每次和行政伙伴聊起采購，大家都會(huì)說，小公司采購一般都是行政全權(quán)代勞，大公司才會(huì)有獨(dú)立的采購部門，而中型企業(yè)往往最為混亂，不成體系，一切只為達(dá)成采購目的。

與生產(chǎn)型企業(yè)的生產(chǎn)業(yè)務(wù)采購略有不同，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的日常行政采購一般會(huì)是員工活動(dòng)物料雜物，小到桌椅上的一顆螺絲，桌上的一支筆一張紙，大到購買辦公樓宇企業(yè)地產(chǎn)，都會(huì)有所涉及。

所以，做行政的我們?cè)撛趺崔k？企業(yè)行政采購體系怎么建立？又可以解決哪些問題呢？

1建立采購成本數(shù)據(jù)庫，對(duì)采購品種進(jìn)行分類

就在剛過去的圣誕節(jié)，就有行政采購的小伙伴，為了圣誕節(jié)禮物蘋果，至少找了20家供應(yīng)商，n家電商平臺(tái)比價(jià)：）

不為別的，就怕被坑！

一個(gè)正常的百人以上企業(yè)，行政采購所要對(duì)接的供應(yīng)商數(shù)量往往不下100家，一個(gè)采購人員平均要負(fù)責(zé)50多家供應(yīng)商維護(hù)。采購事宜的繁瑣要求我們必須建立采購成本數(shù)據(jù)庫，才能更好地進(jìn)行采購并且控制成本。

在建立采購體系過程中，行政采購首先應(yīng)當(dāng)考慮的是采購品種的分類，因?yàn)槠髽I(yè)需要采購的商品品種大致上是比較固定的。我們可以找出是哪幾類品類占據(jù)了采購成本的大頭，比如這幾類品類只占據(jù)了全部品類數(shù)量的20%，但是它們的成本卻達(dá)到了采購成本的80%，這樣的品類就是需要我們重點(diǎn)關(guān)注的。

然后去研究這些物料的采購數(shù)量、采購需求預(yù)測(cè)、采購規(guī)格、定價(jià)因素、供應(yīng)商地點(diǎn)、供應(yīng)商的表現(xiàn)等采購管理類別，看看能否通過把控其中一部分因素來把控采購成本。

2做好供應(yīng)商背景調(diào)查，制定有用的采購策略

無論采購行政去限定什么樣的采購標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)則，都繞不過供應(yīng)商調(diào)查那一關(guān)。

采購物資繁雜的時(shí)候，供應(yīng)商名單上達(dá)幾百個(gè)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，即使是每周拜訪一家供應(yīng)商，似乎也需要一年的時(shí)間才能把所負(fù)責(zé)的供應(yīng)商拜訪完。而實(shí)際情況也是如此，固定的采購計(jì)劃加上臨時(shí)的采購需求，讓采購們絕對(duì)不可能有足夠的時(shí)間一家家去拜訪供應(yīng)商，所以更多的是電話、微信和郵件溝通。

那么，如何通過有限的溝通形式去做好采購調(diào)查，更徹底地了解供應(yīng)商？

一般來說，報(bào)價(jià)評(píng)估、比價(jià)、拿樣等方式都是有效的執(zhí)行方法。采購行政可以多找?guī)准夜?yīng)商，說出采購需求，讓供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，綜合對(duì)比。除了報(bào)價(jià)以外，還得讓供應(yīng)商提供寄樣。當(dāng)然，更能確保質(zhì)量的做法，是親自去看供應(yīng)商生產(chǎn)出來的產(chǎn)品，確保質(zhì)量與樣品一致。

較大型的采購，應(yīng)該去關(guān)注上游原材料供應(yīng)商的采購成本數(shù)據(jù)。有時(shí)候，由于種種原因，采購行政找的是多層級(jí)的供應(yīng)商，比如說打印紙，提供給我們打印紙材料的供應(yīng)商并非材料的制作者，那我們最好就要去關(guān)注原紙?jiān)旒垙S的相關(guān)數(shù)據(jù)，才能更好地了解我們所要采購的商品，到底質(zhì)量是怎樣的。

通過深入分析原材料的供應(yīng)市場(chǎng)，全面收集供應(yīng)商的數(shù)據(jù)信息，通過分析，檢驗(yàn)、調(diào)整和比較行業(yè)采購成本數(shù)據(jù)和表現(xiàn)水平，初步擬定原材料的供應(yīng)商名單，并在此基礎(chǔ)上制定采購策略。

采購管理流程

3確定平衡采購成本及供應(yīng)商績(jī)效的實(shí)施方案

很多人常常說做采購就是幫企業(yè)花錢，每天都可以買買買，簡(jiǎn)直不要太爽！

但大家也別忘了，還有采購成本這個(gè)考核項(xiàng)目。采購成本并不單單只是采購環(huán)節(jié)發(fā)生的費(fèi)用，在材料存儲(chǔ)時(shí)的發(fā)生的費(fèi)用也是采購成本的一部分。但這兩項(xiàng)又是相互制約的，采購量大和采購次數(shù)少的情況下，雖然可以在一定程度上減少采購成本，但是存儲(chǔ)的費(fèi)用卻會(huì)增加。

所以考核采購成本很重要的一項(xiàng)是平衡采購量和存儲(chǔ)量之間的關(guān)系。關(guān)于這點(diǎn)，我們可以通過公式計(jì)算來分析采購成本，制作成存儲(chǔ)成本和采購成本的散點(diǎn)圖。設(shè)立合理的采購量和采購次數(shù)。

幾個(gè)參考公式：

采購當(dāng)量=年采購量/年采購批次

平均存量=采購數(shù)量/2

存儲(chǔ)成本=平均存量×單位存儲(chǔ)成本

采購成本=年采購批次×采購成本

總成本=存儲(chǔ)成本 采購成本　　

在平衡采購成本下降的同時(shí)，提高供應(yīng)商的績(jī)效，是每一個(gè)行政采購的工作目標(biāo)。

開始談判并選擇供應(yīng)商，一般會(huì)經(jīng)歷兩到三輪的供應(yīng)商談判和供應(yīng)商實(shí)地考察，在確定供應(yīng)商后，就要根據(jù)采購管理體系類別設(shè)計(jì)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估體系，定期評(píng)估供應(yīng)商的表現(xiàn)，這是非常有必要的。

一般，我們可以從這七個(gè)方面進(jìn)行供應(yīng)商績(jī)效指標(biāo)管理：質(zhì)量（Quality）、成本（Cost）、交貨（Delivery）、服務(wù)（Service）、技術(shù)（Technology）、資產(chǎn)（Asset）、員工與流程（People and Process）。

供應(yīng)商IQCDS評(píng)級(jí)

根據(jù)行業(yè)不同，采購目標(biāo)的不同，建立供應(yīng)商管理體系，才是規(guī)范采購管理的開始。

供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表

考核項(xiàng)目比如：供應(yīng)商庫的更新，價(jià)格體系的更新，綜合服務(wù)的過濾、內(nèi)部對(duì)接響應(yīng)等等。

4選擇合適的采購管理系統(tǒng)

完善企業(yè)的物資供應(yīng)信息管理離不開采購管理系統(tǒng)。一般采購系統(tǒng)不單獨(dú)開辟，是嵌入在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中，單獨(dú)設(shè)置采購權(quán)限。

功能根據(jù)企業(yè)而異，可定制開發(fā)，也可購買滿足需求的采購系統(tǒng)，目前大家常用的國內(nèi)采購系統(tǒng)有這些：金蝶、用友、致遠(yuǎn)、泛微等等。

企業(yè)采購管理軟件功能

大型集團(tuán)企業(yè)才會(huì)需要單獨(dú)開辟供應(yīng)商管理平臺(tái)，內(nèi)部人員與外部供應(yīng)商均可自助操作。

中國平安集團(tuán)采購管理信息平臺(tái)

最后

采購絕不是有這一次就不會(huì)再考慮下次的企業(yè)合作。

根據(jù)供應(yīng)市場(chǎng)的變化不斷改進(jìn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)改進(jìn)采購流程、改善采購質(zhì)量、降低采購成本，直到建立戰(zhàn)略采購伙伴達(dá)成共贏，最終才能建立企業(yè)強(qiáng)大的成本控制能力。

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