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辦公室工作需要把握的十種辯證關系

 太陽下的森林 2012-07-21

辦公室是一個單位的綜合辦事部門和指揮協(xié)調中樞,任何一個環(huán)節(jié)的疏漏都有可能造成重要影響或重大損失。要想從辦公室紛繁復雜的政務和事務中抽絲剝繭、理清思路,都必須找準工作規(guī)律,把握工作方法。這就需要我們采取辯證思維,處理好工作中的十種關系。

一是大與小的關系。大與小的關系既是客觀存在的實際,也是辦公室工作中經常遇到的問題。大與小總是相伴而生的,有大必有小,有效才有大,大中就有小,小中也有大。辦公室工作是服務性的,必須做到一切服從大局,主動關心大局、了解大局、把握大局,緊緊圍繞大局開展工作,把工作著力點放在牽動全局大事要事上,著力為領導議大事、定大事、辦大事,當好參謀助手。同時,辦公室工作無小事,事事牽動大事,事事體現(xiàn)質量,事事反映能力,稍有紕漏,就會內損效率、外毀形象,對工作大局造成不良影響。工作中,處理好大與小的關系,我們要做到大處著眼,小處著手。大處著眼,就是要從整體的角度來考慮問題,大事不糊涂;小處著手,就是要在具體事情上打好基礎,小事不馬虎。沒有大處著眼,小處著手就失去了方向,就成了無頭蒼蠅,結果往往是南轅北轍;沒有小處著手,大處著眼就失去了基礎,就成了空中樓閣。只有將兩者統(tǒng)一起來,才能更好地推動工作。
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二是主與次的關系。馬克思主義哲學告訴我們,把握事物的規(guī)律就要抓住事物的主要矛盾,分清矛盾的主要方面和次要方面。要善于在紛繁瑣細的事務中抓主要矛盾,抓重點工作,做到有主有次。辦公室工作千頭萬緒,一般條件下幾項工作不可能同時有效推進,這就需要我們在第一時間對工作進行主、次分類排序,急事急辦,特事特辦,小事緩辦,錯事不辦,力爭在最短時間內、盡最大努力,充分調動現(xiàn)有資源,高質高效完成任務。理清主次既是對辦公室工作大局觀念的考驗,也是對執(zhí)行能力的檢查。唯有主次分明,才能達到主順次從、井井有條的效果。如果主次混淆,就會造成喧賓奪主、本末倒置的局面。但是也要注意到,事物是在不斷運動發(fā)展的,主要矛盾、矛盾的主要方面和次要方面也是在不斷變化的,不同時期的中心工作會有不同,主與次也會發(fā)生變化,這就需要我們擦亮“慧眼”,把事物的本質“看個清清楚楚、明明白白、真真切切”,分清主次,掌握緩急,妥善安排工作。
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' 三是重與輕的關系。重與輕的關系無非四種:舉重若重,舉重若輕,舉輕若重,舉輕若輕?!芭e”字后的“重”和“輕”,表明的是一個事物本身的重要程度,或是任務的對象屬性?!叭簟弊趾蟮摹爸亍迸c“輕”,則是我們采取的態(tài)度、方式。例如,領導關心和交辦的事情,涉及單位中心任務和發(fā)展方向的事情,辦公室自然要舉重若重;又如,盡管是一件小事,但涉及整個單位某個領域的運轉,我們要舉輕若重,盡心盡力;再如,有時我們可以對領導交辦的事情舉重若輕,但真需要我們具備較強的工作能力,準確把握領導指示精神的實質,把握好工作的方向。對上,我們更多時候要采取舉重若重、舉輕若重的態(tài)度,予以足夠的重視;對下,我們往往要采取舉重若輕、舉輕若輕的態(tài)度,使用科學的方法,讓下面的同志更有節(jié)奏開展工作。但是,重也好,情也罷,都是建立在科學判斷、科學工作的基礎上。否則,就會頭重腳輕,就會不知輕重,就會造成工作的失誤。

四是繁與簡的關系。在處理繁雜的政務和事物時,有時只要我們抓住那至關重要的一環(huán),問題往往就能迎刃而解,就能達到綱舉目張的效果。但是,準確抓住這一環(huán)又談何容易?1923年,美國福特公司的一臺大型電機發(fā)生了故障,公司請來德國電機專家施坦敏次幫忙。只見他看看轉轉、寫寫算算,兩天后用粉筆在電機上畫了一道線,讓工廠技術人員把此處線圈減少了16匝,電機果然正常運轉了。事后施坦敏次向福特公司索要1萬美元的酬金。人們議論紛紛,畫一條線值1萬美金?施坦敏次會議,隨即在收款單上寫下這樣一句話:“畫一條線,1美元;知道在哪里畫線,9999美元。”由此可知,如果沒有深厚的專業(yè)功底,沒有豐富的經驗積累,沒有扎實的前期工作,是不可能畫上那至關重要的一筆的。這就要求我們在工作中,要深入調查研究,注重思考總結,保持韌勁鉆勁,發(fā)揚“踏破鐵鞋”的精神,以日積月累之功,達水到渠成之效。

五是動與靜的關系。動與靜是事物存在的兩種狀態(tài),也是辦公室工作的兩種狀態(tài)。蘇州紫金庵有一尊名為“靜坐”的羅漢塑像。這尊羅漢臉部和全身上下的肌肉都是松弛的,唯有半閉的眼睛是緊張的,仿佛正在集中精力就某一禪理冥思苦想。這尊“靜坐”羅漢正是以他寓動于靜,靜中有動的造型聞名于世。在這里,“靜”能讓“動”更加鮮明,“動”可以使“靜”更富張力。辦公室的工作同樣如此,我們既有匯集力量、多干快上的“大動作”,也有潤物無聲、柴米油鹽的“小細節(jié)”。這就要求我們關鍵時刻頂?shù)蒙先ィ瑳_的靠前,能打硬仗,能打勝仗;日常工作沉得下來,靜得下心,做好每一件事,做對每一件事。如果辦公室工作人員能做到“疾如風,徐如林”、“不動如山”,那么這就是一支精干的隊伍,辦公室工作就能做到“靜如處子,動如脫兔”,達到動靜結合的完美狀態(tài)。:
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六是剛與柔的關系。剛與柔既相互矛盾又相互作用,是相生相克的對立統(tǒng)一體,剛能制柔,柔能克剛。很多時候,剛即柔,柔即剛,水滴石穿,風摧山崩就是例證。辦公室工作要做到剛柔兼濟,運用自如,必須把握好剛與柔的度。例如,在落實領導要求和中心任務時,一方面要雷厲風行,扎實推進,以敏捷和剛毅的作風面對機遇和挑戰(zhàn),另一方面又要在實際推進過程中考慮周詳,耐心柔和,積極穩(wěn)妥地解決矛盾和困難。辦公室是單位的總樞紐、水龍頭,要與各個方面打交道,因此態(tài)度要溫和,要與人為善,要讓人信服,要解決問題,但一直要堅定,規(guī)矩不能變,制度不能改,原則不能退。只有剛得適時,柔得適當,剛與柔才能相得益彰,才能實現(xiàn)剛與柔的完美統(tǒng)一。

七是快與慢的關系。時鐘上,時針和分針按著各自的角速度行走;音樂中,激昂與悠揚的曲調分別表達著興奮與深情;賽場上,快攻和慢打都是一種策略??炫c慢都是事物發(fā)展的必然,它們互相依存,相互轉化。對辦公室而言,領導明確要求的,要快,思路完全清晰的,要快,客觀形勢逼人的,要快;沒有想好為什么的,要慢,不知道怎么辦的,要慢,客觀條件不具備的,要慢。但“慢”不是“拖”,不是“沒”,而是積蓄力量、等待時機。我們要用慢為快創(chuàng)造條件,用慢為快打好基礎,同時,用快推動慢的發(fā)展,用快實現(xiàn)慢的轉變,把握好“快”和“慢”的節(jié)奏,實現(xiàn)工作的持續(xù)、科學推進。

八是松與緊的關系。在《四十二章經》第三十四章中,記錄了這樣一段佛陀和彈琴僧人的對話。佛問:“如果琴弦太松,能彈出聲音嗎?”僧答:“不能?!狈饐枺骸叭绻姨o呢?”僧答:“弦會斷。”佛問:“如果弦調得恰到好處呢?”僧答:“能彈出各種優(yōu)美的音樂?!鞭k公室的工作猶如琴弦,也應做到“文武之道,一張一弛”。對于辦公室來說,面對不同的工作內容,松和緊都是相對的、結合的,都是可以轉換的、內外有別的。例如,推進一項重點難點工作,要外緊內松,對外高度重視,加大力度,積極推進;對內要保持清醒,找準問題,從容不迫。當然,如遇突發(fā)的緊急事件,則要外松內緊,對外保持克制,和風細雨,化解矛盾,對內要緊鑼密鼓,制定措施,嚴陣以待。又如,辦公室直接“暴露”在領導眼皮底下,工作時間長,思想壓力大,沒有太多自由的時間,成績也不像其他部門一樣可以量化。如果不注意調整心態(tài),長此以往就容易成為“老皮筋”,失去彈性,甚至斷了。這就要求我們保持一個良好的心態(tài),既嚴肅、緊張,又活潑、從容,做到松緊有度,收放自如。

九是有與無的關系。辦公室工作的有與無,實際上是一個“站位”問題。我們常常會有這樣的經歷:在商場購物時,有時碰到一些過分熱情的導購,寸步不離,喋喋不休,最后只能“逃之夭夭”;而在有的商場,黨需要咨詢時,身邊有找不到導購,最后只能“忍痛割愛”。營銷學上有一個概念叫做“三米原則”,意思是說銷售者與顧客要保持三米距離,既讓顧客有一個自由的購物環(huán)境,又能隨時為顧客提供服務。辦公室的工作同樣需要掌握“有”和“無”的距離。例如,在服務領導時,要保持“無”的狀態(tài),讓領導感覺輕松自如,而領導一旦需要,又能馬上貼近,實現(xiàn)“有”的到位。又如,在服務整個單位時,要發(fā)揮辦公室潤滑劑、保障器的作用,讓各個環(huán)節(jié)、各項工作無縫鏈接,運轉自如,切實做到準位而不越位、正位而不錯位、到位而不缺位,讓各個部門平時看不到,用時找得著,實現(xiàn)“無處不在”而又“無處存在”的理想狀態(tài)。
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十是正與奇的關系。中國古代兵法善用“正”與“奇”的辯證關系,巧妙運用“以正合,以奇勝”的謀略,創(chuàng)造出無數(shù)成功的戰(zhàn)例?!罢迸c“奇”之間相互依賴,同生共存。只有在“正”的基礎上才能最大限度地發(fā)揮出“奇”的效應,失“正”便無從談“奇”。但如果一味求奇而缺正,就會變成歪門邪道。故老子說:“以正治國,以奇用兵,以無事取天下。”對辦公室工作而言,“正”是方向,是原則、是制度、是戰(zhàn)略,“奇”是方式、是手段、是運作、是戰(zhàn)術。我們在戰(zhàn)略上必須光明正大,目標正確。在戰(zhàn)術上,在具體細節(jié)中,不妨采取一些謀略,進而達到事半功倍的效果。當然,“奇”的前提必須是“無事”,即做事不含個人私心。
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總結以上各種辯證關系,歸根結底,就是要把握一個度,能夠恪守中道,不偏不倚,堅持原則,執(zhí)中協(xié)同,追求中正、中和、和諧、穩(wěn)定,因時因地因事制宜。即如《中庸》開宗明義指出那樣:“不偏之謂中,不易之謂庸;中者,天下之正道,庸者,天下之定理?!边@里的“中庸”,不是消極的、靜止的、片面的平庸,而是積極的、動態(tài)的、全面的平衡,這也是辦公室工作辯證法的根本。

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