實戰(zhàn)WPS轉義符在查找替換中的應用

本明書館 2013-03-31

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實戰(zhàn)WPS轉義符在查找替換中的應用

政教處主任用WPS表格制作了一個家校聯(lián)系卡，有一位班主任比較聰明，將班主姓名都是用兩個*表示的，本來以為到時替換就行了，可最后一操作就傻眼了――所有單元格都換上了班主任的大名。

　　對查找與替換功能比較熟悉的朋友會知道，在WPS文字和WPS表格中可以使用通配符星號“*”和問號“?”進行一些較為復雜的查找。其中“*”可以匹配任意個任意字符，例如在查找和替換對話框的“查找內容”文本框內輸入“w*d”，則文章中類似“word”、“wood”、“world”等單詞都會被找到；“?”匹配一個任意字符，例如在查找和替換對話框的“查找內容”文本框中輸入“wo?d”，則可以找到“word”、“wood”，而不會找到“world”。

　　問題是，在WPS文字的查找和替換對話框中有一個復選框，叫“使用通配符”，只有勾選了這個選項才會把星號和問號當作通配符來處理，然而在WPS表格中是沒有這個選項的。

　　這是WPS文字中的查找和替換對話框（打開了高級選項），如圖1。

圖1 WPS查找和替換對話框

下面的是WPS文字中的查找和替換對話框，沒有“使用通配符”的復選框，難怪所有內容都換上了班主任的姓名，如圖2。

圖2 WPS替換對話框

　　是不是就沒有辦法了呢？呵呵，WPS文字提供了一個好辦法，聽我慢慢講來。

　　在鍵盤上ESC鍵的下邊、TAB鍵的上方有一個鍵，它的上檔鍵是“~”，叫波浪號。這個符號在WPS表格里執(zhí)行查找功能時充當“轉義符”的角色。什么意思呢？

　　例如：在星號前加上它，就相當于“*”這個符號，在問號前加上它，也就相當于“？”這個符號，當然，既然“~”充當了轉義符的角色，要想查找文章中的“~”，也要在它前面加上個波浪號。也就是說，轉義符的作用是使星號、問號和波浪號只表示它本身，而不起通配符的作用。

　　回到開頭的例子，由于這位班主任的姓名（假設是張三吧）都是用“**”表示的，要想正確的找到它，只需在“查找內容”文本框內輸入“~*~*”就可以了，如圖3。

圖5 WPS中使用轉義符

　　注意：

　　轉義符“~”后面可以跟“*”、“？”、“~”，如“~*”、“~？”、“~~”分別代表符號“*”、“？”、“~”，使它們不再表示通配符。

　　每個特殊字符前都要加轉義符，如查找字符“*？”時要在“查找內容”文本框中輸入“~*~？”，如果輸入的是“~*？”就不行了，后面的問號仍然起到通配符的作用。

WPS 2007在郵件合并中引用特殊格式

WPS Office 2007在最新的個人版中開放了郵件合并功能?？梢苑奖愕卦赪PS文字中引用WPS表格或者EXCEL文檔中的數(shù)據(jù)了。但是，對于一些特殊格式的數(shù)據(jù)，在進行郵件合并時，卻只能引用到原始的數(shù)據(jù)，而無法帶格式一起“引用”到WPS文字中來。

　　比如圖1中的B列數(shù)據(jù)，在WPS表格中，顯示為大寫人民幣格式。

圖1 WPS表格

但用郵件合并功能引用到WPS文字中來時，卻變成與A列一樣的阿拉伯數(shù)字了（圖2）。

圖2 WPS郵件合并后效果

　　有沒有辦法讓B列的特殊格式“原封不動”地引用到WPS文字中呢？在此我提供兩種方案供選擇：

　　第一，復制粘貼法

　　首先在WPS表格中選中B列，按快捷鍵“CTRL+C”將其復制到剪貼板，然后打開WPS表格，新建一空白文檔，按“CTRL+V”將剛剛復制的內容粘貼到文檔中，你會發(fā)現(xiàn)用這種辦法復制過來的數(shù)據(jù)格式與在WPS表格中的效果是一樣的（即大寫人民幣格式）。接著全選WPS文字中的表格，并復制，然后再轉到WPS表格中，把光標放到B1單元格，按“CTRL+V”，這時，雖然看上去B列的內容并沒有改變，其實其本質已經(jīng)大不相同，先前的內容雖然顯示為漢字，但實質仍是數(shù)字，但經(jīng)過如此兩次復制粘貼后，B列的單元格中的內容已經(jīng)成為文本格式的漢字了。存盤退出WPS表格，在WPS文字中用郵件合并功能引用B列數(shù)據(jù)時，你會發(fā)現(xiàn)它們全部都是漢字的人民幣大寫，而不會再出現(xiàn)阿拉伯數(shù)字了。

　　這種方法很好理解，也簡單，缺點是操作比較繁瑣，恐怕為高手所不恥。另外如果A列單元格中的數(shù)值發(fā)生變化，B列相應單元格并不會隨之變化，還需要我們再次重復操作一遍。那么，讓我們再來看看第二種方法吧：

　　第二種方法：文本函數(shù)法

　　所謂文本函數(shù)法，就是利用WPS表格中的TEXT函數(shù)，在WPS表格中將阿拉伯數(shù)字轉換為文本，這樣，當在WPS文字中用郵件合并功能引用時，自然就不會再出現(xiàn)阿拉伯數(shù)字了。

　　用WPS表格打開源文檔，把光標放到B2單元格，輸入公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”（不含外側雙引號，所有內容均多為半角字符）并回車，此時，B2單元格已經(jīng)顯示為大寫人民幣格式了。再次選中B2單元格，用鼠標向下拖動填充柄，即可將與A列對應的所有單元格都顯示為大寫人民幣格式。

　　這種方法從根本上解決問題，且如果A列單元格中的數(shù)值發(fā)生變化，B列相應單元格的內容也會即時地隨之變化。唯一不方便之處在于函數(shù)的內容比較難以記憶。其實，我們安全不必去死記硬背，這里有個小竅門（一般人我不告訴他）：

　　在WPS表格中，用鼠標右擊任一單元格，在右鍵菜單中調出“設置單元格格式”對話框，在“分類”中選擇“特殊→人民幣大寫”（圖3）。

圖3 WPS設置單元格格式

此時選不要急著點“確定”，而是切換到“自定義”，你會發(fā)現(xiàn)，在“類型”下面的文字框中會出現(xiàn)格式代碼（圖4）,沒啥說的，選中這些代碼，按下“CTRL+C”將其復制下來備用，點“取消”退出單元格格式設置對話框。

圖4 WPS自定義單元格類型

選中B2單元格，在輸入框中輸入“TEXT(A2,"")”然后將剛剛復制下來的代碼粘貼到逗號后面的半角雙引號之間，得到“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式;[紅色][DBNum2][$RMB]G/通用格式")”，大功告成！通過測試，將分號后面的內容刪除也可正常顯示，也就是前面的公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”了。

在WPS表格中批量取消手工換行

在WPS表格中，我們經(jīng)常會用到手工換行符，即在輸入內容的過程中通過按下Alt+Enter或按下工具欄上的自動換行按鈕來強制換行。如果這些強制換行符不需要了又該如何將其取消呢？我們有兩種方法可以實現(xiàn)，下面分別介紹。

　　一、自動換行按鈕對手工換行符失效

　?。?、選中要取消換行的區(qū)域。

　?。?、單擊工具欄上的“自動換行”按鈕。

　　這種方法對自動換行和手工換行均起作用，但手工換行符并沒有刪除，這從編輯欄中就可以看到，如圖1。

圖1 WPS表格手工換行演示

　　二、靈活運用替換功能刪除換行符

　?。?、找到一個含有手工換行符的單元格，并記住換行符所在位置。

　　２、按下Ctrl+C組合鍵復制此單元格。

　?。?、按Ctrl+H組合鍵調出替換對話框。

　?。?、在“查找內容”文本框內按Ctrl+V組合鍵將剛才復制的內容粘貼下來。

　?。?、將光標定位到“查找內容”文本框開頭，按DEL鍵刪除換行符前的內容，將光標定位到“查找內容”文本框末尾，按BackSpace（退格）鍵刪除換行符后面的內容。注意，換行符是看不到的，要根據(jù)前面記下的換行符位置來操作。

　?。?、將“替換為”對話框中的內容刪除――如果有的話，根據(jù)需要按下“查找下一個”、“替換”或“全部替換”按鈕，就可以將手工換行符刪除了。

　　這種方法將刪除手工換行符，而對單元格格式中設置的自動換行沒有任何影響。

WPS 2007文字巧妙去除段尾空格

WPS文字工具中有一個刪除段首空格的工具，可如果段尾有空格能否輕松刪除呢？答案是肯定的。我們可以借助WPS強大的替換功能達到目的。

　　1、執(zhí)行菜單項“編輯｜替換”或按“Ctrl+H”組合鍵打開替換對話框。

　　2、單擊查找和替換對話框中的“高級”按鈕，切換到高級模式。

　　3、搜索選項下面的“使用通配符”復選框前打上對勾，這樣我們才可以使用通配符進行查找，否則WPS會把表示通配符的字符當作普通字符來對待。

　　4、在“查找內容”文本框內輸入一個空格（半角還是全角視你文檔中的空格類型而定），然后輸入一個字符“@”，這個字符就是通配符，它表示一個以上的前一字符或表達式，在這兒就表示一個或多個空格。

　　5、由于我們要替換段尾空格，這就要求空格后邊必然有段落標記。單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落標記”，我們發(fā)現(xiàn)，“查找內容”文本框中多出了個“^p”，它就是WPS中段落標記的代表符號，我們也可以從鍵盤上直接輸入，如圖1。

圖1 WPS查找和替換

　　6、要達到刪除空格而保持段落不變的目的，一是要把空格替換為空，二是要保留段落標記，所以在“替換為”文本框中輸入段落標記“^p”。

　　好了，按下“全部替換”按鈕，段尾空格不見了！

WPS2007表格：巧用函數(shù)生成隨機數(shù)字

在進行概率測試時(如玩彩票的網(wǎng)友就會經(jīng)常用到)，我們會經(jīng)常用到隨機數(shù)。當需要大量的隨機數(shù)時，也許你會為如何獲得這么多符合要求的隨機數(shù)感到困惑。其實，用WPS表格2007個人版，中心滿足你對隨意數(shù)的各種要求。

　　一、生成0-1之間的隨機數(shù)

　　這個最容易，因為WPS表格內置了隨意機生成函數(shù)――rand函數(shù)，用法也很簡單，只要在需要生成隨意數(shù)的單元格內輸入“=rand()”（不含外側雙引號，且所有字符均為半角，如圖1）。

圖1 WPS表格中輸入函數(shù)

　　輸入完成后回車，該單元格即出現(xiàn)一個大于或等于0,并小于1隨機小數(shù)。如果你需要很多這樣的隨機數(shù)的話，可以選中該單元格，然后用鼠標左鍵在該單元格右下角的方形點（即填充柄）按下，并向下拖動到合適的位置，則這一范圍內所有的單元格均生成一個隨機數(shù),如果還要更多，則再選中已經(jīng)生成隨機數(shù)的所有單元格，并在選區(qū)右下方如法向右拖動，則拖出的矩形區(qū)域內的所有單元格都會生成隨機數(shù)，要多少有多少??！

　　二、生成0-100之間的整數(shù)

　　用rand函數(shù)生成的隨機數(shù)范圍是0-1之間的小數(shù)，如果我想要生成0-100之間的任意整數(shù)應該如何操作呢？如果還要用rand函數(shù)的話，則必須借助另一個函數(shù)――round函數(shù)。round函數(shù)的格式為：ROUND(數(shù)值,小數(shù)位數(shù))，其功能是“按指定的位數(shù)對數(shù)值進行四舍五入后返回”。如“round(1.2586,2)”表示取1.2586小數(shù)點后2位有效數(shù)字，即返回值為“1.26”。

　　有了round函數(shù)的幫助，生成0-100之間的整數(shù)就不難了，可以在單元格中輸入“=ROUND(RAND(),2)*100”（不含外側雙引號），即先用RAND函數(shù)生成一個0-1之間的隨機小數(shù)，再取該數(shù)值小數(shù)點后2位有效數(shù)字，然后乘以100,即可生成一個0-100之間的整數(shù)。

　　不過，在WPS表格2007中，引入了一個特別的函數(shù)――RANDBETWEEN,這個函數(shù)的格式是RANDBETWEEN(最小整數(shù),最大整數(shù))，其功能是取最小整數(shù)和最大整數(shù)之間的隨意整數(shù)。上面的公式可以改寫成“=RANDBETWEEN(0,100)”即可達到相同的效果。

　　三、隨機數(shù)生成后不再變動

　　用以上兩個函數(shù)生成的隨機數(shù)都有一個共同的特點，就是每當工作簿中有單元格的內容發(fā)生改變時，隨機數(shù)都會重新計算，也就是說，隨機數(shù)隨時都在變化之中，而不能固定下來。如果你希望這些隨機數(shù)一旦生成就不再變動，又該如何做呢？其實也很簡單，就是在隨機數(shù)生成后，把它們全部剪切到系統(tǒng)剪貼板，并從“編輯”菜單中選擇“選擇性粘貼”，并在彈出的窗口中選擇“數(shù)值”（見圖2）。