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做一個(gè)從容不迫的管理者

 書中友360 2011-10-22
做一個(gè)從容不迫的管理者
管理者
究竟怎樣才能做一個(gè)從容不迫、卓有成效的管理者?   管理工作為何不見成效      其實(shí),這樣的現(xiàn)象在眾多管理者身上都普遍存在著。加拿大管理學(xué)家明茨伯格在通過長(zhǎng)期對(duì)管理者工作詳細(xì)研究后,認(rèn)為“在現(xiàn)實(shí)的許多企業(yè)里面,管理者所發(fā)揮的作用是不夠的。而其原因并不是管理者能力的不高或者時(shí)間上的不夠,關(guān)鍵在于管理者所做的工作并不是企業(yè)最主要的。許多管理者往往做一些自己不該做的事,這些事對(duì)企業(yè)的管理及生產(chǎn)效益的提高不能帶來任何有益的幫助,他們只是在浪費(fèi)時(shí)間。”   喬是否“只是在浪 費(fèi)時(shí)間”,我不能妄下推論,只是應(yīng)喬的要求,我愿意為喬、也為與喬有相似感受的管理者朋友,一同分享關(guān)于管理者的思維及成效問題。   管理者的本份是追求效率,一個(gè)人的辦事效率似乎與他的智力、想象力以及知識(shí)水平?jīng)]有多大關(guān)系。不可否認(rèn),智力、想象力和知識(shí)都是人類的重要資源,依靠這些資源本身只能達(dá)到有限的成就,只有效率才能使他們變得碩果累累。   管理者面對(duì)的現(xiàn)實(shí)一方面要求他們具有有效性,一方面卻又使他們極難達(dá)到有效性,原因是管理者的時(shí)間總是被別人占用著,任何人都可以隨時(shí)來找他;他被迫忙于日常作業(yè),如安排市場(chǎng)銷 售或生產(chǎn)事務(wù)。除非他采取措施來改變他的工作方式,否則肯定不能使管理更有效。   思路決定出路      有效運(yùn)用時(shí)間   有效的管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)自己的時(shí)間。管理者的工作首先需要認(rèn)清自己的時(shí)間花在什么地方,然后設(shè)法管理自己的時(shí)間并減少那些沒有成果的工作所占用的時(shí)間。    時(shí)間是一個(gè)限制因素。在某種限度內(nèi),我們可以用一種資源來替代另一種資源,如銅代鋁,但卻沒有任何東西來替代時(shí)間,而且時(shí)間也不能增加和貯存。干任何事情都需要時(shí)間,有效的管理者區(qū)別他人的唯一之處,就在于他們能夠有效運(yùn)用時(shí)間。   管理者 經(jīng)常受到種種壓力,迫使他不得不花費(fèi)一些不會(huì)產(chǎn)生效果的時(shí)間,尤其體現(xiàn)在人際關(guān)系和工作關(guān)系的調(diào)和方面。管理者應(yīng)該分辨出哪些是根本不必做的事,取消那些純粹浪費(fèi)時(shí)間絲毫無助于取得成果的事:   ·有些能讓別人辦理的事情可以授權(quán)于他來提高效率;   ·管理者自己同時(shí)需要杜絕浪費(fèi)別人的時(shí)間,這種時(shí)間損失很可能是由管理者或者組織缺陷引起的;   ·由于缺乏系統(tǒng)和缺乏遠(yuǎn)見而造成的時(shí)間浪費(fèi),可能導(dǎo)致企業(yè)反復(fù)出現(xiàn)同樣的“危機(jī)”,而一些危機(jī)本身是可以預(yù)防的;   ·組織雇員太多、會(huì)議太多,信息傳遞不靈、或信息不準(zhǔn) 確都是時(shí)間浪費(fèi)的因素之一。   致力于貢獻(xiàn)成果   有效的管理者致力于對(duì)外界的貢獻(xiàn)。他們不是為工作而努力,而是為成果努力。他們從“期望我的成果是什么?”這一問題出發(fā),從他的工作里能看到他的目標(biāo)。以貢獻(xiàn)為宗旨使管理者的注意力不受自己的專業(yè)、自己的技術(shù)以及自己所屬的部門所局限,而是重視組織整體的成績(jī),并使他的注意力轉(zhuǎn)向外界,他會(huì)自覺考慮他的技術(shù)、專業(yè)、職務(wù),以及部門與整個(gè)組織的目標(biāo)間有什么關(guān)系。   當(dāng)管理者為貢獻(xiàn)而工作,為貢獻(xiàn)而與別人交往時(shí),才會(huì)是好的人際關(guān)系,他的人際關(guān)系才會(huì)有生產(chǎn)性,這也才是有 效的人際關(guān)系。以貢獻(xiàn)為宗旨本身會(huì)給有效的人際關(guān)系提供四項(xiàng)基本保證:意見溝通、集體合作、自我發(fā)展、培養(yǎng)他人。   著眼于長(zhǎng)處   有效的管理者重視發(fā)揮長(zhǎng)處,包括他們自己的長(zhǎng)處、上級(jí)的長(zhǎng)處、同事的長(zhǎng)處、和下級(jí)的長(zhǎng)處,還要發(fā)揮周圍環(huán)境的長(zhǎng)處,即他們能干什么。有效的管理者能避開短處,他們決不著手于他們不能干的事。當(dāng)然,這并不能克服每個(gè)人身上所固有的許多缺點(diǎn),但卻能使這些缺點(diǎn)不發(fā)生作用。   另外,有效的管理者對(duì)自己的工作也要從長(zhǎng)處出發(fā),他們會(huì)使自己所能干的都發(fā)揮效益,管理者的任務(wù)在于整合整體的行為能力, 通過對(duì)每一個(gè)人所擁有的一切特長(zhǎng)、力氣的運(yùn)用,產(chǎn)生乘數(shù)效應(yīng)。   集中于少數(shù)領(lǐng)域   有效的管理者集中精力于少數(shù)主要領(lǐng)域,以便以優(yōu)秀的管理產(chǎn)生卓越的成果。他們強(qiáng)迫自己設(shè)立優(yōu)先秩序,而且堅(jiān)定地按優(yōu)先秩序做出決定。他們知道只有做好最重要的、最基礎(chǔ)的事,而沒有其它選擇。搖擺不定將會(huì)一事無成。   有效率的管理者懂得,他們要處理的問題不計(jì)其數(shù),件件都需要有效的解決,這就要求他們集中自己的時(shí)間、精力、按工作的輕重緩急,分而治之。   要學(xué)會(huì)“集中精力”的管理辦法,首先要學(xué)會(huì)“擺脫昨天的困擾”,即終止已不 再起積極作用的工作,終止過去遺留下來的無意義的工作,釋放這種工作占用的資源,為新工作創(chuàng)造有利的條件。   管理者確定工作主次的原則為:   ·著重未來而不是過去;   ·著重機(jī)遇而不是難題;   ·要有自己的方向而不是隨波逐流;   ·要確立遠(yuǎn)大目標(biāo),注重所產(chǎn)生的效果,而不是簡(jiǎn)單、保險(xiǎn)。   制定有效決策   有效的管理者能做出有效的決策。他們知道一項(xiàng)有效的決策總是在“分歧意見”的基礎(chǔ)上的一個(gè)判斷,而不是在“一致意見”的基礎(chǔ)上的一個(gè)判斷。他們還知道快速做出許多決策意味著可能做出錯(cuò) 誤的決策。有效性需要的決策很少,但至關(guān)重要。有效性需要的是正確的戰(zhàn)略而不是令人眼花繚亂的戰(zhàn)術(shù)。   管理者工作的實(shí)質(zhì)是:運(yùn)用自己的權(quán)利和知識(shí),為整個(gè)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu),企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn),以及可能取得成果,做出意義重大的決策。決策時(shí)需先著眼于最高層次的概念性認(rèn)識(shí),然后反復(fù)思考他們決策要解決什么問題,再針對(duì)問題確定決策所依循的原則,他們的決策不是為了當(dāng)前的、顯而易見的問題,而是具有戰(zhàn)略指導(dǎo)意義的決策。   需要強(qiáng)調(diào)的是,決策的有效性并不取決于“意見一致”,而是建立在不同觀點(diǎn)的沖突、協(xié)商上,和對(duì)不同判斷的選擇基 礎(chǔ)上的。反對(duì)意見是使決策者免受組織束縛的唯一有效方法。反面意見的本身,就為決策者提供了不同的選擇方案。   理清思路的三個(gè)問題三個(gè)答案      像喬一樣的管理者花費(fèi)了大量的時(shí)間(如果說不是全部的話),去追求短期的經(jīng)營(yíng)表現(xiàn)。他們無時(shí)無刻不在關(guān)注成本和定價(jià)、生產(chǎn)進(jìn)程和銷售、質(zhì)量控制和客戶服務(wù)、采購(gòu)和培訓(xùn)。但成績(jī)突出倍受贊譽(yù)的管理者還是少之又少。為幫助管理者從繁雜混亂的低效狀況中走出來,也許著名管理大師彼德·德魯克的“樸素管理法則”可以適時(shí)為與喬一樣的管理者們提供一條突破困境的思路。   這一思路只有 三個(gè)伴隨答案的簡(jiǎn)單問題:    管理者的工作是什么?管理者的工作就是調(diào)度企業(yè)的資源,把工作重點(diǎn)投入到能夠產(chǎn)生最大經(jīng)濟(jì)成果的機(jī)會(huì)當(dāng)中。這聽起來非常一般,的確如此。然而,對(duì)各個(gè)企業(yè)的資源及工作量實(shí)際分配的情況進(jìn)行的分析結(jié)果表明,大量的時(shí)間、工作、注意力和金錢首先被投向了“問題”而不是機(jī)會(huì)。另一種情況則是投向了一些即使做得再好對(duì)業(yè)績(jī)也沒有什么影響的方向上。   管理者所面臨的最主要的問題是什么?管理者所應(yīng)當(dāng)追求“有效”而不是“有效率”。以極高的效率完成根本不需要做的工作,是最大的無用功。管理者真正需要認(rèn)清的 是:什么是產(chǎn)生效益(或最佳業(yè)績(jī))的方法?如何做到專注于這些方向?   有哪些可依照的原則?80%的價(jià)值來自20%的因子,其余20%的價(jià)值則來自80%的因子。這一觀點(diǎn)已經(jīng)在管理學(xué)界得到了很多方面的證實(shí)。但只有為數(shù)極少的管理者掌握了這一簡(jiǎn)單的有關(guān)企業(yè)管理“正態(tài)分布”現(xiàn)象的規(guī)律。它意味著,首先,80%的成績(jī)是由20%的業(yè)務(wù)創(chuàng)造的,而80%的收入與精力將投到實(shí)際上毫無成效的工作中去。其分配原則是基于“業(yè)務(wù)量”的需要而不是看能夠創(chuàng)造多少效益。

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