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預(yù)計(jì)完整閱讀本文需流量480KB，請(qǐng)放心食用！ Word 是學(xué)生和職場(chǎng)人士最常用的一款軟件之一。但是90%的人只懂得它10%的功能，其實(shí)這是大家最熟悉的陌生人。 一旦遇到較復(fù)雜的排版情況，很多人可能被折磨得發(fā)狂。在一次次受虐之后，發(fā)出一聲感嘆——Word真?難用！ 但是，只要你掌握Word的核心技巧，工作就不再是煎熬！ 下面我就傳授給你，Word中如有神助的技巧。 01 批量復(fù)制粘貼格式 如果要把標(biāo)題一的格式復(fù)制給其他標(biāo)題，你會(huì)怎么做呢？ 大多數(shù)人都知道，可以用格式刷。 操作過(guò)程是這樣的：
但是你是否知道，格式刷還可以連刷？ 你只需要在選中標(biāo)題一后，雙擊格式刷，就能省去重復(fù)點(diǎn)擊格式刷的操作，直接把格式刷給其他標(biāo)題。 （PS：PPT中的動(dòng)畫(huà)刷也能雙擊后連刷） 但是復(fù)制粘貼格式，King更喜歡的是直接用快捷鍵。 眾所周知，Ctrl+C / V 是用來(lái)復(fù)制粘貼內(nèi)容的。 那你知道加上 Shift 鍵后他們會(huì)變成什么嗎？ 用快捷鍵的好處，按下C后，格式直接保存在后臺(tái)，需要用時(shí)按一下V。 即使復(fù)制后，中間有做過(guò)其他編輯操作，仍然可以繼續(xù)粘貼。 而在跨頁(yè)面粘貼格式時(shí)，不用擔(dān)心意外退出格式刷。 （PS：PPT中也可以用哦） 如果你嘗到快捷鍵的好處，就去把常用的快捷鍵全部翻出來(lái)吧。 打印或截圖放在你的桌面上，有意地去使用它們，形成習(xí)慣，就能大大提升操作效率。 但是即使用 Ctrl+shift+V，還是要一次次選中目標(biāo)對(duì)象，把格式粘貼過(guò)去不是嗎？ 如果我有10個(gè)標(biāo)題，就還是要操作10次。 那我有沒(méi)有辦法，可以一次就選中所有要改的標(biāo)題，然后把格式一次性粘貼過(guò)去呢？ 有！這時(shí)候我們就要用Word里邊非常神奇的一個(gè)功能，叫 選中格式相似文本 02 批量選中格式相似文本 我先 Ctrl + Shift + C 把標(biāo)題一的格式復(fù)制到后臺(tái)。 然后點(diǎn)擊標(biāo)題二，再點(diǎn)擊下圖所示的按鈕，把所有標(biāo)題選中。 剩下的標(biāo)題就全部選中了，再Ctrl+Shift+V一下就能全部搞定。 你Get到了提高操作效率的秘訣了嗎？ 要提高操作效率，最有效的，并不是死記硬背的快捷鍵，更厲害的是掌握一個(gè)重要心法：重復(fù)的操作必有批量完成的方法！ 如果你有批量完成重復(fù)操作的意識(shí)，主動(dòng)地去找解決方法，就能事半功倍：
雖然看的是招式，但是背后的意識(shí)心態(tài)，才是高手和小白的真正差距所在。 快捷鍵和選中格式相似文本這兩個(gè)技巧，更多的是在文檔已經(jīng)做好了以后，重新編輯文檔的時(shí)候用。 但如果你要開(kāi)始寫(xiě)一篇很長(zhǎng)的文檔，比如論文、活動(dòng)方案、標(biāo)書(shū)等，下面這個(gè)技巧你一定要會(huì)！它是整個(gè)Word排版的核心，用好它，能夠幫你你大大地節(jié)省反復(fù)修改的時(shí)間。 03 樣式管理-批量套用和修改的秘訣 一個(gè)占據(jù)了開(kāi)始菜單1/2面積的工具，你怎么能夠忽視？ 比如，我做好了一個(gè)一級(jí)標(biāo)題的格式，只要在樣式欄里，點(diǎn)擊右鍵更新并匹配到標(biāo)題1樣式，就將級(jí)別1的標(biāo)題格式放到了樣式庫(kù)里。 下一個(gè)標(biāo)題還用到這個(gè)格式，怎么辦呢？ 直接點(diǎn)擊標(biāo)題樣式就可以套用！ 接著輸入文字就直接是設(shè)定好的格式。 有了這個(gè)功能，就再也不用擔(dān)心，BigBoss突然說(shuō)，一級(jí)標(biāo)題全部縮小一號(hào)，顏色全部換成喜慶大紅色了…… 為什么呢？ 因?yàn)镵ing已經(jīng)給全部一級(jí)標(biāo)題套用了標(biāo)題1樣式，我只需要改一個(gè)標(biāo)題的格式，然后右鍵更新匹配到標(biāo)題1，全部一級(jí)標(biāo)題的格式就齊刷刷地改過(guò)來(lái)了，真的是1秒鐘搞定！ 樣式就相當(dāng)于一個(gè)容器，把所有的格式（大小、行距、顏色、縮進(jìn)、邊框、底紋等等都包含在內(nèi)）都打包放在了這個(gè)容器里，你需要用到時(shí)，點(diǎn)擊一下，就把這些格式套在你所選的文字段落上。 如果沒(méi)有套用樣式的話，就得全部改一遍……這還能早早下班嗎？ 以后要做長(zhǎng)文檔的排版，知道怎么做了嗎？ 你得先規(guī)劃好各級(jí)文本的樣式，再寫(xiě)作時(shí)就可以直接套用。這樣就可以專(zhuān)心在內(nèi)容編寫(xiě)上，而不用操心格式問(wèn)題。 04 秒殺多級(jí)編號(hào)--自定義多級(jí)編號(hào) 比如，寫(xiě)論文、方案之類(lèi)的文檔，每一個(gè)級(jí)別的格式都不一樣： 什么？這些編號(hào)你都是手打出來(lái)的？ 真是努力感人…… 萬(wàn)一中間哪一塊內(nèi)容要調(diào)一下順序，新增或者刪除一個(gè)小節(jié)內(nèi)容，你估計(jì)會(huì)改到吐血 ~ 在自動(dòng)編號(hào)旁邊就有一個(gè)自動(dòng)多級(jí)列表功能，你可以直接用起來(lái)！
但 …… 這還不是最厲害的，它可以和樣式關(guān)聯(lián)在一起！
在多級(jí)列表菜單中選擇【定義新的多級(jí)列表】，展開(kāi)【更多】選項(xiàng)后，就能將每一級(jí)別的編號(hào)和不同級(jí)別的標(biāo)題樣式鏈接到一起。在你套用樣式時(shí)，它就自動(dòng)幫你續(xù)上編號(hào)！ 輕輕一點(diǎn)，就自動(dòng)排好各級(jí)編號(hào)，增、刪、改都能自動(dòng)更新編號(hào)。
從今往后，再也不要手賤的一個(gè)個(gè)手打了。 像論文、標(biāo)書(shū)這種很長(zhǎng)的文檔，除了各級(jí)文字的格式，還有一項(xiàng)內(nèi)容非常重要。 對(duì)，目錄！ 這個(gè)少不了，而且也可以自動(dòng)生成！ 05 自動(dòng)生成目錄 在插入菜單下，直接就有一個(gè)目錄功能，點(diǎn)一下插入目錄就能自動(dòng)生成。
整齊劃一，美觀大方的目錄就一鍵生成了，如有修改內(nèi)容，右鍵點(diǎn)擊可以一鍵更新，再也不用手工調(diào)整頁(yè)碼。
但是這個(gè)功能有一個(gè)前提。 只有套用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式，才會(huì)顯示在目錄中！ 所以，這幾個(gè)功能是環(huán)環(huán)相扣的： 自動(dòng)多級(jí)編號(hào) —— 樣式 —— 目錄 只要用好這幾個(gè)核心功能，相信你的長(zhǎng)文檔排版效率，真的能夠提高10倍以上。 如果你覺(jué)得Word排版是個(gè)煎熬，麻煩，不方便修改，可能真的是因?yàn)槟銓?duì)它還不夠熟悉。 06 一鍵速查修改痕跡 我們用Word做方案，可能經(jīng)常會(huì)碰到這種情況，把文檔發(fā)給老大或者其他同事審閱，結(jié)果一通修改，直接把最終的文檔丟回來(lái)。沒(méi)有任何標(biāo)注的痕跡，怎么知道改了哪里呢？ 萬(wàn)字長(zhǎng)文，如果真的要兩份文檔逐字比對(duì)，熬夜通宵都找不完。 Word中有一個(gè)很貼心的功能，叫比較文檔 在審閱菜單下，打開(kāi)比較窗口，選定修改前后的文檔，點(diǎn)擊確定，就能讓修改痕跡無(wú)所遁形。
07 批量打印獎(jiǎng)狀、證書(shū)、邀請(qǐng)函 King以前搞企業(yè)文化活動(dòng)，經(jīng)常要做一件事情，每個(gè)月做、每半年要做，每個(gè)年底也要做。 就是打印獎(jiǎng)狀、邀請(qǐng)函、席位卡，一打就是幾十份，上百份。 為了偷懶，就找到了一個(gè)絕佳的偷懶妙招 —— 合并郵件。 用這個(gè)功能，我只要花10幾分鐘把模板做好，然后把獲獎(jiǎng)人員的信息表準(zhǔn)備好，按下打印鍵，就坐等獎(jiǎng)狀打印出來(lái)，悠閑的去喝杯咖啡。
合并郵件的基本原理就是：
① 所有相同的內(nèi)容，做一份Word模板 ② 所有不同的內(nèi)容，做一份Excel信息表 ③ 將Excel中的列標(biāo)題，以域的形式插入到Word模板中 設(shè)置完，馬上就可以預(yù)覽到每一份獎(jiǎng)狀最終效果，一鍵發(fā)送到打印機(jī)，就可以一次性打印出成百上千份，有多少打印多少，只需一次操作。 而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改Excel表里的人員信息就可以了。 那個(gè)酸爽啊。 這一招還可以用來(lái)打印工資條、證書(shū)、胸卡、席位牌、信封、請(qǐng)柬 等等等…… 簡(jiǎn)直就是大規(guī)模殺傷武器。 08 文本一鍵轉(zhuǎn)成表格 如果有左邊的一份文本，要做成右邊的表格，你會(huì)怎么做？
普通人可能就是，插入表格，然后開(kāi)啟鬼畜模式：
實(shí)際上，高手只需要一次操作就夠了！
PPT最忌諱的是Word搬家。但是有些內(nèi)容呢，真的沒(méi)法刪減，但是可以做成表格，可以看得更清晰一些。所以這一招，King經(jīng)常在做PPT的時(shí)候用。 將PPT頁(yè)面的內(nèi)容復(fù)制粘貼到Word中，做好分隔，然后一鍵轉(zhuǎn)成表格，再粘貼會(huì)PPT中，真省事。 只要你懂得了原理，那做分隔的方法也可以有偷懶的方法。比如說(shuō) 這樣的一份文字，怎么轉(zhuǎn)成右邊的表格呢？
直接以段落標(biāo)記為分隔符，轉(zhuǎn)換表格不會(huì)自動(dòng)的變成兩列。 這時(shí)候我們就可以請(qǐng)出另外一個(gè)絕招 —— 替換 09 替換法的妙用 替換法，字面上很好懂。比如文檔里有69個(gè)@文劍武書(shū)生King，要把它全部都改成King?？梢灾苯舆@樣做： 查找：@文劍武書(shū)生 替換：（留空） 全部替換，就刪掉了全部前綴 那這個(gè)和表格轉(zhuǎn)換有什么關(guān)系呢？你知道嗎，word里邊的替換不僅能夠替換文字，還能替換符號(hào)。 從左圖到右圖，只有一次替換的距離
查找：^p1 替換為：^t1 全部替換，這一招也經(jīng)常用來(lái)處理Excel中的文本轉(zhuǎn)表格，要比Excel函數(shù)公式簡(jiǎn)單得多。 Tips： ^p，代表段落標(biāo)記，^t是制表符，代表文本中的表格分界，這兩個(gè)代碼在替換選項(xiàng)的特殊格式里可以直接找到，不用死記。 最后再給大家介紹一個(gè)萬(wàn)能快捷鍵 F4。 10 萬(wàn)能快捷鍵
假如你的上一部做的是修改文字顏色，下一個(gè)你要繼續(xù)修改，只要選中，按F4； 上一個(gè)你是粘貼了一個(gè)對(duì)象，繼續(xù)按F4，就會(huì)繼續(xù)粘貼一個(gè)； 上一次你做的刪除，按F4，他就變成了刪除功能。 簡(jiǎn)直就是有超能力的快捷鍵。 （P.S PPT、Excel里也經(jīng)常用）
當(dāng)然，看過(guò)并不等于你就會(huì)了。任何一項(xiàng)技能的習(xí)得都離不開(kāi)大量的實(shí)踐和練習(xí)。要想成為真正的Word高手，在職場(chǎng)中應(yīng)付各類(lèi)文檔都能得心應(yīng)手，離不開(kāi)：
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