在開始寫長篇文檔前，一定要先利用“樣式與格式”修改標(biāo)題和正文的格式（先修改正文格式，再修改標(biāo)題格式）；寫文檔中用到的標(biāo)題最好用自動編號，選擇老板要求的樣式；文檔中的參考文獻(xiàn)可以用插入“尾注”功能；文檔中用到的圖、表、公式可以利用“題注”和“交叉引用”功能；公式居中但編號右對齊可以使用“制表位”功能。首先介紹下“樣式與格式”在長篇文檔的排版里究竟有什么妙用？

“樣式與格式”的妙用

     相信好多朋友都見到過Word的“樣式與格式”功能，如下圖所示。

好處一 快速同步同級標(biāo)題的格式

      好多朋友都對編排長篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個，首先是手工在長篇文檔中查找同級標(biāo)題并設(shè)置好標(biāo)題格式，本身就是個麻煩的事情。試想要在幾十頁、上百頁的文件里找出所有同級標(biāo)題來，恐怕沒有幾十分鐘是下不來的。兩者，如果文件排好后交到領(lǐng)導(dǎo)手里，老板卻讓我們將某一級別的標(biāo)題字體再換一換，那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來一次了，整體效率很低。其實，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能，這些問題就能輕松地迎刃而解了。

一 快速套用現(xiàn)有標(biāo)題樣式

1. 編輯完成后套用樣式

      這種方法非常類似于平時的格式刷使用，需要先將標(biāo)題選中，然后再點擊“樣式與格式”窗格中的相應(yīng)樣式即可。雖然設(shè)置好樣式后可以方便地快速修改同級標(biāo)題格式，但要將所有同級標(biāo)題從偌大的文章中找出也要花費(fèi)大量的時間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實用多了。

2. 編寫文件時套用樣式

       這種方法可以讓我們一邊編寫文件一邊設(shè)置樣式，為了加快操作效率，可以給每個樣式設(shè)置一個快捷鍵

1） 點擊“樣式與格式”窗格中第一個樣式后面的菜單按鈕，執(zhí)行“修改”命令，如下圖位置1

2） 然后在彈出的“修改樣式”窗口中點擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令，如下圖位置2

3） 將鼠標(biāo)定位于“請按新快捷鍵”一欄，為它設(shè)置一個快捷鍵后點擊“指定”按鈕即可，如下圖位置3

4） 以此類推，為其他樣式也設(shè)置好相應(yīng)的快捷鍵

 二 快速修改同級標(biāo)題樣式

      不過，剛才使用的還都是Word默認(rèn)的一種比較簡陋的樣式，如果我們對標(biāo)題格式有著特殊的要求，其實也是可以自定義樣式并同步更新的。

1. 手動更新同級標(biāo)題

      首先，按照自己的要求對標(biāo)題設(shè)置一個新格式，然后再點擊它所屬樣式的菜單鈕（如上圖位置1），執(zhí)行“更新以匹配選擇”命令。此時您便會發(fā)現(xiàn)，文檔中所有使用了該樣式的標(biāo)題（同級標(biāo)題）會馬上同步換成新樣式。如下圖所示

 2. 自動更新同級標(biāo)題

     而如果您覺得每次都這樣手動更新太麻煩的話，Word還支持一個自動更新樣式的功能，用起來更加方便。

      同樣，先點擊樣式窗格中一個樣式的菜單鈕，執(zhí)行“修改”命令。然后，在彈出的如下圖所示“修改樣式”窗口中勾選“自動更新”一項，點擊“確定”按鈕。

      這時，當(dāng)我們對這個級別的標(biāo)題進(jìn)行格式修改時，無須點擊“更新以匹配選擇”即可以馬上將樣式同步到其他標(biāo)題上，操作更加方便。

好處二 快速在文檔中定位

     Word的樣式功能除了能夠快速同步標(biāo)題格式以外，還能借助“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能幫助我們在文檔中迅速定位。

     使用方法很簡單，只要點擊“視圖”菜單→“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令，那么一個類似于文章目錄的窗口便出現(xiàn)在了畫面左側(cè)，如下圖所示。點擊其中的標(biāo)題即可快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的內(nèi)容區(qū)，就像使用Web導(dǎo)航頁面一樣方便。  好處三 方便生成文檔目錄

    不過，上例的文檔結(jié)構(gòu)圖只能在使用電腦瀏覽文件時方可生效，如果想讓打印出來的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是，如果在Word中設(shè)置了樣式以后，繁瑣的目錄制作過程就會變得非常輕松。

一 快速建立目錄

1. 點擊“插入”菜單→“插入目錄”命令，彈出“目錄”窗口

2. 確保窗口中“格式”一欄選擇為“來自模板”，然后點擊“確定”按鈕

3. 此時，文章的開頭便會自動生成一個目錄，如下圖所示。而且值得一提的是，這個目錄除了能夠直接打印出來以外，還能在通過電腦瀏覽文件時，用Ctrl鍵 + 相關(guān)目錄項來實現(xiàn)內(nèi)容的快速跳轉(zhuǎn)，效果類似于上面介紹的“文檔結(jié)構(gòu)圖”。

  不過，可能我們也會不滿意Word所默認(rèn)的目錄級別，這時可以由我們自已定義。點擊“工具”菜單→“插入目錄”命令，在如下圖所示的“目錄”窗口中選擇好新的級別，然后點擊“確定”按鈕即可更新整個目錄了。  【小提示】 有些朋友在自己的電腦上可能找不到“插入目錄”這個命令，這一般是由于用戶沒有默認(rèn)安裝此功能所致，此時可以點擊“視圖”菜單→“工具欄→自定義”命令，在彈出的窗口中再選中“插入”類別，然后從右側(cè)窗格中找到“插入目錄”菜單項，將其手動拖拽到“插入”菜單中即可。如下圖所示

 二 快速更新目錄

    隨著編輯的深入，有時我們可以會對文章添加或刪除一些段落，這樣就可能導(dǎo)致目錄的頁碼與實際位置不符，此時就要利用Word的目錄更新功能了。使用方法很簡單，只要先將鼠標(biāo)定位于目錄之中，然后右擊并執(zhí)行“更新域”命令，再選中如下圖所示窗口中的“更新整體目錄”單選項后確定即可，這時Word會僅更新目錄中的內(nèi)容，達(dá)到快速更新目錄的目的。    寫到這里，關(guān)于“樣式與格式”在長篇文檔排版中的妙用就給介紹完了，其實，在我們的Word之中，還有好多像“樣式與格式”這樣值得學(xué)習(xí)的好功能，正確地了解并掌握這些功能，可以幫助我們更快更好地完成文檔的編制，提高自己的工作效率。