例6 在“銷售數(shù)量”列中輸入文本值時提示警告信息

數(shù)據(jù)有效性條件可以設(shè)置為公式，當(dāng)在設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格中輸入不滿足公式條件的值時，則會彈出錯誤提示。如通過本例有效性條件的設(shè)置可以避免在特定的單元格中輸入文本值，具體操作方法如下。

①選中需要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽，在“數(shù)據(jù)工具”選項組中單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

②在“允許”框下拉菜單中選中“自定義”選項。在“公式”編輯欄中輸入公式：=IF(ISNONTEXT(C5),FALSE,TRUE)=FALSE，如圖1所示。

圖1

③切換到“出錯警告”選項卡下，設(shè)置警告信息，如圖2所示。

圖2

④設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，當(dāng)在設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域中輸入文本時會彈出錯誤提示，如圖3所示。

圖3

例7 設(shè)置鼠標(biāo)指向單元格時自動顯示提示信息

通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性限制了數(shù)據(jù)的輸入范圍后，可以通過設(shè)置實現(xiàn)在鼠標(biāo)指向單元格時即顯示提示信息（也可以只設(shè)置鼠標(biāo)指向時顯示提示），以提示用戶輸入有效數(shù)據(jù)，其操作方法如下。

①打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項卡下，設(shè)置好數(shù)據(jù)的有效性。切換到“輸入信息”選項卡下，在“輸入信息”文本框中輸入要顯示的提示信息，如圖4所示。

圖4

②設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕回到工作表編輯狀態(tài)下，當(dāng)選中設(shè)置有效性的單元格時，則顯示提示信息，如圖5所示。

圖5

例8 設(shè)置自動圈釋無效的輸入數(shù)據(jù)

設(shè)置輸入數(shù)據(jù)有效性之后，可以開啟“圈釋無效數(shù)據(jù)”功能將無效數(shù)據(jù)標(biāo)注出來。如在如圖6所示的表格中設(shè)置了輸入的出貨數(shù)量不能大于進(jìn)貨數(shù)量的數(shù)據(jù)有效性。如果在輸入數(shù)據(jù)前設(shè)置的數(shù)據(jù)有效性，當(dāng)輸入不滿足條件的數(shù)據(jù)時會彈出警告提示；如果在輸入數(shù)據(jù)后才設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，那么可以使用“圈釋無效數(shù)據(jù)”功能將無效的數(shù)據(jù)圈釋出來，其操作方法如下。

圖6

選中需要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽，在“數(shù)據(jù)工具”選項組中單擊“數(shù)據(jù)有效性”下拉菜單中的“圈釋無效數(shù)據(jù)”命令，即可在當(dāng)前工作表中將無效的數(shù)據(jù)用紅圈圈釋出來，如圖6所示。

例38 快速復(fù)制數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

在設(shè)置數(shù)據(jù)有效性時，可以選擇所有要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格進(jìn)行設(shè)置，也可以先設(shè)置一個單元格的數(shù)據(jù)有效性，然后進(jìn)行復(fù)制。

第一種方法：選中設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格，將光標(biāo)定位到右下角，出現(xiàn)黑色十字形時按住鼠標(biāo)左鍵向下拖曳，即可復(fù)制設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格。

第二種方法：選中設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格，按“Ctrl C”組合鍵進(jìn)行復(fù)制，然后定位到指定位置上，按“Ctrl V”組合鍵進(jìn)行粘貼即可復(fù)制設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格。

例9 刪除不需要的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

要刪除設(shè)置的數(shù)據(jù)有效性，其操作方法如下。

①選中設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域。單擊“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽，單擊“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

②單擊“全部清除”按鈕即可清除設(shè)置的數(shù)據(jù)有效性，如圖7所示。

圖7