如何依托信息化做更智慧的會計

--《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范（財會[2013]20號）》解讀

2013年12月19日起，中國各類企業(yè)的會計工作模式將發(fā)生重大變革，新的工作指導(dǎo)思想破殼而出，國家財政部于當日發(fā)布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會[2013]20號）（下文簡稱《工作規(guī)范》或“該規(guī)范”），該規(guī)范自2014年1月6日起施行，1994年6月30日財政部發(fā)布的《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》（財會字〔1994〕27號）、《會計電算化管理辦法》（財會字〔1994〕27號）將退出歷史舞臺。 自該規(guī)范施行之日起，《會計核算軟件基本功能規(guī)范》（財會字〔1994〕27號）、《會計電算化工作規(guī)范》（財會字〔1996〕17號）將不再適用于企業(yè)及其會計軟件。

云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)等科技界時髦詞匯代表的先進科技正從各個方面極大程度上影響著現(xiàn)代企業(yè)的管理模式，科技進步縮短了產(chǎn)品生命周期，新技術(shù)的應(yīng)用加劇或降低了競爭程度，挖掘或創(chuàng)造出了新的市場需求，影響了供應(yīng)商、合作機構(gòu)的運作行為等，迫使企業(yè)不得不在管理模式上做出相應(yīng)的變革以適應(yīng)新的變化。從企業(yè)內(nèi)部來說，應(yīng)用新技術(shù)，極大地提升管理效率和降低生產(chǎn)成本，豐富拓展了管理工具和手段，深刻改變了企業(yè)內(nèi)部人員之間的交流模式以及財務(wù)、物資、信息、無形資產(chǎn)、營銷等方面的管理，乃至整個企業(yè)文化等，這些都需要企業(yè)通過變革適應(yīng)科技進步所帶來的挑戰(zhàn)和機遇。信息技術(shù)的應(yīng)用已將傳統(tǒng)的管理模式顛覆，企業(yè)的傳統(tǒng)營運模式也面臨著同樣的挑戰(zhàn)，例如企業(yè)在信息技術(shù)平臺上運行ERP系統(tǒng)、電子商務(wù)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，通過企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞實現(xiàn)協(xié)同合作、優(yōu)化資源配置。信息技術(shù)顛覆了傳統(tǒng)的會計操作，大大提升了會計信息生成的速度和標準性，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟在很大程度上增強了企業(yè)的信息共享、減少信息孤島，為企業(yè)管理決策提供更廣闊和精準的信息數(shù)據(jù)。

時不我待，不進則退，舊的工作模式如果不能根據(jù)新的時代要求完成自我更新，只會成為企業(yè)發(fā)展的阻力?！镀髽I(yè)會計信息化工作規(guī)范》從會計軟件和服務(wù)、企業(yè)會計信息化以及監(jiān)督要求等全面更新了會計工作要求，為信息化環(huán)境下的會計工作場景、業(yè)務(wù)模式、信息技術(shù)等確立了新的指導(dǎo)方向。新版《工作規(guī)范》體現(xiàn)了在中國經(jīng)濟環(huán)境、企業(yè)和信息化技術(shù)迅速發(fā)展的環(huán)境下，國家財政部對企業(yè)應(yīng)對會計業(yè)務(wù)信息化趨勢所提出的新要求和指導(dǎo)，指引新環(huán)境下的企業(yè)吻別電算化，擁抱信息化。

一、信息化為會計帶來智慧的工作方式

具體到企業(yè)的財務(wù)管理模式和會計工作模式，近年來財務(wù)共享服務(wù)模式在國內(nèi)大中型企業(yè)呈現(xiàn)席卷的發(fā)展趨勢，越來越多的中國企業(yè)意識到財務(wù)轉(zhuǎn)型的趨勢迫在眉睫，而實現(xiàn)財務(wù)轉(zhuǎn)型的第一階段需要將財務(wù)會計業(yè)務(wù)在集團內(nèi)部進行整合共享，釋放資源，支持財務(wù)管理領(lǐng)域的增值職能以及更深入的滲透與支撐業(yè)務(wù)發(fā)展。

     第三十四條分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)當探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。實行會計工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機構(gòu)，應(yīng)當為外部會計監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。

“財務(wù)共享服務(wù)”已經(jīng)由幾年前高貴冷艷的時髦新詞變成了如今國內(nèi)大型企業(yè)集團的熱門詞。共享服務(wù)不再遙不可及，科技的進步為共享服務(wù)管理模式在企業(yè)中的應(yīng)用提供了有利的工具，所有的共享服務(wù)中心在很大程度上要依賴高效率的計算機系統(tǒng)和電子通訊。即使在歐洲這樣比較發(fā)達的地區(qū)，也是在取得最近的技術(shù)發(fā)展后，許多公司才能夠運用實際的、符合成本效益原則的方法來將過去在不同地方分散進行的活動集中在一起。

之所以成為全球范圍內(nèi)跨國大集團的流行選擇，財務(wù)共享服務(wù)模式確有其獨特優(yōu)勢的“硬功”：從操作層面而言，財務(wù)共享服務(wù)是通過將易于標準化的財務(wù)業(yè)務(wù)進行流程再造與標準化，并由共享服務(wù)中心統(tǒng)一對其進行處理，達到降低成本、改進服務(wù)質(zhì)量、提升業(yè)務(wù)處理效率目的的作業(yè)管理模式。這一工作模式的轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)帶來的益處和優(yōu)勢更加廣闊，財務(wù)共享的管理模式無論是對企業(yè)提高自身核心競爭力、實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟，還是優(yōu)化流程、提高客戶滿意度、加強企業(yè)風險控制都有著重大的優(yōu)勢和意義。中國企業(yè)集團的財務(wù)共享服務(wù)之路，顛覆了傳統(tǒng)財務(wù)會計的工作方式，帶來的不僅是財務(wù)人員角色的轉(zhuǎn)型，而且對財務(wù)流程和處理效率帶來了質(zhì)的改變，為企業(yè)可持續(xù)創(chuàng)造價值提供條件，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源分配效率和效果。

《工作規(guī)范》中的以下六條為財務(wù)共享服務(wù)模式在企業(yè)內(nèi)的落地應(yīng)用和充分發(fā)揮共享模式所帶來的價值密切相關(guān)，分別涉及到財務(wù)共享業(yè)務(wù)模式的以下各個方面：

(1)員工報賬與會計人員的工作方式

     第二十八條企業(yè)應(yīng)當促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動會計記賬，減少人工操作，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)的一致性，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。

     第三十一條企業(yè)應(yīng)當遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求，加強對會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、運行、維護全過程的控制，將控制過程和控制規(guī)則融入會計信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控，提高內(nèi)部控制水平。

     第三十二條對于信息系統(tǒng)自動生成、且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機自動審核。未經(jīng)自動審核的會計憑證，應(yīng)當先經(jīng)人工審核再進行后續(xù)處理。

     第三十四條實行會計工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機構(gòu)，應(yīng)當為外部會計監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。

書同文、車同軌，統(tǒng)一是進步的大前提。財務(wù)共享模式下，企業(yè)使用統(tǒng)一的報賬信息平臺，使得經(jīng)濟活動發(fā)生后可以在全國或全球各地通過在線登錄或多種設(shè)備登錄的方式完成報賬信息的申報。會計人員在報賬信息平臺上快速完成信息審核，報賬信息平臺中嵌入企業(yè)內(nèi)部的管理要求，如差旅費標準、補助標準等，在申報后可通過系統(tǒng)的自動校驗完成審核處理，將控制規(guī)則融入會計信息系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上未來可以采用人工免審、系統(tǒng)自動通過的方式，從而達到解放勞動力，實現(xiàn)一條龍自動化服務(wù)。新版《工作規(guī)范》多處提及把財務(wù)操作和風險控制的流程嵌入到會計信息系統(tǒng)里面進行，減少人工操作。例如：對于從供應(yīng)商處采購原料所涉及到的應(yīng)付業(yè)務(wù)，企業(yè)可以對會計信息系統(tǒng)進行設(shè)計，在接到供應(yīng)商發(fā)票時系統(tǒng)自動生成一個應(yīng)付會計分錄；當付款給供應(yīng)商時，系統(tǒng)也能自動生成一個相應(yīng)的現(xiàn)金會計分錄。報賬信息審核完成后在會計憑證制證環(huán)節(jié)，可以通過報賬信息平臺與核算信息系統(tǒng)間的對接，實現(xiàn)人工觸發(fā)后憑證自動生成，通過信息系統(tǒng)的自動化將會計人員從傳統(tǒng)的借貸分錄制作方式中再次解放出來，真正實現(xiàn)“解放生產(chǎn)力”。

對于發(fā)票在會計處理流程中的傳遞方式，將不再拘泥于紙張發(fā)票的流轉(zhuǎn)方式，企業(yè)可以通過影像掃描系統(tǒng)采集、傳遞、存儲和調(diào)閱發(fā)票信息，支持會計業(yè)務(wù)處理和外部審查的調(diào)閱。

企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)要避免信息孤島，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)間實現(xiàn)數(shù)據(jù)的對接，財務(wù)數(shù)據(jù)和會計信息在業(yè)務(wù)前端系統(tǒng)中“一點錄入，全程共享”，避免數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)多個系統(tǒng)間的重復(fù)錄入。

（2）資金支付與出納人員的工作模式

     第二十九條企業(yè)應(yīng)當根據(jù)實際情況，開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應(yīng)商、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián)，實現(xiàn)外部交易信息的集中自動處理。

貝殼、實物、金銀、紙幣，貨幣的形態(tài)不斷發(fā)展，企業(yè)的資金支付方式也隨著信息化的發(fā)展也在不斷發(fā)生變化，從互聯(lián)網(wǎng)誕生前采用現(xiàn)金、票據(jù)等傳統(tǒng)方式到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成熟后的網(wǎng)上銀行支付方式。

開源的同時也要節(jié)流，“現(xiàn)金流是王道”，如今隨著經(jīng)營理念的轉(zhuǎn)變和管理水平的提高，大量集團企業(yè)客戶紛紛提出資金集中管理、提高資金使用效率、降低經(jīng)營成本的財務(wù)管理需求。網(wǎng)上銀行的出現(xiàn)，一定程度上滿足了客戶這部分需求，但尚不能完全解決個性化服務(wù)、財務(wù)信息與銀行賬務(wù)信息的一致性問題。銀企直聯(lián)系統(tǒng)是企業(yè)資金管理系統(tǒng)和銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口平臺，可以實現(xiàn)集團資金的在線及時支付、企業(yè)與銀行之間的實時對賬、提高資金周轉(zhuǎn)利用效率，實時掌控集團整體的資金狀況和資金周轉(zhuǎn)信息。實現(xiàn)對集團資金的集中管控和資源調(diào)配，解決了直聯(lián)支付、資金歸集、賬戶監(jiān)控、銀企對賬的管理難題。

財務(wù)共享模式下將企業(yè)會計業(yè)務(wù)的主流程最大程度的標準化和規(guī)范化，交易活動的審核、記賬、支付每個環(huán)節(jié)都盡可能的實現(xiàn)高效處理。支付環(huán)節(jié)在銀企互聯(lián)的技術(shù)上，實現(xiàn)了銀行和企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的平滑對接，企業(yè)通過財務(wù)系統(tǒng)中的操作可以直接完成銀行賬戶資金的管理和調(diào)度。

（3）會計檔案的管理方式

     第十三條會計軟件應(yīng)當具有會計資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會計檔案的接口，在會計檔案存儲格式、元數(shù)據(jù)采集、真實性與完整性保障方面，符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。

     第四十條企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：

     （一）所記載的事項屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)；

     （二）由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成；

     （三）可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；

     （四）企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機制；

     （五）企業(yè)對相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

     （六）企業(yè)對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。

據(jù)測算一家6萬人的大型跨國企業(yè)，每年產(chǎn)生的ERP憑證量大約有75萬份，用A4紙打印每年需要75萬張A4紙，則每年約需要消耗200棵樹木。

在新的《工作規(guī)范》中(第三十八、四十到四十三條)，改變了對會計信息化下的會計資料存檔和管理的要求：企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，在滿足一定條件的情況下，可以不輸出紙質(zhì)資料。新的《工作規(guī)范》不再強調(diào)必須有紙質(zhì)資料檔案，而是要求企業(yè)建立一個完善的會計電子資料檔案管理系統(tǒng)和備份管理體制，使會計資料的檔案管理變的環(huán)保而又“綠色”。采用電子檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)會計檔案的電子化存儲和調(diào)閱管理。

二、信息化為會計帶來的科技大未來

     第十一條鼓勵軟件供應(yīng)商在會計軟件中集成可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）功能，便于企業(yè)生成符合國家統(tǒng)一標準的XBRL財務(wù)報告。

     第十五條以遠程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當在技術(shù)上保證客戶會計資料的安全、完整。對于因供應(yīng)商原因造成客戶會計資料泄露、毀損的，客戶可以要求供應(yīng)商承擔賠償責任。

     第十九條鼓勵軟件供應(yīng)商采用呼叫中心、在線客服等方式為用戶提供實時技術(shù)支持。

     第二十一條企業(yè)應(yīng)當充分重視會計信息化工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)和人才培養(yǎng)，不斷推進會計信息化在本企業(yè)的應(yīng)用。 除本條第三款規(guī)定外，企業(yè)應(yīng)當指定專門機構(gòu)或者崗位負責會計信息化工作。未設(shè)置會計機構(gòu)和配備會計人員的企業(yè)，由其委托的代理記賬機構(gòu)開展會計信息化工作。

     第三十三條處于會計核算信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、成本管理等財務(wù)管理信息化。 處于財務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)財務(wù)分析、全面預(yù)算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化。

工欲善其事，必先利其器，完善的會計信息化軟件即是企業(yè)順利轉(zhuǎn)型的一把利器。新版《工作規(guī)范》進一步細化了會計信息化軟件的界面、技術(shù)、功能、服務(wù)培訓(xùn)及內(nèi)控方面的要求。規(guī)范要求會計軟件使用中文界面；要求軟件帶顯示和打印功能、不可逆記賬功能、外部審計的數(shù)據(jù)接口、資料歸檔功能、用戶操作日志記錄功能；要求會計軟件提供商提供完善的售后服務(wù)和相關(guān)的教程資料。

新版《工作規(guī)范》中引入了通過新信息技術(shù)（云計算）實現(xiàn)的會計軟件概念，還特別對通過遠程訪問和云計算實現(xiàn)會計信息化的軟件提出相關(guān)的安全和風險控制要求。另外在《工作規(guī)范》中專門提到的新信息技術(shù)是商業(yè)報告語言（XBRL）的應(yīng)用。（注：XBRL(可擴展商業(yè)報告語言) 是XML在財報領(lǐng)域的應(yīng)用, 定義了一組標準的描述財務(wù)報告內(nèi)容的XML標簽，按XBRL格式生成財報文本）?！豆ぷ饕?guī)范》鼓勵企業(yè)的會計軟件集成XBRL語言以生成XBRL財務(wù)報告（實施企業(yè)會計準則通用分類標準的企業(yè)適用）報送財政部。這些新信息技術(shù)的提出也揭示了會計軟件未來的發(fā)展趨勢。

它山之石，可以攻玉，利用外部更為專業(yè)的服務(wù)也是新版《工作規(guī)范》所鼓勵的。在信息系統(tǒng)的內(nèi)外部技術(shù)支持方式上，鼓勵使用呼叫中心、在線客服的方式為用戶提供服務(wù)。在信息系統(tǒng)的支撐下，會計業(yè)務(wù)由于其可高度標準化的業(yè)務(wù)特點，企業(yè)將其外包給BPO提供商越來越可能實現(xiàn)，核心財務(wù)管理戰(zhàn)略留在公司，非核心業(yè)務(wù)外包在國際財務(wù)外包上是常用的模式，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。

越是龐大的機器其正常運轉(zhuǎn)就越是需要精確零件的支持，公司的各項戰(zhàn)略決策更加依賴于公司全盤的經(jīng)營數(shù)據(jù)的支撐，對公司財務(wù)數(shù)據(jù)分析的要求日益精確和細化。企業(yè)的信息通常會分布在內(nèi)部不同的職能部門及其分支機構(gòu)，而經(jīng)營決策者需要更加實時準確的財務(wù)數(shù)據(jù)為其提供決策支持，將每一顆“螺絲釘”的功能和效用最大化。因此財務(wù)信息系統(tǒng)的規(guī)劃應(yīng)堅持“統(tǒng)一信息平臺、統(tǒng)一核算方法，統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一操作流程”的總體原則，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲平臺，將業(yè)務(wù)、經(jīng)營、財務(wù)等多方面數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一存儲，通過開發(fā)數(shù)據(jù)接口等技術(shù)化手段，打通由賬務(wù)系統(tǒng)自動將所需財務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)存儲平臺的通道，快捷的完成財務(wù)信息披露工作，從數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)輸出，端到端的順暢整合。利用商業(yè)智能系統(tǒng)，可以方便快捷的獲取所需數(shù)據(jù)，并通過系統(tǒng)對其進行正確分析，做到有效的事后分析和控制，對企業(yè)未來做出精準和具有良好前瞻性的預(yù)測，并逐步建立和完善動態(tài)的信息跟蹤機制，能向管理層和操作層提供管理儀表盤，支持決策制定。

大數(shù)據(jù)時代下，CFO的職能已經(jīng)從財務(wù)管理延伸到提升企業(yè)整體績效，從而企業(yè)財務(wù)也要隨之轉(zhuǎn)型，即通過高效的財務(wù)流程對企業(yè)的現(xiàn)金流、收購兼并、資源配置、風險管控等進行管理，利用大數(shù)據(jù)等分析工具獲得深度洞察，將資源更好配置在增長領(lǐng)域。 作為與數(shù)據(jù)打交道、用數(shù)據(jù)說話的財務(wù)高管，在大數(shù)據(jù)時代，收集、分析、挖掘與財務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，改進工作效率與效益，獲得業(yè)務(wù)發(fā)展的洞察，修煉出一副“火眼金睛”。在信息技術(shù)領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)的“大”是指信息處理中的數(shù)據(jù)集合數(shù)量巨大、處理速度要求高、數(shù)據(jù)類型非常復(fù)雜、數(shù)據(jù)來源廣、處理時占用大量系統(tǒng)空間和時間，使得原有的數(shù)據(jù)處理技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理工具難以進行有效地和及時地處理。通常來說，如果企業(yè)聯(lián)網(wǎng)交易較多，數(shù)據(jù)處理量很大時可以考慮使用這些技術(shù)，聯(lián)網(wǎng)交易不多的企業(yè)中多數(shù)財務(wù)管理活動沒有大數(shù)據(jù)需求，但是某些財務(wù)活動比如資本市場交易可能會有海量數(shù)據(jù)實時處理的需求。此外對于那些已經(jīng)建成并運行了多年信息系統(tǒng)的企業(yè)，由于已經(jīng)積累了大量財務(wù)數(shù)據(jù)，使用數(shù)據(jù)倉庫或數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有助于財務(wù)分析和財務(wù)決策的有效性。

縱觀國家財政部發(fā)布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范（財會[2013]20號）》，為企業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級指明了方向，細化了會計信息化軟件技術(shù)的功能和服務(wù)要求，強調(diào)會計信息化的信息標準管理和風險管理，更與信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下的新技術(shù)和新的業(yè)務(wù)模式密切結(jié)合。企業(yè)選擇會計信息系統(tǒng)以及軟件商開發(fā)產(chǎn)品時，應(yīng)貼合工作規(guī)范里的要求進行設(shè)計。對于大中型集團企業(yè)，加快探索或建立財務(wù)共享服務(wù)中心模式，在財務(wù)業(yè)務(wù)集中、資源和信息高度共享的情況之下，財務(wù)管理人員對于財務(wù)的流程和信息風險變得更加容易、及時和集中控制。會計人員也將迎著信息化的發(fā)展潮流從傳統(tǒng)老會計的角色轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔酃ぷ?、風度翩翩的職業(yè)人員。