《Excel實戰(zhàn)技巧精粹》技巧11-25

4050szl 2011-12-27

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讓Excel始終顯示完整的菜單
1. 視圖-工具欄-自定義，選項-始終顯示整個菜單
自定義菜單和工具欄
1. 視圖-工具欄-自定義，工具欄-新建按鈕；
2. 新建工具欄，自定義-命令-類別，找到新菜單，拖到新工具欄上；
3. 繼續(xù)拖動放入其他選項。
共享自定義工具欄
1. 文件-新建，任務(wù)窗格中的空白工作簿；、
2. 視圖-工具欄-自定義，工具欄-附件，調(diào)出工具欄選擇要復(fù)制的工具欄；
3. 保存該工作簿；
4. 其他用戶打開該工作簿即可。
備份工具欄和菜單
1. 用戶界面修改保存在.xlb文件中，搜索該文件，保存到其他位置即可。
2. 取消各種個性化設(shè)置可以將該文件刪除，再次打開excel會自動創(chuàng)建一個.xlb的文件，所有工具欄和菜單恢復(fù)初始狀態(tài)
顯示工作簿的完整路徑
1. 菜單區(qū)域右擊，選擇 web項。、
自定義默認(rèn)工作簿
1. 創(chuàng)建一個名為book.xlt的模板文件并將他放到Excel的啟動文件夾中；
2. 新建一個文件，設(shè)置好工作表數(shù)量，名稱，打印設(shè)置等等，保存為book.xlt，保存到XLSTART文件夾中；
預(yù)覽工作簿
1. 文件-打開，查找范圍定義到目標(biāo)文件夾，工具按鈕左側(cè)是視圖按鈕，選擇預(yù)覽；
2. 要是工作簿能夠預(yù)覽，文件-屬性，摘要-保存預(yù)覽圖片勾選，保存文件；
3. 被設(shè)置了打開密碼的excel文件，無法預(yù)覽。
多用途的文檔屬性
1. 文件-屬性其實很重要，可以在資源管理器中顯示出來很多文件屬性信息；
2. 很多信息還可以進行自定義，
3. 屬性中的信息可以用來進行高級文件搜索，打開-文件搜索-高級文件搜索；
4. 可以設(shè)置第一次保存新工作簿時輸入摘要信息，工具-選項，常規(guī)-勾選提示輸入工作簿摘要信息；
查看最后打開文件的人
1. 用記事本打開excel文件，可以看到最后一次打開該文件的電腦的用戶名；
2. excel的文件頭自動保存打開文件的用戶名，這個用戶名是工具-選項，常規(guī)選項卡里面的用戶名，如果用戶未設(shè)置，則無法追蹤；
3. 以只讀方式打開的不會保留此信息。
使用工作區(qū)文件
1. 多個excel按照用戶定義好的順序排列，每次打開工作區(qū)即可打開一組excel文件；
2. 排列好excel各個文件后，文件-保存工作區(qū)，文件類型.xlw
3. 工作區(qū)文件僅記錄工作簿的路徑和文件名以及排列方式，不保存工作簿文件，如果文件位置變化，工作區(qū)文件就失效咯
一次關(guān)閉多個文件的技巧
1. 右上角兩個關(guān)閉的意義不用，外部的關(guān)閉所有，內(nèi)部的是關(guān)閉當(dāng)前工作簿；
2. 如果多個文件都編輯過，會彈出是否保存的提示，如果多個文件都不需要保存，每次點擊麻煩
3. win系統(tǒng)的程序操作有一個特性，按住shift再執(zhí)行某個命令，能夠執(zhí)行該命令的擴展或隱藏功能。excel的全否功能就是按住shift再單擊否，excel放棄所有文件的保存，直接關(guān)閉。
4. 新建的從未保存的文件，全否操作無效。
簡繁轉(zhuǎn)換不求人
1. word中提供了中文簡繁轉(zhuǎn)換，office其他組件沒有該功能；
2. 微軟提供加載項形式的簡繁轉(zhuǎn)換，在微軟去下載該加載項；
3. 選擇區(qū)域，工具-中文簡繁轉(zhuǎn)換。
4. 工作表中的名稱，批注，工作簿中的宏代碼不在轉(zhuǎn)換之列。
保護excel文件
1. 保護工作表，可以鎖定編輯，但是還是可以查看數(shù)據(jù)。工具-保護-保護工作表
2. 保護工作簿
  1. 工具-保護-保護工作簿，可以設(shè)置密碼鎖定工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口。結(jié)構(gòu)就是工作表不能移動、刪除、隱藏、重命名等，窗口則是指每次打開工作簿都保持窗口的固定位置和大小。
  2. 打開權(quán)限密碼，工具-選項，安全性選項卡。excel的最高級保護，無密碼不能打開文件。
  3. 修改權(quán)限密碼，無密碼只能以只讀方式查看
為工作簿減肥
1. 大量細小圖形對象，按F5調(diào)出定位對話框，定位條件選擇對象，查看這些對象是否需要刪除。產(chǎn)生原因是網(wǎng)頁上復(fù)制后沒有選擇性粘貼、無意中使用了繪圖工具、插入了圖片但是設(shè)置的非常小，對象設(shè)置了不可見屬性等；
2. 工作表在較大區(qū)域內(nèi)設(shè)置了單元格格式或者條件格式。觀察滾動條，如果滑標(biāo)很小那么就是有一塊被設(shè)置了格式。單擊真正需要的行的下一行，按ctrl+shift+下箭頭，選擇所有多余行，編輯-清除-格式，同理清除多余的列；
3. 為行列設(shè)置格式最好是通過整行或者整列進行，A1:A65536設(shè)置單元格格式與A:A設(shè)置單元格格式相差100倍；
4. 大量區(qū)域包含數(shù)據(jù)有效性，數(shù)據(jù)-有效性，全部清除。
5. 包含大量復(fù)雜公式，設(shè)法優(yōu)化公式，使用名稱代替單元格引用。
6. excel的bug，新建空白工作簿，ctrl+a全選單元格，單擊格式-行-隱藏，名稱框中輸入32768行以后的人以的單元格，如A32800,按enter，單擊格式-行-行高，設(shè)置一個固定行高，ctrl+a全選單元格，單擊格式-行-最適合的行高，保存文件后會發(fā)現(xiàn)有1.42M。
7. 使用了大圖片作為背景。
8. 圖片格式影響文件大小，如bmp,tiff格式的圖片
9. 共享工作簿引起體積虛增，取消共享工作簿即可。
10. 其他未知原因，文件-另存為網(wǎng)頁，選擇保存整個工作簿，不要勾選添加交互，文件名中輸入任意，確定保存，不安息excel。啟動excel，打開剛剛的htm文件，檢查數(shù)據(jù)和格式是否正確，再保存會xls格式，文件會小很多。
修復(fù)受損的excel文件
1. 使用excel自動修復(fù)，打開受損文件或者文件-打開，定位文件后單擊打開后面的下拉按鈕，選擇打開并修復(fù)；
2. 專業(yè)修復(fù)軟件Recovery for Excel和EasyRecovery FileRepair。
3. 養(yǎng)成經(jīng)常備份的好習(xí)慣，工具-選項-保存-自動保存