ERP管理系統(tǒng)軟件物料編碼的意義及誤區(qū)

作為中國公民，我們每個人都擁有一個身份證號碼，它也是識別一個人的唯一標示。很難想象，如果沒有身份證號碼，國家該如何實現(xiàn)對公民的基本管理。對于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標示的物料代號，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。物料的名稱、規(guī)格等都不能作為區(qū)別物料的標示，同名同規(guī)格的物料總是存在的。要實現(xiàn)物料的科學(xué)管理，物料編碼是基礎(chǔ)。 為了對物料實現(xiàn)統(tǒng)一編碼，許多企業(yè)特別是大中型企業(yè)，通常設(shè)有獨立的物料編碼機構(gòu)，或組織專項編碼培訓(xùn)班等。但往往實踐證明，相關(guān)的執(zhí)行部門最終還是沒有嚴格按照物料編碼的規(guī)則執(zhí)行，工作也沒有達到預(yù)想中的效果。物料編碼和企業(yè)標準化工作也息息相關(guān)，很多企業(yè)在推行標準化（模塊化設(shè)計）工作中，花費了大量的人力和物力，又是抽調(diào)骨干隊伍，又是收集圖紙、制定標準，一干就是好幾年。但最后，往往又是無疾而終。物料編碼，是一件簡單的事情，但絕對不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意義的事情，但絕對不是每家企業(yè)都能做好的事情。
一、物料編碼的誤區(qū)
•圖號作為物料編碼
隨著信息化的不斷推進，當前大部分的中國企業(yè)都在使用CAD等輔助設(shè)計系統(tǒng)。由于設(shè)計管理規(guī)范的要求，每張圖紙都會有一個圖號，于是大部分的企業(yè)直接使用圖號作為物料的編碼。
但使用圖號作為物料編碼，會存在如下問題：
1、由于技術(shù)部門并不負責(zé)原材料的管理，原材料就沒有圖號；
2、圖號并不唯一；
筆者碰到很多使用圖號作為物料編碼的企業(yè)，他們一直認為這是比較合理的。當筆者問他們：“圖號能夠表述物料的唯一性嗎？”他們回答道：“可以……但是，極個別的不能。”為什么極個別的不能？同樣一張設(shè)計圖紙，可以使用不銹鋼制造，也可以使用鍍鋅板制造，兩種不同的原材料制造出來的產(chǎn)品，我們能夠說是一樣的嗎？但他們的圖號確實就是一樣的。
3、圖號的管理本身不規(guī)范；
就筆者多年來在ERP項目實施中接觸的企業(yè)而言，大部分的研發(fā)部門對于圖號的編碼管理本身就不嚴謹。不同的設(shè)計人員、不同的設(shè)計小組遵循的編碼規(guī)則并不相同，導(dǎo)致后續(xù)使用圖號的混亂，圖號作為物料編碼就更加不合適了。因此我們并不贊同企業(yè)使用圖號作為物料編碼。•要求物料編碼表述大量的信息
部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗，在制定編碼規(guī)則的時候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應(yīng)商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對于編碼的過高期望，都是由于沒有編碼制定經(jīng)驗造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達其根本無法承載的過多信息。
•把制定編碼規(guī)則的工作交給個別人或部門去完成
企業(yè)的管理層往往習(xí)慣把編碼工作交給技術(shù)部門或者某個資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財務(wù)部門，而非制定編碼規(guī)則的技術(shù)部門。制定物料編碼，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門、物料管理部門、財務(wù)門，組成制定團隊共同完成。

二、物料編碼的范圍
•物料編碼規(guī)則的制定
物料編碼的目標，就是制定出一套涵蓋企業(yè)所有物料的編碼規(guī)則。
•物料命名規(guī)則的制定
很多企業(yè)往往會忽視物料命名規(guī)則的制定。除了制定一套合理的物料編碼規(guī)則外，如何對物料進行命名，通過合理統(tǒng)一的名稱、規(guī)格、屬性等來表述物料，形成一套統(tǒng)一的命名規(guī)則，對物料編碼的工作也很重要。
我們在實際使用物料編碼的過程中，判斷編碼是否有錯誤、是否出現(xiàn)重復(fù)，是依靠名稱、規(guī)格等來進行判斷的。所以盡管物料編碼規(guī)則統(tǒng)一了，物料命名規(guī)則卻沒有統(tǒng)一，那依據(jù)編碼規(guī)則產(chǎn)生出的編碼仍然無法判斷其正確性。例如墊片，我們也可以叫墊圈，兩種叫法指的是一種產(chǎn)品。我們可以將一部紅顏色的汽車表述為“紅色汽車”，也可以表述成“汽車-紅色”。
因此物料命名規(guī)則應(yīng)該考慮以下因素：

1、統(tǒng)一表述同類的物料名稱。如螺釘和螺絲的叫法都是指的一種物料，不同員工、不同部門在命名時就會很隨意。因此企業(yè)需要制定規(guī)則，統(tǒng)一物料的稱謂，這是最重要的。

2、名稱規(guī)格的信息排列組成。如果我們把同類的物料名稱規(guī)格分成幾段，每一段存放的信息就一定要統(tǒng)一規(guī)格。如我們可以將一個物料的名稱規(guī)格分為顏色、名稱、型號，那就有了“紅色轎車**系列”這樣的物料名稱。對于物料的命名，很多表述方式都可行，不存在對錯。存在即有其合理性。我們需要做的只是統(tǒng)一命名的規(guī)則，只有統(tǒng)一了規(guī)則，不同的人和部門對同樣的物料表述一致了，才能共同享受物料編碼帶來的效益。

•計量單位的統(tǒng)一
這個很容易理解，比如我們可以說一臺轎車、一輛轎車、一部轎車。我們不能說哪一種計量單位不恰當，都是恰當?shù)?。但是，作為企業(yè)來說，就一定要統(tǒng)一計量單位。

三、物料編碼的技巧

1、編碼規(guī)則需盡可能反映物料大類。
物料大類可以讓我們對物料的類別有一個直接的判斷。比如我們每天都在使用移動電話，如果我們看到139號段的號碼，就知道是移動的來電。大類的劃分原則往往是：第一碼：產(chǎn)成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財務(wù)使用；第二碼：真正的類別，依據(jù)企業(yè)不同的情況具體制定。

2、編碼需要長短適中。
按照人的記憶習(xí)慣，7-13位的編碼是比較合理的。

3、盡量不要使用有特別意義的編碼。
很多物料編碼的初衷是為了清晰明了地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡單易懂。但隨著物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。

4、避免使用難以交流和區(qū)別的字符。
文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽為世界上最復(fù)雜的字符之一。如果單純通過拼音字母，如G和J，很大部分人會因為不標準的發(fā)音而難以進行區(qū)分。另外，字母L的小寫打印出來以后和數(shù)字1沒有區(qū)別，O打印出來后和數(shù)字0沒有區(qū)別等等。我們在制定編碼規(guī)則過程中，要盡量避免使用這些容易產(chǎn)生混淆的字符。

5、不要把可能變動的信息編入編碼。
什么是可能變動的信息？舉個最簡單的例子，現(xiàn)在很多企業(yè)將員工編碼規(guī)則定為：部門號+流水碼。筆者認為這是最不合理的編碼，員工如果發(fā)生人事變動或者崗位變換，編碼就無法準確表述其所在部門。如果員工的人事和崗位變動頻繁了，編碼反而成為企業(yè)的困擾
四、物料編碼如何有效推行
很多企業(yè)在花費了大量的人力、物力和財力制定出一套科學(xué)的、合乎企業(yè)實際情況的物料編碼體系后，就像他們制定的其他厚厚的管理制度文件一樣，被鎖進了黑暗的文件柜中，僅僅在進行相關(guān)質(zhì)量體系認證時拿出來使用。當然，有同行過來參觀的時候，也會時常拿出來進行炫耀。

制定完善的物料編碼規(guī)則只是物料編碼工作的第一步。
如何使制定的編碼規(guī)則在企業(yè)內(nèi)部真正得到推行，改善和解決技術(shù)、物管、財務(wù)等部門各自為政、多套編碼并存、多種物料稱謂混亂等企業(yè)管理問題，才是物料編碼工作中最實質(zhì)性的一步。

筆者認為，有效推行企業(yè)的物料編碼工作有兩種途徑：
1、實施軟件管理系統(tǒng)
實施ERP等信息化軟件系統(tǒng)，是在系統(tǒng)中固化物料編碼，實現(xiàn)強制推行的最容易也最有效的方式。ERP系統(tǒng)會按照企業(yè)制定的物料編碼規(guī)則，自動生成編碼。ERP系統(tǒng)具備的便捷的查詢、排序等功能，也可以讓員工快速體驗統(tǒng)一編碼帶來的效益，進而積極配合編碼工作的執(zhí)行。合理的編碼規(guī)則結(jié)合ERP、PDM系統(tǒng)中的查詢、排序功能，對于企業(yè)標準化工作的推行會起到直接的積極影響。

2、設(shè)定專人負責(zé)編碼
如果企業(yè)尚不具備實施ERP、PDM等信息化系統(tǒng)的條件，要實現(xiàn)物料編碼規(guī)則的貫徹執(zhí)行，唯一的辦法就是通過制定物料控制流程，設(shè)定專人控制物料編碼。在流程的執(zhí)行過程中，嚴格遵守物料編碼唯一出口原則。

筆者認為，企業(yè)制定出來的物料編碼規(guī)則得不到真正有效推行，究其原因，在推行組織機構(gòu)的設(shè)定、物料編碼流程的執(zhí)行等方面一定有不到位的地方。因此設(shè)定專人負責(zé)物料，不失為有效地辦法。