Word排版中常見的不良習(xí)慣

常見一些Word用戶在對文檔進行排版時，習(xí)慣性地使用了很多不規(guī)范的操作方法，而這些不規(guī)范的操作方法常常是造成文檔出現(xiàn)莫名其妙錯誤的重要原因。要想提高版式效率，做出規(guī)范美觀的文檔，一些好的排版習(xí)慣是必不可少的?，F(xiàn)收集了以下排版的時候的不良習(xí)慣和大家共勉：

1、使用空格鍵完成縮進

中文段落的排版習(xí)慣是要在段落的首行縮進兩個字符，常見一些文檔里段落的首行縮進是用兩個全角空格（或4個半角空格）來實現(xiàn)的，這就是排版中的一大不良習(xí)慣。

在Word中的【段落】對話框里，可以直接設(shè)置段落的各種縮進值；若想更直觀地控制縮進，還可以拖動水平標(biāo)尺上的游標(biāo)來實現(xiàn)，通過鼠標(biāo)直接拖動這些游標(biāo)可以輕松實現(xiàn)首行縮進、懸掛縮進、左縮進和右縮進。

既然Word提供了這么多實現(xiàn)段落排版的功能，其目的當(dāng)然是希望用戶使用它們，而像段落、字符之類都是一篇文檔的組成基礎(chǔ)，很多自動功能的實現(xiàn)都是建立在對這些基礎(chǔ)組成部分的功能，也就成為對文檔進行編排的基礎(chǔ)。

2、添加空格進行對齊

當(dāng)文檔中上下兩行的內(nèi)容需要對齊排列時,常見一些操作者利用添加大量的空格來實現(xiàn)圖中的效果，這種做法在視覺上基本能實現(xiàn)上下行字符的對齊，但效果并不是理想也不精確，而且一量其中的某項內(nèi)容字符數(shù)發(fā)生變化，就需要重新調(diào)整填充空格的數(shù)量，可見這也是一種不良的操作習(xí)慣。

在遇到這種情況時，可以使用縮進、制表位等功能來實現(xiàn)。充分利用好制表位的左對齊、居中對齊、右對齊和小數(shù)點對齊功能，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)、文本的精確對齊。此外，當(dāng)遇到需要對齊的內(nèi)容較多時，還可以使用表格來實現(xiàn)對齊。

3、用空格實現(xiàn)字符分散排列

這種情況多見于表格中，為了讓表格各單元格里不同的字符內(nèi)容實現(xiàn)均排，以達到美觀的效果，很多人都習(xí)慣用空格來增加字符之間的間距。但當(dāng)要實現(xiàn)如圖所示的效果時，用空格只怕很難實現(xiàn)整齊美觀。

其實遇到需要將字符分散對齊或排列的情況時，使用【調(diào)整寬度】命令就能很方便地實現(xiàn)，而且在字符數(shù)發(fā)生變化時，Word也會自動對字符間的間距進行修改。此外，像字符間距、分散對齊等命令都可以實現(xiàn)字符分散排列，用戶可根據(jù)情況選擇使用相應(yīng)的命令來達到自己的需要。

4、連續(xù)按回車鍵換頁

當(dāng)完成了文檔一部分的內(nèi)容，其后的內(nèi)容需要另起一頁時，按大量的回畫鍵來增加空白段落，以將光標(biāo)移動到下一頁的做法，也是排版中常見的一種不良習(xí)慣

遇到這種情況時，可根據(jù)需要在前一部分內(nèi)容的結(jié)束位置添加分頁符或分節(jié)符，這樣就能輕松地將光標(biāo)稱動到下一頁，而且當(dāng)前面的內(nèi)容進行曲增減造成文檔行數(shù)據(jù)的改變時，Word會自動調(diào)整，不會影響后面的內(nèi)容。

5、用增加空行的辦法增加表格行高

曾見不少人為了增加表的的行高，就在單元格里用回車鍵添加空行，以此方法來增加表格的行高或者編輯一段連慣的內(nèi)容時，當(dāng)光標(biāo)移動到了行尾，可是內(nèi)容必須換行顯示（如詩詞賦等）時，在結(jié)尾處按回車鍵進行換行，諸如此種都屬于濫用回車鍵的不良操作習(xí)慣。

在表格時大增加行高、列寬有很多方法，可以用鼠標(biāo)直接移動表線，也可以在【表格屬性】里進行設(shè)置。而對于連續(xù)的內(nèi)容，在格式上肯定會要求保持統(tǒng)一，在必須要換行時，若強行用回車換行，則Word會將其視為被分開的段落，對其中一個段落的格式修改不會被應(yīng)用于其他，這種情況使用回車鍵的地方改用手動換行符即可。

6、用段落【固定值】控制面行數(shù)

很人不用【頁面設(shè)置】對話框來進行而面行數(shù)和列數(shù)字符的控制，當(dāng)需要調(diào)整頁面中的行數(shù)時，以改變段落【行距】值的方法來代替而設(shè)置。這樣的不正確操作，往往造成事倍功半。

通過【頁面設(shè)置】對話框中的【文檔網(wǎng)格】選項卡，用戶可以很方便地、精確地指定文檔中每一頁的行數(shù)以及每行的字符間距，Word會根據(jù)用戶的行數(shù)和字符數(shù)自動進行調(diào)整。

7、手工編號代替自動編號

常聽很多朋友抱怨，Word所提供的自動編號功能太煩人，老是自作聰明。其實不是Word要自做聰明。而是使用者沒有駕馭好它。就好像一匹烈馬，只要能摸透它的脾氣，成為它的主人，它可能就是一匹能帶著主人我馳電掣的千里馬。同樣，Word的自動編號功能只要能熟練地掌握好它的使用方法，它將帶給用戶眾多的方便和快捷。

特別是在長文檔的編輯中，手動編號很容易出錯，而且一旦在編號中間發(fā)生增減情況，就會“牽一發(fā)而動全身”，這在文檔的編輯中是相當(dāng)不利的，不僅要浪費大時的時間進行編號的修改，而且還很容易出錯；基采用的是自動編號則無此擔(dān)憂，無論在文檔的任何位置進行編號的增減或編號內(nèi)容位置的調(diào)整，Word都會自動重新按順序?qū)幪栠M行更新。

8、不使用樣式

對文檔中的段落或者文本進行多種格式設(shè)置用格式刷對格式進行復(fù)制，卻從未考慮過使用樣式，這種操作方法是最常見的一種不良習(xí)慣。它是導(dǎo)致文檔格式整體感差、工作效率低下的主要原因，也是很多Word自動功能無法使用的根源所在。

Word中的樣式是多種格式的組合，每一種樣式都可以包含很多種格式，對選中的內(nèi)容應(yīng)用某種樣式，就等于將此樣式所包含的所有格式信息都應(yīng)用到了該內(nèi)容。當(dāng)需要對某一級別的標(biāo)題修改其所包含的某項格式時，只需要對樣式中所包含的此項格式信息進行修改，Word就會將此修改乍動應(yīng)用于所有同級的標(biāo)題，這在文檔的個性過程中將大在提高工作效率。

9、認(rèn)為Word不能計算

在撰寫報告、總結(jié)之類的文檔時，常見一些人一邊敲打著鍵盤輸入文本，一邊還手持計算器或者調(diào)用Excel等進行著運算，然后再將計算結(jié)果輸入到文檔中，這樣當(dāng)計算所依據(jù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，不僅要修改文檔中提到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還得重新對數(shù)據(jù)進行計算并輸入結(jié)果。

其實，大多數(shù)的文檔中所涉及的計算都不是很復(fù)雜的計算，這種簡單的數(shù)據(jù)計算，大可不必借用其他的軟件或工具這第麻煩，直接利用Word提供的【表格】/【公式】,這可以進行常規(guī)的數(shù)據(jù)運算并可以設(shè)置數(shù)據(jù)格式。一些對Word域較熟悉的用戶，還可以直接使用“=(Formula)”域與函數(shù)配合，或者進行嵌套使用，這樣使用方法是甚至可以處理一些較復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算。

10、不使用幫助

Word程序提供了很完善的幫助文件和使用幫助的方法。正確使用幫助文件是快速掌握Word的基礎(chǔ)。

常用的、有效的獲取幫助的主要方式如下：

（1）鍵盤：F1鍵，這是能用的幫助鍵

（2）在線幫助，獲取MicrosoftOffice online的在線幫助

（3）網(wǎng)絡(luò)：在網(wǎng)上有很多專業(yè)的Office社區(qū)，其中不乏高手（不過高手們常常很忙）。