【基本案情】

申請人：某乙

被申請人：某市建委

申請人向被申請人申請公開被申請人保存的某地塊安置房項(xiàng)目房屋拆遷許可證復(fù)制件，被申請人告知申請人“依據(jù)《政府信息公開條例》第二十一條第（三）項(xiàng) 作出以下告知：經(jīng)審查，您要求獲取的信息因本機(jī)關(guān)未制作，該信息不存在。”申請人不服，提出行政復(fù)議申請。

被申請人認(rèn)為，收到申請人的信息公開申請后，經(jīng)被申請人經(jīng)辦人員至其檔案管理中心查詢，未發(fā)現(xiàn)申請人申請公開的政府信息。根據(jù)《政府信息公開條例》第二十一條第（三）項(xiàng)，被申請人作出告知書，符合《政府信息公開條例》第二十四條第二款的規(guī)定。

行政復(fù)議機(jī)關(guān)認(rèn)為，被申請人作出的告知書認(rèn)定事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿、適用依據(jù)正確、程序合法、內(nèi)容適當(dāng)，決定予以維持。

【焦點(diǎn)問題評(píng)析】

申請人申請公開的信息不存在，行政機(jī)關(guān)如何處理？

信息不存在主要有兩種情形：（1）本機(jī)關(guān)未制作、未獲取、未保存該信息；（2）因辦理時(shí)間久遠(yuǎn)、辦理單位更替、檔案搬移等原因?qū)е聶n案遺失。

無論在哪種情形下，行政機(jī)關(guān)告知申請人申請公開的信息不存在，前提都應(yīng)是行政機(jī)關(guān)盡到了查找的勤勉義務(wù)。這是對(duì)行政機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)的基本要求，也是行政機(jī)關(guān)在無法對(duì)其“未制作、未獲取”進(jìn)行合理說明時(shí)的有力補(bǔ)充?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于審理政府信息公開行政案件若干問題的規(guī)定》第五條第一款規(guī)定，被告拒絕向原告提供政府信息的，應(yīng)當(dāng)對(duì)拒絕的根據(jù)以及履行法定告知和說明理由義務(wù)的情況舉證。故，行政機(jī)關(guān)對(duì)其履責(zé)過程中可能制作或者獲取的信息，以信息不存在為由不予公開的，應(yīng)對(duì)相關(guān)檢索、查詢過程舉證。在行政復(fù)議案件中，行政機(jī)關(guān)提供查詢單等有關(guān)證據(jù)可以更有力證明其行政行為的合法性。

關(guān)于信息不存在是否需要說明理由，一些地方政府規(guī)章規(guī)定不完全一致。一類是“申請公開的政府信息所涉事項(xiàng)屬于本機(jī)關(guān)公開范圍，但本機(jī)關(guān)未制作、未獲取或者未以一定形式記錄、保存的，應(yīng)當(dāng)告知申請人申請的信息不存在并說明理由”；另一類是“申請公開的政府信息屬于本機(jī)關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍，但本機(jī)關(guān)未制作或者獲取的，應(yīng)當(dāng)告知申請人該政府信息不存在”。不同的規(guī)章規(guī)定導(dǎo)致行政機(jī)關(guān)的答復(fù)方式也不盡相同。實(shí)踐中常見的答復(fù)是僅告知申請人“該信息不存在”，而對(duì)不存在的理由避而不談。政府信息公開的目的是保障公民知情權(quán)，相比只給出簡單結(jié)論的做法，如果對(duì)行政行為給出具體、清晰、充分的理由，則可以幫助申請人知曉行政行為的來龍去脈，增強(qiáng)其對(duì)行政行為的可接受性。

綜上，建議行政機(jī)關(guān)在作出信息不存在的答復(fù)時(shí)，一方面需盡到全面查找義務(wù)并保存相關(guān)證據(jù)；另一方面在告知申請人不存在的同時(shí)適當(dāng)說明理由。

【辦案體會(huì)】

行政機(jī)關(guān)告知申請人信息不存在的同時(shí)說明理由，會(huì)更有利于申請人理解行政行為。另，行政機(jī)關(guān)盡到查找義務(wù)的相關(guān)證據(jù)，在行政復(fù)議和行政訴訟中可以作為其行政行為合法性的有力支撐。

【相關(guān)訴訟參考案例】

在某訴訟案件中，某丙申請公開某拆遷許可證的相關(guān)信息，行政機(jī)關(guān)告知該信息不存在。一審法院認(rèn)為，根據(jù)當(dāng)時(shí)適用的法律法規(guī)，被告作為法定的建設(shè)用地申請的審查機(jī)關(guān)，提交的證據(jù)不足以證明其未制作、獲取或者保存相關(guān)用地手續(xù)，故被訴告知書認(rèn)定事實(shí)不清。二審法院認(rèn)為，行政機(jī)關(guān)認(rèn)為申請公開的政府信息不存在的，應(yīng)舉證說明，行政機(jī)關(guān)在一審中提交的證據(jù)不足以證明其未制作、獲取或者保存相關(guān)用地手續(xù)，亦未提交證據(jù)證明其已經(jīng)就原告申請的信息盡到查找義務(wù)，故被訴告知書缺乏事實(shí)和法律依據(jù)。