外貿(mào)部管理制度

為加強(qiáng)公司的規(guī)范管理，完善工作制度，提高部門(mén)工作效率，促進(jìn)公司發(fā)展壯大。根據(jù)有關(guān)法律，法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制訂如下本公司外貿(mào)部門(mén)管理制度。

一．管理制度大綱

1．外貿(mào)部門(mén)全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和決定

2．公司提倡全體員工積極學(xué)習(xí)相關(guān)科學(xué)技術(shù)和文化知識(shí)，努力提高自身的整體素質(zhì)和水平。

3．公司鼓勵(lì)員工積極參與公司的決策和管理，給公司提出合理化建議。鼓勵(lì)員工發(fā)揮自己工作上和文娛方面的特長(zhǎng)。

二．行政管理制度

1．外貿(mào)部員工必須自覺(jué)遵守工作紀(jì)律，按時(shí)上下班，不遲到，不早退，工作時(shí)間不得擅自離開(kāi)工作崗位，外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)經(jīng)理同意。

2．周一至周六為工作日，周日為休息日，工作時(shí)間為：8:00-12:00, 13:30-17:30 兩個(gè)時(shí)段，（特殊情況，以公司通知為準(zhǔn)）

3．嚴(yán)格請(qǐng)、銷(xiāo)假制度。員工因私事請(qǐng)假應(yīng)寫(xiě)請(qǐng)假條報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。末經(jīng)批準(zhǔn)而擅離工作崗位的按曠工處理。事情緊急的需電話聯(lián)系經(jīng)理批準(zhǔn)，可事后回公司要補(bǔ)寫(xiě)請(qǐng)假條。

4．工作時(shí)間禁止上網(wǎng)打牌，下棋，聊天，玩游戲，聽(tīng)音樂(lè)等與工作無(wú)關(guān)的事情。如有違反者每次罰款10元，累犯者依情加重處罰。罰款由受罰人上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)公司財(cái)務(wù)部執(zhí)行。

5 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用

6所有員工杜絕浪費(fèi)，努力降低辦公材料消耗和辦公費(fèi)用。

三．業(yè)務(wù)管理制度

1．一般業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)本人擬稿，本人印制，有價(jià)值文件由業(yè)務(wù)員本人按類(lèi)別歸檔，外來(lái)的文件由接件人負(fù)責(zé)簽收，重要的文件于接件當(dāng)日?qǐng)?bào)送本部門(mén)經(jīng)理。重要的外發(fā)文件由外貿(mào)部經(jīng)理審核后發(fā)送，并由業(yè)務(wù)員本人按類(lèi)別歸檔。

2． 所有人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。

3．外貿(mào)業(yè)務(wù)中所用的各類(lèi)工作表格，傳真格式等使用統(tǒng)一制定的模板。

所有文件均要到各相關(guān)文件管理表中進(jìn)行登記并獲得相應(yīng)編號(hào)。

4．業(yè)務(wù)人員在對(duì)客戶的詢價(jià)做出報(bào)價(jià)前，應(yīng)了解客戶基本信息

5．對(duì)于客戶的郵件、傳真原則上在12小時(shí)內(nèi)答復(fù)，特殊情況要延期的，應(yīng)及時(shí)向客戶解釋及告知大概需要的時(shí)間。

6．產(chǎn)品報(bào)價(jià)，應(yīng)按照開(kāi)發(fā)工程部的價(jià)格，如對(duì)開(kāi)發(fā)工程部的價(jià)格有異議，可與開(kāi)發(fā)工程部進(jìn)行再度確認(rèn)，協(xié)商。

7．對(duì)于定單數(shù)量較大，外商所能接受的價(jià)格低于我司開(kāi)發(fā)工程部所報(bào)的價(jià)格，業(yè)務(wù)人員應(yīng)先上報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。

8．對(duì)于需外發(fā)的產(chǎn)品的報(bào)價(jià)，我司的利潤(rùn)率不得低于30%，特殊情況需上報(bào)本部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

9．對(duì)于C&F 及CIF 報(bào)價(jià)，需要我方辦理運(yùn)輸，保險(xiǎn)的或需要進(jìn)行法定檢驗(yàn)等事項(xiàng)的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先聯(lián)系相關(guān)中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行確定，選擇中介機(jī)構(gòu)應(yīng)考慮業(yè)務(wù)熟練，服務(wù)效率高及收費(fèi)合理的。

10．對(duì)于客戶要求寄樣，原則上要求到付，特殊情況如關(guān)系比較好的老客戶，我方可以預(yù)付，并免收樣品費(fèi)，但必須先報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，費(fèi)用較大的，報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

11．客戶要打樣的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)和開(kāi)發(fā)工程部溝通協(xié)調(diào)好，確保樣品的質(zhì)量及規(guī)格符合要求，審核無(wú)誤后方可寄出，客戶對(duì)于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求的，在正式包裝或印刷前需經(jīng)客戶確認(rèn)。

12．付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩余的出貨前付清，及全部短期、即期信用證，（我公司信用證由保華公司代理，接信用證前一定要跟客戶及保華公司聯(lián)絡(luò)好），業(yè)務(wù)員配合保華公司負(fù)責(zé)對(duì)信用證做形式和內(nèi)容的檢查，發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)通知客戶修改。信用證審查無(wú)誤后，報(bào)部門(mén)經(jīng)理復(fù)核。

13．原則上，公司在收到客戶的全部貨款，部分定金及信用證經(jīng)復(fù)核無(wú)誤后，開(kāi)始安排生產(chǎn)計(jì)劃，組織貨源，進(jìn)行生產(chǎn)。

14．在定單生產(chǎn)階段，業(yè)務(wù)人員應(yīng)到生產(chǎn)車(chē)間會(huì)同生產(chǎn)主管對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)督，檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，或由部門(mén)經(jīng)理協(xié)調(diào)解決，或部門(mén)經(jīng)理上報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理解決。嚴(yán)格把握產(chǎn)品的規(guī)格，質(zhì)量，包裝，生產(chǎn)時(shí)間符合客戶的要求。

15．對(duì)C & F，CIF 價(jià)格條款的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在生產(chǎn)結(jié)束前一周，安排好貨貸，確定定艙事宜，一般在船期前二日，安排裝箱運(yùn)輸。對(duì)于FOB 價(jià)格條款的，應(yīng)該提前四天與客戶指定貨貸聯(lián)系出貨事宜。

16．需要委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行報(bào)關(guān)，商檢，保險(xiǎn)的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)資料交中介機(jī)構(gòu)辦理，辦理過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員要協(xié)助。

17．收匯方式為信用證的，業(yè)務(wù)人員必須細(xì)心操作，謹(jǐn)慎處理，注意單證的一致性，做到安全收匯。

四 客戶跟進(jìn)管理辦法

1．業(yè)務(wù)員要將自己的客戶記錄到外貿(mào)部公用盤(pán)里的客戶登記表中，以免造成不同業(yè)務(wù)員重復(fù)開(kāi)發(fā)同一客戶的現(xiàn)象。

2．要求每個(gè)業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進(jìn)行管理，把每個(gè)客戶每次跟進(jìn)的情況進(jìn)行記錄，方便自己有效的管理客戶。一周的新客戶必須在當(dāng)周至少聯(lián)系一次，對(duì)于客戶必須進(jìn)行等級(jí)管理，較高級(jí)別以上的客戶每月至少聯(lián)系系5次（任何形式）

客戶等級(jí)分類(lèi)辦法 a. 已有業(yè)務(wù)來(lái)往的客戶，

b. 未成交客戶按客戶優(yōu)質(zhì)等級(jí)分類(lèi)，并能系統(tǒng)性跟進(jìn)：

A類(lèi)：寄過(guò)樣品，并一直保持跟進(jìn)

B類(lèi)：有過(guò)比較仔細(xì)認(rèn)真的產(chǎn)品詢價(jià)

C類(lèi)：新接觸的客戶

五 工作報(bào)告的提交：

要求外貿(mào)部人員，每周一交上周工作報(bào)表給外貿(mào)部經(jīng)理，同時(shí)要求自己建立報(bào)告檔案，報(bào)表要求如下 ：

1本周工作回顧，

2本周重點(diǎn)開(kāi)發(fā)的客戶以及重點(diǎn)跟進(jìn)客戶（要求說(shuō)明，客戶公司名稱(chēng)，地址，主要聯(lián)系人，電話，E-mail,客戶跟進(jìn)情況詳細(xì)描述）

3工作總結(jié)：本周工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括公司內(nèi)部的問(wèn)題，自身存在的問(wèn)題，改進(jìn)方法，公司如何給予支持；自己業(yè)務(wù)員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿(mào)部管理制度，每位員工應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，有意見(jiàn)可以及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理及管理代表提出，在以后的實(shí)施過(guò)程中可以及時(shí)補(bǔ)充，目的是為了更好的提升個(gè)人和公司業(yè)績(jī)，建立良好的工作氛圍。