一、會議紀要的概念與特點 會議紀要是“適用于記載和傳達會議情況和議定事項”的公文,屬于下行文。它具有以下特點: 1.紀要性擇要而記,即記錄會議中的重要情況、研究決定的重大問題和決策意見,概括會議的主要精神。 2.紀實性如實反映會議過程和內容,不能進行人為的拔高和粉飾。 3.約束性會議紀要作為文件一經(jīng)下發(fā),就會對受文單位和有關人員起到指導和約束作用,必須遵照執(zhí)行。 4.會議紀要格式。會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。 標題有兩種情況,一是會議名稱加紀要,如《機電管理部周例工作會會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要,如《機電管理部關于采煤機維修改進的專題會會議紀要》。 二、會議紀要正文一般由兩部分組成 1.會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人,與會人員,基本議程。 2.會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要,一般包括會議內容、議定事項,有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要,往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。 3.會議紀要的三種寫法 根據(jù)會議性質、規(guī)模、議題等不同,大致可以有以下幾種寫法: (1)集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況,討論研究的主要問題,與會人員的認識、議定的有關事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等),用概括敘述的方法,進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議,而且討論的問題比較集中單一,意見比較統(tǒng)一,容易貫徹操作,寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多,可分條列述。 (2)分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議,一般要采取分項敘述的辦法,即把會議的主要內容分成幾個大的問題,然后另上標號或小標題,分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述,內容相對全面,問題也說得比較細,常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析,以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。 (3)發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理,提煉出內容要點和精神實質,然后按照發(fā)言順序或不同內容,分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關布置,需要了解與會人員不同意見的會議紀要,可采用這種寫法。 三、會議紀要的寫法 1.標題一般由“會議名稱+紀要”構成。 2.正文開頭主要交代會議的基本情況,如會議目的、時間、地點、主持人、參加人員、議題、主要成效等;主體部分要反映會議的主要精神和成果,如會議所研究的問題、討論的意見、分析的情況、做出的決定、提出的任務措施等,要在會議記錄的基礎上進行整理、歸納、分析、概括,通常用“會議認為”、“會議強調”、“會議提出”、“會議同意”等詞語引出會議成果;結尾一般是提出希望、號召,要求有關單位和人員認真貫徹會議精神。也有的會議紀要把這部分內容放在主體部分,寫完會議成果即結束全文。 四、會議紀要的寫作要求 1.突出重點要抓住會議的主要議題和主要解決的問題,集中反映會議的主要精神,反映多數(shù)人的一致意見,對于少數(shù)人的意見或有分歧的意見,除學術性會議紀要外,一般不要寫進會議紀要中。 2.善于歸納在忠實會議內容的前提下,要把會議內容進行整理、歸納、提煉,使之條理化、理論化,但注意不可任意增刪內容或有意粉飾、拔高。 3.語言簡潔會議紀要要以“會議”的名義來寫,要使用簡潔、準確的語言,如“會議認為”、“與會代表一致認為”、“部分代表認為”。 五、與會議記錄的區(qū)別 第一,性質不同:會議記錄是討論發(fā)言的實錄,屬事務文書。會議紀要只記要點,是法定行政公文。 第二,功能不同:會議記錄一般不公開,無須傳達或傳閱,只作資料存檔;會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱,要求貫徹執(zhí)行。 會議記錄格式主要包括兩部分:一部分是會議的組織情況,要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容,要求寫明發(fā)言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。 對于發(fā)言的內容,一是詳細具體地記錄,盡量記錄原話,主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言。二是摘要性記錄,只記錄會議要點和中心內容,多用于一般性會議。 會議結束,記錄完畢,要另起一行寫'散會'二字,如中途休會,要寫明'休會'字樣。 |
|