這次分享的是旅程無限寫的《我的時間管理實踐》—— 我研究實踐GTD已經(jīng)有一段時間了，為了進一步地總結與提高，于是將具體實踐整理了一下。

常用軟件：

筆記本電腦：Outlook 2007、MindManager Pro7、OneNote 2007、同步軟件；

PDA手機：Spb Diary

軟件的選擇經(jīng)歷了一個不斷試用然后固定的過程。了解GTD是從去年購買了PDA手機后才開始的，當時主要在PDA的論壇里看到了許多介紹PDA管理時間的介紹。試用了MLO、ListPro等軟件，但是都沒有堅持下來，原因是沒有很好的中文版本，更重要的是因為與電腦的同步不方便。

在經(jīng)歷了一番選擇之后，還是確定以Outlook做為時間管理、人脈管理、郵件管理的主要工具。

具體方法結合GTD的五個流程“ 收集、加工與組織、排程、行動、檢視”展開闡述。

收集

• 理念

GTD一書中建議我們需要通過記錄的方式把頭腦中的各種雜事移出來，放入收件匣。通過這樣的方式，頭腦不用塞滿各種需要完成的事情，才能集中精力在目前進行的事上，這也就是時間管理的第一階段收集雜事（Stuff）。

• 我的具體實踐

通過Outlook里的“新建任務”來做收集的動作，并匯總成“待辦事項列表”，這樣對自己的工作就了然在胸，同時通過同步工具將任務同步到PDA手機里，以實現(xiàn)隨時查看、隨時提醒。

在GTD里，建立完整的任務清單是非常重要的環(huán)節(jié)，按twshi的說法即是：“如果能把建立清單當作是一種生活及工作的習慣，日復一日不間斷，就是在練習黑帶級時間管理了。因此，想要做好時間管理，學習列好完整清單的習慣相當重要?！?/p>

我們常常面臨的不僅僅是小事，更多的是一個一個的項目，按GTD的說法是應該將項目分解成具可操作性的待辦事項，也就是將復雜的事情簡單化、可操作化。這點非常重要，也是實施GTD時經(jīng)常會犯的錯誤，即只列明項目而沒有分解，如“看書”其實是一個項目，可操作的“任務”應該是“看該書的第×章節(jié)”。只有這樣，GTD才會持久堅持下去。

對項目分解這項重要的工作，我利用MindManager這個思維導圖軟件軟件：

MM軟件中有新建任務的選項，通過思維導圖的形式分解項目成為一件件可操作的具體任務，清晰明了。

從電子郵件中拖拽添加任務的方法也非常方便：

我們經(jīng)常收取郵件，并因此按郵件的要求完成相應的任務。在Outlook中支持方便地拖拽添加任務的方式，即用鼠標左鍵點擊郵件并拖拽至任務欄后立即可彈出新建任務對話框。（詳見附圖）

以上即是收集的相關步驟與方法。

加工與組織

• 理念（摘自twhsi的GTD文章）

我們的收件匣中堆積了許多雜事，但是雜事無法管理，我們必須加工成行動，并用不同的場合來組織，這樣到了要執(zhí)行時，生產(chǎn)力才能大增，這個階段有三件重要的事情。

1. 清空收件匣 – 就是將雜事一件一件的拿出來。
2. 將雜事加工 – 將雜事轉化成可以執(zhí)行的行動。
3. 依場合放置 – 將加工后的行動放在行動清單。

建立完整的行動清單是一種聚沙成塔方式，加工處理每一件雜事產(chǎn)生行動，再將每一個行動，放到一個合適的場合，日積月累，我們的系統(tǒng)就放置了許多行動。一來，我們要做事時，可以依照場合批次執(zhí)行，節(jié)省大量時間。二來，當我們擁有完整的行動清單，腦袋就不用擔心有哪件事情忘記了，壓力就減少了。

• 我的具體實踐

關于如何組織待辦事項這部分，我的實踐與GTD不同，GTD強調(diào)的是情境（Context），按不同的場合來組織。但我的實際工作中場合比較簡單，基本上是單位、家的兩點一線，因此我的實踐是以柯維的“角色”理念為基礎。

我以自己的擔負的職責為基礎劃分待辦事項的類別，具體說就是：我在工作上是一家保險公司的管理人員，主要負責各級銷售組織的銷售管理工作；同時，我擁有律師執(zhí)業(yè)證，也有往律師行業(yè)發(fā)展的規(guī)劃，因此專門設定了一項分類；在生活上，我是父親、是丈夫、是兒子，是家庭的支柱，因此歸納為家庭生活；同時我自己有一些個人興趣（看美劇、電影等）及學習一些投資理財，因此將之專門歸納成“休閑娛樂、個人生活”等。在Outlook里設定以上各種分類后，通過顏色區(qū)分開來，非常的簡單明了。（詳見附圖）

以下是與PDA手機同步后的圖片。

排程

• 理念

排程就是安排行程，在GTD的理念中，日歷是個“圣地”，只有明確時間約定的事件才放入日歷，其余就放在待辦事項欄里。這點其實和Outlook的程序設置是不謀而合的，在Outlook中為什么要分別設置“任務”和“日歷”呢，我想它們的區(qū)別也就在于一個是確定時間的（即Must do)，另一個則相對沒有確定罷了(可做可不做， 希望你盡快做，但不設時間，根據(jù)地點、剩余時間、精力、優(yōu)先級而定）。

前兩天在GTD LIFE的論壇上一篇《銷售時間管理培訓感想》中有一段話我感觸很深：“最簡單或最原始的時間管理工具就是‘記錄自己的時間并回顧’”。老子說：“天下難事必做于易，天下大事必做于細”，時間管理的實踐中最基本的也就是從“記錄自己的時間”開始。

• 我的具體實踐

每當我將“待辦事項欄”里的任務完成時，我會用鼠標將該條“任務”拖往“日歷”欄，即彈出一個新建“日歷”的對話框，我會詳細設置“開始時間”和“結束時間”，同時將這件事的相關情況（比如心得、體會、感想等）記在下方的編輯欄里。這樣不斷重復，一天的時間就被這一件件完成的任務所排滿，日子自然過得充實而豐富了。（詳見附圖3）

行動

關于行動最重要的是“一次只做一件事”，這點在褪墨的文章里有精彩的闡述：

執(zhí)行，作為一切時間管理的核心，同樣是ZTD中非常重要的一部分。如果你不執(zhí)行計劃的行動，那其他的所有管理習慣也就是無意義的，你準備的工具、管理系統(tǒng)、計劃列表、任務清單等等也就是白費了。所以執(zhí)行是所以習慣中最最重要的！

ZTD著重于在不分心的情境下，一次只執(zhí)行一件事。千萬不要多線工作，也不要讓你的工作突然中斷。這里是一些建議，希望你能夠真正地執(zhí)行行動并且完成它們。具體的建議詳見《簡單做(ZTD)習慣培養(yǎng)4——執(zhí)行》

檢視

也就是回顧的意思。在GTD里強調(diào)要做每周回顧，關于這點，我的實踐是設置每周日的晚上用一個小時進行GTD的每周回顧，這點通過周期性地日歷安排設置在Outlook里了。并明確地記載了回顧的內(nèi)容：

1. Email：回顧并且清理“待定”和“即將到來”的文件夾。把那些拖了很長時間都沒有處理的事情都刪去。
2. To-do列表：瀏覽現(xiàn)在所有的任務清單，刪除那些已經(jīng)不重要的任務，并且重新給下周要完成的工作項目進行安排。
3. 項目：把每一個項目中的下一步行動都放入任務清單。對項目列表進行更新和整理。
4. 日歷：檢查下一周的約會和會議。把(參加約會或會議) 要做的預先準備加入任務清單中。