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辦公室是一個(gè)部門的樞紐機(jī)關(guān)，是溝通上下的橋梁，連接左右的紐帶，做好辦公室工作，對(duì)推進(jìn)部門整體工作很有意義。筆者認(rèn)為，辦公室工作必須在做好“準(zhǔn)、快、活、和、周、實(shí)”上下功夫。 準(zhǔn)，即領(lǐng)會(huì)意圖要準(zhǔn)確。辦公室一項(xiàng)重要的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)定思路、作決策當(dāng)好參謀。而要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作、決策意圖是前提。必須做到“三先”。一是先吃透上情。要領(lǐng)先學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)黨的路線、方針、政策，準(zhǔn)確把握當(dāng)?shù)攸h委、政府和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門一定時(shí)期的工作部署以及對(duì)本部門工作上的要求。二是先把準(zhǔn)思路。要事先了解、把準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏和對(duì)長(zhǎng)期、總體工作的謀劃以及對(duì)專項(xiàng)工作、重點(diǎn)工作、階段工作的打算，主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)保持默契，搞好思路接軌。三是先摸清家底。要事先進(jìn)行調(diào)查研究，將本部門的人力、物力、財(cái)力以及工作進(jìn)展等情況掌握得一清二楚，為領(lǐng)導(dǎo)制定思路、作出決策提供翔實(shí)、可靠的第一手材料。 快，即信息互通要快速。辦公室是各種信息的聚合點(diǎn)，上情下達(dá)，下情上傳。要根據(jù)不同類、不同種的信息妥善處理，要突出信息，尤其是急、重信息的時(shí)效性、緊急性、重要性。對(duì)急、重的信息要以最短的時(shí)間、最快的速度報(bào)本部門的主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)以及按規(guī)定報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見行事，確保信息報(bào)送渠道暢通，傳遞迅速。對(duì)緩、輕的信息也應(yīng)以較快的速度報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科（室）。對(duì)本部門干部職工思想動(dòng)態(tài)方面信息，特別是帶有傾向性、代表性意見和建議要及時(shí)向主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、反饋，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)而有針對(duì)性地做工作。 活，即協(xié)調(diào)聯(lián)系要靈活。因?yàn)橛袑哟沃?、?nèi)外之別、內(nèi)容不一之故，辦公室在具體的協(xié)調(diào)聯(lián)系中要因時(shí)、因地、因人、因事，靈活變通，切忌千人一法、千篇一律。與領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管部門，其他部門、單位協(xié)調(diào)聯(lián)系，要主動(dòng)、謙虛，尊重協(xié)調(diào)對(duì)象，同時(shí)要認(rèn)真把協(xié)調(diào)聯(lián)系的事項(xiàng)、事由、事理向?qū)Ψ街v明，盡量爭(zhēng)取其重視、支持或協(xié)作配合。在本部門科室間的工作協(xié)調(diào)聯(lián)系中，要以平等、友好、熱情的態(tài)度對(duì)待同事，使大家心情愉快地把工作配合好，協(xié)作好。這里特別需要指出的是辦公室工作人員要注重與其它科、室工作人員平時(shí)的談心、溝通、交流，增進(jìn)了解、理解、諒解，促進(jìn)相互間的感情與友誼，為共同開展工作奠定良好的思想和感情基礎(chǔ)。 和，即待人處事要和氣。辦公室工作人員要端正工作態(tài)度，提高服務(wù)意識(shí)。一是要熱情相待。對(duì)來(lái)辦事、來(lái)訪的人，態(tài)度要和氣，語(yǔ)言要文明、健康、禮貌，不管熟悉與否，都應(yīng)“一聲問(wèn)候，一張笑臉、一句請(qǐng)坐”，方便的話還應(yīng)奉上一杯開水，不能厚此薄彼，更不能態(tài)度粗暴或不理不睬。二是要妥善處事。對(duì)職責(zé)范圍的事，能辦可辦的應(yīng)馬上辦，不推不拖；不能辦的，要耐心細(xì)致地講明原因，讓來(lái)者心里明白。對(duì)不屬于職責(zé)范圍的事，也要不厭其煩，心平氣和地告知應(yīng)找的科室具體的人。如果經(jīng)辦人員不在，應(yīng)解釋說(shuō)明，或與經(jīng)辦人聯(lián)系確定一個(gè)具體的辦事時(shí)間。有盡心盡職的工作態(tài)度，即使來(lái)辦事的人沒(méi)有辦成事，心里也不會(huì)有怨言。 周，即考慮問(wèn)題要周全。辦公室直接承擔(dān)著辦會(huì)、辦文、后勤服務(wù)等職責(zé)。這些雖屬常規(guī)工作，但要求也非常嚴(yán)格，都要做到周到、全面。以辦會(huì)來(lái)說(shuō)，從會(huì)議材料的準(zhǔn)備、會(huì)議通知的印發(fā)、會(huì)議程序的確定、會(huì)場(chǎng)的布置及主席臺(tái)座位的安排、會(huì)中茶水的服務(wù)、與會(huì)人員食宿的安排、會(huì)議材料的收集歸檔等等，每一環(huán)節(jié)、每一方面、每一步驟都不得出差錯(cuò)。辦文也是如此，非但文件的主題、正文的內(nèi)容、文字要符合公文的制作要求，就是標(biāo)點(diǎn)、頁(yè)碼、蓋章也要力求準(zhǔn)確無(wú)誤，否則都會(huì)影響文件的質(zhì)量，損壞部門、單位的聲譽(yù)。后勤保障、接待服務(wù)也要考慮仔細(xì)，如經(jīng)費(fèi)安排、車輛調(diào)度、來(lái)客招待等，稍有不周都會(huì)帶來(lái)許多麻煩，造成領(lǐng)導(dǎo)、同事之間關(guān)系不融洽，給接待工作帶來(lái)不良的效果。 實(shí)，即工作督查要落實(shí)。督查是辦公室的一項(xiàng)工作任務(wù)，又是辦工室一種工作手段。一是要根據(jù)工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)部署、安排、指示，對(duì)內(nèi)部科室承擔(dān)的工作任務(wù)、工作指標(biāo)、專項(xiàng)工作完成情況進(jìn)行跟蹤督查，促進(jìn)工作的落實(shí)，并將督情況梳理后反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作開展情況心中有數(shù)。二是既要注重工作結(jié)果的督查，又要重視工作過(guò)程的督查。通過(guò)督查工作過(guò)程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、抓點(diǎn)示范。三是通過(guò)督查，一方面督促科室工作開展，增強(qiáng)科室工作的自覺(jué)性和主動(dòng)性，另一方面又要掌握科室在開展工作中遇到的問(wèn)題和困難，能解決的盡快給予解決，解決不了的及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)幫助解決，盡最大努力支持科室開展工作，圓滿完成工作任務(wù)。 |
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