 時(shí)間管理系統(tǒng)中行動(dòng)是最重要的部分，而行動(dòng)，尤其是2分鐘以外的那些行動(dòng)，往往需要良好的專注力來支撐！關(guān)于專注的書籍，在當(dāng)當(dāng)上搜一下，有很多結(jié)果，其中這本《番茄工作法圖解》，雖然不是系統(tǒng)介紹專注力的，但是它所提供的方法，可以極其有效的提高自己專注某件事情上的能力，書中的原話說：“番茄工作法讓我們把重點(diǎn)放在執(zhí)行上！”，掌握了它，將對(duì)提升時(shí)間管理系統(tǒng)的效率大有幫助！ 書中介紹了番茄工作法的目的、基礎(chǔ)與前提、工具與方法，尤其是介紹了在使用過程中如果遇到問題該如何處理，這對(duì)我來說太重要了，很多時(shí)候遇到問題要自己摸索找出解決方案，雖然這很重要，但是我依然希望一種方法的推薦者，可以告訴我，可能會(huì)出現(xiàn)什么問題，遇到問題該如何順利搞定，我會(huì)感激不盡！ 一、時(shí)間在流逝古往今來，有太多的思想家、哲學(xué)家、科學(xué)家，都在嘗試給時(shí)間一個(gè)完美定義，不過有句話說“時(shí)間是個(gè)貪婪的家伙，它不用任何手段就可以輕松的擊敗你！”，無論你是什么大家，時(shí)間才不會(huì)管你，它是自然的產(chǎn)物，甚至是一種道，不確定的流逝。 時(shí)間可以從兩個(gè)角度考慮：一是持續(xù)性，表示兩點(diǎn)之間的距離，比如說：“你要多久完成任務(wù)？”、“我已經(jīng)逛街逛了兩個(gè)小時(shí)了！”。另外一種是交替性，事件之間并不重疊，我們可能也不知道具體時(shí)間點(diǎn)，但我們知道它發(fā)生的順序。從這兩點(diǎn)上看，如果對(duì)時(shí)間持續(xù)的角度來看，如果要對(duì)全新的任務(wù)和方法進(jìn)行思考、計(jì)算和考量時(shí)，無疑是盲人摸象，不得要領(lǐng)，這樣極其容易產(chǎn)生“焦慮感”，焦慮將導(dǎo)致生產(chǎn)力下降，甚至把事情搞砸。我們應(yīng)該做的是將時(shí)間看成交替性的，將工作視為一連串的事件各個(gè)擊破，生產(chǎn)力就得以提高了！[書P27] 二、番茄工作法是什么？（一）目標(biāo)番茄工作法可以用最簡單的工具提高效率，表現(xiàn)在：它可以減輕時(shí)間帶來的壓力；集中注意力、減少被打斷的次數(shù)；增強(qiáng)決策意識(shí)和能力；喚醒并且保持持續(xù)的自我激勵(lì)；堅(jiān)定達(dá)成目標(biāo)的信心；提高預(yù)估工作量的能力和計(jì)劃安排的能力；改善工作和學(xué)習(xí)流程；增強(qiáng)在處理復(fù)雜問題時(shí)的決定意識(shí)。 寫到這里我自己都想說一句：“媽呀，多虧我用了這個(gè)方法了！” （二）工具簡單的方法，簡單的工具，目前我使用過程中，只用了三類工具，共五種！ 1、定時(shí)器。番茄工作法用的是番茄定時(shí)器，我用的是雞蛋定時(shí)器，所以我的方法應(yīng)該是雞蛋工作法。親，看看我實(shí)拍的我的雞蛋定時(shí)器：
2、表格。表格里面包含了三種不同的表格：今日待辦、行動(dòng)清單、記錄表。 今日待辦表里面要做好清單，另外留出空間給“計(jì)劃外的緊急事件”，這些事情是不可預(yù)測(cè)但又必須要處理的，當(dāng)它們出現(xiàn)的時(shí)候，就會(huì)有人說到那句：“計(jì)劃不如變化快”的情況。 行動(dòng)清單表里面放著自己想做的一切事情，相當(dāng)于GTD中“處理”流程之后的這步驟。 記錄表用于記錄原始數(shù)據(jù)，主要包括完成任務(wù)所需要的番茄鐘，遇到的中斷次數(shù)和被放棄的番茄鐘的次數(shù)。 3、筆和紙。這是第三類工具，有的時(shí)候什么都要依靠電子產(chǎn)品，是不靠譜的！在設(shè)計(jì)各種表格的時(shí)候可以用電子的，但是在應(yīng)用的時(shí)候，還是筆和紙好用！一定要結(jié)合使用，不要為了工具而工具，不要為了工作流程的純數(shù)字化而忽略了方法本身的目的！ （三）流程番茄工作法的流程有五個(gè)步驟：計(jì)劃、追蹤、記錄、分析、可視化處理。但是這里面包含不同的能力，并不能一蹴而就！比如說第一點(diǎn)：計(jì)劃，需要在做好記錄、分析的基礎(chǔ)下，掌握了追蹤的能力之后，才可以真正做好計(jì)劃！ 在我的實(shí)踐過程中，隨著番茄工作法的不斷內(nèi)化，在我身上出現(xiàn)了明顯的幾個(gè)不同階段：一是弄清楚完成某件事情需要多少時(shí)間，通過堅(jiān)持按照番茄工作法流程（具體見下文）來工作，可以培養(yǎng)出掌握某件事工作時(shí)長的能力。二是減少被打斷的次數(shù)，在工作中，被打斷是常有的事，而且更可怕的是不可預(yù)測(cè)，但是通過番茄工作法，慢慢的可以減少被打斷的次數(shù)，無論是來自自己的大腦還是來自外界的打斷。三是計(jì)劃一天的工作，在經(jīng)歷過前兩個(gè)階段之后，才能具備計(jì)劃一天時(shí)間的能力，通過掌握某項(xiàng)任務(wù)所需要的時(shí)間以及一天可能出現(xiàn)的中斷情況，就可以對(duì)一天的工作做出比較完善的計(jì)劃。四是身心愉悅地享受生活，在我看來，這才是終極目標(biāo)，方法的目的不是為了讓自己干更多的工作，而是可以享受工作，享受無憂慮的休閑，最終達(dá)到幸福的目的地！ 看似有一個(gè)又一個(gè)的臺(tái)階要上，但是實(shí)際上，這些階段可以同時(shí)出現(xiàn)，只是隨著實(shí)踐的深入，可以對(duì)每個(gè)階段都有更好的把控能力而已。如果可以堅(jiān)持做下去，不用兩個(gè)月，就能達(dá)到幸福生活的目標(biāo)。 三、掌握番茄工作法（一）弄清完成某件事情需要多少時(shí)間1、開始第一個(gè)番茄鐘。將番茄鐘定時(shí)為25分鐘，開始進(jìn)行工作。在番茄時(shí)間中，最小的時(shí)間單位是一個(gè)番茄鐘，不存在0.5個(gè)或者0.9個(gè)！開始專心地工作！ 2、休息。等到鈴聲響起，就在今日待辦表格里做一個(gè)標(biāo)記，我用的是√號(hào)。之后，休息3-5分鐘，休息代表必須停止手里工作，休息有著它自己的意義[書P54-P55]！ 3、繼續(xù)工作&休息。休息結(jié)束后，就要調(diào)整狀態(tài)，進(jìn)入專注工作直至鈴聲再次響起。 4、階段性休息。每完成四個(gè)番茄鐘，就可以休息15-30分鐘，可以去散步、清理辦公環(huán)境、喝水、和同事聊天、檢查一下電子郵件，甚至可以睡個(gè)覺[書P57]，關(guān)鍵的一點(diǎn)是不要做復(fù)雜的事情，否則大腦就無法消化剛才所學(xué)的所有內(nèi)容。替大腦考慮的意思不是說在這個(gè)休息時(shí)間還要想著之前的內(nèi)容，不需要去回憶，大腦的潛意識(shí)工作原理可以保證在無意識(shí)狀態(tài)下就之前的思路方式高效工作[書P28-P29]。 5、完成任務(wù)。完成任務(wù)時(shí)，記錄共消耗的番茄鐘。這里有幾個(gè)問題，如果番茄鐘響之前就完成了任務(wù)，那就利用剩下的時(shí)間進(jìn)行“過度學(xué)習(xí)”[書P60]；另外，如果在番茄鐘開始的前五分鐘就完成了任務(wù)，那就廢棄這個(gè)番茄鐘！ 6、記錄檔案。每天結(jié)束時(shí)，將當(dāng)天的任務(wù)寫下，后面標(biāo)注共花費(fèi)的番茄鐘數(shù)，統(tǒng)計(jì)番茄鐘數(shù)才是這個(gè)階段的重點(diǎn)。并且，在記錄時(shí)要思考如何提高效率的方法，否則，再好的工作方法只能成為累贅。 （二）減少被打斷的次數(shù)25分鐘的番茄鐘雖然短，感覺在這么短的時(shí)間里不被打斷是很容易的。其實(shí)不然，往往是定時(shí)器剛轉(zhuǎn)動(dòng)完，各種各樣的打斷就會(huì)出現(xiàn)：腦海中忽然想到另外一件事情、領(lǐng)導(dǎo)忽然交付個(gè)任務(wù)、家人忽然打來電話等等。這種打斷來自內(nèi)在和外在的兩個(gè)方面。 1、內(nèi)在中斷——自己打斷自己。因?yàn)樽约旱脑?，打斷了手頭正在進(jìn)行的行動(dòng)，基本上都屬于精神渙散，也就是所謂的注意力不集中。內(nèi)部中斷往往由于專注力分散造成的，這種中斷，容易讓人產(chǎn)生愧疚感：為什么我總是管不住自己。 解決方案：內(nèi)在中斷往往不易發(fā)現(xiàn)，所以要做的就是讓它暴露處理！
內(nèi)在中斷就是這樣，看起來滑稽可笑的事情，比如說喝點(diǎn)水、看看左邊抽屜里面的計(jì)算器還在不在、今天的聚劃算賣什么等等，都可以成為影響專注的誘因。我們要做的就是逆轉(zhuǎn)我們與打斷的決定和被決定的關(guān)系，由我們自己決定打斷是否發(fā)生，而不是受制于打斷。只要按照這種方法處理內(nèi)部中斷，就不會(huì)影響到一個(gè)完成的番茄鐘的運(yùn)行，同時(shí)也不會(huì)忘記想到的各個(gè)事項(xiàng)了！ 2、外部中斷——被他人打斷。相比起內(nèi)部中斷來說，外部中斷就更難以預(yù)料和控制了，由于外部中斷涉及到人和人的交際，所以不能像對(duì)待內(nèi)在中斷一樣簡單處理。在現(xiàn)實(shí)生活中，需要立刻處理的緊急事情是相當(dāng)?shù)纳俚?，推遲25分鐘（往往還不用那么久），對(duì)于那些計(jì)劃外的事情是完全可以接受的。 解決方案：保護(hù)番茄鐘！
實(shí)踐中會(huì)發(fā)現(xiàn)，在一開始，一個(gè)番茄鐘的時(shí)間里，外部中斷可能有超過十次，而那些被我們暫時(shí)推掉的人，他們之后會(huì)得到我們很好的答復(fù)，而不是被忘得一干二凈，久而久之，人們就會(huì)尊重我們的做法，并且也愿意和我們一起保護(hù)番茄鐘，這也是番茄工作法的另外一個(gè)作用，尊重他人也贏得他人的尊重！ 不過，還是那句話，無論是自己抵擋不住誘惑，還是真的發(fā)生了緊急的情況，那要做的只有一件事：廢棄這個(gè)番茄鐘！！ 3、記錄檔案 在第一個(gè)階段中就有記錄檔案一步，這里也是一樣！每天都看一下自己“計(jì)劃外緊急事件”和“行動(dòng)清單”中的標(biāo)U事件，這樣就可以在計(jì)劃階段對(duì)事件的類型有所了解，也能提升對(duì)所需番茄鐘的數(shù)量做出很好的估測(cè)，只有這樣，才能不斷做到中斷最小化。
更多內(nèi)容，請(qǐng)見《時(shí)間管理中的專注力——讀《番茄工作法圖解》02》 |
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