【電腦百科】給WPS文件多上幾道保險

大龍2010 2014-11-14

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　　一份內(nèi)容非常重要的WPS文檔，因某種未曾預(yù)料的原因而丟失了內(nèi)容，備份工作沒做到位，釀的苦酒只能自己喝。那么如何才能避免這種情況的發(fā)生呢?

　　當(dāng)我們用WPSOffice編輯重要文件時，最糟糕的事莫過于自己辛辛苦苦編輯的文稿內(nèi)容因斷電、軟件沖突或某種莫名其妙的原因而丟失。雖然WPS系統(tǒng)本身有文檔錯誤恢復(fù)機制，但你要知道那不是萬能的，萬一的事情還是會發(fā)生。如果充分利用WPS系統(tǒng)自動備份機制，再配合用戶個性備份設(shè)置，外加云盤賬戶、多地備份等方法，則可以最大限度地確保將編輯文件的損失降低到最低程度。

　　自動恢復(fù)外加個性備份

　　WPSOffice系統(tǒng)自帶了一個文件安全機制，那就是如果WPSOffice程序遇到異常情況需要退出的時候，系統(tǒng)將對正在使用的文件進(jìn)行分析以查找錯誤，如果可能的話，將在下次啟動WPS時恢復(fù)其中的信息。

　　遇到錯誤后，重新啟動WPSOffice程序，將自動彈出“備份管理”任務(wù)窗口，其中會列出了程序停止響應(yīng)時已恢復(fù)的所有文件(如圖1)。

　　此時，我們可以通過文件名稱、備份時間等信息找到合適的備份文件進(jìn)行恢復(fù)?；謴?fù)完畢之后，可以選擇手工逐個刪除或者全部刪除備份文件。

　　如果沒有彈出此窗口，可以點擊WPS左上角的“WPS文字”按鈕，在下拉菜單中選擇“備份管理”。或者也可以使用快捷鍵Ctrl+F1調(diào)出任務(wù)窗格，在下拉選項中選擇“備份管理”查看(如圖2)。

　　小提示：

　　WPS系統(tǒng)為用戶自動備份的文檔，一般存放在一個固定的文件夾下。以Windows8系統(tǒng)中默認(rèn)WPS安裝用戶文件夾為例，該文件夾路徑一般是“<用戶>\AppData\Roaming\Kingsoft\Office6\backup”。我們可以通過直接點擊圖2窗口右下角的“查看其他備份”文字鏈接直達(dá)該文件夾看個究竟。

　　不少人因為知道WPSOffice具有這種自動恢復(fù)的機制，因此便十分放心地將文件故障恢復(fù)的重任全部委托給了WPSOffice系統(tǒng)本身。殊不知，這種信任是相當(dāng)危險的，要知道，WPSOffice這種機制不是萬能的。如果你僅依靠這套機制來保證你的文件安全，很可能會受到意想不到的損失。在實踐中發(fā)現(xiàn)，某些情況下，靠系統(tǒng)自帶的故障恢復(fù)機制根本無法恢復(fù)任何信息。明明是剛剛輸入的一些內(nèi)容，在文檔自動恢復(fù)后卻是一個空文檔。

　　因此，為了防止上面所說的意外發(fā)生(如在突然斷電或軟件沖突造成的數(shù)據(jù)丟失)，我們可以采用進(jìn)一步保護(hù)文件的手段。那就是啟用用戶自定義的“定時備份”功能，定期自動保存正在使用的文件的臨時備份文件。

　　通過“WPS文字按鈕→選項”進(jìn)入WPSOffice選項設(shè)置窗口。在“選項”窗口的“常規(guī)與保存”選項卡中，將“定時備份，時間間隔”設(shè)置為更短的時間(默認(rèn)設(shè)置為每10分鐘保存一次)，與此同時選中“第一次保存時生成備份文件”(圖3)。具體情況可根據(jù)自己錄入文字或編輯的速度來定，比如錄入慢的用戶每分鐘本來就打不了幾個字，所以時間可以設(shè)長一點(如10分鐘)，而錄入速度運指如飛的高級用戶，在10分鐘時間內(nèi)就能輸入1000多字甚至更多，若期間未自動保存而遭受意外，則這1000字就白白錄入了，這時可以將時間設(shè)得短一點(如3分鐘甚至1分鐘)，這樣可以起到最大限度的保護(hù)作用。若你的機器配置比較古老或抵擋運行緩慢，則不要將時間設(shè)得太短，否則頻繁存盤的動作會使機器變得很卡，影響你的錄入或編輯工作的順利進(jìn)行。

　　在打開“定時備份”的情況下，如果WPSOffice程序非正常退出，重新啟動之后同樣會在“備份管理”任務(wù)窗口中列出程序非正常退出之前已保存的所有臨時備份文件;此時，你就有更多的余地來選擇合適的備份文件進(jìn)行恢復(fù)。

　　網(wǎng)絡(luò)云盤實現(xiàn)遠(yuǎn)程備份

　　如果以上內(nèi)容保全措施還不足以讓你放心，那么還有附加的好方法可以讓你的WPS文檔再上一層保險。

　　首先我們可以利用云盤來為文檔買一份“保險”。WPS用戶或金山快盤用戶都有自己的賬戶，你可以安裝一個金山快盤的本地客戶端，安裝的過程中會讓你選擇生成一個本地同步盤，一定要選擇此項。這樣，以后在編輯WPS文檔時，新建的文檔或修改的文檔都要保存在這個本地的金山網(wǎng)盤文件夾中，只要客戶端在線，你編輯的內(nèi)容除了本地留存有備份之外，在金山網(wǎng)盤屬于你的服務(wù)器空間中，也有了這個文檔的備份。如此一來，你的文檔損壞丟失的可能性就更小了一些。

　　若對擁有一個網(wǎng)盤備份還不放心，比如擔(dān)心某日忽然該網(wǎng)盤服務(wù)器“罷工停運”或關(guān)閉歇業(yè)，自己又急于取出其中的數(shù)據(jù)該怎么辦?這時，我們不妨未雨綢繆，給我們的云盤也上一個“雙保險”。我們可以這樣做，在金山快盤之外，我們另行安裝一種具有自動備份任意指定文件夾的網(wǎng)盤(例如百度云、360云盤、華為網(wǎng)盤等都具有這樣的功能)。然后我們可以將金山快盤的本地同步文件夾，作為我們選擇的備用網(wǎng)盤的一個自動備份文件夾，進(jìn)行監(jiān)控和備份。這樣，每當(dāng)金山快盤同步文件夾中有新的版本文件生成時，第三方的這個網(wǎng)盤就會自動將其備份到用戶的相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)空間中。從而給你的WPS文檔上雙份的保險。