一次會議的成敗，很大程度上取決于這次會議的籌備情況。開會不同于上課，不單單是召集大家到會議室中就坐、輪流發(fā)言、最終結(jié)束這么簡單。

在會議的籌備上，可以很清楚的看出一個人工作能力和思路。其中還能夠體現(xiàn)策劃力、溝通力、掌控力等諸多技能，不要以為會議前被擦干凈的白板與燈光亮度的調(diào)整這些小事微不足道，每個人都會看在眼里。

可以說，工作技能上的差異，完全可以在一次會議的籌備中體現(xiàn)出來。同時，在籌備會議的一整套流程里，也會讓這些能力得到綜合性的鍛煉。

1.合理安排會議時間，是對所有人的尊重

1）從最高級的領(lǐng)導(dǎo)空檔時間入手

如果有高級領(lǐng)導(dǎo)要出席的會議，一定要事先確定領(lǐng)導(dǎo)的空檔時間。因為他們?nèi)粘Ｓ袠O多的出差或者商務(wù)會面，公務(wù)繁忙。一般需要高級領(lǐng)導(dǎo)參與的會議，基本都要他們在會議當(dāng)中做最終決定或者提出意見參考。如果無法準(zhǔn)時參加有可能會延誤項目進(jìn)程，導(dǎo)致后續(xù)的工作手忙腳亂。

可是，如果到會議開始領(lǐng)導(dǎo)又臨時外出怎么辦？這也是對你應(yīng)變能力的一個考驗。

根據(jù)工作經(jīng)驗，我有這樣幾個小建議。

①開設(shè)電話會議

如此一來，領(lǐng)導(dǎo)在等候飛機(jī)或者乘車外出的路上，可以即時參與會議進(jìn)程，進(jìn)行意見反饋。如果乘坐飛機(jī)無法接通電話，依然可以在下機(jī)時參與進(jìn)來，獲知會議的討論結(jié)果并提出觀點。

②會議照常舉行，提供備選方案

在項目無法拖延的情況下，即使高級領(lǐng)導(dǎo)不在會議仍要如期進(jìn)行，如果無人進(jìn)行決策，可討論出1套主要的執(zhí)行方案，2-3套備選。會后和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，如果主要方案沒有通過，可嘗試提出備選建議，被領(lǐng)導(dǎo)采納后，可在此召集會議，目標(biāo)明確的進(jìn)行細(xì)分。

2）根據(jù)議題內(nèi)容，前后各預(yù)留15分鐘的機(jī)動時間

工作當(dāng)中的意外事件隨時有可能發(fā)生，所以在會議時間的設(shè)置上也要預(yù)估出一部分的“彈性時間”。

比如原本大概需要半個小時的會議，在會議室申請時則需要留出一個小時的時間。如若前一個會議稍有延后，也不會耽誤正常進(jìn)度。若是人員臨時有事，會議適當(dāng)推后，也不至于影響到接下來會議室的正常使用。

當(dāng)然，身為項目經(jīng)理，要對于會議當(dāng)中的意外事件有所把控，盡量安排在合理有序的范圍內(nèi)。而不能因為預(yù)留了彈性時間，而隨意浪費。

3）小型會議，安排力求短小精煉

如果是小型的工作分配的會議，時間安排盡量短。到這一步，前期的策劃討論大都已經(jīng)理出了方向和結(jié)果，只要按照之前的規(guī)劃按部就班的行動即可。

待到會議進(jìn)行，清晰的分配工作任務(wù)并設(shè)定時間節(jié)點，盡快散會即可著手開工了。

2.詳盡的資料準(zhǔn)備，會議成功了一半

1）設(shè)定會議目標(biāo)與細(xì)致的會議議程

作為會議的組織者，要對此次會議的目標(biāo)和意義做出清晰的判斷。根據(jù)需要實現(xiàn)的目標(biāo)，對會議的節(jié)奏進(jìn)行拆分，按照合理的邏輯去規(guī)劃每一階段的議題。

因為在討論階段，大家思維發(fā)散時經(jīng)常會偏離主題侃侃而談，時間不知不覺就這樣流逝掉了。而設(shè)置細(xì)致議題的作用，就可以讓會議的組織者進(jìn)行良好的控制，每個階段討論出結(jié)果即可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，不停留在某一話題過多時間。

2）根據(jù)議程，對資料進(jìn)行收集整理

會議前海量的資料搜集能夠保證會議結(jié)論的較高質(zhì)量。一來你能夠?qū)φw需要討論的話題進(jìn)行比較宏觀的考量，二來在資料整理的過程中，會有一些一手的想法可以在會議中提出，能夠給與會人員極大的參考和幫助，在開闊思路的同時，也許還會帶來big idea。

3）保證資料的有效到達(dá)與閱讀

在資料的搜集與整理之后，需要對重點與次重點進(jìn)行一些劃分。讓分工不同的人一眼便分清楚哪些是重點，哪一些僅僅作為內(nèi)容的參考。

身為項目經(jīng)理，要做的不只是整體溝通和內(nèi)部任務(wù)分配。還應(yīng)該在執(zhí)行上，多思考如何讓團(tuán)隊成員高效率、高質(zhì)量的完成工作。

3.將會議信息順利傳達(dá)

所有會議一定是有這些人所組成的：會議組織者，必須參加的人，可選擇參加的人，做出決定的人。

所以作為組織者，事先要確認(rèn)名單，并做到提前通知，先口頭傳達(dá)再郵件確認(rèn)，并在郵件中列出初步的議程和任務(wù)細(xì)分，附件中加入整理好的資料。讓大家在開會前準(zhǔn)備好內(nèi)容，這樣才能有條不紊的進(jìn)行。

還有一點要注意，通知郵件一定要同事抄送給與會人員的領(lǐng)導(dǎo)，一方面是知曉作用，另一方面也避免了事后的扯皮。