想要用Excel表制作家庭記賬表，就把這本書復(fù)習(xí)了一遍。表格建的很粗陋而且還沒用起來，不好意思分享出來。這本書挺有意思的，角度很新穎，提出“三表”的概念，把Excel當(dāng)作一個系統(tǒng)來看待，源數(shù)據(jù)表的好多概念和數(shù)據(jù)庫的使用暗合；里邊提到的小技巧都很實用，都是經(jīng)常用得到的。
這篇文章只有干巴巴的文字?jǐn)⑹?，一點都不生動可愛，感興趣的可以看書，書里邊圖文并茂，而且舉例都很有意思。
1. 源數(shù)據(jù)表一維表格、首行首列默認(rèn)是標(biāo)題行，及數(shù)據(jù)的字段名稱，標(biāo)題可寫在工作簿或工作表。 字段順序（及數(shù)據(jù)錄入順序）要與工作順序保持一致。
tips： 插入列，選中一列數(shù)據(jù)，按住shift鍵，將鼠標(biāo)放在數(shù)據(jù)列一側(cè)，拖動到插入位置，完成。 數(shù)據(jù)要有連續(xù)性，不能人為割裂開，因為Excel根據(jù)行列的連續(xù)性判斷數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性
tips： 刪除空白列，Excel表格只有篩選空白行的功能，所以將表格內(nèi)容全選，選擇性復(fù)制，勾選轉(zhuǎn)置，將列變?yōu)樾?，任意列篩選空行，刪除，在轉(zhuǎn)置回去就可以了 只對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，不進(jìn)行統(tǒng)計
Excel工作步驟：1.數(shù)據(jù)錄入；2.數(shù)據(jù)處理；3.數(shù)據(jù)分析。
對應(yīng)的操作步驟：1.輸入數(shù)據(jù)；2.整理數(shù)據(jù)（函數(shù)等技巧）；3.數(shù)據(jù)分類匯總
對應(yīng)的工作表：1.源數(shù)據(jù)表；2.源數(shù)據(jù)表或其他新建工作表；3.分類匯總表 同一種屬性數(shù)據(jù)記錄一列，如果明細(xì)數(shù)據(jù)有一個屬性不同，就應(yīng)該錄入為兩條數(shù)據(jù)
tips： 批量錄入數(shù)據(jù)，所用快捷鍵“Ctrl + Enter”，首先按住“Ctrl”鍵選中多個單元格，在最后一個單元格錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢，按組合鍵，完成 不要用“合并居中”，會打亂Excel的內(nèi)在邏輯
修正方法很有意思，技巧性很強
首先全部選中，點擊“合并居中”按鈕，拆分合并的單元格，在按“F5”鍵，打開定位功能，空位條件為空值，在單元格輸入公式“=上一個單元格”（如光標(biāo)所在單元格為B4，就在這個單元格錄入=B3），按下“Ctrl + Enter”鍵，這樣錄入的數(shù)據(jù)為公式，復(fù)制選擇性粘貼為數(shù)值，完成。 數(shù)據(jù)不能有缺失，不能有空格，沒有數(shù)據(jù)可以用“0”表示；而且設(shè)計表格的時候要仔細(xì)分析所需的字段，屬性，不能有缺失。
tips： 數(shù)字變換為中文大寫形式，選中數(shù)字單元格，設(shè)置單元格格式（Ctrl + 1），數(shù)字標(biāo)簽下的“特殊”，“中午大寫數(shù)字”，完成，但是單元格的實質(zhì)還是阿拉伯?dāng)?shù)字。 屬性要單一，不要記錄復(fù)合屬性
tips：?。?shù)據(jù)－分列＂，可以將一列數(shù)據(jù)分成幾列；合并數(shù)據(jù)用 “＆” 運算符，對多個單元格進(jìn)行合并。
源數(shù)據(jù)表其實就是記錄最原始的數(shù)據(jù)，它的設(shè)計特別像數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計，要有主鍵，屬性字段，屬性字段可以進(jìn)行邏輯運算等等 2. 三表概念從系統(tǒng)的角度對Excel進(jìn)行解讀 參數(shù)表
表示數(shù)據(jù)匹配關(guān)系或某屬性明細(xì)等不會經(jīng)常變更的數(shù)據(jù)。 源數(shù)據(jù)表
數(shù)據(jù)錄入的表格，設(shè)計表格時，物品最好用代碼來表示，每一個代碼唯一標(biāo)識該物品，相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫里的主鍵。
正確源數(shù)據(jù)表條件：1.一維數(shù)據(jù)；2.一個標(biāo)題行；3.字類分類清晰；4.數(shù)據(jù)屬性完整；5.數(shù)據(jù)連續(xù)；6.無合并單元格；7.無合計行；8.無分隔行/列；9.數(shù)據(jù)區(qū)域中空白單元格；10.單元格內(nèi)容禁用短語或句子。 分類匯總表
根據(jù)函數(shù)關(guān)聯(lián)或其他方法，從源數(shù)據(jù)表和參數(shù)表自動生成的分類匯總結(jié)果，滿足Excel表的使用目的
tips： 條件格式，選中數(shù)據(jù)區(qū)域，開始選項卡，樣式區(qū)域，條件格式，設(shè)置條件，設(shè)置格式，可以試一下將數(shù)值小于３０的數(shù)據(jù)篩選出來。
tips： 寫有公式的單元格過多，導(dǎo)致沒修改一次數(shù)據(jù)，都要等待計算完畢；可以設(shè)置Ｅｘｃｅｌ的計算方式為手動，而非自動（選項－公式－手動計算），這樣等我們把所有需要修改的數(shù)據(jù)修改完畢后，按“Ｆ９”鍵，讓表格進(jìn)行計算
3. 數(shù)據(jù)透視表在源數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完成的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行各種分類匯總，數(shù)據(jù)透視表可輕松實現(xiàn)該功能。 tips： 快捷鍵 Alt+D-->P-->F 如果分頁打印的話，可在字段設(shè)置中勾選“每項后面插入分頁符”就行了。
 image.png 匯總報表設(shè)計
分類多的字段一般作為行字段，分類小的作為列字段，即Excel表“站起來”而不是“躺著”。 匯總時可按月匯總，按天匯總意義不大
可以用“month”函數(shù)提取日期的月份，也可在源數(shù)據(jù)中添加字段，但是都比較麻煩，后邊有“組合”的介紹，這個方法最好用了。 不要超過兩個列字段 匯總跟著文字走
例子，不同省份，不同會計制度類別，不同行業(yè)在不同營業(yè)狀態(tài)下的全年營業(yè)收入總和。
“在”后邊字段為列字段
“的”后邊是匯總項
一級行字段：省份
二級行字段：會計制度類別
三級行字段：行業(yè)
列字段:營業(yè)狀態(tài)
匯總方式：求和 字段設(shè)計主次要分明
一級行字段不同關(guān)注重點會不同，如果一級行字段是省份，則關(guān)注的可能是不同省份的差異，而如果一級行字段是會計制度，則關(guān)注重點可能就變?yōu)榱酥贫炔町悺?/p> 日期組合
源數(shù)據(jù)表只要時間格式正確就可以變出各種事件組合如年、季度、月、日、年/月、月/日（選擇是可多選）等。
方法：在任意一個時間單元格，右擊，組合，選擇需要的組合即可。
常見錯誤錄入方式：
“點”型--2011.1.1
空格型--2011 1 1
常見正確錄入方式：
“減號”型--2011-1-1
“反斜杠”型--2011/1/1
檢驗日期正確的方法：將單元格設(shè)置成常規(guī)，如果變?yōu)閿?shù)字就是正確的，如果不變就是錯誤的。
輸入當(dāng)前日期“Ctrl +”，輸入當(dāng)前時間“Ctrl + Shift + ” 匯總表數(shù)據(jù)明細(xì)
如需查看匯總數(shù)的明細(xì)，只需雙擊匯總數(shù)就可以得到想要的結(jié)果，Excel會新建一個工作表，逐項羅列相關(guān)數(shù)據(jù)。
因此，數(shù)據(jù)透視表得到的匯總表，傳播時需謹(jǐn)慎，可以復(fù)制匯總表，選擇性粘貼為數(shù)值，再發(fā)送。
明細(xì)數(shù)據(jù)不是源數(shù)據(jù)，如需對數(shù)據(jù)更新，一定要在源數(shù)據(jù)中進(jìn)行，否則更新后，匯總表無法同步。 數(shù)據(jù)更新
源數(shù)據(jù)更新后，只需選中任意單元格，點擊更新，即可，如果有多張數(shù)據(jù)透視表，需逐張更新，若要實現(xiàn)一次全部更新，需要VBA二次開發(fā)。 預(yù)約源數(shù)據(jù)
添加數(shù)據(jù)后，源數(shù)據(jù)區(qū)域擴大，但是透視表選定區(qū)域并不會自動擴大，可用用預(yù)約源數(shù)據(jù)的方法解決，在建立數(shù)據(jù)透視表的第二步，設(shè)置即可，擴大選定范圍。 源數(shù)據(jù)表需要備份
備份頻率視更新情況，可一個月一次，可一年一次。 重復(fù)數(shù)據(jù)刪除
方法有三：函數(shù)法（countif），版本法（2007及以上版本自帶此功能），透視法。
透視法：將要篩選的字段，拖入行字段和數(shù)據(jù)區(qū)域，對數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行計數(shù)統(tǒng)計。 并列顯示匯總數(shù)
對數(shù)據(jù)進(jìn)行多角度分析，需要匯總不同方面的數(shù)據(jù)一同顯示，這需要匯總項的并列顯示。
將匯總項拖入數(shù)據(jù)區(qū)域，重復(fù)一次這個操作，可以看到，匯總項是行顯示的模式展現(xiàn)的，并不夠直觀；選中“數(shù)據(jù)”單元格，拖動到“匯總”單元格即可，匯總數(shù)并列顯示了，然后繼續(xù)將統(tǒng)計數(shù)據(jù)拖動到數(shù)據(jù)區(qū)域，可以看到，以后拖進(jìn)去的數(shù)據(jù)自動并列顯示了可以。 復(fù)制匯總表
對于源數(shù)據(jù)可能需要不同方面分析，因此可能一張匯總表不能夠完全滿足我們的需求，可以復(fù)制匯總表，復(fù)制的匯總表保留原匯總表全部的功能，這樣可以在不同表格中統(tǒng)計不同的東西，而不用重新建立數(shù)據(jù)透視表了。
4.“天下第一表”tips： 選中連續(xù)區(qū)域的快捷鍵 “Ctrl + Shift + 向下方向鍵”， 保證表格的安全
單元格數(shù)據(jù)錄入安全：單元格數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，快捷鍵“Alt+D”再按“L”，可保證單元格數(shù)據(jù)錄入的正確性。
工作表數(shù)據(jù)安全：數(shù)據(jù)表分允許操作部分，和不允許操作部分，設(shè)置步驟如下
選中允許錄入的單元格區(qū)域，設(shè)置單元格格式，取消勾選保護(hù)標(biāo)簽里的“鎖定”。
調(diào)用保護(hù)工作表功能，取消勾選“選定鎖定單元格”。完成??！ 利用參數(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配
主要是VLOOKUP的使用，該函數(shù)規(guī)定，匹配信息的主鍵必須位于第一列。
該函數(shù)有四個參數(shù)：
用什么找————設(shè)置匹配信息的主鍵，相對引用
去哪里找————‘工作表123’！$A：$D,表示去工作表123中A到D列中去匹配。$表示相對引用。
返回第幾個值————2表示返回第二個值
精確還是模糊找————False或0為精確查找，True或1為模糊查找
書中例子：
=IF（LEN（$E2）=0，“”，VLOOKUP（$E2，'參數(shù)表（供應(yīng)商信息）'！$A：$D，COLUMN（B1），0））
翻譯：當(dāng)E2單元格無空時，返回空，否則返回VLOOKUP函數(shù)結(jié)果。
注釋：$為相對引用，COLUMN為單元格所在列號 表格美化
文本對齊——垂直方向居中對齊，同列數(shù)據(jù)水平方向?qū)R方式一致。
文本大小——對于數(shù)據(jù)明細(xì)，10號字比12號字更精致。
字體——中文宋體，英文Arial或Times New Roman。
單元格邊框——同類數(shù)據(jù)采用相同邊框，禁用大面積粗邊框或虛線邊框。
色彩——不宜超過三種。
簡化數(shù)據(jù)區(qū)域——待錄入數(shù)據(jù)區(qū)域最好不填充顏色。
數(shù)據(jù)區(qū)域——手工錄入、復(fù)制粘貼、公式不同區(qū)域用不同顏色區(qū)分。
字體大小——錄入和經(jīng)常查看的單元格字體稍大，公式生產(chǎn)的明細(xì)數(shù)據(jù)字體稍小區(qū)分關(guān)注重點。
邊框——用虛線邊框弱化明細(xì)數(shù)據(jù)和非重點數(shù)據(jù)，用粗線邊框分隔錄入方式不同的數(shù)據(jù)區(qū)域。
工作表——以不同的工作表標(biāo)簽顏色區(qū)分匯總表、源數(shù)據(jù)表、參數(shù)表。 輸入長文本技巧
利用“自動更正選項”，將長文本的代號更正成文本本身。代號最好用三個英文字母組合，可以將常用長文本設(shè)置好的替換列表打印出來，隨時查看。
設(shè)置好以后，word和ppt也可以使用。
tips： 定位功能（F5），可以定位表格中設(shè)置定位條件的所有單元格，如選中所有空格。
5.圖表tips： 當(dāng)圖表數(shù)據(jù)區(qū)域擴大時，可以將擴大的數(shù)據(jù)選中，拖放到圖表中即可；也可以將數(shù)據(jù)區(qū)域用鼠標(biāo)按住錨點擴大即可：） tips： 對于圖形，我們可以通過鼠標(biāo) 拖拉來改變圖形的形狀，數(shù)據(jù)跟著圖形而變動，這樣比修改數(shù)據(jù)要來的直觀 tips： Excel圖表粘貼到Word和PPT中，粘貼時可選擇“選擇性粘貼，如果勾選“粘貼鏈接”，Excel表格更新時，Word的圖表也會更新。但是需要注意，直接“Ctrl+V”粘貼到word中時很安全，只是張圖片，但是粘貼到PPT中時將會把所有的源數(shù)據(jù)粘貼到PPT中，無意中泄露了很多商業(yè)秘密，（粘貼為鏈接時，不在本機，無法打開源數(shù)據(jù)；粘貼為圖表對象，就會附帶源數(shù)據(jù)，即便不在本機也可以打開） - 數(shù)據(jù)透視圖
數(shù)據(jù)透視圖實現(xiàn)和數(shù)據(jù)透視表，源數(shù)據(jù)同步更新，并且和數(shù)據(jù)透視表一樣想怎么拖拽設(shè)計就怎么拖拽設(shè)計。
6. 職場經(jīng)驗贏得同事認(rèn)可
人的形象時逐漸積累的過程，要認(rèn)真對待每一份工作，珍惜每一次溝通機會。
善于總結(jié)，并樂于分享，這也是展現(xiàn)自己工作的機會。
保存好報表，分類，備份。
真誠 贏得老板的認(rèn)可
比吩咐的多做一點；
匯報進(jìn)度并按時完成；
要主動匯報情況，明確完成時間時，如有異議，要當(dāng)場提出。未提出，就要克服困難，盡力按時完成。
郵件的重要性：
不要有錯別字，
如果有附件，可以先添加附件，以免最后忘了添加。
如果忘了發(fā)附件，要補發(fā)郵件，內(nèi)容或標(biāo)題區(qū)別于第一封，并電話確認(rèn)。
如果附件比較重要，可以在郵件正文中對郵件進(jìn)行總結(jié)描述。
匯報時，讓老板做多選題，提出多個解決方案，并給出建議。
完 著作權(quán)歸作者所有
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