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會議紀要與會談紀要之比較 在應(yīng)用寫作實踐中，有兩個文種的名稱非常相似，一個是行政公文中的會議紀要，一個是商務(wù)文書中的會談紀要，兩個文種不只是名稱相似，在文種功用、文種特點、結(jié)構(gòu)內(nèi)容、正文寫法等方面也有許多相近、相通之處。但是，二者不是等同關(guān)系，有許多區(qū)別。本文試對這兩個相似文種作一些比較，以求對寫作實踐中準確應(yīng)用兩個文種有所幫助。
一、文種功用比較
會議是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有規(guī)則地商議事情的集會，一般由一個或幾個單位作為會議的召集者或組織者，有較多的單位或人員作為參加者，通過這種形式解決各種問題。對會議精神或議定事項的上傳下達往往需要借助于會議紀要。所以，會議紀要的文種含義一般表述為：根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，適用于記載、傳達會議的主要精神和議定事項的公文文種。會議紀要是《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的公文文種之一，適用于國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位等。會議紀要的文種功用是對會議的目的、要求、主要精神及議定事項加以文字歸納整理，以上傳下達，統(tǒng)一認識，要求與會單位或其他有關(guān)單位領(lǐng)會精神，遵照或參照執(zhí)行，進而推動工作。概言之，會議紀要的核心功用是傳達。
會談則是社會組織之間在業(yè)務(wù)方面特別是商務(wù)領(lǐng)域業(yè)務(wù)方面進行的磋商、洽談乃至談判（以下統(tǒng)稱會談），一般在雙方之間進行（少數(shù)在三方或三方以上之間進行），而且參與會談雙方的主體資格是平等的。對會談的初步結(jié)果的記載備忘往往需要借助于會談紀要。所以，會談紀要的文種含義可以表述為：在商務(wù)洽談活動中，經(jīng)過雙方初步討論或協(xié)商后，用簡明的文字將雙方會談的具體事項和結(jié)果記錄下來，以作為進一步洽談時參考的記事性商務(wù)文書，也稱為會談備忘錄、談判備忘錄、談判紀要等。會談紀要是在商務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)實踐中因需而逐漸產(chǎn)生的商務(wù)文種之一，被廣泛應(yīng)用于商務(wù)領(lǐng)域的會談性活動中。會談紀要的文種功用是把會談雙方的意見、諒解、承諾等記錄下來，起到備忘的作用，更多是為了進一步建立合作關(guān)系，也可以為了解決合作過程中出現(xiàn)的問題或結(jié)束現(xiàn)有合作關(guān)系。概言之，會談紀要的核心功用是備忘。
二、文種特點比較
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1.二者都具有紀實性或客觀性的特點。會議紀要必須如實反映會議的內(nèi)容和議定事項，不能把會議沒有進行或討論的內(nèi)容寫進來；會談紀要也要如實反映會談的目的、議程、內(nèi)容、結(jié)果等，不能擅自增刪會談的內(nèi)容或改動會談商定的事項。
2.二者都具有提要性或概括性的特點。會議紀要必須對會議情況和內(nèi)容進行綜合整理，要概括出主要精神、歸納出主要事項、分析出主要思想；會談紀要也要根據(jù)會談和各種會談材料整理而成，是在分析、綜合會談情況的基礎(chǔ)上錘煉而成，不是簡單的再現(xiàn)。
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1.會議紀要具有指導(dǎo)性特點，會談紀要具有備忘性特點。會議紀要所記載、傳達的主要精神和議定事項通常要求有關(guān)單位據(jù)此遵守或執(zhí)行，是有關(guān)單位落實、執(zhí)行會議精神和議定事項的依據(jù)，具有一定的約束性，有的甚至起著類似于決定等指揮性公文的作用。會談紀要則全面記錄會談中的相關(guān)事項，包括尚未達成共識甚至存在爭議的事項，為進一步洽談和簽訂協(xié)議、合同等提供參考性依據(jù)，充分體現(xiàn)了其備忘性特點。
2.會議紀要具有一致性特點，會談紀要具有協(xié)商性特點。會議紀要所傳達的會議精神和議定事項都是在會上達成一致的，即使是兩個或兩個以上平行或無隸屬關(guān)系的單位，就某一問題開會磋商而形成的協(xié)商性會議紀要，也一定是達到一致意見后整理出來的，以共同遵守執(zhí)行，分歧性的內(nèi)容一般不會寫進會議紀要。會談紀要則充分尊重和考慮會談雙方的每一點意見，并作如實記載，體現(xiàn)了明顯的協(xié)商性，所以會談紀要對與會雙方的制約不存在程度上的差異，一般不具有法律約束力。
三、結(jié)構(gòu)內(nèi)容比較
?。ㄒ唬h紀要的結(jié)構(gòu)內(nèi)容
1.標題。常見的有兩種形式，一是會議名稱或會議內(nèi)容＋文種名稱，如《××企業(yè)集團辦公會議紀要》、《關(guān)于研究近年農(nóng)產(chǎn)品收購資金問題的會議紀要》等；二是正標題＋副標題，正標題一般說明會議主旨、意義或內(nèi)容，副標題一般說明會議名稱和文種名稱，如《探討新時期文學(xué)的發(fā)展——中國當代文學(xué)研究會第一次學(xué)術(shù)討論會紀要》。
2.成文日期。一般將會議紀要的成文日期加圓括號居中寫在標題之下。也可以將成文日期寫在正文之后的落款處。
3.正文。一般由前言、主體、結(jié)語三部分構(gòu)成。前言部分概述會議的基本情況，一般簡要地交代會議的名稱、內(nèi)容、時間、地點、規(guī)模、參加人員、主要議題、會議情況、會議成果和對會議的評價等。主體部分概述會議的主要精神和議定事項，是對會議的主要精神和議定事項的系統(tǒng)整理和集中反映，緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神特別是會議形成的決定、決議準確地表達清楚。結(jié)語部分一般強調(diào)會議所研究工作或討論問題的意義，提出希望、發(fā)出號召等，要求與會者或有關(guān)單位認真貫徹會議精神，努力完成會議決定的事項或任務(wù)，還可以對會議的情況進行一些補充說明。一般性會議紀要也可不寫結(jié)語。
?。ǘ劶o要的結(jié)構(gòu)內(nèi)容
1.標題。常見的也有兩種形式，一是會談事由＋文種名稱，如《關(guān)于籌建工藝品公司的會談紀要》。二是直接寫文種名稱，即《會談紀要》，也可以寫成《備忘錄》。如果會談次數(shù)較多，也可以加上次數(shù)，如《第×次會談紀要》。
2.正文。一般也由前言、主體、結(jié)語三部分內(nèi)容構(gòu)成。前言部分概要介紹會談的基本情況，包括會談的時間、地點、目的、項目及雙方單位名稱、會談代表姓名等。主體部分具體明確地寫清會談的基本內(nèi)容、雙方取得一致意見的主要目標及具體事項、各自的意見或承諾等。結(jié)語部分則為雙方對可能考慮不周到、不細致的問題或一時未能估計到的問題留有一定的磋商余地。
3.落款。在正文的下方署上合作雙方單位名稱、會談代表姓名，在署名的下方寫上紀要形成的日期。
四、正文寫法比較
?。ㄒ唬h紀要正文的寫法
1.前言的寫法。常見的寫法有兩種：
一是平列式寫法，將會議的基本情況采用分條列出的寫法，多見于辦公會議紀要，如《××大學(xué)教育基金會第一次理事長辦公會紀要》的前言：
時間：20××年×月×日上午8：30～11：30
地點：行政辦公樓401室
參加人員：理事長林××，副理事長趙××、鐘××，秘書長李××
列席人員：監(jiān)事長趙××
主持：林××理事長
辦公會圍繞以下既定的五項議題進行。
二是概述式寫法，將會議的基本情況作為一段或兩段進行概述，使人看后能夠?qū)h情況有一個大致的了解，如《××房產(chǎn)公司20××年度第一次總經(jīng)理辦公會議紀要》的前言：
20××年1月21日，由公司副總經(jīng)理曾×主持，在公司會議室召開了20××年度第一次總經(jīng)理辦公會議。與會人員：曾×、劉××、李××、劉××、張×、韓×、梅××等。會議就傳達市局安全生產(chǎn)工作會的主要精神及公司領(lǐng)導(dǎo)分工等問題進行了研究，形成了統(tǒng)一意見?，F(xiàn)將會議內(nèi)容紀要如下：
會議紀要的前言部分一般都用“現(xiàn)將這次會議研究的有關(guān)問題紀要如下”、“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下”等習(xí)慣用語轉(zhuǎn)入主體部分。
2.主體的寫法。常見的寫法有三種：
一是條項式，將討論的問題和議定的事項，按主次分條分項列出，會議討論幾個問題就列出幾條，一目了然。辦公會議紀要、工作會議紀要等多用這種寫法，如《××大學(xué)教育基金會第一次理事長辦公會紀要》的正文主體：
（一）關(guān)于理事長的分工。為使基金會的工作更加協(xié)調(diào)、規(guī)范、高效，會議首先討論了基金會理事長的工作分工……
?。ǘ╆P(guān)于第三次高校教育基金會研討會情況?；饡?#215;×秘書長、王×副秘書長就第三次高校教育基金會研討會情況向理事長辦公會作了匯報……
?。ㄈ彾ɑ饡墩鲁獭贰＾k公會對秘書處根據(jù)第一次理事會決議對基金會《章程》所作的修改稿進行了認真審議并原則通過……
?。ㄋ模╆P(guān)于基金會的運行模式。會議同意基金會下設(shè)三個部，決定20××年基金會的編制暫為5～7人……
?。ㄎ澹h審定并原則通過了基金會秘書處提交的《××大學(xué)教育基金會20××年工作計劃》……
二是綜述式，將會議的內(nèi)容或議定的事項進行綜合概括，分成若干部分，然后逐項寫出，這種寫法有利于概括比較豐富的會議內(nèi)容，有利于貫徹者把握會議的主要精神。經(jīng)驗交流會議紀要、學(xué)術(shù)問題討論會議紀要等多用這種寫法。這部分常用“會議認為”、“會議指出”、“會議提出”、“會議決定”、“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”等來集中概括地反映會議的中心議題。如《××省第一次防火責任人會議紀要》的正文主體：
會議認為，近年來我省防火責任制逐步得到了加強。全省大多數(shù)市、縣、鎮(zhèn)政府已任命防火責任人。各地認真貫徹“預(yù)防為主，防消結(jié)合”的原則，積極開展消防教育和消防專項檢查、專項治理，加強消防安全管理規(guī)章制度和消防基礎(chǔ)建設(shè)，落實消防安全措施，較好地防止和減少了火災(zāi)事故。
會議指出，當前我省火災(zāi)事故仍很嚴重，今年上半年，全省共發(fā)生火災(zāi)……火災(zāi)事故的主要原因是……
會議強調(diào)，加強消防工作，防止或減少火災(zāi)事故，是各級政府的一項重要工作。當前要認真落實以下幾項工作：
一、提高對消防安全的認識，增強消防工作的緊迫感（略）
二、認真落實消防基礎(chǔ)建設(shè)，改善公共消防設(shè)施設(shè)備（略）
三、動員群眾做好自防自救工作（略）
四、加強消防法制建設(shè)，嚴格依法治理消防安全環(huán)境（略）
三是摘錄式，摘要會議發(fā)言內(nèi)容，把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或按內(nèi)容性質(zhì)歸類寫出。一些重要的座談會紀要常用這種寫法。如《××學(xué)院學(xué)生思想狀況分析座談會紀要》的正文主體：
一、××副院長傳達了省教育廳領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于要認真加強學(xué)生思想工作，注重分析當前學(xué)生的思想狀況的講話精神，其后，××副院長對學(xué)生思想狀況作了分析，認為當前學(xué)生的思想狀況總體是健康的，向上的，但也存在一些較突出的問題……
二、人文系黨總支書記×××同志說：當前青年學(xué)生思想比較活躍，愿意思考問題，這確是學(xué)生的主流，但當前在部分學(xué)生中也存在比較嚴重的拜金主義、重技能輕理論、重實用輕人文的傾向。
三、××班黨支部書記在匯報學(xué)生思想狀況時，指出有些同學(xué)在思想上沒有處理好學(xué)習(xí)與兼職的關(guān)系，嚴重影響了學(xué)習(xí)成績。
四、經(jīng)貿(mào)系政治輔導(dǎo)員×××同志談到個別學(xué)生存在怕露貧而不愿申請經(jīng)濟困難補助的心理。
（以下略）
3.結(jié)語的寫法。會議紀要的結(jié)語一般是提出要求等，應(yīng)當簡潔明了，常用“會議希望”、“會議號召”等來提出具體措施和要求。如無必要，則不必寫結(jié)語。
（二）會談紀要正文的寫法
1.前言的寫法。也可分為平列式和概述式兩種寫法：
一是平列式寫法，將會談的基本情況采用分條列出的方式，使人一目了然，常用“現(xiàn)將有關(guān)會談內(nèi)容紀要如下”等習(xí)慣用語轉(zhuǎn)入下文，如某份會談紀要的前言：
會談時間：20××年8月10日至8月12日
會談地點：杭州××飯店
會談雙方：杭州××絲綢公司（以下簡稱甲方）
香港××絲織品貿(mào)易公司（以下簡稱乙方）
會談人員：甲方：×××、×××
乙方：×××、×××
會談內(nèi)容：雙方進行補償貿(mào)易問題
現(xiàn)將會談主要內(nèi)容紀要如下：
二是概述式寫法，將會談的基本情況作為一段，使人看后對會談有個輪廓了解，常用“現(xiàn)將有關(guān)會談內(nèi)容紀要如下”、“現(xiàn)達成初步意見如下”、“雙方的承諾如下”這樣的習(xí)慣用語引出主體，如某份會談紀要（備忘錄）的前言：
應(yīng)××（中國）有限公司方面約請，上海××公共關(guān)系有限公司常務(wù)副總經(jīng)理×××、客戶總監(jiān)×××于20××年×月×日下午前往上海×××大酒店××房間，和××（中國）有限公司營銷總監(jiān)×××、公關(guān)助理×××會面，就上海××公共關(guān)系公司參加××（中國）有限公司新產(chǎn)品市場推廣項目的招標活動一事進行了會談。雙方交流了有關(guān)情況，并就下列問題達成共識：
2.主體的寫法。根據(jù)會談內(nèi)容的簡單或復(fù)雜來決定具體寫法，一般有兩種情況。一是概括式，適用于會談內(nèi)容比較單一的情況，用一段文字將會談達成的協(xié)議記載下來。二是詳列式，適用于會談內(nèi)容比較復(fù)雜的情況，按照互相之間的邏輯關(guān)系分條列項來寫。一般是列出會談的主要議題，在每一個議題下寫明會談雙方經(jīng)過洽談協(xié)商后取得的一致意見，如果一方提出要求，則要說明另一方對此要求所持有的態(tài)度。如果雙方達成的一致意見較多，分歧或留待下次會談解決的問題較少，則可在各條項下寫雙方共同商定的內(nèi)容，把分歧或問題集中起來單獨放到后面，這樣能夠使人從總體上把握會談取得哪些成果，還有哪些需要繼續(xù)解決的問題。會談紀要要真實反映會談情況，對實質(zhì)性問題、有爭議的問題，要準確無誤地表述出各自的意見，所以在語言特征上較多呈現(xiàn)一種協(xié)商性的口吻，常用“雙方商定”、“甲方要求”、“乙方提出”、“甲方同意”等句式來表達。如某份會談紀要的正文主體：
一、為了保證資源，擴大絲織品服裝貿(mào)易，甲乙雙方經(jīng)協(xié)商，一致同意在互惠互利基礎(chǔ)上開展絲織服裝補償貿(mào)易。
二、乙方要求甲方提供穩(wěn)定的生產(chǎn)廠家，為乙方生產(chǎn)所需的絲織服裝。甲方同意乙方的要求，準備于近期內(nèi)在浙江省××市投資人民幣150萬元新建一家絲綢服裝廠，并于20××年1月1日前建成投產(chǎn)，生產(chǎn)乙方所需的以真絲為面料、繡花的各式服裝，年產(chǎn)量約30萬至35萬件。如乙方需要，產(chǎn)量還可逐年提高。
三、會談中乙方多次表示了對質(zhì)量問題的關(guān)注，希望甲方在人員配置、職工培訓(xùn)、質(zhì)量檢驗等方面加大投入，加強管理。甲方對乙方的要求表示理解，并表示在工廠籌建和投產(chǎn)后生產(chǎn)管理等方面愿意積極聽取乙方意見，采取各種措施，保證產(chǎn)品質(zhì)量。
四、雙方商定，乙方向甲方提供價值大約11萬美元的絲綢服裝生產(chǎn)專用設(shè)備和附屬設(shè)備。應(yīng)甲方要求，乙方同意在雙方正式簽訂補償貿(mào)易合同后1個月內(nèi)向甲方提交設(shè)備名稱、價格、說明文件，供甲方確認。購置設(shè)備款項全部由乙方墊付，不計利息；甲方分3年，即20××年、20××年、20××年內(nèi)歸還1/3；歸還方式為在乙方來料加工的加工費中扣除。
五、雙方商定，甲乙雙方的絲綢服裝貿(mào)易和乙方的來料加工，其產(chǎn)品的規(guī)格、款式、質(zhì)量要求、交貨期限、付款方式等，應(yīng)逐筆簽訂合同。其中價格條款，原則上以雙方簽約時中國大陸的出口價格為標準協(xié)商確定。
六、應(yīng)甲方要求，乙方同意派出技術(shù)人員來甲方投資新建的絲綢服裝廠進行技術(shù)指導(dǎo)，幫助服裝廠提高產(chǎn)品質(zhì)量。同時乙方同意乙方技術(shù)人員前來進行技術(shù)指導(dǎo)時所發(fā)生的費用，全部由乙方自行承擔。
七、雙方商定，甲方在本紀要簽署后1個月內(nèi)提出投資新建絲綢服裝廠的具體方案寄給乙方，由乙方確認后，雙方約定適當時間，就補償貿(mào)易問題舉行進一步會談，確定合同內(nèi)容。
八、本紀要用中文書寫，一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。
3.結(jié)語的寫法?？梢詫懮?#8220;有關(guān)未盡事宜，另行約期協(xié)商解決”、“對有可能發(fā)生而本備忘錄未竟的有關(guān)事宜，將本著友好合作的態(tài)度予以協(xié)商解決”這樣比較籠統(tǒng)的文字，留有余地。
從上述比較看出，作為商務(wù)文書的會談紀要可以說“脫胎”于行政公文的會議紀要，但又體現(xiàn)了商務(wù)洽談活動自身的特點和要求，反映了應(yīng)用文書應(yīng)時應(yīng)需發(fā)展的趨勢。也只有這樣，應(yīng)用文書才能不斷滿足經(jīng)濟社會發(fā)展對其提出的新要求，應(yīng)用寫作才能不斷展現(xiàn)其強勁的生命力。
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