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最近我發(fā)布了針對GTD個人管理系統(tǒng)，自己所做的新調(diào)整版本，Zen To Done（英文縮寫ZTD，中文名稱《簡易做》）：終極簡單高效系統(tǒng)。不過，讀者M(jìn)ark Siegal說那套系統(tǒng)看起來挺復(fù)雜。于是我現(xiàn)在給出ZTD系統(tǒng)的極簡版本 — 它是不含無謂內(nèi)容的高效多產(chǎn)做法。 四個習(xí)慣 1. 收集。習(xí)慣：無處不在的收集。請隨身攜帶一個小筆記本（或任何便于收集信息的工具），寫下進(jìn)入你腦中的所有任務(wù)、想法、項(xiàng)目，或其他信息。把所有信息從腦中轉(zhuǎn)移到紙上，這樣你便不會遺忘。這和GTD管理系統(tǒng)的做法一樣。但ZTD要求你使用非常簡單、便攜和易用的收集工具 — 最好使用小筆記本或一疊索引卡（并非強(qiáng)制要求），因?yàn)樗鼈円日粕想娔X或筆記本電腦更易使用和攜帶。工具越簡單越好。當(dāng)你回到家中或辦公室后，請把筆記內(nèi)容清空轉(zhuǎn)移到待做事項(xiàng)列表上。 2. 處理。習(xí)慣：對你收件箱里的事物做出快速決定，不要推遲拖延。讓各種事物堆積起來，就是在做出決定方面拖延耽擱。請?zhí)幚砟愕母鱾€收件箱（包括電子郵件、實(shí)體郵箱、語音信箱、筆記本等），每天至少一次，如果需要就多處理幾次。在進(jìn)行處理時，請從上向下開始，對每件事物做出決定，如同GTD的做法一樣：做完（假如只需不到2分鐘）、舍棄、委派、歸檔，或放進(jìn)待做事項(xiàng)列表或日歷中，等晚點(diǎn)再做。請查看《清空你的電子郵箱》和《清理干凈辦公桌》，以獲知更多內(nèi)容。 3. 計(jì)劃。習(xí)慣：為一周和一天設(shè)定MIT（最重要任務(wù)）。為每周列出你想完成的“大石塊”任務(wù)，首先安排好完成它們的時間。再為每天創(chuàng)建包含1-3個MIT（最重要任務(wù)）的列表（基本上就是你當(dāng)天的“大石塊”任務(wù)），確保自己能完成它們。每天盡早完成MIT，確保自己做完它們。 4. 行動（專注）。習(xí)慣：毫不分心地每次完成一項(xiàng)任務(wù)。這是ZTD系統(tǒng)的最重要習(xí)慣之一。你必須選定一項(xiàng)任務(wù)（最好是你MIT里的一項(xiàng)），排除其他任何干擾，專注完成此事。首先，清除所有分心事物。關(guān)閉電子郵件、手機(jī)、有可能的話甚至包括互聯(lián)網(wǎng)（不然可以直接關(guān)閉所有沒必要打開的標(biāo)簽頁），清理桌上的雜物（若你能遵循習(xí)慣2做法，此事應(yīng)當(dāng)非常容易）。然后，如果喜歡，請為完成任務(wù)設(shè)定鬧鐘，不然的話請盡可能長時間地專注于手頭任務(wù)。別讓自己分心走神。若你受到打擾，請?jiān)诠P記本上記下任何額外要求或新進(jìn)任務(wù)/信息，然后回到當(dāng)前任務(wù)上來。不要試圖同時完成多個任務(wù)。請參看《如何不做多任務(wù)工作》。 極簡的ZTD系統(tǒng)能有什么實(shí)用效果 這個版本的管理系統(tǒng)會留下六種習(xí)慣：保持由簡單列表構(gòu)成的日常系統(tǒng)，組織管理一切事項(xiàng)，每周回顧，簡化個人任務(wù)和項(xiàng)目，為自己設(shè)定常規(guī)做法，找到你的生活激情。 盡管我認(rèn)為這六種習(xí)慣很有價值，對一套極簡系統(tǒng)而言，它們并非絕對必須的選項(xiàng)。 極簡主義的落實(shí)做法 那么你該如何落實(shí)這套系統(tǒng)，你需要什么才能將它實(shí)現(xiàn)？首先是工具：一個小筆記本和一支筆。就這樣。 下面是這套系統(tǒng)的落實(shí)做法： 1. 用你的筆記本寫下自己想到的任何事情。這能讓你把事情從自己腦中清出，而且不會忘記它們。 2. 當(dāng)你回到辦公桌前或家中，把那些新任務(wù)添加到你的“待做事項(xiàng)主列表”上，這個列表也可保留在你的筆記本上。 3. 在每天開始時，回顧你的列表，寫下自己想在當(dāng)天完成的1-3個MIT。那就是你的整個計(jì)劃系統(tǒng)。你不再需要其他任何事情。 4. 每天盡早完成你的MIT。完成每個項(xiàng)目時，請排除所有分心事物，只專注完成那一項(xiàng)任務(wù)。不要去做多任務(wù)工作。當(dāng)完成那項(xiàng)任務(wù)后，再轉(zhuǎn)到下個MIT。 5. 若你完成了自己的MIT，請前往“主列表”，看上面的下個最重要任務(wù)是什么。按照上面第4步中所說的那樣完成它。根據(jù)需要重復(fù)此做法。 你并非真正需要10個不同列表，假如沒有那么多不同列表，你也無需進(jìn)行每周回顧。我仍建議你設(shè)定年度目標(biāo)，并把每個目標(biāo)里的小任務(wù)添加到“主列表”上，但這只是可選做法。 另一個可選做法：倘若覺得它們有用，你也可以把這個極簡系統(tǒng)之外的任何習(xí)慣，添加到“主列表”中。 Leo Babauta（里奧·巴伯塔） 2007.04.17 www.stevepavlinachina.com 微信公眾號：聰明人的個人發(fā)展 |
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