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離開校園一年有余，在從一個(gè)職場(chǎng)小白到職場(chǎng)新人的過程中，慢慢的發(fā)現(xiàn)， 工作效率的高低，直接決定著你能夠抽出多少時(shí)間去做職場(chǎng)中重要不緊急的事情，而往往是這些重要不緊急的事情決定著自己在職場(chǎng)生涯中的高度和深度。
在提高工作效率方面，自己走了一些彎路。因此希望把自己在過去一年的時(shí)間中，學(xué)到的4個(gè)用于提高工作效率的技巧分享給需要的人，以便他們能夠更快的融入職場(chǎng)。
 職場(chǎng)新人（圖片來源于網(wǎng)絡(luò)） 1 管理好你的outlook郵箱目前，我們公司以及接觸到的公司都是使用outlook辦公，自己在使用outlook郵箱的過程中，總結(jié)出了兩點(diǎn)用于提高工作效率的經(jīng)驗(yàn),希望與你分享。 01暫時(shí)關(guān)閉outlook不知道你是否注意到，當(dāng)你在忙著一件事時(shí)，若自己的outlook郵箱出現(xiàn)新郵件的提醒，你是不是停下手中的工作，點(diǎn)開新郵件一看究竟？
 outlook中文界面（圖片來源于網(wǎng)絡(luò)） 你可能已經(jīng)注意到，這個(gè)不經(jīng)意的動(dòng)作正在一點(diǎn)點(diǎn)打亂你的工作！
畢業(yè)剛剛開始工作的那段時(shí)間， 始終保持自己的outlook為打開狀態(tài)，時(shí)不時(shí)的會(huì)有新郵件的提醒，無論是出于好奇還是出于對(duì)工作認(rèn)真的態(tài)度，我都會(huì)一一點(diǎn)開郵件，但其實(shí)并沒有什么太多重要的郵件，無非是各種通知，或者會(huì)議邀請(qǐng)之類的。此外，剛有的思路則總被打斷，給自己的工作造成了一定的困擾。
后來就想，為什么不試試暫時(shí)性關(guān)閉outlook郵箱呢？ 我根據(jù)自己的實(shí)際情況，將上午和下午的時(shí)間劃分為幾個(gè)時(shí)間段，選擇在每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)打開郵箱，集中處理郵件，進(jìn)而避免了被新郵件的提醒打亂自己的節(jié)奏。
 圖片來源于網(wǎng)絡(luò) 別慌，我知道你在擔(dān)心什么，重要信息不能及時(shí)收到？一來你可以將時(shí)間段劃分的短一些，二來呢，如果是特別緊急的事情，你收到的不應(yīng)該是郵件，而是電話。
02 建立郵箱中的To do list
在沒建立to do list 之前，每當(dāng)我在設(shè)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)打開outlook，郵件里總會(huì)有一些事情需要去處理，然后我就屁顛屁顛的去把這些事做了，結(jié)果有的時(shí)候一上午凈去處理這些事情了。如果每天都這樣子，我拿什么時(shí)間去創(chuàng)造自己的工作價(jià)值呢？
事實(shí)上，有些事情并不是需要我馬上去處理的，我完全可以挑一個(gè)不重要的時(shí)間，比如中午飯后，把這些事情一一處理掉。 這個(gè)時(shí)候To do list顯得十分有用了，在郵箱中建立一個(gè)To do list文件夾，將類似的郵件全部拖入其中，這樣就不會(huì)忘記去處理這件事，再選擇一個(gè)時(shí)間全部處理掉。同時(shí)，每天下班再之前檢查一下To do list還有沒有事情沒有完成，盡量當(dāng)日事當(dāng)日畢。
2 學(xué)會(huì)使用電腦便簽還在使用手寫的便簽？無論你是用小圖釘還是雙面膠固定在桌上，或多或少會(huì)影響桌面的整潔，萬一便簽還丟了呢？
 圖片來源于網(wǎng)絡(luò)
不妨試試電腦便簽這個(gè)功能，點(diǎn)擊電腦左下角的“開始”，輸入“便簽”即可打開便簽功能。
我是工作一段時(shí)間以后才知道電腦便簽這個(gè)功能的，以前都是將要做的事情記在筆記本上，多有不便，還容易忘記。而電腦上可以隨時(shí)隨地的建立便簽，數(shù)量不限，最重要的一點(diǎn)是你不會(huì)忘了便簽上的事情，因?yàn)槟阋淮蜷_電腦桌面，便簽就在那兒擺著，想忘都忘不了！下圖是我自己使用便簽的情況。
 小哥的便簽，作者樂活小哥 3 管理任務(wù)的四象限四象限法則已經(jīng)被人說過很多遍了，你還不知道？或者知道還沒用？  四象限法則（圖片來源于網(wǎng)絡(luò)）
第一次知道四象限法則，還是在公司內(nèi)部的培訓(xùn)課上面，后續(xù)又看了相應(yīng)的書，說一下自己的個(gè)人心得：如何有效的使用四象限法則。
- 重要的不是四象限，而是你如何評(píng)估事情的重要程度和緊急程度： 評(píng)估一件事情重要程度的標(biāo)準(zhǔn)是你的職業(yè)價(jià)值觀，而緊迫程度則是任務(wù)的時(shí)間底線。 篩選自己平?？赡苡龅降氖虑?，然后仔細(xì)的去做一個(gè)類型劃分。
以《小強(qiáng)升職記》中的例子為例,下圖是需要做的事情清單：
 待做的事情（來源于《小強(qiáng)升職記》） 如果是你，你又會(huì)如何劃分不同的象限呢？
下圖是對(duì)事情進(jìn)行分類后的清單：   修改后的清單（來源于《小強(qiáng)升職記》）
最后做出待做事情的四象限圖表：
 四象限的實(shí)際應(yīng)用（來源于《小強(qiáng)升職記》） 4 如何做好協(xié)調(diào)管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)候會(huì)交給我一些協(xié)調(diào)的事情，不僅需要部門同事的參與，同時(shí)也需要相應(yīng)的供應(yīng)商或者外部門同事參與，剛開始自己做這種類型的協(xié)調(diào)任務(wù)時(shí)，效果不是很好，比較混亂，也免不了領(lǐng)導(dǎo)會(huì)說一頓。后續(xù)，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和自己不斷學(xué)習(xí)下，慢慢理出一些工作思路： 制定計(jì)劃：一般來說，領(lǐng)導(dǎo)都喜歡從你的多個(gè)方案做選擇，而不是他幫你制定計(jì)劃，哪怕你是初入職場(chǎng)，也最好準(zhǔn)備兩套初步的方案，然后和領(lǐng)導(dǎo)一起討論，優(yōu)化。 在制定自己的方案時(shí)，建議使用5W2H（WHAT+WHY+WHEN+WHERE
+WHO+HOW+HOW MUCH）方法，可以幫你快速有效的整理自己的思路，見下圖：
 5W2H，圖片來源于網(wǎng)絡(luò)
建議：最好不要一個(gè)人在那兒一直琢磨，因?yàn)槟悴荒鼙ＷC你的思路和領(lǐng)導(dǎo)一樣，及時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)溝通思路，避免不必要的工作；
另外，計(jì)劃不是一蹴而就的，一般來講都是你和領(lǐng)導(dǎo)不斷優(yōu)化之后才能夠拿出最后的版本，所以不要心急。
郵件通知：你需要讓參與方及時(shí)知道這件事的來龍去脈，而不是自己一個(gè)人在那兒默默的干（剛開始，我總這么干，都是淚）。初入職場(chǎng)的同學(xué)，在發(fā)送重要的郵件之前，尤其是發(fā)送對(duì)象還為外部門時(shí)，建議讓信賴的有經(jīng)驗(yàn)的老同事或者領(lǐng)導(dǎo)把把關(guān)。畢竟工作的時(shí)候，你的形象在某種程度上代表了你的部門形象。
開會(huì)：有的時(shí)候會(huì)議是必要的，這種會(huì)議自己多半是會(huì)議的主持者，所以會(huì)上講什么還需要自己提前和領(lǐng)導(dǎo)溝通好。會(huì)議的主題大概是明確職責(zé)，和確定任務(wù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
職場(chǎng)會(huì)議（圖片來源于網(wǎng)絡(luò)） 行動(dòng)：這一步主要是考察你的執(zhí)行力，如何將計(jì)劃付諸實(shí)踐，并且很據(jù)實(shí)際情況不斷優(yōu)化計(jì)劃，做出相應(yīng)的調(diào)整。這一階段容易犯的錯(cuò)誤就是自己一直悶著頭干，想等到有了一個(gè)確定的結(jié)果再和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。但是，如果你注意不和領(lǐng)導(dǎo)溝通，怎么確保你的思路是正確的，領(lǐng)導(dǎo)又怎么知道你一直在執(zhí)行計(jì)劃？另外，有句話我挺欣賞的,送給大家：執(zhí)行力只講結(jié)果，不講如果！
4個(gè)工作技巧與你分享，希望你能夠邁好自己的第一步，更快的適應(yīng)職場(chǎng)。 最后引用萬萬沒想到的一句話：祝你早日升職加薪,當(dāng)上總經(jīng)理,出任CEO,迎娶白富美,走上人生巔峰！
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