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Excel必備基礎(chǔ):9個實例學(xué)透數(shù)據(jù)有效性設(shè)置(下)

 weima938 2017-10-13

例6 在“銷售數(shù)量”列中輸入文本值時提示警告信息

數(shù)據(jù)有效性條件可以設(shè)置為公式,當(dāng)在設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格中輸入不滿足公式條件的值時,則會彈出錯誤提示。如通過本例有效性條件的設(shè)置可以避免在特定的單元格中輸入文本值,具體操作方法如下。

①選中需要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽,在“數(shù)據(jù)工具”選項組中單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

②在“允許”框下拉菜單中選中“自定義”選項。在“公式”編輯欄中輸入公式:=IF(ISNONTEXT(C5),FALSE,TRUE)=FALSE,如圖1所示。

Excel必備基礎(chǔ):9個實例學(xué)透數(shù)據(jù)有效性設(shè)置(下)

圖1

③切換到“出錯警告”選項卡下,設(shè)置警告信息,如圖2所示。

Excel必備基礎(chǔ):9個實例學(xué)透數(shù)據(jù)有效性設(shè)置(下)

圖2

④設(shè)置完成后,單擊“確定”按鈕,當(dāng)在設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域中輸入文本時會彈出錯誤提示,如圖3所示。

Excel必備基礎(chǔ):9個實例學(xué)透數(shù)據(jù)有效性設(shè)置(下)

圖3

例7 設(shè)置鼠標(biāo)指向單元格時自動顯示提示信息

通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性限制了數(shù)據(jù)的輸入范圍后,可以通過設(shè)置實現(xiàn)在鼠標(biāo)指向單元格時即顯示提示信息(也可以只設(shè)置鼠標(biāo)指向時顯示提示),以提示用戶輸入有效數(shù)據(jù),其操作方法如下。

①打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,在“設(shè)置”選項卡下,設(shè)置好數(shù)據(jù)的有效性。切換到“輸入信息”選項卡下,在“輸入信息”文本框中輸入要顯示的提示信息,如圖4所示。

Excel必備基礎(chǔ):9個實例學(xué)透數(shù)據(jù)有效性設(shè)置(下)

圖4

②設(shè)置完成后,單擊“確定”按鈕回到工作表編輯狀態(tài)下,當(dāng)選中設(shè)置有效性的單元格時,則顯示提示信息,如圖5所示。

Excel必備基礎(chǔ):9個實例學(xué)透數(shù)據(jù)有效性設(shè)置(下)

圖5

例8 設(shè)置自動圈釋無效的輸入數(shù)據(jù)

設(shè)置輸入數(shù)據(jù)有效性之后,可以開啟“圈釋無效數(shù)據(jù)”功能將無效數(shù)據(jù)標(biāo)注出來。如在如圖6所示的表格中設(shè)置了輸入的出貨數(shù)量不能大于進(jìn)貨數(shù)量的數(shù)據(jù)有效性。如果在輸入數(shù)據(jù)前設(shè)置的數(shù)據(jù)有效性,當(dāng)輸入不滿足條件的數(shù)據(jù)時會彈出警告提示;如果在輸入數(shù)據(jù)后才設(shè)置數(shù)據(jù)有效性,那么可以使用“圈釋無效數(shù)據(jù)”功能將無效的數(shù)據(jù)圈釋出來,其操作方法如下。

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圖6

選中需要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽,在“數(shù)據(jù)工具”選項組中單擊“數(shù)據(jù)有效性”下拉菜單中的“圈釋無效數(shù)據(jù)”命令,即可在當(dāng)前工作表中將無效的數(shù)據(jù)用紅圈圈釋出來,如圖6所示。

例38 快速復(fù)制數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

在設(shè)置數(shù)據(jù)有效性時,可以選擇所有要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格進(jìn)行設(shè)置,也可以先設(shè)置一個單元格的數(shù)據(jù)有效性,然后進(jìn)行復(fù)制。

第一種方法:選中設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格,將光標(biāo)定位到右下角,出現(xiàn)黑色十字形時按住鼠標(biāo)左鍵向下拖曳,即可復(fù)制設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格。

第二種方法:選中設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格,按“Ctrl+C”組合鍵進(jìn)行復(fù)制,然后定位到指定位置上,按“Ctrl+V”組合鍵進(jìn)行粘貼即可復(fù)制設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格。

例9 刪除不需要的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

要刪除設(shè)置的數(shù)據(jù)有效性,其操作方法如下。

①選中設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域。單擊“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽,單擊“數(shù)據(jù)有效性”按鈕,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

②單擊“全部清除”按鈕即可清除設(shè)置的數(shù)據(jù)有效性,如圖7所示。

Excel必備基礎(chǔ):9個實例學(xué)透數(shù)據(jù)有效性設(shè)置(下)

圖7

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