一、 總   則

    1、為了加強本校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》和國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)規(guī)定精神，特制定本制度。

2、檔案工作是一項專業(yè)性較強的工作，是學(xué)校各項工作的組成部分，是提高學(xué)校工作效率和質(zhì)量的必要條件，是維護學(xué)校工作歷史面貌的一項重要工作。

3、本校在工作活動中形成的全部檔案均由本校檔案室集中統(tǒng)一管理。

4、本制度適用于本校各部門。

二、檔案管理體制

    1、學(xué)校檔案應(yīng)由一名領(lǐng)導(dǎo)直接分管，并列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

2、建立與本單位適應(yīng)的檔案機構(gòu)，并形成科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3、配備適應(yīng)本校檔案工作需要的專、兼職檔案人員。

4、檔案人員具有大專以上文化水平，經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，能勝任本職工作。

三、文書工作制度

(一)、收發(fā)文登記制度

    1、統(tǒng)一收拆：凡收到文、電、函件，一律由文書人員收拆。當(dāng)日信件當(dāng)日拆，做到不誤時，不誤點。

2、統(tǒng)一登記：凡各級來文以及由個人帶回的（包括參加會議）文件和重要材料，均需交文書人員辦理登記手續(xù)。

3、統(tǒng)一編號：凡本校發(fā)文，均需領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，由辦公室統(tǒng)一核稿，文書人員統(tǒng)一編號登記。未核稿、登記、簽發(fā)不得直接交文書人員印發(fā)。

(二)、文件辦理、簽發(fā)、傳閱和借閱制度

    1、來文批辦：文、函件登記后，送領(lǐng)導(dǎo)閱批再根據(jù)閱批意見，分發(fā)辦理。

2、文件傳閱：凡領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件應(yīng)及時傳閱，各科室傳閱后承辦者在傳閱欄內(nèi)簽名，然后直接退回文書人員，不得橫傳。

3、秘密以上文件：做到當(dāng)天傳閱完畢，直接退回文書。

4、文件借閱：因工作需要，各部門或有關(guān)人員借閱文件，必須辦理借閱手續(xù)。

(三)、平時收集、歸檔制度

1、平時收集：文書人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)做到按月度定期收集。對于一些臨時性的大型活動，跨部門舉辦的會議、展覽等，應(yīng)指定專人隨時收集應(yīng)歸檔的文件。

2、嚴(yán)格檢查：對收集來的各種文件材料，應(yīng)逐件檢查是否齊全完整；字跡、用紙是否符合要求；同一事由的文件是否辦理完畢并集中在一起。

3、隨辦隨歸：對于定期收集來檢查確定無誤后，應(yīng)按整理工作的具體要求，在3HMIS檔案管理軟件系統(tǒng)的輔助下，由專職檔案人員，對辦畢文件進行整理，使收集來的文件系統(tǒng)化。整理過后，要配合專用的文件柜和文件夾（盒），將歸檔文件分門別類妥善管理起來。

四、歸檔制度

    學(xué)校文書部門和業(yè)務(wù)部門，將處理完畢的文件定期移交給檔案室集中保存，就形成了歸檔制度，其中包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。

1、歸檔范圍

⑴、本校各部門辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均屬于歸檔范圍。

⑵、本校制定的法規(guī)政策性的文件，處理問題形成的文件，召開會議形成的文件材料以及人事管理開成的文件材料，有關(guān)問題的請示、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。

⑶、上級學(xué)校頒發(fā)的屬于本校主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件材料和非直屬學(xué)校針對本校主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件材料。

⑷、歸檔文件除了文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件，如條例、會議紀(jì)要、圖表、計劃、總結(jié)、登記表、名單等文件材料。

⑸、除了經(jīng)過登記的文件外，還應(yīng)包括未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料，如會議文件、調(diào)查報告、合同及從其它學(xué)校直接帶回來的文件材料等。

⑹、本校的會議記錄、規(guī)章制度、各種統(tǒng)計報表、重要文件的修改稿以及本校領(lǐng)導(dǎo)人進行重要活動的其它材料。

2、歸檔時間

(1)文書檔案：文書人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)做到按月度（或季度）定期進行收集。對于一些臨時性的大型活動，跨部門舉辦的會議、展覽等，應(yīng)指定專人隨時收集應(yīng)歸檔的文件。對收集來的各種文件材料，應(yīng)逐件檢查.檢查確定無誤后，應(yīng)按整理工作的具體要求，在3HMIS檔案管理軟件系統(tǒng)的輔助下，由專職檔案人員或指定的兼職檔案員，對辦畢文件進行整理，使收集來的文件系統(tǒng)化。整理過后，要配合專用的文件柜和文件夾（盒），將歸檔文件分門別類妥善管理起來。

⑵、會計檔案當(dāng)年立卷，由會計部門保管一年后，向綜合檔案室移交。

3、文件整理要求

（一）、總原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

（二）、整理方法：

（1）件的確定。歸檔文件以“件”為整理單位，“件”也是編目的基本單位。

（2）裝訂。歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變?/p>

（3）分類。文書檔案采用“年度----問題----保管期限”進行歸檔文件整理；會計檔案按“年度---形式”進行分類整理；聲像檔案按“形式—問題---年度”進行分類。

（4）排列

歸檔文件的排列方法：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由原則排列。同一事由內(nèi)：按重要程度—時間順序排列。不同事由內(nèi)：按先綜合、后具體；先重要，后一般；及時間順序排列。

（5）編制歸檔號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、問題、室編件號、館編件號

歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。

（6）編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制的歸檔文件目錄。歸檔文件目錄內(nèi)容包括：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項。

歸檔文件目錄要裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限。內(nèi)頁加目錄以區(qū)分問題。

7）裝盒：將歸檔文件按照件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。裝盒的要求：

檔案盒采用無酸卷盒．封面用全稱或規(guī)范化的簡稱標(biāo)注立檔單位的名稱，下加雙橫線。盒脊設(shè)置以下項目：年度、保管期限、問題、起止件號。其中起止件號填寫盒內(nèi)第1件文件和最后1個文件的件號，中間用—連接。

（8）排架

歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法采用“年度---問題---保管期限”的分類次序上架排列。

五、檔案工作崗位責(zé)任制

(一)、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

    1、負責(zé)法律法規(guī)及規(guī)章在本單位的貫徹執(zhí)行，提高本單位各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認識，將檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)管理內(nèi)容，列入有關(guān)部門、有關(guān)人員責(zé)任制考核內(nèi)容。

2、定期組織召開檔案工作專題會議，經(jīng)常聽取檔案工作情況匯報，檢查工作進度，及時解決檔案工作中遇到的重大問題，確保工作任務(wù)的完成。

3、負責(zé)批準(zhǔn)帶有密級檔案的借閱、復(fù)制。

(二)、檔案室主任責(zé)任制

    1、負責(zé)組織學(xué)校檔案室人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)方面的知識，不斷提高自身和檔案人員的政治思想水平和專業(yè)業(yè)務(wù)能力。

    2、負責(zé)組織安排學(xué)校檔案室的分工協(xié)作和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使各項工作均能達到上級規(guī)定的目標(biāo)和要求。

    (三)、各部門兼職檔案員責(zé)任制

    1、在學(xué)校檔案室和文書處理部門的指導(dǎo)下，開展本部門的檔案業(yè)務(wù)工作。

    2、負責(zé)本部門文件材料的收集、歸檔，確保文件的系統(tǒng)完整。

    3、負責(zé)在每年一季度把去年應(yīng)歸檔的文件材料全部收集完畢，保證材料收集齊全、內(nèi)容完整、符合質(zhì)量要求，并將此列入工作考核標(biāo)準(zhǔn)。

4、負責(zé)把本部門在文件收集、歸檔中存在的問題及時向部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門匯報，提出解決問題的辦法。

六、檔案保管制度

1、學(xué)校根據(jù)保存檔案的數(shù)量，添置必要的檔案專用庫房和柜櫥。庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，檔案室要有專人負責(zé)管理，檔案室內(nèi)不得堆放雜物。

2、要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄，庫房溫度保持14—24⁰C之間，濕度保持在45—65%之間。

3、庫房中的檔案柜等裝具，應(yīng)該排列有序，統(tǒng)一編號。不同規(guī)格，不同式樣的檔案裝具，應(yīng)該分開排列，盡量做到整齊統(tǒng)一。

4、檔案室內(nèi)應(yīng)根據(jù)工作需要添置溫濕度計、復(fù)印機、去濕機、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和電子計算機。

5、案卷多柜存放的應(yīng)繪制案卷存放的示意圖。

6、檔案室內(nèi)應(yīng)按照《全宗卷規(guī)范》建立全宗卷。

7、定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

8、學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化，應(yīng)納入學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展。根據(jù)需要和可能，采用先進技術(shù)設(shè)備，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。

9、對錄像帶等磁性載體檔案采取特制的裝置進行保管，每半年倒帶一次，保證磁性載體檔案的妥善保管。

七、檔案保密制度

    (一)、認真學(xué)習(xí)《保密法》、《檔案法》，增強保密觀念，嚴(yán)格保守黨和國家機密。

(二)、不得將檔案秘密內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。

(三)、無關(guān)人員不得隨意出入文印室、檔案室。

(四)、所查閱的文件、檔案，由文書人員提供，借閱者不得隨便翻閱無關(guān)內(nèi)容。

(五)、杜絕絕密文件和數(shù)據(jù)報表內(nèi)容外泄。

(六)、工作出差不得攜帶機密、秘密級文件。

(七)、辦公室不得外借檔案實物，如特殊需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在辦理借閱手續(xù)后，可借復(fù)制件，辦畢注銷。

(八)、凡清理出的文件、數(shù)據(jù)報表應(yīng)集體銷毀，不得隨意拋棄或以廢紙出賣。

八、檔案安全制度

    1、本校檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

2、對本校規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據(jù)為已有，也不得擅自銷毀。

3、綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本校及上級學(xué)校使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴(yán)格按照本校制訂的《檔案借閱利用制度》執(zhí)行。

4、綜合檔案室?guī)旆孔龅睫k公、閱覽、庫房三分開。

5、庫房內(nèi)設(shè)有專用鐵柜，配備了空調(diào)、去濕機、消防器等設(shè)備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。

6、工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源，關(guān)好門窗。

7、逢“五一”、國慶、春節(jié)等重大節(jié)日前，應(yīng)配合辦公室做好安全保衛(wèi)工作。

8、對重要的檔案，根據(jù)需要盡可能編制一些切實可行的資料，以保證檔案的安全和方便利用。

九、檔案利用制度

1、學(xué)校檔案工作人員應(yīng)熟悉室藏檔案的情況，并主動了解學(xué)校各項工作對利用檔案的需要，積極主動地做好提供利用工作。

2、學(xué)校檔案室應(yīng)編制《歸檔文件目錄》、除文書檔案外，其它門類、載體的檔案要編制《案卷目錄》等多種檢索工具和匯編資料，滿足利用檔案的需要。

3、利用檔案資料，需按規(guī)定辦理登記手續(xù)，查閱檔案時，嚴(yán)禁在檔案文件上圈劃、批注、涂改、污損、剪裁及拆散檔案。

4、本校各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)辦理登記手續(xù)，不得擅自將案卷帶出或轉(zhuǎn)借他人。

5、外單位人員查閱檔案，需出具證明，按規(guī)定查閱。

6、學(xué)校檔案室檔案一般不外借，確需外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，定期歸還，查閱機密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在指定地點閱檔。

7、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的有關(guān)檔案，如需摘抄復(fù)制（?。?，須經(jīng)檔案人員同意審核，確認無誤后加蓋證明章方能有效。

8、利用者利用檔案后，需填寫《檔案利用效果登記表》交學(xué)校檔案室存查。

十、檔案的統(tǒng)計、鑒定和移交

1、 檔案的統(tǒng)計

⑴、學(xué)校檔案應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，及時地對檔案的收進、移出、保管、利用、存毀和檔案人員等情況進行準(zhǔn)確的統(tǒng)計。

⑵、定期進行室藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，按規(guī)定及時上報有關(guān)部門。

2、檔案的鑒定

⑴、學(xué)校應(yīng)建立檔案鑒定工作制度，制訂本校各種檔案的保管期限表（參照《文書檔案保管期限表》和有關(guān)其他檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準(zhǔn)確確定檔案的存毀。

⑵、本校檔案的鑒定工作，在學(xué)校分管負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。

⑶、銷毀失去保存價值的檔案須有鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)上級部門批準(zhǔn)后，由三人在指定地點監(jiān)毀，防止檔案遺失和泄密，并在銷毀清冊上簽字。

3、檔案的移交

⑴、學(xué)校按國家、省、市關(guān)于檔案館接收檔案的范圍和年限的規(guī)定，將永久、長期保存的檔案有計劃、有步驟的連同案卷目錄、機讀目錄和有關(guān)資料一并向市檔案館移交。

⑵、凡屬進館的檔案均應(yīng)按照要求進行收集、整理、鑒定。進館檔案一律移交原件，對于不同門類、載體的檔案，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

⑶、進館檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應(yīng)歸入學(xué)校全宗卷內(nèi)保存。

⑷、檔案管理人員工作變動，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。

十一、會計檔案管理辦法

    1、根據(jù)財政部國家檔案局《會計檔案管理辦法》，為了加強我學(xué)校會計檔案的管理，更好地為社會主義經(jīng)濟事業(yè)服務(wù)，特制定本管理辦法。

2

會計檔案是指本校財會部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算辦法材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

3、會計檔案是本校的重要檔案之一，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。

4、本校財務(wù)部門應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍，明確專人負責(zé)。

5、會計檔案當(dāng)年立卷，由會計部門保管一年后，向綜合檔案室移交。

6、檔案室對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

8、檔案室對保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報學(xué)校經(jīng)理室批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，限期歸還。

9、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

10、在銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴(yán)格把關(guān)，并認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。

十二、聲像檔案收集暫行辦法

為積累和妥善管理本校的專門檔案，充分發(fā)揮其依據(jù)作用、史料作用，保證我學(xué)校檔案的完整性、連續(xù)性，現(xiàn)根據(jù)本校的具體情況，參照有關(guān)規(guī)定，制定本辦法：

1、照片收集的基本對象：反映本校基本面貌、發(fā)展情況、重要活動、會議、外事活動，上級領(lǐng)導(dǎo)視察本校等。收集方法：由有關(guān)部門的經(jīng)辦人員，在相片沖冼完畢后，將一張相片和底片放入相片檔案本內(nèi)，并注明：拍攝者、內(nèi)容、時間、地點、人物、背景等要素。

2、各類活動形成的錄音、錄像資料，均由主辦部門的經(jīng)辦人負責(zé)整理、收集，向檔案室提供一套完整的錄音帶或錄像帶。同時填寫：承辦者、時間、地點、內(nèi)容等要素。</P< p>