行政執(zhí)法文書與案卷專題講稿(10.9.28)行政執(zhí)法文書與案卷 省政府法制辦 馮祖躍 2010年9月29日 案 例 2001年11月5日，A縣地稅局直屬征收所在其轄區(qū) 納稅檢查中，發(fā)現(xiàn)個體戶王某的“大酒家”自今年 7月底開業(yè)以來，月營業(yè)額均在3萬元以上，而月定 額僅1萬元。征收所通過多方調(diào)查、核實(shí):王某的 “大酒家” 8.9月份超出定額的4萬元營業(yè)收入應(yīng)繳 納個稅2900元、附加120元。11月12日，征收所向 王某發(fā)出《催繳稅款通知書》，要求王某于11月19 日前繳清稅款、附加和滯納金。 文書送達(dá)“大酒家”時，王某本人不在，其 他人員又拒絕在見證人欄簽字，于是征收所 送達(dá)人員在《稅務(wù)文書送達(dá)回證》上注明了 當(dāng)時的情況即返回。11月20日，王某以“定 額已由稅務(wù)機(jī)關(guān)審定過”為由拒絕補(bǔ)繳稅款。 11月22日，征收所認(rèn)為補(bǔ)繳稅款期限已過， 決定對王某實(shí)施稅務(wù)行政處罰，并通知王某 于23日到征收所說明有關(guān)情況。 翌日，王某如約而至，但對補(bǔ)稅尤其是處罰不予接 受。26日，征收所檢查人員赴“大酒家”找到王某， 宣講稅法，口頭告知王某對其作出稅務(wù)行政處罰的 事實(shí)、理由及依據(jù)，并附帶告知了其他相關(guān)事項(xiàng);王 某當(dāng)時未提出異議，其中，講到聽證權(quán)利時，王某 表示不懂聽證，后經(jīng)稅務(wù)人員解說，王某亦口頭表 示怕繁瑣而放棄。11月28日，征收所將調(diào)查材料和 擬處罰意見上報A縣地稅局，A縣地稅局當(dāng)日即下達(dá) 了《稅務(wù)行政處罰決定書》，根據(jù)王某實(shí)際營業(yè)收 入和經(jīng)催繳限期未繳的事實(shí)，決定對其除補(bǔ)繳稅款、 附加和滯納金外，處罰款5000元。 12月5日，王某接到《稅務(wù)行政處罰決定書》 后，委托律師向A縣人民法院起訴，稱A縣地 稅機(jī)關(guān)執(zhí)法程序違法、處罰事實(shí)不清，要求 撤銷其稅務(wù)處罰決定。2002年1月15日，A縣 人民法院公開審理，并詳細(xì)聽取了雙方當(dāng)事 人的陳述意見，認(rèn)為A縣地稅機(jī)關(guān)在實(shí)施該項(xiàng) 行政處罰時有法律文書使用不全、有關(guān)程序 缺乏合法證據(jù)、適用法律條文有誤等問題， 撤銷了A縣地稅機(jī)關(guān)的處罰決定。 分析其敗訴原因，主要有四點(diǎn): 一是文書使用錯誤。本案中使用的文書應(yīng)是 《限期繳納稅款通知書》而不是《催繳稅款 通知書》。 二是文書送達(dá)存在過失。 三是處罰告知沒有根據(jù)。 四是載明事項(xiàng)不準(zhǔn)。 一、行政執(zhí)法文書 （一）執(zhí)法文書的概念及其含義 執(zhí)法文書，是指國家行政機(jī)關(guān)、法律法規(guī)授 權(quán)的組織或者委托行使行政執(zhí)法職能的組織， 依法制作的處理各類行政管理事務(wù)，具有法 律效力或法律意義的一系列文書總稱。主要 包含以下四層含義： 一是執(zhí)法文書制作主體是擁有法定執(zhí)法權(quán)的 執(zhí)法部門。 二是執(zhí)法文書適用范圍是具體行政執(zhí)法活動。 它和執(zhí)法活動是同步進(jìn)行的。 三是執(zhí)法文書制作必須遵守法律法規(guī)規(guī)定， 不能脫離法律法規(guī)的規(guī)定自己創(chuàng)設(shè)文書種類、 形式和內(nèi)容。 四是執(zhí)法文書必須具有法律效力和法律意義。 執(zhí)法文書一旦制作完成，行政機(jī)關(guān)必須遵守， 不能朝令夕改；對于當(dāng)事人而言，一旦當(dāng)事 人簽收后，執(zhí)法文書對其就有拘束力，當(dāng)事 人必須履行執(zhí)法文書規(guī)定的法律義務(wù)。 （二）執(zhí)法文書的特點(diǎn)與分類 1.執(zhí)法文書的特點(diǎn)。 一是制作的合法性。體現(xiàn)在兩個方面，即制作主體 的合法性和制作文種、要求、時限的合法性。 二是體裁格式的規(guī)范性。 三是適用法律的嚴(yán)肅性。 四是語言表述的準(zhǔn)確性。 五是生效執(zhí)行的權(quán)威性。執(zhí)法文書一旦制作完畢并 送達(dá)到當(dāng)事人，非經(jīng)法定程序不得變更或撤銷；如 需改變或撤銷，必須由執(zhí)法機(jī)關(guān)依照法定程序進(jìn)行。 2.執(zhí)法文書的分類。 （ 1）按執(zhí)法文書用途，以分為內(nèi)部文書和外部文書。內(nèi)部 文書，指在執(zhí)法活動過程中執(zhí)法機(jī)關(guān)為行政管理活動需要而 制作的在行政機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的書面文件，如立案審批表、案 件審批表、案件調(diào)查終結(jié)報告、結(jié)案報告等。外部文書，指 執(zhí)法機(jī)關(guān)在具體執(zhí)法活動中制作的涉及到當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù) 關(guān)系或調(diào)查取證過程中有行政機(jī)關(guān)以外的人員、組織參與的 文書，如調(diào)查筆錄、勘驗(yàn)筆錄、行政處罰事先告知書、行政 處罰決定書、責(zé)令停止違法行為通知書等。相對而言，執(zhí)法 機(jī)關(guān)對外部文書的重視程度要高于內(nèi)部文書。 （ 2）按執(zhí)法文書制作主體，可分為以個人名義制 作的文書和以執(zhí)法機(jī)關(guān)名義制作的文書。所謂以個 人名義制作，指以執(zhí)法人員個人的名義制作，由執(zhí) 法人員對文書的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如詢問筆錄、 現(xiàn)場檢查記錄等。所謂以執(zhí)法機(jī)關(guān)的名義制作，指 執(zhí)法人員以所在執(zhí)法機(jī)關(guān)的名義制作的文書，由該 執(zhí)法機(jī)關(guān)對文書的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如行政處 罰決定書、查封扣押通知書等。在執(zhí)法實(shí)踐中，大 多數(shù)執(zhí)法文書都是屬于以執(zhí)法機(jī)關(guān)名義制作的文書。 （ 3）按執(zhí)法文書作用，可分為執(zhí)行類、證據(jù)類和 工作類文書。所謂執(zhí)行類文書，指執(zhí)法機(jī)關(guān)在執(zhí)法 過程中，依照法律規(guī)定辦理行政案件時操作的法律 文書，如決定書、許可證等。所謂證據(jù)類文書，指 執(zhí)法機(jī)關(guān)在執(zhí)法過程中，依法調(diào)查取證時形成的法 律文書，如現(xiàn)場檢查筆錄、調(diào)查詢問筆錄等。所謂 工作類文書，指執(zhí)法機(jī)關(guān)在執(zhí)法過程中，為決定適 用某種程序、內(nèi)部請示報告、研究討論等所形成的 執(zhí)法文書，如行政處罰審批表、重大案件集體討論 記錄等。 （ 4）按執(zhí)法文書形式，可分為填寫式、書寫 式和筆錄式文書。填寫式執(zhí)法文書的格式相 對固定，如當(dāng)場處罰決定書等。書寫式文書 是根據(jù)需要來制作的法律文書，如調(diào)查終結(jié) 報告、行政處罰決定書等。筆錄式文書主要 是詳細(xì)記錄當(dāng)事人違法的客觀事實(shí)及執(zhí)法人 員的調(diào)查結(jié)果，如現(xiàn)場調(diào)查筆錄、詢問筆錄 等。 （三）執(zhí)法文書制作應(yīng)注意的問題 （ 1）違法事實(shí)描述不清。主要有以下表現(xiàn)： 一是描述太簡單。對違法事實(shí)的描述缺少內(nèi)容，或 者不能全面反映內(nèi)容。 二是使用結(jié)論性語言。 三是違法事實(shí)記載不全面。 （ 2）證據(jù)反映不充分。主要有以下表現(xiàn)： 一是收集證據(jù)的過程是否合法沒有反映清楚。 二是對所收集到的證據(jù)本身的特性沒有反映清楚。 （ 3）處罰失當(dāng)。 （ 4）表述不規(guī)范。具體有以下表現(xiàn)： 一是語言使用不規(guī)范。有的文書在描述時詞不達(dá)意，甚至引 起歧義，有些文書中使用方言。 二是出現(xiàn)錯別字。 三是不簽名、代簽名或少簽名。 四是漏填或少填項(xiàng)目。 五是字跡潦草。 六是日期填寫混亂。如立案日期在調(diào)查取證之后，處罰決定 書時間與處罰事先告知書時間同一天，送達(dá)文書回證時間在 文書制作時間之前等。 （ 5）隨意簡化或者不按規(guī)定使用文書。 2.幾種重要執(zhí)法文書常見問題。 （ 1）證據(jù)先行登記保存文書。錯誤主要表現(xiàn)在: 一是超過法定期限實(shí)施證據(jù)登記保存?！缎姓幜P 法》明確規(guī)定，實(shí)施證據(jù)先行登記保存，應(yīng)當(dāng)在七 日內(nèi)及時作出處理決定。也就是說，如果行政機(jī)關(guān) 在七日內(nèi)不能做出處理決定的，就應(yīng)該將登記保存 的證據(jù)發(fā)還給所有人。 二是任意擴(kuò)大證據(jù)登記保存范圍。實(shí)行證據(jù) 先行登記保存，必須是在特殊、緊急情況下， 如證據(jù)有可能滅失、時過境遷后將難以取得 等，行政執(zhí)法機(jī)關(guān)才能實(shí)施。如果對沒有必 要進(jìn)行證據(jù)登記保存，或通過詢問筆錄、證 人證言、現(xiàn)場筆錄等其他證據(jù)就能夠確定行 政相對人違法事實(shí)的，就不能采取這項(xiàng)措施。 三是需要保存的證據(jù)不登記或登記不規(guī)范。 四是實(shí)施先行登記保存的物品與被處罰行為 沒有關(guān)聯(lián)性。先行登記保存的物品作為證明 案件真實(shí)情況的證據(jù)，必須具有客觀性、關(guān) 聯(lián)性和合法性三個基本特征，它必須與違法 行為有直接必然聯(lián)系的。 五是未經(jīng)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)實(shí)施登記保 存。 （ 2）重大案件集體討論文書。錯誤主要表現(xiàn)在： 一是討論無記錄。 二是記錄無實(shí)質(zhì)內(nèi)容。 （ 3）案件調(diào)查終結(jié)報告。錯誤主要表現(xiàn)在: 一是無制作案件調(diào)查終結(jié)報告。 二是內(nèi)容過于簡單，未對案情進(jìn)行敘述、未列舉證 據(jù)，填寫隨意。 三是不寫處罰建議。 （ 4）行政處罰事先告知文書。錯誤主要表現(xiàn)在: 一是違法事實(shí)敘述不清楚，相關(guān)證據(jù)不列舉。 二是擬處罰的種類和幅度告知不具體。應(yīng)告知當(dāng)事 人擬處罰的具體種類和幅度，因?yàn)?①處罰種類、罰 款數(shù)額不確定，將無法確定聽證程序是否適用。② 處罰種類、罰款數(shù)額不確定，將對當(dāng)事人會產(chǎn)生截 然不同的反應(yīng)。③處罰種類、罰款數(shù)額不確定，將 很容易孽生執(zhí)法腐敗的現(xiàn)象。 三是處罰事先告知書當(dāng)事人陳述申辯權(quán)利時間與處 罰決定時間有沖突。 （ 5）處罰決定審批文書。錯誤主要表現(xiàn)在： 一是未制作報批審查文書。 二是未經(jīng)法制審查。 （ 6）行政處罰決定文書。錯誤主要表現(xiàn)： 一是文號編寫不規(guī)范。 二是證據(jù)列舉不詳細(xì)。 三是政處種類填寫錯誤。 四是救濟(jì)途徑、期限交待不全或錯誤。 （ 7）送達(dá)文書。錯誤主要表現(xiàn)在： 一是送達(dá)時間不合規(guī)定。 二是送達(dá)回執(zhí)簽收不合規(guī)定。 3.執(zhí)法文書制作過程中應(yīng)注意的問題。 （ 1）制作筆錄式執(zhí)法文書應(yīng)注意的問題。 ①制作《調(diào)查筆錄》應(yīng)注意的問題。 《調(diào)查筆錄》一般由首部、正文、尾部三部 分組成。 首部，應(yīng)包括：文書標(biāo)題、頁數(shù)、案由、調(diào)查地點(diǎn)、被調(diào)查 人姓名、性別、職務(wù)、被調(diào)查人工作單位、聯(lián)系方式、地址、 調(diào)查人、記錄人、調(diào)查時間等內(nèi)容。 正文，是調(diào)查活動的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。應(yīng)注意，一是調(diào)查詢問時， 要出示行政執(zhí)法證，并記錄執(zhí)法證號。二是對當(dāng)事人的詢問 每次要制作文書；更不能同時對多個當(dāng)事人進(jìn)行詢問。三是 對有關(guān)違法行為的時間、地點(diǎn)、人員、手段、過程、結(jié)果、 目的以及所涉及的違法物品的名稱、數(shù)量、來源、進(jìn)銷價格 等重要情節(jié)要問清楚。 尾部，主要是調(diào)查活動參加人員對本文書的認(rèn)可表示。包括 被調(diào)查人員意見和有關(guān)人員簽字等內(nèi)容。 ②制作《檢查筆錄》應(yīng)注意的問題。要注意四個方 面的問題，即時間、地點(diǎn)、當(dāng)事人、檢查的過程。 一是時間記錄要準(zhǔn)確。起止時間的填寫要詳實(shí)，具 體、準(zhǔn)確，要具體到年、月、日、時、分。 二是地點(diǎn)記錄要準(zhǔn)確。 三是當(dāng)事人記錄要準(zhǔn)確。 四是檢查過程記錄要明確。 （ 2）制作填寫式執(zhí)法文書應(yīng)注意的問題。 一是案由要具體明了。 二是“當(dāng)事人”欄目要填寫當(dāng)事人全稱。 三是“違法行為”部分要填寫明確。違法行 為部分包括時間、地點(diǎn)、違法行為這三個要 素，缺一不可。 四是“法律依據(jù)”欄要填寫所適用法律的全 稱，不能隨意縮寫。 （四）說理式執(zhí)法文書的推行 1.傳統(tǒng)式執(zhí)法文書存在的問題。主要有以下突出問 題： 一是認(rèn)定違法事實(shí)突然，不對違法事實(shí)的認(rèn)定過程 和認(rèn)識依據(jù)，特別是對被處罰人陳述的不同事實(shí)， 不會有針對性的分析、辨別。 二是取舍證據(jù)神秘。傳統(tǒng)的處罰文書，只羅列證據(jù) 名稱，不說明各證據(jù)的主要內(nèi)容、證明目的及認(rèn)定 理由；被處罰人提交的證據(jù)不被認(rèn)定、陳述和申辯 及聽證中提出的意見不予采納沒有闡述理由。 三是程序缺乏反映。傳統(tǒng)的處罰文書，體現(xiàn)不出行 政機(jī)關(guān)是否已依法履行告知程序或履行程度，看不 出當(dāng)事人是否已依法享有了陳述、申辯及申請聽證 的權(quán)利，也看不出聽證是否進(jìn)行，更看不到聽證意 見的采納或不予采納的理由。 四是法律解釋蒼白無力。看不到適用法條的具體內(nèi) 容，看不到被處罰人就相關(guān)法律適用的意見及理由， 看不到執(zhí)法人員認(rèn)定事實(shí)和選用法條之間邏輯關(guān)聯(lián) 上的闡明和法理分析。 2.推行說理式執(zhí)法文書的幾點(diǎn)優(yōu)勢。 一是有利于樹立行政機(jī)關(guān)公正執(zhí)法形象。 二是有利于促使當(dāng)事人服罰息訴。 三是有利于提高執(zhí)法人員的綜合素質(zhì)、造就 高素質(zhì)的執(zhí)法隊(duì)伍。 3.對說理式行政處罰文書制作的幾點(diǎn)建議。推行說 理式執(zhí)法文書，主要就是推行說理式行政處罰文書。 說理式處罰文書的制作，應(yīng)注意以下問題： 一是行政處罰決定作出前的查處程序要有所交代， 不能重實(shí)體輕程序。 二是行政處罰文書中法律適用的理由要全面表述， 避免說理不清或說理不透。 三是說理式處罰文書要能反映依法查實(shí)的違法事實(shí) 和確鑿的證據(jù)。 二、行政執(zhí)法案卷 （一）行政執(zhí)法案卷的概念及特點(diǎn) 1.行政執(zhí)法案卷的概念。是指行政執(zhí)法主體在行政 執(zhí)法過程中，按照法律規(guī)定所形成的與案件有關(guān)的 法律文書和證據(jù)材料的總和。 2.行政執(zhí)法案卷的特點(diǎn)。 一是真實(shí)性。 二是完整性。 三是規(guī)范性。 四是存儲性。 （二）行政執(zhí)法案卷的組成和結(jié)構(gòu) 1.案卷的組成。 從案卷的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容來看，案卷主要由以下幾個方面的材 料組成： （ 1）行政機(jī)關(guān)做出具體行政行為所依據(jù)的事實(shí)性證據(jù)材 料，如調(diào)查筆錄、詢問筆錄、現(xiàn)場照片、鑒定文書等。 （ 2）行政機(jī)關(guān)做出具體行政行為所依據(jù)的程序性材料， 比如處罰事先告知書、聽證告知書、聽證筆錄等等。 （ 3）行政機(jī)關(guān)做出具體行政行為的決定性材料，比如處 罰決定、許可決定、扣押通知書等。 （ 4）反映行政機(jī)關(guān)具體行政行為決定的執(zhí)行情況的有關(guān) 材料，比如罰沒票據(jù)。 從案卷的外在形式來看，案卷主要由以下幾個部分 組成： （ 1）案卷的封面，主要顯示案件的基本信息，比 如案由、處罰結(jié)果、執(zhí)行情況等； （ 2）案卷目錄，反映了所有案卷材料的名稱、排 列順序； （ 3）案卷的核心部分的材料，這也是案卷的實(shí)質(zhì) 性內(nèi)容，包括證據(jù)材料、程序性材料、決定性材料 等； （ 4）案卷的歸檔方面的材料。 2.案卷的結(jié)構(gòu)。是指案卷核心材料的不同組 成部分之間的布局和關(guān)聯(lián)關(guān)系。案卷核心材 料的各個組成部分可以以具體行政行為的決 定書為界分成前后三個部分： 一是案卷的基礎(chǔ)材料部分。這個部分包含了搜集證據(jù)材料、 查清案件事實(shí)和履行辦案程序三個方面的內(nèi)容，也是這三 個方面相互滲透、共同發(fā)揮作用的過程。從案件辦理過程 上看，這一部分主要包括案件立案、搜集證據(jù)、調(diào)查終結(jié) 三個階段。 二是案件的決定材料部分。這是一個案件處理過程中的核 心階段，也是案卷材料的核心部分。它是對案件的事實(shí)證 據(jù)、適用法律、履行程序的高度概括。這一部分材料主要 包括決定意見審批、處罰案件的先行告知、形成正式處理 決定三個階段。 三是案件的決定執(zhí)行部分。這是顯示案件處理決定最終執(zhí) 行情況的材料。 （三）行政執(zhí)法案卷的整理與入檔 1.案卷整理的步驟。 第一步，清理資料。首先要查看辦案資料是否齊全， 執(zhí)法文書填寫制作規(guī)范與否，是否按行政案件辦理 程序、現(xiàn)場處罰規(guī)定、行政案件審理規(guī)則和聽證工 作規(guī)則的規(guī)定處理案件。其次按時間順序清理排列， 對每份執(zhí)法文書進(jìn)行系統(tǒng)排列，固定每份執(zhí)法文書 的位置，排列時要注意保持文書之間的聯(lián)系，并使 這種聯(lián)系條理化，便于查閱。最后整理成冊、檢查 資料是否有遺漏，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)入下一道程序。 第二步，制作卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄制作要注意以下事項(xiàng)： （ 1）順序號。應(yīng)將整理后已按時間順序排列的文書按 1、 2、 3……的順 序填寫，一份文書只填一個順序號，如調(diào)查筆錄，雖是找?guī)讉€人調(diào)查幾 次形成的文書，但屬同類文書，也只填一個順序號。 （ 2）文件上原有字號。凡有文件編號的，一定要寫明字號。 （ 3）文件日期。寫明原文書的制作時期。 （ 4）標(biāo)題。寫明卷內(nèi)文書的名稱，如“行政處罰決定書”，“結(jié)案審 查表”等。 （ 5）文件所在頁號。寫明每個文書在案卷中的起止頁碼，頁碼應(yīng)按文 書的前后順序統(tǒng)一編寫，并標(biāo)注在有字頁的正面右上角、背面左上角。 （ 6）備考。有需要說明的事項(xiàng)，應(yīng)該在備考欄填寫。備考表放在全卷 文書的最后，用來說明卷內(nèi)文書的狀況。備考表應(yīng)寫明卷內(nèi)文書的實(shí)有 頁數(shù)，以及必要說明的情況，并填寫登記日期和立卷人姓名。 第三步，制作案卷。應(yīng)包括以下內(nèi)容： （ 1）案由。案由要簡要寫明違法主體和違法行為，合符語法，標(biāo)點(diǎn) 符號正確，書寫字體可稍大些，筆畫工整，排列美觀，用簡練通順的 文字、準(zhǔn)確的一句話概括。 （ 2）處理結(jié)果。要按處罰決定書或復(fù)議決定、行政訴訟確認(rèn)的處罰 內(nèi)容，分項(xiàng)寫明行政處罰的方式。 （ 3）辦案日期。即辦理案件的起止日期。 （ 4）保存年限。 （ 5）件、頁數(shù)。寫明本卷文書的件數(shù)和頁數(shù)，一個順序號的文書為 一件。 （ 6）歸檔號。寫明本卷文書歸檔時的編號。 （ 7）收案日期。寫明該案卷歸檔存查的日期。 （ 8）裝訂。 第四步，歸檔保存。裝訂成冊的案卷要移送 檔案室，交檔案保管人員歸檔存查，不能由 執(zhí)法人員自己保存。歸檔時間要按照規(guī)定執(zhí) 行，一般第一年的文件材料第二年上半年進(jìn) 行歸檔較為合適。已歸檔的案卷，任何人不 得從由抽取、涂改、增刪卷內(nèi)材料。確需增 添文書材料的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可增 添。 2.執(zhí)法案卷入檔的要求。 一是文書排列的規(guī)則。案卷內(nèi)文書材料一般只保存 一份，重復(fù)的文書材料或者與案件無關(guān)的文書材料 要剔除。案卷內(nèi)的每份或者每組文書材料之間的排 列規(guī)則一般是：①決定文書在前，依據(jù)材料在后； ②正件在前，附件在后；③批復(fù)在前，請示在后； ④原件在前，更正、補(bǔ)充在后；⑤印件在前，定稿 在后。簽發(fā)稿和送達(dá)回證應(yīng)當(dāng)作為該文書材料的附 件隨卷裝訂。 二是頁碼編寫的規(guī)則。案件的文書材料經(jīng)過 系統(tǒng)排列后，應(yīng)當(dāng)逐頁編號。文書材料的頁 碼應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，在有文字的每頁正 面右上角、背面左上角編寫。卷宗封皮、卷 內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表都不要編寫頁碼。 三是書寫的要求。書寫的工具要用鋼筆或簽 字筆，字跡要工整、清晰，如果有些證據(jù)用 鉛筆書寫的，要將其復(fù)印后與原件一起入檔。 四是入檔紙張要求。紙張要求用A4紙，材料 上不能有訂書針等金屬物。要達(dá)到這一基本 要求，應(yīng)該根據(jù)不同情況進(jìn)行處理：（ 1）對 破損或者褪色的材料，要進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制； （ 2）裝訂部位過窄或者有文字的材料，要用 紙加襯邊；（ 3）紙面過小的材料，要加貼襯 紙；（ 4）紙張大于卷面的材料，要按照卷宗 大小折疊整齊；（ 5）需要附卷的信封，要打 開放平并保留郵票（戳）。 五是聲像材料的歸檔要求。隨卷歸檔的聲像材料等 證據(jù)要放入證據(jù)袋中，并在證據(jù)袋上用文字說明證 據(jù)名稱、數(shù)量、攝像或者錄音的對象、時間、地點(diǎn) 和責(zé)任者等。隨卷歸檔的聲像材料要用文字說明主 要內(nèi)容。 六是裝訂的要求。案卷裝訂一般采用“三孔一線” 的裝訂方法，一三孔之間的距離為160MM，裝訂線 以不妨礙卷內(nèi)文書材料閱讀為原則。一宗案件的文 書材料，每卷不超過2公分或者200頁，過多時應(yīng)當(dāng) 按形成的順序分冊訂卷。案卷裝訂后要在卷底裝訂 線上加貼貼封紙，并加蓋騎縫章。 （四）目前執(zhí)法案卷管理中存在的 主要問題 一是案卷歸檔不夠及時。 二是案卷裝訂不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：用金屬釘、抽 桿夾；無格式化的封皮。 三是歸檔順序顛倒。有的按照正卷、副卷裝訂，有 的按照案件發(fā)展時間順序裝訂，有的按照效力等級 裝訂。 三是內(nèi)容材料缺失。有的無封面、封底、目錄、備 考表，有的未將現(xiàn)場照片、繳款票據(jù)等裝訂入卷。 （五）行政執(zhí)法案卷評查 1、行政執(zhí)法案卷評查活動中存在的突出問題。 （ 1）執(zhí)法主體案卷意識淡薄，案卷評查制度 缺失。傳統(tǒng)執(zhí)法習(xí)慣和執(zhí)法目的“偏移”以 及粗放式的行政執(zhí)法模式，導(dǎo)致行政機(jī)關(guān)及 其執(zhí)法人員忽視執(zhí)法案卷。執(zhí)法案卷殘缺不 全，有案無卷、有卷無果，執(zhí)法與案卷“兩 張皮”、不同步等問題突出。 （ 2）案卷評查規(guī)范性不足。案卷評查多為臨時性 的活動，缺乏相應(yīng)計(jì)劃；評查標(biāo)準(zhǔn)多元化，國務(wù)院 部門，省、市、縣政府及其職能部門都出臺了不少 評查標(biāo)準(zhǔn)，但缺乏統(tǒng)一權(quán)威的標(biāo)準(zhǔn)；評查方式和主 體單一，多數(shù)是行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的自查自糾，上級行 政機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)、權(quán)力機(jī)關(guān)的評查偏少，評查的 權(quán)威性不強(qiáng)；對于長期不重視執(zhí)法案卷工作或借口 執(zhí)法任務(wù)繁重逃避案卷評查的部門，缺乏強(qiáng)制性的 案卷評查制度。 （ 3）責(zé)任追究機(jī)制缺省。 2、執(zhí)法案卷評查制度化的幾點(diǎn)建議。 （ 1）科學(xué)擬定案卷評查規(guī)劃。 （ 2）統(tǒng)一、完善評查標(biāo)準(zhǔn)。 （ 3）建立健全糾錯機(jī)制、責(zé)任追究機(jī)制和培 訓(xùn)機(jī)制。 （ 4）提高行政執(zhí)法案卷的制作質(zhì)量，嚴(yán)格行 政執(zhí)法案卷管理。 謝謝大家！ |
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