電話是現(xiàn)代商務(wù)通訊中最基本的設(shè)備之一，是辦公桌上必備的物品。利用電話進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，除了看不見(jiàn)你的視覺(jué)形象，它傳遞了其他一切關(guān)于你的信息，包括聲音、語(yǔ)言、態(tài)度、笑容、職業(yè)精神等等。因此，我們有必要認(rèn)真研究電話禮儀的細(xì)節(jié)。無(wú)論打電話還是接電話，你都在引領(lǐng)對(duì)方的感覺(jué)，形成對(duì)你的印象。那么，我們從分析對(duì)方的感覺(jué)入手，《歐洲商務(wù)禮儀手冊(cè)》一書(shū)對(duì)電話禮儀做一次深入的剖析。

一、接電話的禮儀

1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽(tīng)時(shí)機(jī)。太快或太慢接聽(tīng)電話都是不合適的。如果第一聲響起后立刻拿起話筒，對(duì)方會(huì)沒(méi)有思想準(zhǔn)備。就象你希望和某個(gè)人講話，如果他猛然沖到你的面前，你也會(huì)嚇一跳的；如果在第三聲響后接聽(tīng)，對(duì)方已經(jīng)有等待的感覺(jué)了。所以我們?cè)诘诙吴徛曧戇^(guò)以后拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲后才接聽(tīng)，應(yīng)該有道歉的話語(yǔ)，如“您好！讓您久等了”。

2、接聽(tīng)電話的動(dòng)作。第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準(zhǔn)備用左手拿話筒，右手進(jìn)行電話記錄（左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準(zhǔn)備拿起話筒）。

3、接聽(tīng)的第一句話。通常拿起話筒，我們習(xí)慣性的第一句話是“喂”。嚴(yán)格來(lái)講，“喂”是試話筒的聲音。當(dāng)接聽(tīng)電話是工作的一部分時(shí)，應(yīng)該體現(xiàn)精煉、從容的職業(yè)感覺(jué)，所以“喂”這句開(kāi)場(chǎng)白是必須去掉的。取而代之的應(yīng)該是問(wèn)候語(yǔ)。

問(wèn)候語(yǔ)的時(shí)段性：9：00以前，早上好；

9：00—12：00，上午好；

12：00—13：30，中午好；

13：30—17：30，下午好；

其他時(shí)間可以說(shuō)“您好”。

根據(jù)公司要求，在問(wèn)候語(yǔ)之后，可以報(bào)出公司和部門名稱以及你個(gè)人的姓名。4、電話記錄的內(nèi)容：5個(gè)“W”，1個(gè)“H”。 5個(gè)“W”是指when 、who(whose) 、what 、where、why ，1個(gè)“H” 是指how。具體來(lái)講，電話記錄應(yīng)該包括來(lái)電時(shí)間、來(lái)電人、來(lái)電事由、哪里打來(lái)電話、為什么來(lái)電話，怎樣處理等。在進(jìn)行電話記錄時(shí)對(duì)數(shù)字、對(duì)方說(shuō)的某個(gè)時(shí)間、電子郵件地址等信息應(yīng)該重復(fù)一遍給予確認(rèn)。

5、電話中的稱謂。詢問(wèn)對(duì)方的姓名時(shí)應(yīng)該說(shuō)：“請(qǐng)問(wèn)您貴姓？”，不能直接問(wèn)“你叫什么名字？”。如果對(duì)方告訴你他的姓名，應(yīng)該對(duì)姓名中的每一個(gè)字進(jìn)行確認(rèn)。眾所周知，姓名就是一個(gè)人的代表符號(hào)，對(duì)姓名的重視可以暗示對(duì)他的尊重，同時(shí)可以避免產(chǎn)生“音同字不同”的錯(cuò)誤。即便知道了對(duì)方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名，盡量使用“姓＋職務(wù)”的稱呼方式，或者說(shuō)××先生、××女士。

6、措辭。電話交談應(yīng)該語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、措辭高雅，避免俚語(yǔ)或者不禮貌的語(yǔ)言。

7、聲音的把握。有研究顯示，當(dāng)你與別人交流時(shí)，你說(shuō)話的內(nèi)容對(duì)別人的影響占20％，而你的聲音對(duì)別人的感染力占到80％。因此，聲音的作用不可小覷。在電話里應(yīng)該保持語(yǔ)調(diào)積極、明朗；合適的語(yǔ)速可以控制交流的節(jié)奏，如果對(duì)方語(yǔ)速過(guò)快，你可以比他稍慢一點(diǎn)，反之，如果對(duì)方說(shuō)話很慢，你可以比他稍快一點(diǎn)，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個(gè)人說(shuō)話節(jié)奏相差很大，雙方都會(huì)感覺(jué)到不和諧，會(huì)影響雙方的愉快溝通；總之，聲音的把握能夠經(jīng)營(yíng)電話交流的感覺(jué)，傳遞你積極、鎮(zhèn)定的工作風(fēng)格。

8、微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見(jiàn)你，就不必在意自己的表情。其實(shí)人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動(dòng)作等外在與內(nèi)在的狀態(tài)是整體統(tǒng)一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說(shuō)出悅耳動(dòng)聽(tīng)的語(yǔ)言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無(wú)感染力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺(jué)，在電話里看不到但是感覺(jué)的到！

9、你的情緒和身體姿態(tài)。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會(huì)顯得悶而不暢，會(huì)給對(duì)方造成困惑；如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對(duì)方能夠聽(tīng)出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。

10、正確處理接電話過(guò)程中的各種情況。如果對(duì)方要找的人不在，應(yīng)該說(shuō)“他（她）恰好不在”，或者說(shuō)“公務(wù)外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉(zhuǎn)告，應(yīng)該記錄下來(lái)，以免忘記交給同事，或者因?yàn)槭虑樘喽e(cuò)電話內(nèi)容。如果電話需要轉(zhuǎn)接，應(yīng)該說(shuō)“好的，請(qǐng)稍等?！比舴謾C(jī)無(wú)人接聽(tīng)轉(zhuǎn)回總機(jī)，應(yīng)該用第一次接電話的方式接聽(tīng)。如果電話中噪音比較大，聽(tīng)不清對(duì)方說(shuō)話，應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)母嬖V對(duì)方“對(duì)不起，我聽(tīng)不清您講話，請(qǐng)您再撥一遍?！庇袝r(shí)辦公室內(nèi)恰好有客人在，電話鈴聲響起時(shí)，應(yīng)該對(duì)客人禮貌的說(shuō)明“對(duì)不起，我接個(gè)電話?！睂?duì)自己沒(méi)有及時(shí)接到的電話，應(yīng)該在二十四小時(shí)以內(nèi)給予回復(fù)，如果有特殊的情況沒(méi)能及時(shí)回復(fù)，一定要向?qū)Ψ阶鲆粋€(gè)簡(jiǎn)單的解釋。

11、接電話的時(shí)間與掛斷電話。商務(wù)電話不是“煲粥”，時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三分鐘。掛斷電話時(shí)，應(yīng)該禮貌的說(shuō)“再見(jiàn)”，并由打出電話的一方先掛斷電話。

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