律所知識管理五大秘籍

編者按：今天推薦的文章來自貴州惟勝道律師事務(wù)所知識管理部主任陳萬莉。作為一家專業(yè)商事訴訟律所，他們有三大部門相互協(xié)作：知識管理部、案件管理部和客戶管理部，本文分享了他們在知識管理方面的實踐經(jīng)驗。

知識管理做什么？

律師案件知識管理是一個新興的律所部門，我們總說起這個部門很重要，但是知識管理到底是做什么呢？

其實作為律師而言，我們一直都在潛意識地做知識管理的工作，比如說案件代理詞的留存、工作記錄的保留以及類似案例的工作檔案，但是并沒有將這些知識化的積累系統(tǒng)地規(guī)劃起來。而其實當(dāng)把這些知識化的積累構(gòu)成一個運(yùn)作體系，則會大大提高事務(wù)所工作效率和工作質(zhì)量，并可以有效在所內(nèi)進(jìn)行知識傳遞。為了使事務(wù)所案件管理部的律師們專心做案子，我們的知識管理部就這樣應(yīng)運(yùn)而生了。

我們的工作其實總結(jié)下來，集中在訴訟產(chǎn)品、知識體系、內(nèi)部培訓(xùn)、品牌宣傳、思維技術(shù)五個方面。

我們做了什么？

訴訟產(chǎn)品

如何去具體的定義訴訟產(chǎn)品？我們首先考慮的是訴訟產(chǎn)品的應(yīng)有之意是既要對事務(wù)所的專業(yè)化、流程化進(jìn)行質(zhì)量把控，也要服務(wù)訴訟律師，將律師事務(wù)所的訴訟工作進(jìn)行一個規(guī)范化的指引。因此我們設(shè)計了如下內(nèi)容：

全套流程 | 我們設(shè)計了從與客戶見面到最終案卷歸檔的整套流程圖以及相關(guān)的文書表格，既可以讓客戶了解律師的工作流程及工作內(nèi)容，又可以指引承辦律師在什么時間應(yīng)當(dāng)做什么事情，從而避免遺漏工作環(huán)節(jié)。

50份模板文書 | 既然是專業(yè)化、流程化管理，為了保障我們所提交的文書格式、共性化語言的統(tǒng)一、規(guī)范，我們設(shè)計了50份模板文書，包括統(tǒng)一的函頭、格式、共性化語言，律師在承辦案件過程中，就可以直接往模板上填寫案件個性化的內(nèi)容，而不用擔(dān)心格式問題和其他輔助問題，既保障了規(guī)范管理，又能節(jié)約承辦律師的時間。

12類工作規(guī)范 | 在我們設(shè)計了以上的內(nèi)容后，承辦律師如何使用流程、如何使用模板才能達(dá)到事務(wù)所專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)呢？為解決這個問題，我們用圖表、表格、文字三種形式設(shè)計了12類工作規(guī)范，讓承辦律師知道如何流程化的開展工作。

兩大類思維指引 | 對于經(jīng)驗豐富的律師來說，可以快速判斷一個案子應(yīng)當(dāng)從哪些方面入手，但是對于年輕律師來說，能做到快速、準(zhǔn)確地判斷卻仍需要時間和經(jīng)驗的沉淀，如果能將這種思維和經(jīng)驗有效傳遞給年輕律師，則能讓年輕律師迅速成長。因此，我們設(shè)計了不同的思維分析表格，一種是案件的通用類思維指引，目的類似于將一位經(jīng)驗豐富的律師的經(jīng)驗、思維用指引的方式得到呈現(xiàn)；另一種是對某一類案件的思維指引，例如民間借貸、票據(jù)糾紛，針對相同類型的案件制訂專門的思維指引。這樣可以改變傳統(tǒng)的律師經(jīng)驗增長方式，幫助每一個辦案人員，尤其是年輕律師能根據(jù)指引對案件有全面的分析。

產(chǎn)品并不是設(shè)計出來就能切合實際，也并不是一成不變的，因此，知識管理部設(shè)計出來訴訟產(chǎn)品后，都會和案件管理部討論溝通，并親自體驗承辦律師的流程化工作，根據(jù)討論和體驗結(jié)果即行產(chǎn)品的修改及升級。

知識體系

知識管理從本意來說，是一個知識體系的構(gòu)建。因此我們在工作過程中從外部、內(nèi)部兩個方面來構(gòu)建事務(wù)所的知識體系。知識管理部負(fù)責(zé)通過法律法規(guī)、權(quán)威書刊、網(wǎng)絡(luò)信息等渠道搜集、獲取有用信息并進(jìn)行整理、歸類；同時，也要從我們辦理的案件中提煉有用的信息，進(jìn)行歸類化管理。但這是一個非常龐雜的工程，還需要相當(dāng)長時間的積累，從一點(diǎn)一滴做起。

內(nèi)部培訓(xùn)

內(nèi)部培訓(xùn)是知識管理很重要的一部分，為此我們制訂了內(nèi)部培訓(xùn)制度，除了學(xué)習(xí)、討論新出的法律法規(guī)以及典型性公報案例，并將培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行建檔管理備查外，還包括了我們不斷升級的訴訟產(chǎn)品、管理流程的培訓(xùn)，以及專業(yè)技能培訓(xùn)。

品牌宣傳

當(dāng)我們做了上述的這些工作后，如何讓客戶和同行了解我們的產(chǎn)品、了解我們的工作模式、了解我們的團(tuán)隊協(xié)作？這就需要進(jìn)行品牌宣傳。

品牌宣傳需要有用的創(chuàng)意，以及一想二做三視角。因為它不僅僅是一種文案的宣傳，而是需要文本類、電子產(chǎn)品類、網(wǎng)絡(luò)渠道類等多元素的組合。就我們而言，知識管理部整合線上線下的需求配合開展品牌的宣傳，從宣傳冊、電子期刊、網(wǎng)站運(yùn)營、微信運(yùn)營以及分享活動組織等多方面進(jìn)行開展。然后不斷地根據(jù)體驗、大眾生活習(xí)慣的變化以及新媒體的出現(xiàn)及時進(jìn)行升級和改進(jìn)。

思維技術(shù)

對知識管理部來說，還需要對案件管理部的律師進(jìn)行技術(shù)支撐，并不斷在事務(wù)所內(nèi)部推廣經(jīng)我們體驗后篩選出來的辦公軟件，以提升案件管理律師的協(xié)作效率、溝通質(zhì)量以及可視化技能。事實上，軟件技能的培訓(xùn)和推廣也僅僅只是軟件使用的一部分，思維模式才是真正能夠達(dá)到讓軟件服務(wù)工作的目的。因此在使用過程中，知識管理部對案件管理律師進(jìn)行軟件輔助和軟件運(yùn)用思維輔助，以更有力地運(yùn)用軟件強(qiáng)化工作成品、達(dá)到工作目的。