會(huì)計(jì)裝訂是每一個(gè)會(huì)計(jì)人員必備的一項(xiàng)會(huì)計(jì)技能,會(huì)計(jì)憑證記帳后,應(yīng)及時(shí)裝訂。裝訂的范圍:原始憑證、記帳憑證、科目匯總表、銀行對(duì)帳單等等。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi),作為科目匯總表的附件。使用計(jì)算機(jī)的企業(yè),還應(yīng)將轉(zhuǎn)帳憑證清單等裝訂在內(nèi)。單一的憑證如何裝訂成冊(cè),有效完整的管理是今天我們要學(xué)習(xí)到的一個(gè)內(nèi)容。 工具/原料 錐子、專門用于裝訂憑證的針(回形針、大頭針)、線、膠水 、對(duì)角紙(會(huì)計(jì)裝訂專用的) 會(huì)計(jì)裝訂工作: 1會(huì)計(jì)憑證的裝訂:一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。(會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂) 2會(huì)計(jì)帳簿的裝訂:各種會(huì)計(jì)帳簿年度結(jié)帳后,除跨年使用的帳簿外,其他帳簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。 3會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂:會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后,留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊(cè). 會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作: 1分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全; 2按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù); 3摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整; 4整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全; 5記帳憑證上有關(guān)人員(如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記帳、制單等)的印章是否齊全。 會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的方法: 1將憑證封面和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角,做護(hù)角線。
2在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個(gè)眼兒。
3用大針引線繩穿過兩個(gè)眼兒。如果沒有針,可以將回形別針順直,然后將兩端折向同一個(gè)方向,將線繩從中間穿過并夾緊,即可把線引過來,因?yàn)橐话阊b訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過的。 4在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證中端系上。 5將護(hù)角向左上側(cè)折,并將一側(cè)剪開至憑證的左上角,然后抹上膠水。 6向后折疊,并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。 7待晾干后,在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊(cè)共幾冊(cè)的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?,F(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號(hào),一個(gè)月從頭編一次序號(hào),如果單位的憑證少,可以全年順序編號(hào)。只有掌握熟悉了會(huì)計(jì)憑證裝訂方法,才能更好的提高會(huì)計(jì)人員工作效率。
8裝訂憑證厚度一般1.5厘米,方可保證裝訂牢固,美觀大方。 會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng): 1每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章; 2在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào),以便于調(diào)閱。 會(huì)計(jì)帳簿裝訂前: 1首先按帳簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各個(gè)帳戶是否相符,帳頁數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù)。 2然后按會(huì)計(jì)帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數(shù)順序排列的帳頁、會(huì)計(jì)帳簿裝訂封底的順序裝訂。 活頁帳簿裝訂要求: 1保留已使用過的帳頁,將帳頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉帳夾,用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊(cè)。 2多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數(shù)量金額式活頁帳等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類帳頁裝訂在一起。 3在本帳的封面上填寫好帳目的種類,編好卷號(hào),會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。 帳簿裝訂后的其他要求: 1會(huì)計(jì)帳簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角,錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。 2會(huì)計(jì)帳簿的封口要嚴(yán)密,封口處要加蓋有關(guān)印章。 3封面應(yīng)齊全、平整,并注明所屬年度及帳簿名稱、編號(hào),編號(hào)為一年一編,編號(hào)順序?yàn)榭値?、現(xiàn)金日記帳、銀行存(借)款日記帳、分戶明細(xì)帳。 4會(huì)計(jì)帳簿按保管期限分別編制卷號(hào),如現(xiàn)金日記帳全年按順序編制卷號(hào);總帳、各類明細(xì)帳、輔助帳全年按順序編制卷號(hào)。 會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂: 1會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全,整理報(bào)表頁數(shù),上邊和左邊對(duì)齊壓平,防止折角,如有損壞部位修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂; 2會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底; 3按保管期限編制卷號(hào)。會(huì)計(jì)憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊 |
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