng)用級(jí)身份認(rèn)證統(tǒng)一靈活應(yīng)用于系統(tǒng)登錄、公文簽發(fā)、會(huì)簽、核稿及歸檔等公文流程中。并在收發(fā)文管理模塊集成了加密卡系統(tǒng)。通過對(duì)紅頭、印章及文件正文的數(shù)字化處理,以及三者合為一體的電子蓋章技術(shù)及先進(jìn)的遠(yuǎn)程傳版技術(shù),使通過該系統(tǒng)傳輸?shù)募t頭、紅章文件具有極高的安全性、極強(qiáng)的防偽性;三是科學(xué)性。按照中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳的《公文處理程序》等有關(guān)規(guī)定,根據(jù)全市大OA的設(shè)計(jì)理念,按照統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),集中資源管理,分步實(shí)施,業(yè)務(wù)功能模塊涵蓋市委、人大、政府、政協(xié)、各委辦局、各縣市區(qū)政府及街道的全部業(yè)務(wù)流程,避免各部門低水平的重復(fù)建設(shè)。特別是按照中辦、國辦的《電子文件管理暫行辦法》對(duì)電子文件全程管理的要求,對(duì)《公務(wù)員駕駛艙》收發(fā)文及歸檔管理模塊按國家文書處理辦法進(jìn)行重新的梳理和設(shè)計(jì),使整個(gè)程序和電子公文歸檔的文件更為科學(xué)合理,將定稿應(yīng)歸檔的電子文件及時(shí)在線歸檔;四是連接廣泛性?！豆珓?wù)員駕駛艙》目前共聯(lián)網(wǎng)單位204個(gè),注冊公務(wù)員和業(yè)務(wù)員3718人,包括市本級(jí)黨政群團(tuán)機(jī)關(guān)及各部門、縣市區(qū)政府及各部門,街道辦事處、企業(yè),大廠、大學(xué),檔案系統(tǒng)已延伸到10個(gè)縣市區(qū)檔案局(館)。2.1.1主要功能《公務(wù)員駕駛艙》最主要的一個(gè)子系統(tǒng)是工作艙模塊,在該子系統(tǒng)中完成公務(wù)員日常的所有工作流程,共分11個(gè)子模塊,分別是:收文管理、發(fā)文管理、協(xié)同辦公、會(huì)議管理、信息管理、督查管理、議案提案、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、檔案管理、工作計(jì)劃、工作日志。如圖1。2.1.2檔案管理模塊主要有檔案錄入、檔案整理、檔案查詢、歸檔設(shè)置、檔案證明(分待辦提檔、在辦提檔、已辦提檔)、證明查詢等功能。以下兩個(gè)圖片顯示的是檔案管理模塊下的檔案整理和檔案證明界面。檔案管理—檔案整理界面:包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、件號(hào)、年度、期限、標(biāo)題、歸檔人等字段(注:一些元數(shù)據(jù)的捕獲是在后臺(tái)直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng))。如圖2。檔案管理—檔案證明界面:可以在OA系統(tǒng)直接調(diào)入也可從檔案數(shù)據(jù)庫檢索后直接應(yīng)用。如圖3。2.1.3把新標(biāo)準(zhǔn)的要求融入一體化的電子文件管理與檔案管理系統(tǒng)國家檔案局出臺(tái)的《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),與其它標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行的最大不同是標(biāo)準(zhǔn)的每一個(gè)條款都與電子文件管理系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)有關(guān),也就是說,貫徹標(biāo)準(zhǔn)的前提條件是要它成為電子文件管理及檔案管理系統(tǒng)功能。完善電子文件管理系統(tǒng)(OA)與檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì),首先是按照文書處理程序和電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,構(gòu)建電子文件與電子檔案一體化管理邏輯體系結(jié)構(gòu),按照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》的要求,在保證電子文件元數(shù)據(jù)齊全完整的前提下,依據(jù)國家文書處理程序規(guī)定重新確定相關(guān)元數(shù)據(jù)的形成節(jié)點(diǎn),與《基于XML的的電子文件封裝規(guī)范》的結(jié)構(gòu)捕獲元數(shù)據(jù)形成科學(xué)合理的邏輯關(guān)系,在《公務(wù)員駕駛艙》電子文件形成的各個(gè)環(huán)節(jié)中,真實(shí)記錄電子文件的背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu);確保電子文件的真實(shí)性和憑證價(jià)值;確保電子文件的完整性;確保電子檔案能夠長期保存、方便查詢和利用?！豆珓?wù)員駕駛艙》系統(tǒng)前端控制功能的完善,按照文書處理程序規(guī)定設(shè)置功能的基礎(chǔ)上,依據(jù)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》規(guī)定,使之規(guī)定的元數(shù)據(jù)齊全并與責(zé)任人有機(jī)關(guān)聯(lián),完成元數(shù)據(jù)在何節(jié)點(diǎn)形成賦值,自動(dòng)捕獲到何處的優(yōu)化設(shè)計(jì)和功能實(shí)現(xiàn),并做到與電子檔案系統(tǒng)的無縫銜接,最大限度提高電子文件管理向電子檔案轉(zhuǎn)化的自動(dòng)化程度。在《公務(wù)員駕駛艙》的檔案管理模塊及與之對(duì)接的檔案管理系統(tǒng)后端管理功能的完善,依據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等規(guī)定,全面采用信息包技術(shù),以該技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ),增加,移交、流轉(zhuǎn)、利用、備份,并把處置過程的元數(shù)據(jù)最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)捕獲,使長期保存的電子檔案擺脫對(duì)“存取軟件”的依賴,對(duì)系統(tǒng)軟件的依賴程度降到最低。各類信息包(SIP、AIP、DIP)全部采用XML格式,數(shù)字內(nèi)容對(duì)象以開放、可識(shí)別的代碼方式保存。2.1.4把新技術(shù)用于一體化的電子文件管理與檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)有很多新技術(shù)并沒有在電子文件管理與檔案管理系統(tǒng)中配套應(yīng)用,使其為保證電子文件與電子檔案真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及高效管理、方便利用提供先進(jìn)的技術(shù)支持。在應(yīng)用其它技術(shù)的基礎(chǔ)上,配套使用以下技術(shù)的好處是:CA認(rèn)證技術(shù)可以保證電子文件和電子檔案相關(guān)責(zé)任人的身份合法;數(shù)字簽名技術(shù)可以解決多次流轉(zhuǎn)的電子文件及成為電子檔案后在長期保存期間的真實(shí)性保障問題;數(shù)字水印技術(shù)對(duì)于電子檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)起到保護(hù)作用;電子印章技術(shù)應(yīng)用對(duì)于電子文件的真實(shí)性和電子檔案提供利用的高效率起到主要作用;身份證自動(dòng)識(shí)別技術(shù)利用于電子檔圖1圖2圖3案的查詢登記可以保證查檔人身份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確;特別是自主可控的國產(chǎn)流式文檔的前端使用與代碼開放的版式文檔后端保存一并使用,在保證電子檔案的長期可讀可用的重大問題上實(shí)現(xiàn)突破,為電子文件全程管理提供了技術(shù)支持和長遠(yuǎn)保護(hù)。2.2探索解決電子文件全程管理實(shí)踐層面難點(diǎn)問題的途徑2.2.1起始階段由于電子文件歸檔工作處于起步階段,受各方面因素的影響,各立檔單位對(duì)電子文件歸檔管理工作重視不夠高,行動(dòng)不自覺的現(xiàn)象較為普遍,每年監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔工作成為地方檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的一項(xiàng)重要任務(wù),近百個(gè)立檔單位逐一督促其完成年度電子文件歸檔任務(wù)并經(jīng)檢查合格后移交檔案館?，F(xiàn)在按照電子文件全程管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求開展工作,OA系統(tǒng)重組和再造的業(yè)務(wù)流程,電子檔案封裝功能啟用,使各立檔單位及有關(guān)人員增加新的工作內(nèi)容和工作量并需要重新學(xué)習(xí),推廣應(yīng)用的難度很大,近百個(gè)立檔單位要想真正做實(shí)、做細(xì)并不是很容易的事。在實(shí)踐操作層面上,加大行政措施和技術(shù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)相結(jié)合,完善考核機(jī)制,把電子文件全程管理(包括歸檔)作為機(jī)關(guān)工作考核的內(nèi)容,使之各單位給予足夠的重視。長春市直機(jī)關(guān)把文件(紙質(zhì)和電子)歸檔工作納入和機(jī)關(guān)崗位責(zé)任制考核內(nèi)容,檔案局參與機(jī)關(guān)聯(lián)合檢查組對(duì)每個(gè)單位年度考核一并進(jìn)行,引起各單位對(duì)電子文件管理工作的重視,每年都按時(shí)完成年度電子文件歸檔。2.2.2形成階段按照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》規(guī)定,在《公務(wù)員駕駛艙》系統(tǒng)中新增的工作內(nèi)容和優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程操作,需要落實(shí)到各個(gè)工作節(jié)點(diǎn)責(zé)任人身上(電子文件形成的相關(guān)責(zé)任者),才能保證元數(shù)據(jù)的齊全完整,避免因后端補(bǔ)漏而影響電子文件的準(zhǔn)確性和降低工作效率。另外,還包括確定電子文件是否公開的標(biāo)識(shí),電子文件之間的關(guān)聯(lián)標(biāo)識(shí),保管期限劃定責(zé)任前移到文件起草部門及起草人等等。如果單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)歸檔制度延續(xù)到電子文件歸檔則給內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)歸檔責(zé)任人預(yù)歸檔庫相關(guān)的權(quán)限。這些都要落實(shí)到個(gè)人崗位責(zé)任制上,并列入個(gè)人崗位責(zé)任制考核內(nèi)容,監(jiān)督執(zhí)行才能保證落到實(shí)處。2.2.3歸檔階段按照《歸檔文件整理規(guī)則》的檔案分類方法和檔號(hào)排列規(guī)則,一個(gè)立檔單位、一個(gè)年度、同一保管期限的全部歸檔文件,必須按最大限度保持文件有機(jī)聯(lián)系的要求統(tǒng)一分配流水檔號(hào)。所以,在一個(gè)單位、一個(gè)年度由不同網(wǎng)絡(luò)(局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),還分涉密網(wǎng)、非密網(wǎng))、不同系統(tǒng)(單位內(nèi)部OA系統(tǒng)、與上級(jí)連接的OA系統(tǒng)、文件傳輸系統(tǒng))等都產(chǎn)生應(yīng)歸檔的電子文件,在每一個(gè)系統(tǒng)中都不是全部歸檔文件,所以不能按照《歸檔文件整理規(guī)則》的“年度-機(jī)構(gòu)(問題)-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類”而編制唯一的檔號(hào),必須歸入統(tǒng)一的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中操作。電子文件適時(shí)歸檔更有利于真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,需要建立預(yù)歸檔流程,把一個(gè)年度不同網(wǎng)絡(luò)、不同系統(tǒng)中產(chǎn)生應(yīng)歸檔的全部電子文件遷至統(tǒng)一進(jìn)行分類編檔號(hào)的數(shù)據(jù)庫過程叫預(yù)歸檔(把在本網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的電子文件歸檔視為預(yù)歸檔的一個(gè)步驟)。當(dāng)把一個(gè)立檔單位一個(gè)年度應(yīng)歸檔的全部文件,從不同網(wǎng)絡(luò)、不同系統(tǒng)中形成的應(yīng)歸檔電子文件連同相關(guān)元數(shù)據(jù)集中到一個(gè)網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一分配檔號(hào)前(也包括沒有電子文件且應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件),特別注意涉密網(wǎng)產(chǎn)生的電子文件(包括紙質(zhì)涉密文件)不允許進(jìn)入非密網(wǎng),而非密網(wǎng)產(chǎn)生的電子文件多且可直接為更多的人提供利用,采取利用非密網(wǎng)完成全部歸檔文件的檔號(hào)分配(不涉密應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件需錄入相關(guān)數(shù)據(jù)和掃描全文)。對(duì)于涉密的歸檔文件(無論有無電子文件),每件都采用在歸檔數(shù)據(jù)庫相關(guān)字段中特殊標(biāo)記(保證不泄密)進(jìn)入非密網(wǎng)的電子文件管理與電子檔案管理系統(tǒng)分配唯一檔號(hào)并成為檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容,視為歸檔完畢。2.2.4移交封裝階段各立檔單位完成電子文件歸檔全部任務(wù)后,系統(tǒng)通過身份認(rèn)征、數(shù)字簽名等信息技術(shù),在保障電子檔案提交包傳輸過程安全的前提下,將每份電子檔案提交包直接傳到檔案館專用服務(wù)器(涉密檔案除外)。檔案館在完成相關(guān)工作任務(wù)后將新增元數(shù)據(jù)和電子檔案全文一并完成封裝,形成封裝包(EEP),電子檔案封裝包封入原始格式與轉(zhuǎn)換的版式文檔。2.2.5電子檔案利用階段整體的封裝結(jié)構(gòu)、諸多元數(shù)據(jù),單件封裝的要求,使相關(guān)電子文件之間的聯(lián)系出現(xiàn)困難,也給深化檢索帶來麻煩。巧妙的利用結(jié)構(gòu)性元數(shù)據(jù)與標(biāo)識(shí)類元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián),有利于將同一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件邏輯地組成在一起,維護(hù)一組電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并能實(shí)現(xiàn)深化檢索的目的。2.3探索電子檔案利用推動(dòng)電子文件全程管理的實(shí)現(xiàn)方式2009年末的全國檔案工作會(huì)議作出了大力提高檔案部門遠(yuǎn)程服務(wù)能力的部署,遠(yuǎn)程提供電子檔案證明或電子檔案打印件證明是實(shí)現(xiàn)電子檔案價(jià)值的最有效方式,能極大地促進(jìn)電子文件全程管理工作,也是檔案利用工作的發(fā)展方向。在長春轄區(qū)內(nèi),當(dāng)統(tǒng)一的電子文件管理(OA)和檔案管理系統(tǒng)連接起長春市各直部門、縣(市、區(qū))黨政辦公部門及檔案局館、城區(qū)街道辦事處的時(shí)候,利用網(wǎng)絡(luò)提供遠(yuǎn)程利用檔案服務(wù)就具備了基礎(chǔ)條件,跨館出具檔案證明替代現(xiàn)場索取檔案證明可以成為現(xiàn)實(shí),依此增強(qiáng)電子文件全程管理的發(fā)展動(dòng)力。2.3.1在線查檔帶動(dòng)在線歸檔在長春市直各部門利用統(tǒng)一的OA和檔案管理系統(tǒng)開展電子文件在線歸檔之前,首先通過實(shí)現(xiàn)以前進(jìn)館的電子檔案和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)及部分?jǐn)?shù)字化檔案全文在線提供查檔服務(wù),使各立檔單位在線查閱本單位以前的檔案更方便快捷,不必再到檔案館實(shí)地調(diào)閱。通過切身體會(huì)電子檔案利用帶來的好處,使相關(guān)人員從思想認(rèn)識(shí)上把當(dāng)前的電子文件全程管理(包括歸檔)真正當(dāng)做自己單位份內(nèi)的工作,朝著自覺做、主動(dòng)做、千方百計(jì)做好的理念和行動(dòng)。已有實(shí)踐證明,實(shí)施在線查檔帶動(dòng)在線歸檔策略會(huì)使電子文件全程管理收到事半功倍的效果。2.3.2深化服務(wù)促進(jìn)全程管理隨著檔案信息化的發(fā)展,2009年長春市檔案館與轄區(qū)內(nèi)的九臺(tái)市檔案館開展的館際間遠(yuǎn)程提供檔案證明試點(diǎn)取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展,100多名檔案利用者享受到檔案信息化給人帶來的方便與快捷。以下筆者具體地分析遠(yuǎn)程索取檔案證明的需求規(guī)律和服務(wù)內(nèi)涵。(1)遠(yuǎn)程提供檔案證明需求分析。一是行政區(qū)劃變動(dòng)因素:行政區(qū)劃變更,隸屬關(guān)系跨縣、跨區(qū)、跨省變化,原有的檔案存原隸屬關(guān)系所在地檔案館,有需求即是跨館遠(yuǎn)程需求。二是機(jī)構(gòu)職能分工因素:文件發(fā)放及形成的特殊性決定其歸檔后保存地點(diǎn)。發(fā)至省軍級(jí)、地師級(jí)的文件和上級(jí)研究決定下級(jí)問題的會(huì)議記錄等等,歸檔一定時(shí)間后要移交給所在地檔案館,這些檔案文件不控制使用后異地利用者只能到檔案保管所在地檔案館索取檔案證明。特別是中直、省直、市直駐在外地的基層單位和人員,更需要到上級(jí)所在地檔案館索取檔案證明,為外地利用者提供檔案證明多數(shù)源于此。三是人員異地流動(dòng)因素:檔案館保存著大量涉及人的檔案,都是當(dāng)事人當(dāng)年在當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)活動(dòng)的原始記錄。人員異地流動(dòng)后,當(dāng)事人或機(jī)構(gòu)現(xiàn)在需要這些檔案作證明時(shí),異地索取是必然的選擇。四是檔案真實(shí)確認(rèn)因素:現(xiàn)在因身份證、戶口、調(diào)配證、結(jié)婚證上的名字音同字不同、出生年月日不一致而到檔案館查檔的很多,利益驅(qū)動(dòng)檔案造假的不少。所以,很多人需要查到檔案館保存最原始的檔案來核實(shí),確認(rèn)真實(shí)性和保持一致性是有關(guān)部門對(duì)辦理相關(guān)事宜基本的要求。五是機(jī)構(gòu)歸檔不全因素:由于諸多原因,涉及人和機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的非“紅頭”文件,機(jī)構(gòu)不歸檔、不全歸檔、不移交進(jìn)館問題相當(dāng)普遍,其結(jié)果造成館藏檔案類別短缺,只好異地異館索取。六是機(jī)構(gòu)保管不善因素:由于基層單位檔案保管不善造成檔案散失、損失,到上級(jí)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)所在地檔案館查找當(dāng)年審批檔案材料的增多。如中小企業(yè)職工個(gè)人檔案缺失已不是個(gè)案。如今政策允許這些職工享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇時(shí),相當(dāng)一部分人要到上級(jí)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)所在地檔案館查找當(dāng)年參加工作調(diào)配檔案存根,異地索取檔案證明是他們無奈且唯一的選擇。七是個(gè)人丟失檔案因素:如今,當(dāng)事人將婚姻登記檔案丟失且不在婚姻登記所在地居住的利用者,到保存婚姻登記檔案所在地檔案館索取檔案證明的案例明顯增多。(2)遠(yuǎn)程提供電子檔案服務(wù)內(nèi)容。一是提供檔案證明。當(dāng)?shù)貦n案館或利用者通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程確定查檔線索,到當(dāng)?shù)貦n案館辦理相關(guān)手續(xù)后,可獲得異地檔案館標(biāo)明檔案出處、蓋有檔案證明專用章、經(jīng)手人簽字的檔案復(fù)制件,不必到檔案所在地檔案館索取,滿足異地利用者對(duì)檔案的憑證性需求;二是提供電子(或數(shù)字化)檔案復(fù)制件。利用網(wǎng)絡(luò)公布檔案全文,使利用者可直接索取檔案復(fù)制件。利用網(wǎng)絡(luò)公開檔案目錄,使利用者確定查檔線索,到當(dāng)?shù)貦n案館辦理相關(guān)手續(xù)后直接或間接索取檔案復(fù)制件,可以在當(dāng)?shù)貦n案館而不必到檔案所在地檔案館索取,滿足異地利用者對(duì)檔案的參考性需求。電子文件全程管理的實(shí)踐是新生事物,是新政策、新標(biāo)準(zhǔn)、新觀念、新方法等在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新嘗試,理論上還有許多問題需要進(jìn)一步研究,實(shí)踐上還有許多未知數(shù)需要進(jìn)一步求證,電子文件全程管理優(yōu)化模式更需要進(jìn)一步實(shí)踐探索,提高整體水平。OA環(huán)境中文件、檔案全程管理模式的探討@李學(xué)廣$吉林省長春市檔案館!長春130062文章從電子文件全程管理的角度分析了我國電子文件管理的現(xiàn)狀,探討了長春市機(jī)關(guān)及長春市檔案館在OA環(huán)境中文件、檔案全程管理模式,并對(duì)電子檔案的有效利用進(jìn)行了方向性的探索,特別是按國家新的標(biāo)準(zhǔn)一體化設(shè)計(jì)電子文件和檔案管理系統(tǒng)軟件功能方面提出了新的思路。電子文件;;全程管理;;OA系統(tǒng)[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2001. [2]王健.電子時(shí)代機(jī)構(gòu)核心信息資源——OA環(huán)境中的文件、檔案一體化管理戰(zhàn)略[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2003. |
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