第八章  WORD排版

一、制作并排文頭

（一）合并字符法

如將“經(jīng)理辦工會(huì)辦”合并，選擇“經(jīng)理辦工會(huì)辦”后，在Word 2000\XP中，點(diǎn)選“格式→中文版式→合并字符”（在Word 97點(diǎn)選“格式→中文產(chǎn)品并排字符”）確定后退出，此時(shí)出現(xiàn)的效果是“經(jīng)理辦工會(huì)辦”，還對(duì)它進(jìn)行必要的格式化，讓它更美觀一些。Word 97對(duì)合并字?jǐn)?shù)的多少?zèng)]有限制，而Word 2000\XP最多合并字?jǐn)?shù)為六個(gè)字。通過(guò)反復(fù)試驗(yàn)，Word 2000\XP對(duì)合并字?jǐn)?shù)的限制是完全可打破的。

在“”的右鍵菜單上點(diǎn)擊選“切換域代碼”，在域代碼中將eq \o(\s\up 6(經(jīng)理辦)中的“經(jīng)理辦”改為“星球旅行社經(jīng)理辦公室”，把\s\do 2(工會(huì)辦)中的“工會(huì)辦”改為“”，再次切換域代碼，就成了星球旅行社經(jīng)理辦公室星球旅行社工會(huì)委員會(huì)辦公室。如果需要將其上下兩對(duì)齊，可在顯示域代碼的狀態(tài)下，選字?jǐn)?shù)少的一行字，并留下最后一個(gè)字不選，再點(diǎn)擊字符縮放按鈕右的下三角，在出現(xiàn)的菜單中選“其他…→字符間距→間距→加寬”，反復(fù)調(diào)整加寬的磅數(shù)，使之完全對(duì)齊即可。在格式調(diào)整中要經(jīng)過(guò)四個(gè)步驟：一是適當(dāng)放大字號(hào)；二是調(diào)整段落行距設(shè)置的值；三是將域代碼“eq \o(\s\up 6”中“6”的數(shù)值增大，以產(chǎn)生最適合的行間距；四是將后面的“聯(lián)合通知”四個(gè)字，用字符縮放按鈕 中的“其他…→字符間距→位置→提升”，調(diào)整提升磅數(shù)，使他位于兩行字的中間。文頭制作好后的基本式樣如：

（二）文本框法

用文本框法制作表頭，無(wú)論是制作單行文頭還是制作雙行文頭，他都有兩大優(yōu)點(diǎn)。一是文本框可拖動(dòng)放置，調(diào)整文頭的位置最方便；二是在文本框內(nèi)的文字可在框內(nèi)設(shè)置為分散對(duì)齊，解除了用空格鍵無(wú)法調(diào)整字間距的困難。如果是對(duì)文字較多的文頭，采用文本框法制作文頭是比較好的一種辦法。

（三）制表法

第一步，先做張四個(gè)單元格的表格，右邊的上下兩個(gè)單元格合并，把文字輸進(jìn)去；第三步，將表格的框線定為“無(wú)框線”或“擦除”表線，使之保留制表域而打印不出表線。

 第二步，自菜單欄選：“表格→自動(dòng)調(diào)整→根據(jù)窗口調(diào)整表格”，使表格的寬度與窗口等寬。然后定義字號(hào)、字體，并將三個(gè)單元格中都定為“分散對(duì)齊”格式，再適當(dāng)調(diào)整段落；

 第三步，將表格的框線定為“無(wú)框線”或“擦除”表線，使之保留制表域而打印不出表線。

二、制作公文模板

制作公文模板與普通制表的方法是完全相同的，制作完成后，將不需要打印出來(lái)的表線擦除掉，并將表線及表中標(biāo)題改變?yōu)榧t色。再用格式欄上字符縮放按鈕菜單中提供命令，對(duì)“字體”、“字符間距”進(jìn)行設(shè)置?，F(xiàn)舉兩例：

（一）發(fā)文稿紙首頁(yè)模板

發(fā)文稿紙首頁(yè)模板如下圖：

（二）簽報(bào)紙首頁(yè)模板

簽報(bào)紙首頁(yè)模板見(jiàn)下圖：

三、定義頁(yè)眉和頁(yè)腳

一篇書(shū)稿寫(xiě)完后，要設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳（一般多為設(shè)置頁(yè)號(hào)），如果是分許多個(gè)文檔編寫(xiě)的書(shū)稿，就要設(shè)置文檔之間的連續(xù)頁(yè)號(hào)；有首頁(yè)不打印頁(yè)號(hào)及將單雙頁(yè)號(hào)左右設(shè)置的要求等。

（一）設(shè)置頁(yè)眉及頁(yè)號(hào)

自菜單欄點(diǎn)擊 “視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”，顯示出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”菜單后（見(jiàn)W8-01：頁(yè)眉和頁(yè)腳菜單），光標(biāo)自動(dòng)進(jìn)入頁(yè)眉編輯區(qū)，此時(shí)在頁(yè)眉區(qū)顯示出本篇文檔的標(biāo)題。這時(shí)可默認(rèn)當(dāng)前頁(yè)眉，也可在此基礎(chǔ)上改寫(xiě)頁(yè)眉。如果有將頁(yè)號(hào)寫(xiě)入頁(yè)眉的愛(ài)好，可在頁(yè)眉上設(shè)置頁(yè)號(hào)。在進(jìn)行字體、字號(hào)、放置位的調(diào)整后，即完成頁(yè)眉的設(shè)置。

如果想要去掉頁(yè)眉/頁(yè)腳中的橫線，可用以下兩種方法：

一是點(diǎn)擊“格式→樣式→頁(yè)眉→更改（“更改樣式”對(duì)話框）→樣式→邊框→設(shè)置→無(wú)→確定→確定→應(yīng)用”即可。

在Word 2000中刪除頁(yè)眉橫線，點(diǎn)擊：“格式→樣式”，在樣式對(duì)話框中找到并將光標(biāo)移至頁(yè)眉，再點(diǎn)擊刪除。
在Word XP中刪除頁(yè)眉橫線，點(diǎn)擊：“格式→樣式和格式”在其對(duì)話框的“頁(yè)眉”右鍵菜單上點(diǎn)擊“清除樣式”。

 （二）設(shè)置頁(yè)腳頁(yè)號(hào)

在進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”菜單后（見(jiàn)W8-01：頁(yè)眉和頁(yè)腳菜單）將光標(biāo)轉(zhuǎn)到頁(yè)腳編輯區(qū)，點(diǎn)擊菜單上的“設(shè)置頁(yè)碼格式按鈕 ”，出現(xiàn)“頁(yè)碼格式”對(duì)話框（見(jiàn)W8-02：頁(yè)碼格式對(duì)話框）后，在“起始頁(yè)碼”的文字框中輸入頁(yè)號(hào)，如果是連續(xù)書(shū)稿，第一章的未頁(yè)號(hào)是10號(hào)，需要續(xù)前一章的書(shū)號(hào)時(shí)，可在框內(nèi)輸入“11”，確定后退出即可。

（三）首頁(yè)不打印頁(yè)號(hào)

一般公文，在首頁(yè)是不打印頁(yè)號(hào)的。解決這一問(wèn)題的方法是點(diǎn)擊菜單欄“文件→頁(yè)面設(shè)置→版式”，在其對(duì)話框中鉤選“首頁(yè)不同”（見(jiàn)W8-03：頁(yè)面設(shè)置中的版式對(duì)話框）確定退出后，第一頁(yè)不在顯示頁(yè)號(hào)，從第二頁(yè)開(kāi)始顯示第二頁(yè)的號(hào)。

 （四）從第二頁(yè)起始第一頁(yè)碼

在“（三）首頁(yè)不打印頁(yè)號(hào)”中介紹的方法，只解決了隱去第一頁(yè)的頁(yè)號(hào)問(wèn)題，第二頁(yè)仍然是第二頁(yè)。從第二頁(yè)起始第一頁(yè)碼的方法是：

1、將光標(biāo)移至首頁(yè)尾，自菜單欄選：“插入→分隔符”，在“分隔符”對(duì)話框的“分節(jié)符類(lèi)型”中選“連續(xù)”，確定退出；

2、將光標(biāo)移至第二頁(yè)，刪除第二頁(yè)產(chǎn)生的空行。然后自菜單欄點(diǎn)擊“插入→頁(yè)碼”在“頁(yè)碼”；對(duì)話框中點(diǎn)擊“格式”；在“頁(yè)碼格式”對(duì)話框中選“頁(yè)碼編排→起始頁(yè)碼”，并將頁(yè)碼設(shè)置為“1”，點(diǎn)擊兩次確定退出。此時(shí)第一頁(yè)與第二頁(yè)的頁(yè)碼均為“1”；

3、返回首頁(yè)，再次選“格式→頁(yè)碼”，直接將首頁(yè)顯示的頁(yè)碼“1”刪除。

（五）奇偶頁(yè)不同

如果將單頁(yè)號(hào)位置放置到頁(yè)右，雙頁(yè)號(hào)位置放置到頁(yè)左，仍按上述方法調(diào)出“頁(yè)面設(shè)置中的板式對(duì)話框”（見(jiàn)W8-03：頁(yè)面設(shè)置中的版式對(duì)話框），鉤選“奇偶頁(yè)不同”，同時(shí)自“節(jié)的起始位置”的下拉式菜單（W8-04：節(jié)的起始位置下拉式菜單）中，選擇“奇數(shù)頁(yè)”后，對(duì)奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)號(hào)進(jìn)行設(shè)置；選擇“偶數(shù)頁(yè)”后，對(duì)偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)號(hào)進(jìn)行設(shè)置。

（六）折頁(yè)的頁(yè)號(hào)設(shè)置

如果在一頁(yè)紙上按“格式→分欄→兩欄”的折頁(yè)方法排版，一頁(yè)紙上就要輸入兩個(gè)頁(yè)號(hào)，而且這兩個(gè)頁(yè)號(hào)都要在其后的若干頁(yè)上自動(dòng)編號(hào)。其設(shè)置方法是：

1、單頁(yè)頁(yè)號(hào)的設(shè)置

點(diǎn)擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”，在單號(hào)頁(yè)的位置，按“Ctrl+F9”，在出現(xiàn)的“{}”域中輸入“=”號(hào)，再按“Ctrl+F9”，在再次出現(xiàn)的“{}”域中輸入“PAGE”將光標(biāo)移到中間的花括號(hào)外，接著輸入“*2-1”，輸入完成后的格式為“{={PAGE}*2-1}”，按“Shift+F9”切換域代碼，這時(shí)頁(yè)碼為“1”。其對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào)順序是“1、3、5、7……”

2、雙頁(yè)頁(yè)頁(yè)號(hào)的設(shè)置

將光標(biāo)移到雙頁(yè)號(hào)的位置，并將單頁(yè)號(hào)復(fù)制到雙頁(yè)號(hào)的位置處，按“Shift+F9”切換域代碼，將代碼中的“-1”刪除，使格式變?yōu)椤皗={PAGE}*2}”，再按“Shift+F9” 切換域代碼，這時(shí)的頁(yè)號(hào)為“2”。其對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào)順序是“2、4、6、8……”

如要將頁(yè)號(hào)設(shè)置為“第X頁(yè)”，可先寫(xiě)上“第頁(yè)”，然后在“第頁(yè)”兩字之間進(jìn)行插入域的操作。如果還要頁(yè)的后頁(yè)寫(xiě)入“共頁(yè)”，可在“共頁(yè)”的兩字之間的域中寫(xiě)入“Numpages”域代碼，切換域代碼后即可顯示出總的頁(yè)數(shù)。

注：快捷鍵“Ctrl+F9”等同于點(diǎn)擊“插入→域”命令，反復(fù)操作等于插入域和取消域；快捷鍵“Shift+F9”等同于在域代碼右鍵菜單上的“切換域代碼”命令，反復(fù)操作等于展示域的公式和域的運(yùn)算結(jié)果。

3、頁(yè)號(hào)位置

自菜單欄點(diǎn)擊“插入→頁(yè)碼”，在“位置”菜單中有“頁(yè)面頂端（頁(yè)眉）、頁(yè)面底端（頁(yè)腳）、頁(yè)面縱向中心、縱向內(nèi)側(cè)、縱向外側(cè)”五個(gè)頁(yè)碼位置的設(shè)置；在“對(duì)齊方式”菜單中有“左側(cè)、居中、右側(cè)、內(nèi)側(cè)、外側(cè)”五種對(duì)齊方式。

（七）去掉最后一頁(yè)

很多文件的排版，常在最后一頁(yè)只有一、兩行，既不好看，也浪費(fèi)紙張。

點(diǎn)擊“工具"自定義"類(lèi)別"命令”，找到“減少一頁(yè) ”命令，并把它拖到常用工具欄。應(yīng)用時(shí)，點(diǎn)擊此命令即可。

（八）控制孤行

一段文字的第一行出現(xiàn)在上一頁(yè)的頁(yè)尾、或一段文字的最后一行出現(xiàn)在下一行的頁(yè)首，這就稱為孤行。孤行的出現(xiàn)影響排版的美觀，也影響閱讀，所以Word默認(rèn)打開(kāi)了孤行控制功能。如果要允許孤行出現(xiàn)，可自菜單欄點(diǎn)擊“工具→段落→換行和分頁(yè)”，取消勾選“孤行控制”和“段中不分頁(yè)”即可。

 四、“樣式”設(shè)置及應(yīng)用

（一）Word 2000“樣式”設(shè)置

一般文檔的排版，如首行縮進(jìn)，就輸入空格，加上改變字體、字號(hào)，再調(diào)整調(diào)整段落也就可以了。實(shí)在不行就多調(diào)整幾次字號(hào)和段落。要是寫(xiě)書(shū)稿、寫(xiě)電子文檔等，就得非用樣式不可了。因樣式是排版的基礎(chǔ)。

如將標(biāo)題定為標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3……等若干等級(jí)，以定義“標(biāo)題1”為例，在輸入標(biāo)題后并選取這個(gè)標(biāo)題，點(diǎn)擊菜單欄的“格式→樣式”便出現(xiàn)樣式對(duì)話框（見(jiàn)W8-05：樣式對(duì)話框），在“樣式”選擇區(qū)內(nèi)，點(diǎn)選“標(biāo)題1”，再點(diǎn)擊“更改”命令按鈕，又出現(xiàn)一個(gè)“更改樣式”對(duì)話框（見(jiàn)W8-06：更改樣式對(duì)話框），點(diǎn)擊“格式”命令后，自下拉式菜單中（見(jiàn)W8-07：格式菜單），主要對(duì)字體、段落兩個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)置就可。
注意：對(duì)“正文”樣式的設(shè)置，盡可能不選擇“自動(dòng)更新”選項(xiàng)。

（二）Word 2000“樣式”應(yīng)用

文檔編輯中，根據(jù)標(biāo)題的不同等級(jí)，如“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”……“正文”等，在輸入并選取各式標(biāo)題后，自“樣式”下拉菜單（樣式菜單在字體對(duì)話框之左，見(jiàn)W8-08：樣式下拉菜單）中點(diǎn)選所需“樣式”，即完成一個(gè)樣式的應(yīng)用。

 
（三）Word XP“樣式和格式”設(shè)置和應(yīng)用

選取要設(shè)置樣式和格式的標(biāo)題，點(diǎn)擊菜單欄的“格式→樣式和格式”，在編輯窗口的右側(cè)便出現(xiàn)（W8-09：Word XP的樣式和格式）菜單，點(diǎn)選“新樣式”后，接著又出現(xiàn)（W8-10：Word XP的新建樣式）對(duì)話框，它與（W8-11：Word 2000的新建樣式）對(duì)話框內(nèi)容相比，二者除了在名稱和菜單放置位置有區(qū)別外，其設(shè)置方法都是一樣的。

五、用文檔結(jié)構(gòu)編輯書(shū)稿

進(jìn)行了樣式設(shè)置的文檔，在編輯或修改過(guò)程中，可自菜單欄點(diǎn)擊“視圖→文檔結(jié)構(gòu)圖”，或在工具菜單欄點(diǎn)擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”按鈕，即在窗口的左側(cè)顯示出文檔結(jié)構(gòu)的所有標(biāo)題（見(jiàn)W8-12：文檔結(jié)構(gòu)圖），點(diǎn)擊標(biāo)題前的+或-的標(biāo)志，可以顯示下一級(jí)標(biāo)題或隱去下一級(jí)標(biāo)題，只要點(diǎn)擊結(jié)構(gòu)圖中的章節(jié)標(biāo)題，就可方便地進(jìn)入到那個(gè)章節(jié)。對(duì)于檢查整個(gè)文檔的結(jié)構(gòu)，快速進(jìn)入某一章節(jié)進(jìn)行文檔編輯是十分方便的。

六、用大綱編輯寫(xiě)書(shū)稿

進(jìn)行了樣式設(shè)置的文檔，點(diǎn)擊菜單欄的“視圖→大綱”，在編輯窗口顯示出“大綱”菜單（見(jiàn)W8-13：大綱菜單），從菜單中的1-7個(gè)數(shù)字中，可選擇標(biāo)題的顯示等級(jí)，可用“＋”或“－”添加或減少下一級(jí)標(biāo)題或正文的顯示（見(jiàn)W8-14：大綱顯示圖），在選取其標(biāo)題后，再點(diǎn)擊“＋”，即可顯示出需要編輯的內(nèi)容。

 七、索引和目錄

（一）創(chuàng)建索引和目錄

在進(jìn)行了樣式設(shè)置后的文檔，將光標(biāo)放置在文檔的項(xiàng)部，從菜單欄點(diǎn)擊“插入→（Word XP多一層“引用”）索引和目錄”，在“索引和目錄”對(duì)話框（見(jiàn)W8-15：索引和目錄對(duì)話框）中，點(diǎn)擊目錄，選取“顯示頁(yè)碼”和“頁(yè)碼右對(duì)齊”，按其愛(ài)好設(shè)置“制表符前導(dǎo)符”，根據(jù)需要選擇“目錄級(jí)別”，點(diǎn)擊確定后，瞬時(shí)便建立好一個(gè)文檔目錄（見(jiàn)W8-16：索引和目錄式樣）。因創(chuàng)建的是“目錄和索引”，有目錄作用，同時(shí)也有索引的功能，點(diǎn)擊其中一個(gè)目錄便進(jìn)入該目錄的文本位置。
第一步：全選“索引和目錄式樣”（見(jiàn)W8-16：索引和目錄樣式）后，點(diǎn)擊“復(fù)制”命令；

 第二步：到目錄文件后，自菜單欄選“編輯→選擇性粘貼”在“形式”對(duì)話框中選取“無(wú)格式文本”（W8-17：選擇性粘貼對(duì)話框）并確定。粘貼后的格式（見(jiàn)W8-18：無(wú)格式目錄）。

 第三步：待所有章節(jié)的“索引和目錄”都按第二步要求全部粘貼到書(shū)刊目錄后，選取整個(gè)無(wú)格式目錄，點(diǎn)擊窗口左角的制表符位，使之改變?yōu)橛覍?duì)齊制表符 ，然后到窗口上標(biāo)尺需要定義頁(yè)號(hào)的位置上雙擊鼠標(biāo)，在出現(xiàn)的“制表位”對(duì)話框中(見(jiàn)W8-19：制表位對(duì)話框)，點(diǎn)選“前導(dǎo)符（按需要）→設(shè)置→確定”，整個(gè)書(shū)刊目錄制作完成（W8-20：完成后目錄）。

 （二）編寫(xiě)書(shū)刊目錄

第四步：如要改變目錄的位置，在選取整個(gè)目錄后，按住“Alt”拖動(dòng)右制表符 ，即可進(jìn)行調(diào)整。

第五步：目錄的文本制作完成后，要將各章節(jié)上設(shè)置的“索引和目錄”刪除。

值得注意的是：因設(shè)置索引和目錄擴(kuò)展了文本的頁(yè)號(hào)，使得整個(gè)文本頁(yè)號(hào)的位置與文本的實(shí)際位置不對(duì)位。解決這一問(wèn)題的方法是：在定義索引和目錄后，在索引和目錄的尾行外，按“Ctrl+回車(chē)”插入一頁(yè)，讓文檔的開(kāi)始標(biāo)題位于起始頁(yè)上，然后再重新定義起始頁(yè)號(hào)，使文檔的起始頁(yè)號(hào)與原來(lái)的起始頁(yè)號(hào)相同。待目錄編輯完成后，再將其恢復(fù)到原來(lái)的狀態(tài)。

八、分欄排版

選取文檔中需要分欄排版的段落，從菜單欄選“格式→分欄”在出現(xiàn)的“分欄”對(duì)話框（見(jiàn)W8-21：分欄對(duì)話框），可從其“預(yù)設(shè)”選項(xiàng)中進(jìn)行“一欄、二欄、三欄、偏左、偏右”的不同欄的設(shè)置；可從“寬度和間距”選項(xiàng)中對(duì)欄目的“欄寬”和“間距”進(jìn)行設(shè)置；可從“應(yīng)用范圍”右邊的菜單中選取“所選文字”及“整篇文檔”的設(shè)置。如果希望在各分欄中插入一條分隔線，可點(diǎn)擊“分隔線”的復(fù)選框鉤選。

 九、Word XP打印書(shū)籍折疊

選取頁(yè)面范圍"“文件"頁(yè)面設(shè)置"頁(yè)邊距→頁(yè)碼范圍→多頁(yè)"書(shū)籍折頁(yè)”（W8-22： Word XP頁(yè)面設(shè)置中的書(shū)籍折頁(yè)），此時(shí)在“多頁(yè)”命令的下面又多出一個(gè)“每?jī)?cè)中頁(yè)數(shù)”（W8-23：Word XP書(shū)籍折頁(yè)的每?jī)?cè)中頁(yè)數(shù)）命令，還可從其對(duì)話框中對(duì)每?jī)?cè)打印頁(yè)數(shù)進(jìn)行設(shè)置。

 十、豎排文字

豎排文字只能在整篇文檔中進(jìn)行。自菜單欄選“格式→文字方向”或右鍵菜單中選文字方向，在出現(xiàn)的文字方向?qū)υ捒颍ㄒ?jiàn)W8-24：文字方向?qū)υ捒颍┲校形宸N文字方向可選用，點(diǎn)選豎方向的提示框，確定即可。

十一、繞排標(biāo)題

繞排的標(biāo)題，要用繪圖中文本框來(lái)制作。繞排的橫標(biāo)題，用“文本框 ”命令；繞排的豎標(biāo)題用“豎排文本框 ”制作。在對(duì)制作的標(biāo)題進(jìn)行段落、字體、字號(hào)等項(xiàng)的設(shè)置后：

（一）取消文本框線條顏色

在文本框的右鍵菜單上選“設(shè)置文本框格式→顏色和線條→線條→顏色→（在顏色下拉式菜單中選）無(wú)線條顏色”后，確定退出即可；

（二）設(shè)置文本框的環(huán)繞方式

在文本框的右鍵菜單上選“設(shè)置文本框格式→版式→高級(jí)→文字環(huán)繞→環(huán)繞方式“中點(diǎn)選所需的環(huán)繞方式，確定后退出。

（三）調(diào)整標(biāo)題放置位

用拖動(dòng)標(biāo)題的方法調(diào)整標(biāo)題放置位。