|
一方面，是獨立性很強的組織系統(tǒng)，有著的、內(nèi)部流通構(gòu)成，形成內(nèi)部的運動環(huán)流；另一方面，又和外部環(huán)境有著廣泛、經(jīng)常的縱向、橫向交換和聯(lián)系，與外界環(huán)境存在物質(zhì)、能量、信息的交換，這樣，就系統(tǒng)運動看，相應(yīng)地具有內(nèi)部封閉性和對外的開放性。 從管理活動過程來說，管理活動本身就是一種各因素、各環(huán)節(jié)相互影響、相互制約、環(huán)環(huán)相扣的鏈式循環(huán)過程。無論是決策活動還是信息活動，都必須構(gòu)成一個連續(xù)封閉的回路。 現(xiàn)代管理，必須在對外開放的前提下，對內(nèi)采取封閉性的管理，使得內(nèi)部各個環(huán)節(jié)、部分，有序銜接、首尾相連，形成環(huán)路，從而構(gòu)成一個完整無缺、有去有回、有進有出的過程環(huán)流，使各部分連為一體，相互聯(lián)系，相互促進，以完成整體目標。這就是現(xiàn)代管理的相對封閉原則。 相對封閉原則的具體內(nèi)容 ?。ㄒ唬? 管理組織的整分合，從整個運行過程看，實際上也是一種管理封閉。根據(jù)整體目標所作的分解，成為許多相關(guān)的局部目標及其活動，最后，無論是管理活動還是業(yè)務(wù)活動，都必須聚合成整體活動并復(fù)歸于整體目標的實現(xiàn)。不合不行，合了但卻不是又合到整體目標的實現(xiàn)也不行。（如圖1） ?。▓D一） 如果我們將現(xiàn)代管理活動過程各環(huán)節(jié)以及相應(yīng)的機構(gòu)抽象為一個共同的流程圖，它必須形成一個封閉回路。我們可以用下面管理封閉回路的基本模式來表示（如圖2） ?。▓D二） 這個模式說明，管理活動的起點是由指揮中心向執(zhí)行機構(gòu)和監(jiān)督機構(gòu)同時發(fā)出指令；然后執(zhí)行機構(gòu)在監(jiān)督機構(gòu)的督促下實施；實施結(jié)果輸入反饋機構(gòu)，由反饋機構(gòu)處理后反饋給指揮機構(gòu)；最后，指揮機構(gòu)在反饋信息基礎(chǔ)上發(fā)出新的指令，如此不斷循環(huán)下去。 作為管理手段的機構(gòu)來說，執(zhí)行機構(gòu)必須準確無誤地貫徹決策機構(gòu)的指令，為了保證這一點，應(yīng)有監(jiān)督機構(gòu)。沒有準確的執(zhí)行，就沒有正確的輸出。為了檢查輸出的情況，還要有反饋機構(gòu)，如果只有單向的輸出，無從知道決策與實際執(zhí)行的正確與否，管理失去了活力。根據(jù)執(zhí)行實踐的反饋信息及時提出修正決策的正確意見，反饋機構(gòu)是必須的。 （二）管理制度的封閉性 任何管理的封閉性，都離不開一系列管理制度的確定和實施。管理制度必須構(gòu)成封閉，才能真正有效。不僅要有一個盡可能全面的執(zhí)行制度，而且應(yīng)有對執(zhí)行的監(jiān)督制度，還必須有反饋制度，它包括執(zhí)行過程中產(chǎn)生矛盾的裁決制度，對執(zhí)行發(fā)生錯誤的處理制度等等。管理制度不封閉，等于沒有制度，若有空子可鉆，有錯也不能真正執(zhí)行。只有構(gòu)成一個封閉的制度網(wǎng)，法網(wǎng)恢恢，才能疏而不漏。法不成網(wǎng)，縱密亦漏。建立崗位責任制是一個管理制度，如果不監(jiān)督執(zhí)行，執(zhí)行與不執(zhí)行無人過問，執(zhí)行的好壞沒有賞罰，這個制度就不封閉，就是寫成大字，貼在墻上，也徒有形式而已。 ?。ㄈ┕芾硇畔⑾到y(tǒng)的封閉性 現(xiàn)代管理活動離不開信息。一方面，管理過程，必須有相應(yīng)的信息流為前提，信息伴隨著管理活動的的整個流程；另一方面，現(xiàn)代管理活動已經(jīng)獨立分化出專門的管理信息系統(tǒng)。所以，內(nèi)部信息流必須構(gòu)成封閉，達是一切管理活動封閉的前提和保證（如圖3）。 ?。▓D三） 封閉原則的實質(zhì)和相對性 ?。ㄒ唬┫鄬Ψ忾]原則的實質(zhì) 管理的相對封閉實質(zhì)上是管理活動相互制約、相互促進的過程機制。管理活動本身就是一種客觀上層層相因、環(huán)環(huán)相扣的循環(huán)過程和各因素、各環(huán)節(jié)相互作用、相互制約機制的統(tǒng)一。例如，從擬定計劃、執(zhí)行、到反饋、修正計劃，這一過程使組織做功，同時改變著組織的狀況，加之，在這同時，環(huán)境也在變化，于是，又須做新的計劃或決策，開始新的循環(huán)。這就是管理組織的輸出功能必須延續(xù)的過程封閉回路。但如何保證既定計劃得以準確無誤地執(zhí)行呢？必須建立監(jiān)督、反饋部門來促進、約束執(zhí)行部門，而且決策中心一旦通過結(jié)果反饋（內(nèi)部反饋），發(fā)現(xiàn)執(zhí)行偏差，就可以通過下達控制、糾正指令來予以消除。這些則構(gòu)成了各環(huán)節(jié)相互制約的過程機制。 ?。ǘ┓忾]原則的相對性 我們之所以將此原則稱為“相對”封閉原則，是因為它具有相對性。這是因為： 1、開放性的社會組織系統(tǒng)，一方面在內(nèi)部管理活動中形成封閉循環(huán)，另一方面它又作為更大系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)而加入更大的循環(huán)，從而具有開放性。從根本上說，內(nèi)部封閉小循環(huán)，最終是為了子系統(tǒng)更好地融入大循環(huán)之中。環(huán)境的不斷變化，將導致組織系統(tǒng)內(nèi)部封閉的某種變化。 2、任何內(nèi)部封閉，都是在特定條件下，由管理活動所決定、設(shè)計的一種相對穩(wěn)定的過程和機制的組合圖式。一旦情況變化，管理活動中原先的封閉圖式將無法適應(yīng)，出現(xiàn)“斷頭”，或者功效不佳了，就必須做出調(diào)整與變化，而任何系統(tǒng)的變化改革，都將產(chǎn)生新的封閉形式。因此，管理者必須注意內(nèi)部封閉的相對性。但是，這里決不是否定封閉的必要性與普遍性，因為任何不封閉的組織內(nèi)部活動，都是不合理而無效的。不斷用新的封閉來取代舊的封閉以適應(yīng)環(huán)境，提高組織系統(tǒng)功效，恰恰是正確地貫徹了相對封閉原則。 [編輯] 相對封閉原則在管理中的應(yīng)用 ?。ㄒ唬?yīng)用相對封閉原則的必備條件 相對封閉原則的運作，必須在下列基本條件具備后才能在管理系統(tǒng)中順利有效地發(fā)揮作用。這些基本條件是： 1、管理系統(tǒng)的相對獨立性。 是指管理系統(tǒng)在人、財、物的支配上，在目標、計劃、組織、控制及規(guī)章制度的實施上都有不受外界干擾的相對獨立權(quán)限，從而保證管理指令的下達和有效的信息反饋。 2、具有相互制約和相互促進關(guān)系的封閉職能機構(gòu)。 一個管理系統(tǒng)一般可分解為指揮機構(gòu)、執(zhí)行機構(gòu)、監(jiān)督機構(gòu)和反饋機構(gòu)四部分。這四個機構(gòu)在封閉回路中相互制約、相互促進，構(gòu)成了完整的封閉職能體系，如果不具備這一封閉職能機構(gòu)體系，管理的封閉回路就不可能形成。 3、具有能靈敏捕捉信息和及時傳遞信息的完善的信息系統(tǒng)。 管理活動離不開信息，信息貫穿于管理封閉回路的全過程。為了更有效地為管理活動提供及時、準確、全面的信息服務(wù)，獨立形成專門的管理信息系統(tǒng)，已成為一切管理活動封閉的前提和保證。 ?。ǘ┤绾螌崿F(xiàn)封閉式管理 1、從后果評估出發(fā) 評，就是對后果的質(zhì)的評議；估，就是對后果盡可能有量的估計。采取任何管理措施都要考慮它可能產(chǎn)生的后果。一般是以原訂的目標，檢驗實際執(zhí)行結(jié)果，是否達到預(yù)期的目標，有多大的偏差。后果與目標總是不完全一致的，這就要采取對策。加以封閉，杜絕偏離目標的后果。即使可以達到目標，也要一分為二，因為與此同時，總會產(chǎn)生某些副作用，也需要采取對策，使副作用盡量減少，這也是封閉。 2、從各種后果中循蹤追跡 組織長期管理混亂，原因很多，作為問題最主導的作用反饋上來了，原因找到了，也無法解決，因為組織無權(quán)，怎么辦？封閉的辦法就是擴大組織的自主權(quán)，可是擴大自主權(quán)又帶來一些新的問題，還要循蹤追跡。例如，應(yīng)用科學研究所擴大了自主權(quán)，從外部關(guān)系講，必須有專利法和經(jīng)濟法庭，以保護科研成果的出售，從內(nèi)部關(guān)系講，至少應(yīng)有權(quán)選擇和招聘科學人才，保征不斷研究出高質(zhì)量、高價值的成果。這樣，擴大組織自主權(quán)才能構(gòu)成封閉的管理回路，才能進行真正有效的運動。否則，就是試點單位行之有效，全面推廣也會碰壁，有效于一時，終難持久。因此，要從各種后果中循蹤追跡，選擇可以反饋控制的主導線，加以封閉。 3、封閉的專家顧問管理法 建立顧問團傾聽專家的意見，這是改進和提高管理的重要措施，必須有一個封閉的管理方法，才能行之有效。但專家的主意有對的，也會有錯的；有部分對，也會有部分錯的，怎樣才能保證正確的意見被吸取、采納，不正確的被剔除、揚棄呢？這就必須有一個封閉的管理方法。改變那種把專家顧問團當作榮譽席位安排的作法，真正把它看成是匯集人才的組織；顧問團專家可以數(shù)年一任，不斷更新；同時，采用科學的方法傾聽各類專家的意見。國外推行的一種“專家集體預(yù)測法”，它不僅可以兼聽則明，而且只見意見不見人，足以消除私人偏見。另外，還必須從后果封閉，賞罰分明：專家提了正確建議，經(jīng)采納取得成效的，應(yīng)授獎；敢于直言，提了反對意見，事后證明是正確的，要加倍獎勵；對于以極不負責的態(tài)度對待所承擔的咨詢工作，出現(xiàn)不應(yīng)有的差錯，造成重大損失者，要給子懲罰；從來沒有明確態(tài)度，長期不提一條建議的，應(yīng)撤銷專家顧問資格。如此等等，才是封閉的專家顧問管理法，使專家真正起到智囊的作用。 |
|
|
