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德魯克在《卓有成效的管理者》里面說：凡是會議過多，一定是管理出了問題，會議營運(yùn)管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平。九十年代三星崛起，李健熙發(fā)起“三星會議文化改良”，建立良好的會議文化，摒棄官僚作風(fēng)。 一、凡是開會，必有準(zhǔn)備 在三星，“永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會議，會議的最大成本是時間成本，會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會議就等于是一場謀殺”。所以，在三星重大的會議有事前檢查制度，“沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消”。與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會議室才開始思考。 二、凡是會議，必有主題 在三星，“開會必須有明確的會議目的，在會議準(zhǔn)備的PPT前三頁P(yáng)PT必須顯示會議主題”。沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。會議的主題，要事先通知與會人員。 三、凡是會議，必有紀(jì)律 在三星，每次會議都會設(shè)一名“紀(jì)律檢查官”（一般由主持人擔(dān)任）。在會議前宣布會議紀(jì)律，對于遲到要處罰，對于會議上不按流程要提醒，對于發(fā)言帶情緒要提醒，對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰，對于會議上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人的行為要處罰。 四，凡是會議，必有議程 在會議之前明確會議議程，會議運(yùn)營人員要在會前把會議議程書面發(fā)給參加會議人員，使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，使他們有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作，每一項(xiàng)討論必須控制時間，不能海闊天空，泛泛而談。丘吉爾說：給我五分鐘發(fā)言，我要提前一個星期準(zhǔn)備；給我十分鐘發(fā)言，我要提前兩天準(zhǔn)備；給我一個小時發(fā)言，我就可以不用準(zhǔn)備。 五、凡是會議，必有結(jié)果 開會的目的是解決問題，會議如果沒有達(dá)成結(jié)果，將是對大家時間的浪費(fèi)。所以，每一個與會人員都要參與到議程中來，會議監(jiān)督官有權(quán)打斷那些偏離會議主題的冗長發(fā)言，會議時間最好控制在1.5-2小時以內(nèi)，太長的會議會超過人的疲勞限度。會議主持人要設(shè)置時間提醒。會議決議要形成記錄，并當(dāng)場宣讀出來確認(rèn)。沒有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論。達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。 六、凡是開會，必有訓(xùn)練 在三星，“培訓(xùn)是節(jié)約時間成本的投資”，讓員工快速成長，培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯，提高技能，這一切，從本質(zhì)上來說也就是提高了時間價值。 在三星，有專門針對如何開會的培訓(xùn)，對每個層級的員工都有足夠的會議訓(xùn)練，訓(xùn)練內(nèi)容：如何開會、如何主持、如何記錄、如何追蹤、如何對待會議上的分歧、如何會場匯報等，通過這些必要的會議訓(xùn)練，讓會議變得高效。 會議難免有意見不一或爭論，如果處理不好，就會影響會議效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就可以化險為夷。例如要盡量做到會議上公開表揚(yáng)，私底下批評；在會議上就事論事，對事不對人；爭論時要尊重別人，不可惡意批評別人；對他人的意見如果表示贊同就公開表示你的稱贊；對意見不同者也要注意措辭，不要傷了別人自尊；不可惡意批評他人，不要傷了別人自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，不能為了表現(xiàn)自己而貶低別人。有時候要采取民主集中模式，開放心胸，容納意見，不要被自己先前的立場所左右；不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人。如果要公布的是既定政策、決定，就要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定決議。 七、凡是開會，必須守時 設(shè)定時間，準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時結(jié)束。準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時結(jié)束，其實(shí)也是尊重別人的時間。開會一定要準(zhǔn)時，并要求對每一個議程設(shè)定大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論，可暫時放一下避免影響其他議題，如果某個議題必須要有結(jié)論，會前要通知與會人員。 八、凡是開會，必有記錄 要有準(zhǔn)確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，各項(xiàng)決議要有具體的執(zhí)行人員及完成時限，如果此項(xiàng)決議需要多方資源，一定要在會議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議完成。有些管理人員經(jīng)常犯的錯誤就是會議沒有形成決議，導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更讓一些管理人員誤認(rèn)為開會沒有意義，直接影響其不想主持會議或者參加會議。 九、凡是會后，必有追蹤 “散會不追蹤，開會一場空”，加強(qiáng)稽核檢查，建立會議事后追蹤程序，會議的每一項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整，確保每項(xiàng)會議決議都能夠完成。 十、會議公式 開會+不落實(shí)=0 布置工作+不檢查=0 抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí) 十一、高效會議原則 凡是會議必有主題；凡是主題必有議程；凡是議程必有決議；凡是決議必有跟蹤；凡是跟蹤必有結(jié)果；凡是結(jié)果必有責(zé)任；凡是責(zé)任必有獎懲；凡是獎懲必須透明。 |
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