華為時(shí)間管理 培訓(xùn)培訓(xùn)講師：甘遠(yuǎn)輝 真明麗教育訓(xùn)練中心 1 課程要點(diǎn)第一講：時(shí)間管理的概念與誤區(qū)第二講：時(shí)間管理的基本原則 第三講：時(shí)間管理的方法與技巧 2 第一講：時(shí)間管理的概念與誤區(qū)一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)什么是時(shí)間 3 我們的哲學(xué)家說(shuō)： 時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順 序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是 一維性，是一種特殊的資 源。 4 時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性（1）供給毫無(wú)彈性 （2）無(wú)法積蓄 （3）無(wú)法取代 （4）無(wú)法失而復(fù)得 5 小案例分享如果銀行每天早晨向你的賬號(hào)撥款8、64 萬(wàn)元。你在這一天可以隨心所欲，想用多 少就用多少，用途不作規(guī)定。條件只有一 個(gè)：用剩的錢(qián)不能留到第二天再用，也不 能節(jié)余歸自己。前一天的錢(qián)你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8、64萬(wàn)元。 請(qǐng)問(wèn)：你怎么花。。。 6 什么是“時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理”所探索的是如何減少 時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是 指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管 理”。 7 案例分析：一個(gè)活到72歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間的花法睡覺(jué) 工作 個(gè)人衛(wèi)生 吃飯 旅行 21年 14年 7年 6年 6年 排隊(duì) 學(xué)習(xí) 開(kāi)會(huì) 找東西 其它 6年 4年 3年 1年 3年 你有何感受？ 8 第一講：時(shí)間管理的概念與誤區(qū)一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠 誤區(qū)之四：整理整頓不足 誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 9 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃案例分析：查爾斯史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問(wèn)李?lèi)?ài)菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請(qǐng)告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更 多的事，我交支付給你任意的顧問(wèn)費(fèi)。”李?lèi)?ài)菲二是遞了一張紙給他，并向 他說(shuō)“寫(xiě)下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)的做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然 后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的 時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作，尋么即使運(yùn)用任何其它方法，你出同樣 無(wú)法完成它們，機(jī)時(shí)且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一 種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對(duì)你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用。” 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬(wàn)伍仟美元的支票給李?lèi)?ài)菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒最后來(lái)之所以能夠躍升為世界最大 的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說(shuō)可能是導(dǎo)因于李?lèi)?ài)菲的那數(shù)句真言。 10 不做或不重視計(jì)劃的原因： 1、因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思 考； 2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； 3、不了解計(jì)劃的好處； 4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；由于工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果： 1、目標(biāo)不明確 2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類(lèi)的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則 11 5、不知如何做計(jì)劃。 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) “事必躬親，親力而為” 溝通不良 工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 解決問(wèn)題的方法：首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托；其次，學(xué)會(huì)利用資源。 12 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠小測(cè)試：“拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)” 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分， “略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分。總分 小于20分，表示你不是拖延者，也許你偶爾有拖延 的習(xí)慣?？偡衷?span lang="EN-US">21至30分之間，表示你有拖延的毛 病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?span lang="EN-US">30分，表示你或許已患 上嚴(yán)重拖延的毛病。 13 我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷阱 1、習(xí)慣拖延時(shí)間。 2、不擅處理不速之客的打擾。 3、不擅處理無(wú)端電話(huà)的打擾。 4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。 14 誤區(qū)之四：整理整頓不足文件處置測(cè)驗(yàn)請(qǐng)快速解答以下十個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問(wèn)號(hào)“？”。 1、訂購(gòu)文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。 3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。 4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來(lái)的問(wèn)卷。 5、部屬交來(lái)（或你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話(huà)才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話(huà)號(hào)碼的E-mail. 8、客戶(hù)寄來(lái)的一封投訴信。 9、人事部門(mén)發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 10、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。 15 假如你在以上10個(gè)問(wèn)題的前面寫(xiě)上了 兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你 仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你 最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括 你的紙面文件夾和電腦文件夾）。 16 誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 個(gè)人的消極態(tài)度 做事拖拉，找借口不干工作 唏噓不已，做白日夢(mèng)工作中閑聊 17 送大家一句話(huà)：昨天是一張已被注銷(xiāo)的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時(shí)可以運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！ 18 第二講：時(shí)間管理的基本原則時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則： 1、明確目標(biāo) 2、有計(jì)劃有組織地進(jìn)行工作 3、分清工作的輕重緩急 4、合理地分配時(shí)間 5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作 6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 19 原則之一：明確目標(biāo)目標(biāo)刺激我們奮勇向上 如何制訂目標(biāo)（SMART的工作目標(biāo)） 具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達(dá)到的（attainable） 相關(guān)的（relevant） 基于時(shí)間的（time-based） 20 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作， 就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通 過(guò)采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。 21 制定計(jì)劃的步驟： 1、確立目標(biāo) 2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑 3、選定最佳的完成方式 4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng) 5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行 6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性 22 有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事！ 23 原則之三：分清工作的輕重緩急小測(cè)試：請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好 那種方式？ 1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的事，再做難做的事。 4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間就可做好的事，再做需花費(fèi)大量時(shí)間的事。 5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未排定時(shí)間的事。 7、先做別人的事，然后再做自己的事。 8、先做有趣的事，再做枯燥的事。 9、先做自己尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。 10、先做已發(fā)生的事，再做未發(fā)生的事。 24 處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情 的“重要程度”。 “重要程度”：即指實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。 25 四象限圖中的時(shí)間管理“急事”與“要事”的 關(guān)系：不緊急也 不重要事第四象限 重要又急 迫的事第一象限 緊急但不重要事第三象限 重要但急 迫的事第二象限 26 分組討論：你是否“知道”在哪些方面如果持續(xù) 有優(yōu)異表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有 積極影響？ 27 這些方面包括有： 1、改善人際關(guān)系 2、改善事先準(zhǔn)備工作 3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織 4、善待自己 5、抓住機(jī)會(huì) 6、充實(shí)自我 7、增進(jìn)能力 28 急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn) 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)； 26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)； 46分以上嚴(yán)重急迫性心態(tài)。 29 原則之四：合理地安排時(shí)間巴列特定律（也稱(chēng)80/20原理）： 總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20% 所形成的。 30 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 1、尊重對(duì)方的時(shí)間安排； 2、提前做好計(jì)劃。 31 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面： 1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作 應(yīng)于何時(shí)截止。 2、即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立 一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。 3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范 圍內(nèi)。 32 第三講：時(shí)間管理的方法與技巧一、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況二、做好工作計(jì)劃 三、縮短別人干擾的時(shí)間 四、省時(shí)之道 33 一、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況 表一：時(shí)間使用清單表表二：一星期日志與簡(jiǎn)略分析表 表三：一星期時(shí)間總結(jié)表 34 表一：時(shí)間使用清單表項(xiàng)目活動(dòng)一、公務(wù)活動(dòng)類(lèi) 1、上下班 2、開(kāi)會(huì) 3、打電話(huà) 4、閱讀文件、整理通信 5、幫助下屬 6、接待賓客 7、向上級(jí)匯報(bào) 8、公務(wù)出差 9、拜訪(fǎng)客戶(hù) 10、其他工作上的活動(dòng) 小計(jì) 小計(jì) 二、個(gè)  人活動(dòng)類(lèi) 1、整理儀容 2、飲食 3、睡覺(jué)三、家庭活動(dòng) 1、煮飯 2、洗燙衣服 3、打掃房屋 4、雜務(wù)與家事 5、其他的逛街活動(dòng) 6、看孩子 7、家庭外出 8、家庭溝通 9、繳款 10、其他家庭活動(dòng) 小計(jì) 四、休閑活動(dòng) 1、聽(tīng)廣播與音樂(lè) 2、看電視 3、休閑閱讀 4、嗜好 5、觀看比賽 6、運(yùn)動(dòng) 7、旅游 8、聚會(huì)社交 9、其他休閑活動(dòng) 10、其他活動(dòng) 小計(jì) 35 表二：一星期日志與簡(jiǎn)略分析表星期 具體花費(fèi)時(shí)間項(xiàng)目活動(dòng) 1、上下班 2、開(kāi)會(huì) 3、打電話(huà) 4、閱讀文件、整理通信 5、幫助下屬 6、接待賓客 7、向上級(jí)匯報(bào) 8、公務(wù)出差 9、拜訪(fǎng)客戶(hù) 10、其他工作上的活動(dòng) 11、整理儀容 12、飲食 13、睡覺(jué) 14、煮飯 15、洗燙衣服 16、打掃房屋 17、雜務(wù)與家事 18、其他的逛街活動(dòng) 19、看孩子 20、家庭外出 21、家庭溝通 22、繳款 23、其他家庭活動(dòng) 24、聽(tīng)廣播與音樂(lè) 25、看電視 26、休閑閱讀 27、嗜好 28、觀看比賽 29、運(yùn)動(dòng) 30、旅游 31、聚會(huì)社交 32、其他休閑活動(dòng) 33、其他活動(dòng) 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 時(shí)間小計(jì) 36 表三：一星期時(shí)間總結(jié)表項(xiàng)目活動(dòng)一、公務(wù)活動(dòng)類(lèi)二、個(gè)人活動(dòng)類(lèi) 三、家庭活動(dòng) 四、休閑活動(dòng) 五、其它活動(dòng) 37 每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間 每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額占每星期的總時(shí)間的 （小時(shí)） （小時(shí)） （小時(shí)） 百分之比（%） 自檢題 1、我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有何好途徑預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？ 2、我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰(shuí)的時(shí)間？我應(yīng)如何 預(yù)防不使其發(fā)生？ 3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 4、別人浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有沒(méi)有方法減少或排除其發(fā)生？是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又緊急？ 6、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？ 7、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒(méi)有， 38 原因何在？如果有，是哪些事？二、做好工作計(jì)劃 1、計(jì)劃的基礎(chǔ)概念：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn) 按廣度分 按時(shí)間框架分 按明確性分 計(jì)劃類(lèi)型 戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃短期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃 具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃 39 2、注意事項(xiàng)（1）事先的了解所在部門(mén)的業(yè)務(wù)定位 所在崗位的業(yè)務(wù)定位 上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求 與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 Why What （2）遵循5W2H原則 When Where Who How to （3）設(shè)置控制點(diǎn) How much 40 3、利用計(jì)劃工具（1）計(jì)劃管理之一：WBS 定義：WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所 必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單。（2）計(jì)劃管理之二：PERT 定義：PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖 的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案， 并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定 目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 41 三、縮短別人干擾的時(shí)間 1、打電話(huà)的藝術(shù) 事先的約定與準(zhǔn)備 保持簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白控制電話(huà)時(shí)間、保持通話(huà)主題 過(guò)濾電話(huà) 2、當(dāng)你被打斷時(shí) 來(lái)自上司的打斷 來(lái)自同事的打斷 來(lái)自同事的打擾 42 四、省時(shí)之道科學(xué)省時(shí)之道： 1、等待的時(shí)候做什么 2、逆勢(shì)操作 3、追求互賴(lài)模式 43 THE END 祝大家都有一個(gè)有意義、充滿(mǎn)歡樂(lè)的人生！