“崗位說明書”實戰(zhàn)操作

崗位說明書的制定流程、步驟有哪些？

一、準備工作（依據(jù)企業(yè)情況確定，可選做或不做。）

1、了解公司。

因為同樣的人在不同的公司會或多或少有著不同的表現(xiàn)。對公司的了解主要體現(xiàn)在組織架構(gòu)，業(yè)務(wù)領(lǐng)域，目前發(fā)展狀況，管理層，企業(yè)文化等幾方面。其中組織架構(gòu)能幫助你確認職位所處的部門情況，團隊情況及相關(guān)部門內(nèi)部協(xié)**況；業(yè)務(wù)領(lǐng)域能幫助你確認公司主要發(fā)展方向及行業(yè)內(nèi)公司排名等情況，目前發(fā)展狀況可以幫助你對目前公司需要的人才取向有一個簡單的判斷，對管理層和企業(yè)文化的了解可以讓你清楚老板喜歡什么樣的人，以及什么樣的人可能更適合公司氛圍等問題。

2、對公司的組織人事系統(tǒng)進行診斷

3、制定可行性的方案（包括標準表格設(shè)計等）

4、宣傳、統(tǒng)一思想

崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規(guī)范，目的是使員工明確了解自己的工作責任、本崗位在企業(yè)的作用以及企業(yè)的要求，因此，在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與?？上Ш芏嗖块T主管都像在應(yīng)付作業(yè)一樣草草完成，沒有借此機會與員工進行充分的交流，甚至在做完崗位說明書之后，員工也不知道崗位說明書的作用，有些員工還認為崗位說明書是對他們工作的限制，出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設(shè)。

此外，對任職資格的界定，會使一部分員工感到恐慌或者失望，他們就會認為崗位說明書是人力資源部給他們設(shè)置的障礙，因此，企業(yè)在編寫崗位說明書時，宣傳顯得尤為重要，可以通過會議、內(nèi)刊、板報等展示變革的宣傳必要性；給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項內(nèi)容的含義；樹立外部標桿、危機教育，增強緊迫感（甚至老板在大會小會上強調(diào)）等形式開展。

二、具體實施

1、確定（原有的修訂）公司的組織架構(gòu)（自發(fā)開展往往不做此項）

2、崗位說明書制定專題培訓(xùn)

3、公司組建團隊。為使整個制定工作順利、有序進行，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、人資部門人員及對業(yè)務(wù)、工作流程熟悉的人員組成評審小組，對整個制定過程監(jiān)督、指導(dǎo)，并對最終結(jié)果進行審核。

4、制定（原有的修訂）各部門的職能、職責

在界定崗位職責時，首先應(yīng)編寫部門職責。崗位的職責應(yīng)為部門職責的分解，部門的各項職責應(yīng)在崗位的職責中得以體現(xiàn)，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎(chǔ)，因此，界定崗位職責的第一步界定部門的職責。界定部門職責時，可根據(jù)部門的工作任務(wù)進行分析，規(guī)范各項任務(wù)的工作流程，找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責權(quán)限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關(guān)系。當出現(xiàn)職責交叉現(xiàn)象時，應(yīng)具體問題具體分析，而不是簡單“一刀切”。

5、根據(jù)各部門的職能、職責，確定各部門的崗位

將部門職責分解到部門的各個崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù)。根據(jù)任務(wù)量和工作的要求，應(yīng)將部門的工作任務(wù)合理分解到具體的崗位，確定部門的崗位設(shè)置和人員安排，并明確部門內(nèi)各崗位的崗位職責。特別是對于多個崗位承擔某一共同任務(wù)時，應(yīng)用規(guī)范的語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。例如：分析、評價各個崗位有什么事情要做，看看這個崗位要做的事情在部門組織流程里有什么作用，是否有必要設(shè)置這個崗位；看看各個崗位有多大工作量——如果工作量滿7——8小時的話，那么從工作量角度可以考慮設(shè)置，如果工作量只有4個小時以內(nèi)，就不必設(shè)置了，可以把相關(guān)職責轉(zhuǎn)移到其他適當崗位。

6、分級標準和具體的崗位名稱

7、針對各崗位進行職務(wù)分析

人力資源規(guī)劃時設(shè)置各個崗位所賦予的職責列上。

發(fā)出標準表格或者內(nèi)容標準格式。

崗位部門負責人組織內(nèi)部崗位人員進行溝通，提出書面意見并反饋職位說明領(lǐng)導(dǎo)小組。

8、修訂

為確保職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范的正確、清楚、易理解，應(yīng)交由管理者和員工檢查一遍，有助于獲得對職務(wù)分析結(jié)果的認可和接受，并根據(jù)有關(guān)建議和意見，對崗位說明書進行修訂。

職位說明領(lǐng)導(dǎo)小組進行檢討、分析（意見分歧則聽從雙方上級的意見）

9、審批、簽發(fā)、存檔

人力資源部對于部門崗位的描述與部門、人員達成一致，則修改打印標準格式。

崗位說明書作為公司的管理文件， 分發(fā)到對應(yīng)部門存檔及學(xué)習。

通常崗位說明書為一式三份，一份為用人部門負責人保管，一份為員工自己保管，一份由人力資源部備份保管。

10、培訓(xùn)、考試

部門負責人與崗位人員面談， 讓其了解其工作職責及公司對崗位工作標準（最好是可以量化）的要求。

崗位人員在明確了自己的工作職責和要求及可以量化的工作標準后進行簽署確認，員工復(fù)印留存學(xué)習和指導(dǎo)用，人力資源部留存原件。

11、當崗位的工作標準和要求發(fā)生改變時， 按照文件增刪申請、審核、批準、分發(fā)、簽收、舊文回收到期銷毀、文件學(xué)習、存檔的程序進行。

12、制訂維護運行管理制度，如《崗位說明書管理制度》

一般而言，崗位說明書應(yīng)至少每1~2年修改一次，根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進行選擇。但是當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時，應(yīng)及時修訂崗位說明書。我國很多企業(yè)都注重崗位說明書的更新和發(fā)展。如聯(lián)想集團甚至規(guī)定每半年對崗位說明書修正一次。