【閃電時(shí)間管理】頭條號(hào)，專(zhuān)為職場(chǎng)人

持續(xù)輸出高質(zhì)量時(shí)間管理文章

歡迎大家關(guān)注訂閱

三問(wèn)職場(chǎng)上的你：

你的收件箱是不是經(jīng)常爆滿(mǎn)？

大量電子郵件是不是干擾了你的工作？

重要郵件是不是經(jīng)常被忽視？

如果你的三個(gè)回答都是yes，說(shuō)明你該學(xué)習(xí)如何處理你的收件箱。

大量的郵件信息會(huì)讓你變得煩躁，專(zhuān)注不了工作，忽略了重要郵件信息，工作效率下降。

高效工作，學(xué)會(huì)從處理郵件開(kāi)始，懂得2個(gè)原則就OK。

1、清零原則

在我們工作非常專(zhuān)注時(shí)，有時(shí)會(huì)被發(fā)來(lái)的電子郵件干擾，于是打亂了工作節(jié)奏。

其實(shí)這是一種外部中斷。我們需要做的就是提前，并培養(yǎng)自己集中時(shí)間看郵件的意識(shí)。

怎么樣提前？

在早上上班時(shí)利用5分鐘時(shí)間集中處理收件箱，讓收件箱變成清空的狀態(tài)，這樣看起來(lái)感覺(jué)是不是很爽啊。

此時(shí)的處理應(yīng)用收件箱清零原則：

1、從頂部開(kāi)始；

2、一次處理一件事；

3、不允許將事情放回收件箱。

處理每封郵件時(shí)，我們要學(xué)會(huì)篩選，并進(jìn)行分類(lèi)：當(dāng)下需求、以往重要信息、垃圾郵件。

當(dāng)下需求：最近一段時(shí)間內(nèi)這封郵件對(duì)你很重要，例如，當(dāng)下的項(xiàng)目相關(guān)郵件，或者急需讓你上交材料的郵件，或者最近重要的活動(dòng)郵件。

處理方法——對(duì)郵件標(biāo)記顏色，非常緊急的標(biāo)紅色，次要的標(biāo)藍(lán)色，并篩選一些重要郵件置頂，這樣你每天打開(kāi)郵件就可以看到。

以往重要信息：以往有關(guān)項(xiàng)目的資料郵件、重要培訓(xùn)信息等當(dāng)下不需要經(jīng)常翻看的郵件。

處理方法——在郵件系統(tǒng)中建立文件夾，進(jìn)行分類(lèi)，xx項(xiàng)目，培訓(xùn)，班組，學(xué)習(xí)等等，將這類(lèi)郵件放入對(duì)應(yīng)文件夾內(nèi)，以便后期查看。

垃圾郵件：某人集體發(fā)送的郵件，只是讓你知曉而已，不用關(guān)注的郵件；同事給你發(fā)送的表格文件，下載到本地后的郵件。

處理方法——及時(shí)刪除，避免讓你的郵件系統(tǒng)變得臃腫。

做到這幾條很難，但是別害怕，每個(gè)習(xí)慣總有開(kāi)始。慢慢忍耐，慢慢嘗試，相信你會(huì)習(xí)慣這個(gè)節(jié)奏。

閃電現(xiàn)在每天堅(jiān)持，在我的收件箱內(nèi)每天只有10封比較重要的郵件，內(nèi)心很有成就感。

2. 4D原則

同樣，

如果我們遇到突發(fā)的郵件，怎么辦？一樣的處理方式，先不管它。找個(gè)集中的時(shí)間進(jìn)行處理。

大家一定要忍住，改掉自己的強(qiáng)迫癥，關(guān)掉你的郵件提醒，利用集中時(shí)間高效處理你的收件箱，從此你將節(jié)約大量的搜尋郵件的時(shí)間。

對(duì)于每封郵件的詳細(xì)處理方法為：（也稱(chēng)為4D原則）

執(zhí)行——作出答復(fù)時(shí)間不超過(guò)一分鐘，立刻執(zhí)行。

延遲——超過(guò)1分鐘，需要親自處理的，延遲執(zhí)行。先記錄下來(lái)，將郵件存入存檔文件夾，也可進(jìn)行分類(lèi)存檔。（方便以后查詢(xún)）

委托——需要找其他人獲取更多信息的，先將問(wèn)題發(fā)給其他人，然后存入存檔文件夾。或者直接委托他人執(zhí)行。

刪除——判斷郵件的價(jià)值，如果沒(méi)有，立即刪除。

對(duì)于工作中的許多事情，不需要你親自執(zhí)行，這時(shí)候委托就特別的重要。

有些工作不是我們的，就不要太熱心，自己攬過(guò)來(lái)。如果此時(shí)的你，工作有空閑可以去幫助同事一起處理。

而且，工作時(shí)，我們需要把事情進(jìn)行分解和細(xì)化，然后分配責(zé)任人，你只有進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃就好。這是鍛煉一個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力非常有效的方式。

另外，在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，怎樣過(guò)濾重要信息，也是一種能力。刪除沒(méi)有用的郵件，讓重要的郵件出現(xiàn)在你的眼前。你會(huì)發(fā)現(xiàn)時(shí)間很高效。

舉例說(shuō)明：

某天郵件箱里有4封郵件:

1、同事讓我給他發(fā)個(gè)文件，比較緊急，該文件是之前已經(jīng)完成的?！⒓磮?zhí)行 （不超過(guò)1分鐘）

2、培訓(xùn)主管讓我趕緊交一份培訓(xùn)總結(jié)，很重要，可是我還沒(méi)寫(xiě)——延遲執(zhí)行，存入存檔文件夾，對(duì)應(yīng)“培訓(xùn)”文件夾里，規(guī)劃某個(gè)時(shí)間執(zhí)行

3、同事讓我在某個(gè)時(shí)間內(nèi)給他計(jì)算個(gè)模型參數(shù)。正好我有其他的事情——委托別人執(zhí)行，委婉拒絕

4、保密員發(fā)郵件讓我們查電腦，之前我已經(jīng)完成了?！?jiǎng)h除

這幾個(gè)步驟雖然簡(jiǎn)單，但是用起來(lái)需要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的練習(xí)。

只有慢慢地實(shí)踐，并形成自己的意識(shí)，你的收件箱才會(huì)真正進(jìn)行清空，以后你搜索郵件的時(shí)候會(huì)非常快。

最后，你發(fā)現(xiàn)其實(shí)已經(jīng)養(yǎng)成了習(xí)慣。清空郵件箱不再是一件難事。

高效工作，學(xué)會(huì)從處理郵件開(kāi)始，懂得集中處理郵件，還需要注意：

1、在工作前學(xué)會(huì)清零原則，學(xué)會(huì)分類(lèi)，標(biāo)記顏色，置頂，放入新建文件夾，及時(shí)刪除；

2、在工作中學(xué)會(huì)4D原則，緊急事件立即執(zhí)行，重要工作文件延遲，或委托，無(wú)價(jià)值文件刪除。

閃電時(shí)間管理熱點(diǎn)文章：

閃電時(shí)間管理，重新啟航，教你時(shí)間管理的全部秘密

職場(chǎng)人最應(yīng)該學(xué)習(xí)的健康作息表｜職場(chǎng)時(shí)間管理干貨

閃電時(shí)間管理，夢(mèng)想實(shí)現(xiàn)術(shù)，一起開(kāi)啟時(shí)間旅行??，收獲時(shí)間的自由！

如何你還有處理郵件的疑問(wèn)，可以在文章下方留言，閃電會(huì)及時(shí)回復(fù)，期待與你一同進(jìn)步。