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會(huì)務(wù)接待工作是各級(jí)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作，代表著一個(gè)地方一個(gè)部門(mén)的窗口形象，對(duì)于推動(dòng)工作、加強(qiáng)交流有著十分重要的作用。去年以來(lái)，寧鄉(xiāng)縣委辦公室按照優(yōu)質(zhì)服務(wù)競(jìng)賽活動(dòng)的要求，認(rèn)真探索新形勢(shì)下會(huì)務(wù)接待工作的規(guī)律，努力創(chuàng)新和完善會(huì)務(wù)接待工作標(biāo)準(zhǔn)化流程管理的新模式，會(huì)務(wù)接待工作不斷規(guī)范，充分發(fā)揮了辦公室參謀助手作用，樹(shù)立了機(jī)關(guān)的良好形象，得到了各級(jí)各部門(mén)的充分肯定和好評(píng)。
一、科學(xué)確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保會(huì)務(wù)接待工作有章可循
會(huì)務(wù)接待工作是圍繞會(huì)議和接待活動(dòng)全過(guò)程、全方位工作而開(kāi)展的一系列參謀性、協(xié)調(diào)性和事務(wù)性的服務(wù)工作，包括會(huì)務(wù)接待安排、相關(guān)協(xié)調(diào)、會(huì)前準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和決定事項(xiàng)的落實(shí)等，具體工作紛繁復(fù)雜、面面俱到，任何一個(gè)方面、一個(gè)環(huán)節(jié)有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導(dǎo)致會(huì)務(wù)接待工作無(wú)法進(jìn)行。因此，科學(xué)確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，能全面規(guī)范地搞好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，有序推進(jìn)會(huì)議和接待活動(dòng)，有效避免和減少會(huì)務(wù)接待工作中的失誤。
按照會(huì)務(wù)接待工作的總體要求，認(rèn)真總結(jié)會(huì)務(wù)接待工作的規(guī)律，我們科學(xué)確立了會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程和接待工作標(biāo)準(zhǔn)化流程。兩個(gè)流程的特點(diǎn)：一是流程清晰。會(huì)務(wù)工作包括五大流程：領(lǐng)導(dǎo)安排——會(huì)務(wù)方案——會(huì)前服務(wù)——會(huì)中服務(wù)——會(huì)后服務(wù)。其中會(huì)前服務(wù)包括四大項(xiàng)工作：通知下發(fā)、籌備協(xié)調(diào)、后勤保障、會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)中服務(wù)包括五大項(xiàng)工作：會(huì)議簽到、內(nèi)外聯(lián)系、茶水服務(wù)、會(huì)議督查、會(huì)議記錄。會(huì)后服務(wù)包括六大項(xiàng)工作：清理會(huì)場(chǎng)、材料收集、會(huì)議小結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議議決事項(xiàng)督辦、會(huì)議的新聞報(bào)道。接待工作包括九大流程：領(lǐng)導(dǎo)安排——方案制訂——迎接來(lái)賓——組織視察——情況匯報(bào)——就餐安排——住宿安排——送來(lái)賓——資料歸檔。二是要求明確。標(biāo)準(zhǔn)化流程對(duì)每一項(xiàng)工作都有十分明確具體的要求。會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化流程里，如會(huì)前服務(wù)中的通知下發(fā)環(huán)節(jié)，具體要求包括三大注意事項(xiàng)(提前入場(chǎng)、關(guān)閉手機(jī)、按要求著裝)、座次安排和時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、記者等是否明確到位?；I備協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)包括相關(guān)職能部門(mén)任務(wù)安排和提示領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)等要求。后勤保障環(huán)節(jié)包括安全保衛(wèi)、車(chē)輛安排、餐宿安排、證件制作、醫(yī)療服務(wù)等要求。會(huì)場(chǎng)布置包括座位安排、音響空調(diào)、會(huì)標(biāo)制作、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、花卉擺放等要求。接待標(biāo)準(zhǔn)化流程里，如方案制訂中就明確了七大要求：包括確定視察(參觀)準(zhǔn)確時(shí)間、來(lái)賓名單和主要事項(xiàng)；確立我老秘網(wǎng)縣接待人員；確定視察(參觀)點(diǎn)，準(zhǔn)備相關(guān)材料；確定行程及線路安排；確定就餐、住宿相關(guān)事項(xiàng)；接待方案報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審定；下發(fā)通知。三是操作簡(jiǎn)便。制作出清晰簡(jiǎn)明的會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程圖和接待標(biāo)準(zhǔn)化流程表。每一次的會(huì)務(wù)接待工作中，相關(guān)工作人員人手一份圖(表)，按照?qǐng)D表操作十分簡(jiǎn)便。
二、嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保會(huì)務(wù)接待工作有條不紊
為確保標(biāo)準(zhǔn)化流程嚴(yán)格實(shí)施到位，確保會(huì)務(wù)接待工作有條不紊，必須著重做好三個(gè)方面的工作：
一是按流程環(huán)節(jié)分解任務(wù)，確保責(zé)任到位。上級(jí)有明確指示或領(lǐng)導(dǎo)有明確要求后，應(yīng)立即按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)入會(huì)務(wù)和接待活動(dòng)的相關(guān)準(zhǔn)備工作。根據(jù)會(huì)議和接待活動(dòng)的規(guī)模大小確立具體負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，把標(biāo)準(zhǔn)化流程中的各項(xiàng)任務(wù)具體分解到每一個(gè)人，把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，不留死角，不留空檔。
二是按流程要求完成任務(wù)，確保落實(shí)到位。任務(wù)分工明確以后，責(zé)任人按照標(biāo)準(zhǔn)化流程各項(xiàng)任務(wù)的要求嚴(yán)格實(shí)施，防止走樣。具體操作中，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)化流程圖(表)，一條一條抓落實(shí)，一項(xiàng)一項(xiàng)抓到位。在接待工作中，各項(xiàng)流程的時(shí)間控制精確到分鐘，預(yù)先演練、現(xiàn)場(chǎng)踩點(diǎn)，按照流程要求不放過(guò)每一個(gè)細(xì)節(jié)。已落實(shí)到位的在標(biāo)準(zhǔn)化流程圖(表)上打√，沒(méi)有落實(shí)的在流程圖表上就會(huì)留下空白，督促相關(guān)人員抓緊落實(shí)，如遇特殊情況無(wú)法按照原計(jì)劃落實(shí)的，就在流程圖(表)上作好相關(guān)說(shuō)明，填寫(xiě)具體處理的情況。標(biāo)準(zhǔn)化流程圖(表)的落實(shí)到位，能確保會(huì)議和接待活動(dòng)有條不紊進(jìn)行。
三是按流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌兼顧，確保協(xié)調(diào)到位。由于標(biāo)準(zhǔn)化流程環(huán)節(jié)較多，要求精細(xì)，各責(zé)任人和各相關(guān)部門(mén)可能出現(xiàn)工作脫節(jié)，對(duì)突發(fā)性事件和臨時(shí)性事件缺乏應(yīng)變能力和解決辦法。因此，在按標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)施的過(guò)程中，必須加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，要有一名領(lǐng)導(dǎo)督查各項(xiàng)流程各項(xiàng)細(xì)節(jié)是否到位，及時(shí)組織相關(guān)人員相互合作、查漏補(bǔ)缺，對(duì)沒(méi)有到位的流程事項(xiàng)緊急處理，靈活安排。同時(shí)要與會(huì)議和活動(dòng)相關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和協(xié)調(diào)解決在準(zhǔn)備、進(jìn)行過(guò)程中的各種問(wèn)題和矛盾。必要時(shí)要制訂相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，以確保工作人員在遇到重大突發(fā)性事件和臨時(shí)性變動(dòng)時(shí)能夠處變不驚。
三、不斷完善標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保會(huì)務(wù)接待工作高效優(yōu)質(zhì)
由于會(huì)務(wù)接待工作靈活多樣，會(huì)務(wù)接待工作中有很多意想不到的情況發(fā)生，所以標(biāo)準(zhǔn)化流程的實(shí)施也需要不斷完善和改進(jìn)，確保會(huì)務(wù)和接待工作高效優(yōu)質(zhì)。在具體工作中還需做好三個(gè)方面的工作：
一是及時(shí)總結(jié)。每一次按照標(biāo)準(zhǔn)化流程完成會(huì)務(wù)接待工作后，分管領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)工作人員及時(shí)做好了資料歸檔和工作小結(jié)。認(rèn)真總結(jié)成績(jī)，查找問(wèn)題，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神要認(rèn)真思考，反復(fù)領(lǐng)悟，不斷提高服務(wù)水平。
二是認(rèn)真完善。在按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行會(huì)務(wù)接待工作中，要針對(duì)不夠精細(xì)、不夠完美的環(huán)節(jié)及時(shí)進(jìn)行完善，對(duì)具體要求及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，確保同樣的問(wèn)題不重復(fù)發(fā)生，失誤一次比一次少，力求零失誤。
三是不斷創(chuàng)新。為進(jìn)一步提高會(huì)務(wù)接待工作效率，在資料歸檔的基礎(chǔ)上，要建立健全會(huì)務(wù)接待工作基礎(chǔ)資料庫(kù)，包括接待場(chǎng)所、主要景點(diǎn)、品牌企業(yè)等比較完善的數(shù)據(jù)信息，這樣才能有效提高工作效率。
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