一.采購知識(shí)

1.了解自己；

2.了解供應(yīng)商；

3.了解訂單的急切程度；

4.了解與供應(yīng)商的各種聯(lián)系方式；

5.要隨時(shí)知道自己催貨的訂單內(nèi)容；

6.對(duì)自己所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品也要十分熟悉；

7.先軟后硬，做事不要怕，還有主管呢，搞不定及時(shí)上報(bào)，千萬不要做老好人，自己承擔(dān)；

8.說話時(shí)講究技巧，不要一張口我的貨呢？你還與他們不熟悉，先聊聊天，套個(gè)近乎；

9.發(fā)脾氣不好，催不到貨時(shí)更要把住，鎮(zhèn)靜才是你需要的；

10.催不到貨時(shí)，首先要告訴你的上級(jí)而不是生產(chǎn)部門經(jīng)理；

11.你拿供應(yīng)商沒有辦法時(shí)，你交給上級(jí)，同時(shí)聆聽你上級(jí)是怎樣跟供應(yīng)商交流的，不要忘記時(shí)時(shí)刻刻去學(xué)習(xí)；

12.多多與生產(chǎn)部門和業(yè)務(wù)溝通．

二.采購知識(shí)分享

消息：自從由醫(yī)藥行業(yè)轉(zhuǎn)行到工業(yè)行業(yè)，進(jìn)入一個(gè)新的行業(yè)、新的環(huán)境后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)同樣是采購工作，現(xiàn)在與原來存在著很大的差異。很多的時(shí)間都忙于學(xué)習(xí)點(diǎn)點(diǎn)滴滴的新的知識(shí)。給自己充電、讓工作更出色兩大主題占滿了我的整個(gè)生活。

前幾日接到領(lǐng)導(dǎo)指示要我講課，與同事們交流自己作為一名外資家俱公司的化工采購員，四個(gè)月中學(xué)到了什么，對(duì)所要購買的化工產(chǎn)品認(rèn)識(shí)了些什么，整理好后向大家講講，躲是躲不過了，于是寫了幾個(gè)大的部份——采購工作認(rèn)識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)認(rèn)識(shí)、采購知識(shí)交流：

采購知識(shí)1、盡量收集多一點(diǎn)產(chǎn)品信息：我不熟悉這個(gè)產(chǎn)品，但是我會(huì)盡我最大的努力尋找懂得這個(gè)產(chǎn)品信息的人，從別人那去學(xué)到自己本來不知道的東西。那怕是一絲絲信息都算是在進(jìn)步。

采購知識(shí)2、做事情要有條理：我基本上會(huì)每天記錄下來，我所做過的工作，處理的事，對(duì)沒有處理好的事，要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。

采購知識(shí)3、工作有計(jì)劃：在每一天結(jié)束前我會(huì)在頭腦里打旋我什么事沒完成，明天的主要事情是什么，做個(gè)計(jì)劃。很重要的，或事情較多，我會(huì)記錄下來，逐個(gè)或交叉處理。

采購知識(shí)4、學(xué)會(huì)主動(dòng)與人溝通：經(jīng)常與車間，倉庫，打樣車間、品質(zhì)的相關(guān)人員接觸，這樣便于自己了解產(chǎn)品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。

采購知識(shí)5、對(duì)工作的難點(diǎn)重點(diǎn)要有總結(jié)：對(duì)工作中的難點(diǎn)，事后盡量做個(gè)簡(jiǎn)短的書面總結(jié)便于自己以后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。要求廠家處服務(wù)處理事得交書面說明。

采購知識(shí)6、盡量做好工作總結(jié)：對(duì)所做的工作，每個(gè)月至少做個(gè)簡(jiǎn)短的總結(jié)。從工作量、工作內(nèi)容、完成事項(xiàng)，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計(jì)劃等方面做個(gè)簡(jiǎn)短的總結(jié)。

采購知識(shí)7、做好供應(yīng)商的管理：盡量用條款有效的文件去約束牽制他們，讓他們能主動(dòng)爭(zhēng)取配合我們工作，及時(shí)解決問題，讓其感受有壓力又有動(dòng)力。

采購知識(shí)8、要持續(xù)對(duì)訂單的跟蹤：工作要有責(zé)任心，要嚴(yán)謹(jǐn)，要主動(dòng)出擊，不要寄希望于供應(yīng)商肯定沒有問題，要及時(shí)做好跟催工作，要分析供應(yīng)商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風(fēng)險(xiǎn)或其它東西。要做好記錄，便于查詢和統(tǒng)計(jì)，及配合相關(guān)部門做好工作。

采購知識(shí)9、問題處理：反應(yīng)要快，匯報(bào)要及時(shí)、處理問題要敏捷果斷，要有自己較好的處理建議提供，并能與供應(yīng)商做個(gè)合適的談判結(jié)論。

采購知識(shí)10、職業(yè)習(xí)慣：要讓自己有一個(gè)好的職業(yè)習(xí)慣，有成本概念，有利潤思維，有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、有統(tǒng)籌能力、有交流溝通好習(xí)慣。這些都有助于自己向一個(gè)更優(yōu)秀的采購靠近，做一名真正優(yōu)秀的采購員。

采購最終的目的就是在販賣獲利，所以采購是否有績(jī)效，最終的表現(xiàn)就顯示在數(shù)據(jù)上，而數(shù)據(jù)是很現(xiàn)實(shí)的，沒有達(dá)到既定的目標(biāo)，效率就會(huì)被判定為“差”。因此，在采購的數(shù)據(jù)管理上，現(xiàn)提出幾種管理數(shù)據(jù)做為分析判斷的工具：

1、進(jìn)銷存的數(shù)據(jù)資料掌握

要能明確算出每個(gè)部門，每個(gè)中分類，每月的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，而利用POS系統(tǒng)及EOS系統(tǒng)較能很快掌握公司的銷售資料及進(jìn)貨資料。換言之，如能以較科學(xué)的方式來獲取進(jìn)銷存的資料，較能給經(jīng)營帶來大的助益。

2、分類的構(gòu)成比分析

管理一個(gè)公司的商品，不能只是知道全店的營業(yè)額和利益，也不能只顧及部門的營業(yè)額及利益。例如：不但要知道飲料類這個(gè)中分類的營業(yè)額及利益是多少，對(duì)于它所占的構(gòu)成比也要了解，才能知道銷售的弱點(diǎn)在那里，以及如何加以改善。

3、毛利率分析

毛利率=毛利/營業(yè)額×100％

對(duì)于每一個(gè)分類也要能將毛利率計(jì)算出來，了解哪一個(gè)分類的獲利能力好，哪一個(gè)分類的獲利能力差，而調(diào)整商品結(jié)構(gòu)或強(qiáng)化弱的分類。

4、商品回轉(zhuǎn)率分析

商品回轉(zhuǎn)率=（營業(yè)額/初期存貨+期末存貨/2）×100％

商品回轉(zhuǎn)天數(shù)=365天/年商品回轉(zhuǎn)率

超級(jí)市場(chǎng)的經(jīng)營決竅之一，就在求取快速的商品回轉(zhuǎn)率，所以對(duì)于每一分類的回轉(zhuǎn)率須予以計(jì)算出來，回轉(zhuǎn)率愈快愈好。因回轉(zhuǎn)率愈快，商品鮮度愈佳，資金回收速度 也快；如此形成一個(gè)良性的循環(huán)，經(jīng)營才會(huì)杰出。一般來說，超級(jí)市場(chǎng)的回轉(zhuǎn)次數(shù)，一年應(yīng)保持在20—22次以上才合乎標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)營者可以檢查一下自己公司的回 轉(zhuǎn)次數(shù)，是否在標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，若在標(biāo)準(zhǔn)之外，可就要好好努力了。
采購部門是超市創(chuàng)造業(yè)績(jī)的部門，所以如果沒有完備的采購組織存在，超市根本不可能存在，更不用說想賺錢了，因此超市在談利潤的第一步就是要先組織一支戰(zhàn)斗力十足的采購戰(zhàn)斗隊(duì)伍，如此嚴(yán)密地把守住貨物進(jìn)出的第一關(guān)，才有可能使超市真正立于不敗之地。
采購部門就如同制造業(yè)的生產(chǎn)部門一般，是創(chuàng)造利潤的單位，此關(guān)若把守得當(dāng)，只進(jìn)一些會(huì)賺錢的貨，自然就可以確保超市的基本業(yè)績(jī)。

一般而言，采購組織可分為分權(quán)式采購組織及集權(quán)式采購組織兩類，這兩類組織模式各有利弊，業(yè)者可視個(gè)人的規(guī)模、目標(biāo)而選定適合自己的模式。

四.采購人員面臨的挑戰(zhàn)

1、 降低采購總成本

目前，市場(chǎng)進(jìn)入微利時(shí)代。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)利潤最大化，成本最小化，降低成本的壓力便落在了采購人員的頭上。衡量采購工作績(jī)效有以下兩個(gè)方面：第一，把企業(yè)所需 要的東西采購回來，保證企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營的連續(xù)進(jìn)行；第二，與上一年度或上一季度相比，采購成本降低的幅度。另外，壓縮成本還要保證貨物的品質(zhì)，所以說采購 人員要在成本和品質(zhì)之間的夾縫中生存。

2、 采購提前期的縮短

一方面產(chǎn)品的生命周期縮短，另一方面為適應(yīng)風(fēng)云變換的市場(chǎng)，隨時(shí)有新定單增加或取消已安排的定單，要求采購人員通過多種途徑開發(fā)更優(yōu)秀的供應(yīng)源和得到供應(yīng)商的更緊密的配合，保證在更短的時(shí)間內(nèi)把物料開發(fā)成功采購回來。

3、 庫存

庫存造成資金積壓，但為了生產(chǎn)持續(xù)進(jìn)行又不得不保持一定的庫存，關(guān)鍵是保持多少才是合理?，F(xiàn)在幾乎每個(gè)企業(yè)都在減少庫存，有些讓供應(yīng)商承擔(dān)較大庫存，并且一但定單取消，庫存成為滯料，損失誰來承擔(dān)，雙方必須事先有約。

4、 企業(yè)實(shí)行柔性制造

個(gè)性化需求帶來更多的企業(yè)轉(zhuǎn)向柔性制造，替代了以前的批量制造階段，如何讓供應(yīng)商從批量供貨轉(zhuǎn)向多品種小批量供貨，需要采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行深層溝通，甚至對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)物料的供應(yīng)渠道重新布局，開發(fā)新的供應(yīng)商等等。

5、 對(duì)采購人員本身的素質(zhì)要求越來越高

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，要求企業(yè)擁有素質(zhì)更高的各類人才。采購人員應(yīng)具有懂外語、工程技術(shù)背景、品管知識(shí)、物料知識(shí)、市場(chǎng)行情、總體策劃及協(xié)調(diào)能力、物流知識(shí)、E-采購知識(shí)等。

五.詢價(jià)采購工作流程

詢價(jià)采購工作流程一、詢價(jià)準(zhǔn)備

1 、計(jì)劃整理。采購代理機(jī)構(gòu)根據(jù)政府采購執(zhí)行計(jì)劃，結(jié)合采購員的急需程度和采購物品的規(guī)模，編制月度詢價(jià)采購計(jì)劃。

2 、組織詢價(jià)小組。詢價(jià)小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，以隨機(jī)方式確定。詢價(jià)小組名單在成交結(jié)果確定前應(yīng)當(dāng)保密。

3 、編制詢價(jià)文件。詢價(jià)小組根據(jù)政府采購有關(guān)法規(guī)和項(xiàng)目特殊要求，在采購執(zhí)行計(jì)劃要求的采購時(shí)限內(nèi)擬定具體采購項(xiàng)目的采購方案、編制詢價(jià)文件。

4 、詢價(jià)文件確認(rèn)。詢價(jià)文件在定稿前需經(jīng)采購人確認(rèn)。

5 、收集信息。根據(jù)采購物品或服務(wù)等特點(diǎn)，通過查閱供應(yīng)商信息庫和市場(chǎng)調(diào)查等途徑進(jìn)一步了解價(jià)格信息和其他市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。

6 、確定被詢價(jià)的供應(yīng)商名單。詢價(jià)小組通過隨機(jī)方式從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)通知書讓其報(bào)價(jià)。

詢價(jià)采購工作流程二、詢價(jià)

1 、詢價(jià)時(shí)間告知市招標(biāo)辦、資金管理部門等有關(guān)部門。

2 、遞交報(bào)價(jià)函。被詢價(jià)供應(yīng)商在詢價(jià)文件限定的時(shí)限內(nèi)遞交報(bào)價(jià)函，工作人員應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)函的密封情況進(jìn)行審查。

3 、詢價(jià)準(zhǔn)備會(huì)。在詢價(jià)之前召集詢價(jià)小組召開詢價(jià)預(yù)備會(huì)，確定詢價(jià)組長，宣布詢價(jià)步驟，強(qiáng)調(diào)詢價(jià)工作紀(jì)律，介紹總體目標(biāo)、工作安排、分工、詢價(jià)文件、確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)。

4 、詢價(jià)。詢價(jià)小組所有成員集中開啟供應(yīng)商的報(bào)價(jià)函，作報(bào)價(jià)記錄并簽名確認(rèn)，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則，按照詢價(jià)文件所列的確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)，確定一至二名成交候選人并排列順序。

5 、詢價(jià)報(bào)告。詢價(jià)小組必須寫出完整的詢價(jià)報(bào)告，經(jīng)所有詢價(jià)小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。

詢價(jià)采購工作流程三、確定成交人

1 、采購人根據(jù)詢價(jià)小組的書面談判報(bào)告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當(dāng)確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權(quán)詢價(jià)小組直接確定成交人。

2 、成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發(fā)出《成交通知書》，同時(shí)將成交結(jié)果通知所有未成交的供應(yīng)商。

3 、編寫采購報(bào)告。詢價(jià)小組應(yīng)于詢價(jià)活動(dòng)結(jié)束后二十日內(nèi)，就詢價(jià)小組組成、采購過程、采購結(jié)果等有關(guān)情況，編寫采購報(bào)告。

六.采購技巧與采購策略

質(zhì)量的傳統(tǒng)解釋是好，或優(yōu)良，對(duì)采購人員而言，質(zhì)量的定義應(yīng)是：符合買賣約定的要求或規(guī)格就是好的質(zhì)量。

故采購人員應(yīng)設(shè)法了解供應(yīng)商對(duì)本身商品質(zhì)量的認(rèn)訓(xùn)或了解的程度，管理制度較完善的供應(yīng)商應(yīng)有下列有關(guān)質(zhì)量的文件：

采購技巧與采購策略

● 質(zhì)量合格證

● 商檢合格證采購人員應(yīng)向供應(yīng)商取得以上的資料，以利未來的交易。在我國商品的產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)有國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)（部）標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中又分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)。但通常在買賣的合同或訂單上，質(zhì)量是以下列方法的其中一種來表示的：

● 市場(chǎng)上商品的等級(jí)

● 品牌

● 商業(yè)上常用的標(biāo)準(zhǔn)

● 物理或化學(xué)的規(guī)格

● 性能的規(guī)格

● 工程圖

● 樣品（賣方或買方）

● 以上的組合采購人員在采購時(shí)應(yīng)首先與供應(yīng)商對(duì)商品的質(zhì)量達(dá)成互相同意的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在可能的情況下，對(duì)一引起產(chǎn)品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應(yīng) 要求供應(yīng)商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對(duì)于瑕疵品或在倉儲(chǔ)運(yùn)輸過程損壞的商品，采購人員在采購時(shí)應(yīng)要求退貨或退款。

（2） 包裝：包裝可分為兩種內(nèi)包裝（PACKAGING），及外包裝（PACKING）。內(nèi)包裝是用來保護(hù)、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲(chǔ)及運(yùn)輸過程的保護(hù)。在自選式量販的營業(yè)方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。

外包裝若不夠堅(jiān)固，倉儲(chǔ)運(yùn)輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。外包裝若太堅(jiān)固，則供應(yīng)商成本增加，采購價(jià)格勢(shì)必偏高，導(dǎo)致商品的價(jià)格缺乏競(jìng)爭(zhēng)力。

設(shè)計(jì)良好的內(nèi)包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉(zhuǎn)，采購人員應(yīng)說服供應(yīng)商在這方面向好的企業(yè)學(xué)習(xí)，并加以改進(jìn)，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)先了解超市的政策，進(jìn)而與供應(yīng)商協(xié)商對(duì)彼此雙方都最有利的包裝，否則不應(yīng)草率訂貨。

（3） 價(jià)格：除了質(zhì)量與包裝之外，價(jià)格是所有采購事項(xiàng)中最重要的項(xiàng)目。我們?cè)诳蛻粜哪恐械男蜗缶?？quot；高質(zhì)量低價(jià)格，若采購人員對(duì)任何所擬采購的商品，以進(jìn)價(jià)加上合理的毛利后，連自已都判斷該價(jià)格無法吸引客戶的購買時(shí)，就不應(yīng)向該供應(yīng)商采購。

在采購之前，采購人員應(yīng)事先調(diào)查市場(chǎng)價(jià)格，不可憑供應(yīng)商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價(jià)可查，應(yīng)參考類似商品的市價(jià)。

在采購價(jià)格時(shí)，最重要的就是要能列舉供應(yīng)商產(chǎn)品經(jīng)超市銷售的好處。

此外，公平而合理的價(jià)格，還可通過單獨(dú)與供應(yīng)商進(jìn)行采購或由數(shù)家供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)的方式來取得。單獨(dú)與供應(yīng)商進(jìn)行采購進(jìn)，采購人員最好先分析成本或價(jià) 格；數(shù)家供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)標(biāo)時(shí)，采購人員應(yīng)選擇兩、三家較低標(biāo)的供應(yīng)商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價(jià)格。但在使用競(jìng)標(biāo)方式時(shí)，采購人員切勿認(rèn)為，能 提供最低價(jià)格的供應(yīng)商即為最好的供應(yīng)商。我們必須綜合徇一個(gè)供應(yīng)商其送貨、售后服務(wù)、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時(shí)候我們會(huì)放棄與提供極 低價(jià)格給我們的大批發(fā)商的全作，而選擇不愿意提供極低價(jià)格給我們的制造商或生產(chǎn)廠商與我們合作，因?yàn)橥ǔＶ圃焐掏ǔＴ诋a(chǎn)品質(zhì)量、貨源保證、售后服務(wù)、促銷 活動(dòng)及其他贊助上會(huì)有更多的營銷費(fèi)用支持。

總而言之，價(jià)格采購是所有商業(yè)采購中最第三的，也是最困難的項(xiàng)目，但愈是困難的項(xiàng)目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應(yīng)體會(huì)認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，并運(yùn)用各種采購技巧去達(dá)成這項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

（4） 訂購量：在超市分店數(shù)仍少的時(shí)候，訂購量往往很難令供應(yīng)商滿意，所以在采購時(shí)，應(yīng)盡量籠統(tǒng)，不必透露明確的訂購數(shù)量，如果 因此而導(dǎo)致采購陷入僵局時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)到其他項(xiàng)目上。

在沒有把握決定訂購數(shù)量時(shí)，采購人員不應(yīng)訂購供應(yīng)商希望的數(shù)量，否則一旦造成存貨滯銷時(shí)，必須降價(jià)出清庫存，因而影響利潤的達(dá)成，以及造成資金的積壓及空間的浪費(fèi)。

但采購人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一個(gè)合理的最小訂貨金額或數(shù)量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數(shù)量限制，日后由樓面人員下單訂貨或運(yùn) 用OPL訂單訂貨時(shí)，每次下單的訂貨量太小，要求供應(yīng)商頻繁送貨，會(huì)增加供應(yīng)商的成本。進(jìn)而導(dǎo)致超市的價(jià)格無優(yōu)勢(shì)。相反，如果最小訂貨數(shù)量或金額太高，則 會(huì)造成超市庫存過高，導(dǎo)致壓倉、滯銷、削價(jià)求售等風(fēng)險(xiǎn)。

（5） 折扣（讓利）：折扣通常有新產(chǎn)品引進(jìn)折扣、數(shù)量折扣、會(huì)款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。有些供應(yīng)商可能會(huì)由全無折扣做為采購的起點(diǎn)，有經(jīng)驗(yàn)的采購人員會(huì)引述各種形態(tài)折扣，要求供應(yīng)商讓步。

采購人員應(yīng)向供應(yīng)商說明超市的部份顧客？quot；專業(yè)客戶，換名話說專業(yè)客戶都是很會(huì)精打細(xì)算的，若供應(yīng)商的折扣數(shù)無法大到讓超市的商品售價(jià) 能吸引他們上門，就算我們向供應(yīng)商訂貨，這一關(guān)系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價(jià)格形象，故最好不要向該供應(yīng)商采購。

（6） 付款天數(shù)（帳期）：超市的付款方式與商品的采購方式緊密相關(guān)，通常經(jīng)銷的商品采取貨到的XX到的方式結(jié)款，代銷、聯(lián)營的商品采取月結(jié)XX天的方式付款（詳細(xì)請(qǐng)參考供應(yīng)商手冊(cè)超市的采購方式一節(jié)）。

付款天數(shù)（帳期）與采購價(jià)格息息相關(guān)，在國內(nèi)一般供應(yīng)商的付款天數(shù)（帳期）是月結(jié)30~90天左右，視不同的商品周轉(zhuǎn)率和產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率而 定。對(duì)于超市而言，我們通常要求一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上，百貨類商品的帳期在貨到60天以上。而且由于超市衽每月統(tǒng)一付款，供應(yīng)商實(shí)際 收到貨款的時(shí)間要比合同平均延長15天《（0天+30天）/2》。精明的供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員會(huì)對(duì)此進(jìn)行計(jì)算，故身為采購人員不可不知。總而言之，采購人員應(yīng)計(jì) 算對(duì)超市最有利的付款天數(shù)（帳期），對(duì)于慣于外銷或市場(chǎng)占有率大的供應(yīng)商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現(xiàn)金或預(yù)付款，但這全憑采購人員的經(jīng) 驗(yàn)與說服力。

在正常情況下，超市的付款作業(yè)是在交易所齊全時(shí)，按買賣雙方約定的付款天數(shù)（帳期），由銀行直接劃款至供應(yīng)商的帳戶，這是超市的一大優(yōu)勢(shì)，因?yàn)橐话銍鴥?nèi)的零售商在付款時(shí)，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應(yīng)商財(cái)務(wù)調(diào)節(jié)器度的困難。

對(duì)于新進(jìn)供應(yīng)商來說，采購人員對(duì)此還有一個(gè)很重要的工作就是必須請(qǐng)供應(yīng)商詳細(xì)新聞?dòng)浾叱泄?yīng)商手冊(cè)有關(guān)付款部分的內(nèi)容，并對(duì)超市的付款流程詳 細(xì)予以說明。在以往的經(jīng)驗(yàn)中，由于超市采用了國際上先進(jìn)的商業(yè)運(yùn)作模式，與國內(nèi)傳統(tǒng)的商業(yè)作業(yè)模式有很大的區(qū)別，一些供應(yīng)商（尤其是內(nèi)陸城市的供應(yīng)商）對(duì) 此相當(dāng)陌生，另外超市開業(yè)初期，許多流程尚未順暢，導(dǎo)致供應(yīng)商付款不及時(shí)，影響超市與供應(yīng)商之間的配合與合作。

（7） 交貨期：一般而言，交貨期愈短愈好，因?yàn)榻回浧诙蹋瑒t訂貨頻率增加，訂購的數(shù)量就相對(duì)減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲(chǔ)空間的需求也相對(duì)減少。對(duì)于有長期承諾的訂購數(shù)量，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商商分批送貨，減少庫存的壓力。

由于超市電腦計(jì)算訂單數(shù)量的公式中，交貨期是個(gè)重要的參數(shù)，采購人員應(yīng)設(shè)法與供應(yīng)商采購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實(shí)際上壓短交貨 期，將會(huì)降低供應(yīng)商商品的質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)增加供應(yīng)商的成本，反而最終影響超市的價(jià)格優(yōu)勢(shì)及服務(wù)水平。故采購人員應(yīng)隨時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)善，以確立合理及可 行的交貨期。一般而言，本地供應(yīng)商的交貨期為2~3天，外埠供應(yīng)商的交貨期為7~10天。

（8） 送貨條件：超市系超大型的自選式的超市，商品的進(jìn)出量極大，若供應(yīng)商無法在送貨作業(yè)上與超市密切配合，將嚴(yán)懲影響超市的運(yùn)作。送貨條件包括：按指定日期及 時(shí)間送貨、免費(fèi)送貨到指定地點(diǎn)、負(fù)責(zé)裝卸貨并整齊將商品碼放在棧板上，以及在指定包裝位置上由好超市店內(nèi)碼（或印國際條碼）等等。這些事情看來簡(jiǎn)單，但若 采購在采購時(shí)，對(duì)供應(yīng)商沒有提出要求，則有些供應(yīng)商人員將會(huì)經(jīng)常出錯(cuò)，對(duì)超市的運(yùn)作影響其他大。對(duì)于經(jīng)常出錯(cuò)的低應(yīng)商，建議采取一些必要的警告或罰款措 施。

（9） 售后服務(wù)保證：對(duì)于需要售后維修的家電或電子產(chǎn)品，采購人員就要求供需尖商提供免費(fèi)的1~3年的售后服務(wù)，并將保修卡放置在包裝盒內(nèi)，保修卡應(yīng)標(biāo)明本商圈 內(nèi)的維修商地址及電話，并且今后若維修商的名字、地址及電話一蛙發(fā)生更換，供應(yīng)商應(yīng)于第一時(shí)間通知超市采購人員，由采購人員及時(shí)通知賣場(chǎng)相關(guān)的退換貨處人 員及樓面主客。

走私貨由于貨品來源不明，同時(shí)售后服務(wù)也成問題，而且他們逃漏國家稅收，是違法行為，因此超市采購人員千萬不可去碰它，否則后患無窮。

（10） 退換貨超市有限公司大部份商品采取經(jīng)銷形式，即買斷經(jīng)營，理論上不應(yīng)該豐在退貨的問題但在實(shí)際運(yùn)作中，由于供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的問題、殘損有因判斷錯(cuò)誤或由于 供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員的誤導(dǎo)，形勢(shì)估計(jì)過于樂觀等因素，造成買進(jìn)的商品庫存過高，或商品滯銷的情況，有誠售與遠(yuǎn)見的供應(yīng)商銷售業(yè)務(wù)人員，應(yīng)主動(dòng)解決超市相關(guān)業(yè)務(wù) 人員的困擾。如果供需尖商的業(yè)務(wù)人員不積極配合，超市面上不會(huì)繼續(xù)與其合作的。因?yàn)橥ǔＧ闆r下，供應(yīng)商會(huì)有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。

（11） 促銷活動(dòng)：超市快訊是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，以及售價(jià)是否能吸引客戶上門，通常我們超市快訊所選擇 的品項(xiàng)都是一些暢銷的、高回轉(zhuǎn)的、大品牌子的民生消費(fèi)品（詳細(xì)請(qǐng)參考超市快訊一節(jié)）。在采購員人員采購中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)超市每個(gè)門店的每期快訊發(fā)行數(shù)量達(dá)到 30000~50000份，直接郵寄到公司的目標(biāo)顧客群中，影響力極大，對(duì)提高供應(yīng)商商品的品牌知名度及市場(chǎng)占有率有很大幫助，對(duì)于一些擔(dān)心快訊價(jià)格會(huì)擾 亂其市場(chǎng)價(jià)格體的供應(yīng)商，超市采購人員則應(yīng)強(qiáng)調(diào)超市歡是衽會(huì)員帛的超市，會(huì)員顧客與非會(huì)員顧客之間享受不同的類別待遇，我們可以采取非會(huì)員顧客不得購買或 采取會(huì)員價(jià)與百會(huì)員價(jià)方法，甚至可采取每卡限購、印花限購等方法或措施，加以控制，故不會(huì)對(duì)其價(jià)格體系造成很大的影響。在促銷商品的價(jià)格采購中，采購人員 必須了解一般供應(yīng)商的營銷費(fèi)用預(yù)算通常占營業(yè)額的10~25%，供應(yīng)商不難由此預(yù)算撥出一部份作為促銷之用。一般來說，大品牌的供應(yīng)商在超市快訊促銷期間 愿意下浮10~30%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多銷，或推廣產(chǎn)品知名度，采購人員應(yīng)了解供應(yīng)商的需求與目的。

超市與供應(yīng)商之間的促銷活動(dòng)多種多樣，例如降價(jià)、地堆、端架、搭贈(zèng)、抽獎(jiǎng)、文藝表演等等（具體請(qǐng)參考超市促銷范例一節(jié)）。采購人員應(yīng)將20%的時(shí)間放在與供應(yīng)商洽談促銷活動(dòng)上，以提升彼此的銷售業(yè)績(jī)。

（12） 廣告贊助（Advertising Contribution）為增加超市的利潤，采購人員應(yīng)積極與供應(yīng)商采購爭(zhēng)取更多的廣告贊助，這也是采購人員業(yè)務(wù)考核指標(biāo)之一。超市所指的廣告贊助，有下列幾項(xiàng)：

● 超市快訊

● 室內(nèi)燈箱

● 室外燈箱或戶外看板

● 地板廣告

● 購物車廣告

● 購物袋廣告

● 電視墻廣告

● 店內(nèi)廣播廣告

● ……等等

（13） 進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)：是指一段時(shí)間達(dá)成一定的進(jìn)貨金額供需商給予的獎(jiǎng)勵(lì)，通常為有條件的及無條件的進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)，例如：目前本公司所要求的供應(yīng)商在每月付款金額基礎(chǔ)上返 還公司的返利，即是無條件的進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)，或稱帳扣；其余要求超市進(jìn)貨額達(dá)到一定條件后，才返回一定獎(jiǎng)勵(lì)的即為有條件返利。由于本公司系統(tǒng)的限制，采購人員在 與供應(yīng)商采購時(shí)，應(yīng)要求每月的進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)（即帳扣），盡量不要采取每季、每半年、甚至每年的返利，因?yàn)橛袝r(shí)我們不見得與該供需尖商能合作這么長時(shí)間。

依采購人員的經(jīng)驗(yàn)，通常都可要求供應(yīng)商給予進(jìn)貨金額1~10%的進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)，供應(yīng)商因銷售份額的需求很樂意提供此種獎(jiǎng)勵(lì)。此種獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)超市提升利潤 額大有幫助，例如：有些商品可能供應(yīng)商因種種原因不愿以較低的價(jià)格供應(yīng)，采購人員為增加利潤，應(yīng)積極與供尖商采購要求更高的進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)，但切忌為了爭(zhēng)取獎(jiǎng) 勵(lì)，而增加不切實(shí)際的采購數(shù)量，結(jié)果庫存壓力大增，甚至季節(jié)過后必須打折求售，這種情況采購人員不如不要進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)。

有些供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員會(huì)在其報(bào)價(jià)單（通常在出三價(jià)）基礎(chǔ)上下浮多少點(diǎn)折扣。

另處進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)（即帳扣）與價(jià)格折扣有所不同，請(qǐng)采購人員務(wù)必參？quot；進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)說明一節(jié)，加以區(qū)分。

（14） 其他贊助費(fèi)用：

在超市的采購業(yè)務(wù)上，贊助金的種類繁多，包括：新入市的開業(yè)贊助費(fèi)、新店贊助費(fèi)、新品上架費(fèi)、集中陳列贊助費(fèi)、周年慶贊助費(fèi)、各種節(jié)慶（元旦、春節(jié)、端午、五一、中秋、國慶節(jié)）的贊助費(fèi)、端架/地推/地籠陳列贊助費(fèi)……等等。

廣告贊助費(fèi)與其他贊助費(fèi)在超市營運(yùn)里，占舉足輕重的地位，有此公司兩者的金額在開業(yè)前可收到數(shù)百萬人民幣的收入，開店后陸續(xù)向供應(yīng)商收取，最高 可達(dá)營業(yè)額的2.5~8.0%.　　這種被供應(yīng)商稱之為：苛捐雜稅的費(fèi)用，引進(jìn)國內(nèi)已有好幾年的歷史，它超到了篩選供應(yīng)商（以價(jià)制量，淘汰一些沒有實(shí)力的 供需尖商）、增加公司利潤等積極的作用。同時(shí)供應(yīng)商對(duì)此有了認(rèn)識(shí)之后，其經(jīng)營機(jī)制自然會(huì)保留一筆廣告與促銷?？钣迷诖艘荒康?，以促銷其產(chǎn)品，可謂一個(gè)愿 打，一個(gè)愿挨。

采購人員在與供需尖商采購進(jìn)，盡量強(qiáng)調(diào)，，超市所收取的這些其他贊助費(fèi)用，尤其是節(jié)慶贊助費(fèi)用，通常都會(huì)用于各種大型的促銷活動(dòng)上，而這些促銷 活動(dòng)通常都須要幾十萬甚至上百萬的費(fèi)用投入，如此高額的促銷活動(dòng)費(fèi)用如果都由超市來承擔(dān)，超市是無法承受的，這就需要供應(yīng)商們一齊支持，所謂聚沙成塔，通 過這些大型的促銷活動(dòng)，可以吸引大量的人流，提高來客數(shù)或客單價(jià)，反過來他們可以提高供應(yīng)商的銷售。

但供應(yīng)商的贊助費(fèi)應(yīng)與供應(yīng)商的銷售成比例，否則有此采購人員變本加厲，需求無度，贊助費(fèi)的費(fèi)率已經(jīng)到了無行無情的地步，貽笑大方。合情合理是雙方共同成長的基礎(chǔ)，我們對(duì)供需尖商的基本態(tài)度應(yīng)是合作，而不是對(duì)抗。

（15） 供應(yīng)商的表現(xiàn)：表現(xiàn)不良的供應(yīng)商往往會(huì)影響到超市的銷售及利潤，并造成顧客的不滿。故采購人員應(yīng)在采購時(shí)，除價(jià)格外應(yīng)談妥合約中有關(guān)質(zhì)量、數(shù)量包裝、交貨、付款及售后服務(wù)等條款，及無法履行義務(wù)的責(zé)任與罰則。

采購人員應(yīng)了解任何采購都是與供應(yīng)商維持關(guān)系的過程的一部分。若某次采購采購人員讓供應(yīng)商吃了悶虧或大虧，供應(yīng)商若找到適當(dāng)?shù)臋C(jī)時(shí)，也會(huì)利用各種方式回敬采購人員。因此采購人員在采購過程中應(yīng)在超市與供應(yīng)商的短期與長期利益中，求取一平衡點(diǎn)，以維持長久的關(guān)系。

總而言之，采購采購本身是一件很復(fù)雜、很艱難的工作，因?yàn)椴少弻?duì)象、供應(yīng)商規(guī)模、采購項(xiàng)目都不盡相同，但采購人員只要靈活運(yùn)用以上所述的技巧與策略，在采購中將不難一一克服困難。此外，經(jīng)驗(yàn)、機(jī)智與毅力都是采購人員在采購中所須要的。

七.資深采購破此職業(yè)的天機(jī)

采購員，引人注目的職業(yè)。

日前,得機(jī)與某資深采購聊天，一時(shí)興起，對(duì)他提出了幾個(gè)問題，而他在濃茶之后也相當(dāng)有精神，竟然坦誠以待，對(duì)吾等道出了一些不為人知的天機(jī)！幾天來琢磨一番，覺得很有道理！如此秘笈不敢獨(dú)吞，現(xiàn)整理出來，與網(wǎng)友們共享!

 一．你愿意和沒有決策權(quán)的業(yè)務(wù)員打交道嗎?

我不太喜歡跟沒有決策權(quán)的業(yè)務(wù)談單價(jià)。很多業(yè)務(wù)員動(dòng)不動(dòng)就說， 這個(gè)我要請(qǐng)示一下經(jīng)理，然后回頭說，我們經(jīng)理說這個(gè)單價(jià)可以做，虧本做，剛剛我還被經(jīng)理罵了一回，說這么低的單價(jià)也做。

其實(shí)我知道他說的是假的，他嘴上這樣說，心里在偷笑呢，心想又遇到了一個(gè)笨蛋。這樣的人只能騙新手，我才不吃一套，我會(huì)說“既然你為難，那就算了，我找別 家做”。他越這樣說，我越讓他不好過，再殺他二個(gè)點(diǎn)，不做也得做。我直接跟他講，再降二個(gè)點(diǎn)，如有問題叫你們經(jīng)理打電話給我，他一定會(huì)做。這是玩心里戰(zhàn) 術(shù)。

二．業(yè)務(wù)員都希望做到客戶滿意,作為采購,你如何看待客戶滿意?

客戶永遠(yuǎn)不會(huì)滿意。如果業(yè)務(wù)說，我請(qǐng)示過上面了，這個(gè)價(jià)可以做，但不能再降了，我會(huì)說，好吧，我也不讓你難做，以后你交貨及時(shí)一點(diǎn)就好了?？蛻魸M意不是因?yàn)槟愕膬r(jià)格滿意，而是對(duì)你的人滿意，覺得你是值得信任的人，合作很愉快的人。

采購滿意，但不一定是公司滿意，公司永遠(yuǎn)也不會(huì)滿意。作為公司來講，降價(jià)計(jì)劃一直在進(jìn)行，降價(jià)力度也一直在加強(qiáng)，怎么會(huì)滿意呢？材料降價(jià)的部分，是公司的純利潤。市場(chǎng)是有限的，訂單量也是有限的，但節(jié)流的空間是無限的。

三．你會(huì)把價(jià)格殺得很低嗎?

錯(cuò)了，我做采購很真誠，我會(huì)給供應(yīng)商較高的利潤。采購都會(huì)給自己留后路，才能顯示自己的降價(jià)能力。給供應(yīng)商利潤，供應(yīng)商才會(huì)好好配合你，遇到緊急情況才會(huì) 幫你解圍。舉個(gè)例子，如果你把價(jià)壓得太死，品質(zhì)要求又高，交期又短，真正應(yīng)急時(shí)你就麻煩了，會(huì)被上面罵死，因?yàn)閷?duì)方也不會(huì)幫你的忙。

四．你如何采購你完全不熟悉的產(chǎn)品？如何確定單價(jià)與品質(zhì)?

再資深的采購，都會(huì)遇到自己從未接觸過的東西。對(duì)于他們的報(bào)價(jià)以及產(chǎn)品，要看金錢，如果錢不是很多，自然用不著老殺價(jià)，讓他賺點(diǎn)也正常。如果金額多，找?guī)?家供應(yīng)商來對(duì)比,在我不懂的前提下，價(jià)格可以讓供應(yīng)商傳成本分析。質(zhì)量看是否通過認(rèn)證，我方的工程也會(huì)進(jìn)行確認(rèn)。

五．你會(huì)不會(huì)考慮對(duì)方公司的規(guī)模與實(shí)力?

價(jià)格取決于公司實(shí)力。很多東西從送承認(rèn)書方面就可以看得出價(jià)格是否合理。有時(shí)一個(gè)公司有一定的實(shí)力,而它的公司在同行中并不是很有名氣，這些是我們經(jīng)常遇 到的。有名氣的供應(yīng)商，不一定是滿意的供應(yīng)商。XX是東莞最大最有實(shí)力的五金廠，但我除非在迫不得已的情況下才會(huì)找他供貨。我們有些供應(yīng)公司并不是很有名 氣，但在同行中也過得去，這些小公司的價(jià)格很低，而且質(zhì)量也過硬。

八.一個(gè)采購經(jīng)理的工作總結(jié)

以下是一采購經(jīng)理月工作總結(jié)，供廣大采購工作者參考。

采購部2007年8月份工作總結(jié)

采購部主要職責(zé)
     1、審核采購需求
     2、決定合適的采購方式
     3、分配、選擇和維護(hù)潛在供應(yīng)資源
     4、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的調(diào)查和實(shí)地勘察，評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力
     5、采購合約與訂單的起草，簽發(fā)以及管理buyer.top-sales.com.cn
     6、根據(jù)采購需要采取相應(yīng)的應(yīng)急行動(dòng)或進(jìn)行后續(xù)跟蹤
     7、解決與供應(yīng)商在合約上產(chǎn)生的分歧以及支付貨款問題

采購經(jīng)理的工作重點(diǎn)：
     1、制定采購談判的策略和方案并加以實(shí)施
     2、處理質(zhì)量問題，以及退貨方案的實(shí)施
     3、同公司內(nèi)部其它各功能部門建立并維持良好的關(guān)系
     4、對(duì)公司采購管理的政策和程序進(jìn)行有益的宣傳并提出建設(shè)性的改良建議
     5、運(yùn)用一些戰(zhàn)術(shù)性的方法如供應(yīng)商伙伴關(guān)系；供應(yīng)鏈管理等建立良好的供應(yīng)商關(guān)系
     6、處理供應(yīng)商的問訊，異議及要求
     7、實(shí)施對(duì)新供應(yīng)商的開發(fā)和扶植工程
     8、此外，采購經(jīng)理的工作常常能夠體現(xiàn)出采購部門對(duì)整個(gè)公司所起到的關(guān)鍵作用和真正價(jià)值所在，這些有影響力的工作包括：
     9、配合財(cái)務(wù)在整體上用的付款策略，如：
     A、整理，控制及存儲(chǔ)原物料
     B、立庫存量與及時(shí)供貨策略
     C、決庫存矛盾
     D、理廢棄或過剩的設(shè)備與物料
     E、發(fā)并實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化程序；改善流程；降低成本；規(guī)避成本以及成本的固定
     F、進(jìn)新產(chǎn)品和改良產(chǎn)品或服務(wù)之間的協(xié)調(diào)

一、材料采購工作情況

8份生產(chǎn)形勢(shì)有所好轉(zhuǎn)，采購的工作量有所增加，加上采購部人員的調(diào)整，以及電鍍廠家的緊張，按單采購，對(duì)于有些材料的及時(shí)度上有些影響。

8月份最頭痛的事就是電鍍了，價(jià)格提高了，還要自己接送，好話說了一大堆，還不能及時(shí)鍍出來。

對(duì)于生產(chǎn)上的采購材料，除了客觀原因（如資金延遲，采購任務(wù)下得急，供應(yīng)商來不及交貨等）之外，基本都能即使到位。

二、值得肯定的地方

（1）采購的各項(xiàng)工作，包括各項(xiàng)計(jì)劃、方案，一直與生產(chǎn)部門緊密聯(lián)系，切實(shí)滿足訂單的生產(chǎn)需求。

（2）與部分供應(yīng)商建立了良好關(guān)系，能夠進(jìn)行有效的溝通洽商，努力為公司爭(zhēng)取了優(yōu)惠條件，有效減少采購成本。

（3）在資金緊張的狀況下，與供應(yīng)商協(xié)商，支持公司生產(chǎn)，并有效的建立了幾家良好的合作關(guān)系。

三、工作中出現(xiàn)的問題

（1）材料在采購回來后，跟財(cái)務(wù)部門溝通比較不及時(shí)，未能迅速后清晰的報(bào)帳，致使財(cái)務(wù)部工作量加大，減慢其部門工作效率。

（2）在付款方面還沒有做到更好的協(xié)調(diào)方式，導(dǎo)致了個(gè)別供應(yīng)商不滿的情緒。

四、解決的辦法

（1）對(duì)支付采購費(fèi)用的情況做好記錄。讓采購部各項(xiàng)支付情況清晰明了并有據(jù)可尋。

（2）庫存問題的處理，需要與物控部一起協(xié)調(diào)好。主動(dòng)咨詢，可一起完成采購成本與庫存成本的權(quán)衡分析等，更加緊密聯(lián)系兩個(gè)部門。

（3）對(duì)于有計(jì)劃外的交易出現(xiàn)，預(yù)算數(shù)額與實(shí)際操作的數(shù)額相差較大，則需要與物控部、銷售部、生產(chǎn)部溝通好，盡可能完善采購計(jì)劃及采購預(yù)算。

五、本部門的工作思路

和采購員密切溝通，隨時(shí)應(yīng)付緊急采購任務(wù)，改進(jìn)采購工作中的相關(guān)問題，沉著應(yīng)對(duì)各種計(jì)劃外情況，更有效的對(duì)采購工作進(jìn)行管理規(guī)劃，與各個(gè)部門聯(lián)系更加緊密，更好滿足訂單的需求，努力做到采購的最優(yōu)，為公司節(jié)省采購成本。

相信采購部工作將會(huì)有更大的突破和改善，豪邦車配制造有限公司更上一層樓！

九.采購部與采購員工作流程和管理制度

采購員工作流程

i 進(jìn)貨訂單

" 進(jìn)貨訂單 " 是進(jìn)貨業(yè)務(wù)的起點(diǎn)。

在企業(yè)的日常運(yùn)作過程中，經(jīng)常需要根據(jù)企業(yè)目前的經(jīng)營狀況制訂進(jìn)貨計(jì)劃，在本軟件中以輸入一張進(jìn)貨訂單實(shí)現(xiàn)。

ii 進(jìn)貨開票

當(dāng)進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，需要做一張 " 進(jìn)貨單 " 。

進(jìn)貨業(yè)務(wù)有兩種類型，訂單類進(jìn)貨和非訂單類進(jìn)貨；訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù)通過獲取進(jìn)貨訂單來進(jìn)行開進(jìn)貨票；非訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù)，直接開進(jìn)貨單。

" 進(jìn)貨單 " 存盤后生成一張 " 未審核進(jìn)貨單 " ；

只 " 保存 " 不 " 審核 " 的 " 進(jìn)貨單 " 不增加商品庫存；

只有經(jīng)過審核的 " 進(jìn)貨單 " 才增加商品庫存，同時(shí)增加 " 應(yīng)付賬款 " ；

在進(jìn)貨開票時(shí)可以選擇 " 最近進(jìn)價(jià) " 或 " 進(jìn)貨價(jià) " 作為缺省進(jìn)貨單價(jià)；

在開進(jìn)貨單的同時(shí)允許增加新供應(yīng)商、新商品或新職員。

iii 進(jìn)貨審核

進(jìn)貨單保存后生成一張 " 未審核進(jìn)貨單 " 。

" 未審核進(jìn)貨單 " 通過 " 進(jìn)貨審核 " 便成為 " 已審核進(jìn)貨單 " 。

" 進(jìn)貨審核 " 使商品的庫存數(shù)量增加，同時(shí)增加 " 應(yīng)付賬款 " 。

iv 進(jìn)貨退回

本模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)貨退回單的管理和控制。

本模塊可以處理 " 原單進(jìn)貨退回 " 和 " 非原單進(jìn)貨退回 " 。

" 進(jìn)貨退回 " 將減少庫存數(shù)量。

v 進(jìn)貨結(jié)算

" 進(jìn)貨結(jié)算 " 模塊可以對(duì)已審核的但未結(jié)算清的進(jìn)貨單進(jìn)行結(jié)算。

" 進(jìn)貨結(jié)算 " 的結(jié)果使 " 應(yīng)付賬款 " 減少。

vi 預(yù)付款管理

在進(jìn)貨業(yè)務(wù)中，有些需要提前預(yù)付定金，本模塊便可實(shí)現(xiàn)該功能。

做進(jìn)貨結(jié)算時(shí)，可以用預(yù)付款沖抵應(yīng)付款。

當(dāng) " 進(jìn)貨結(jié)算單 " 上的 " 付款總額 " 大于 " 付款合計(jì) " 時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將余款轉(zhuǎn)為預(yù)付款。
預(yù)付款應(yīng)可輸負(fù)數(shù)

采購部工作流程與管理制度

1、 總則

為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。采購部經(jīng)理對(duì)采購員及庫管員進(jìn)行考核和管理。

2、 采購部經(jīng)理職責(zé)：
    1) 負(fù)責(zé)組織公司所銷售產(chǎn)品的 采購。
    2) 對(duì)庫房的管理工作負(fù)責(zé)。
    3) 做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。
    4) 幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。
    5) 對(duì)本部門員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。
    6) 對(duì)本部門員工的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)負(fù)責(zé)。
    7) 對(duì)員工進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎(jiǎng)勵(lì)或處罰建議。
    8) 嚴(yán)格內(nèi)部管理，抓好各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，對(duì)本部門辦公設(shè)備的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎(jiǎng)懲建議。
    9) 負(fù)責(zé)制定工作計(jì)劃，監(jiān)督工作計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況。

3、 庫管員職責(zé)：
    1) 早盤查（點(diǎn)貨備發(fā)）、晚清帳（當(dāng)日工作當(dāng)日完）。
    2) 提供及時(shí)準(zhǔn)確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物的運(yùn)行狀態(tài)，即時(shí)登報(bào)信息，直至合同完成、存檔。
    3) 負(fù)責(zé)庫房日常管理事務(wù)。
    4) 檢查庫存產(chǎn)品狀況。
    5) 按規(guī)定收發(fā)物料。
    6) 物料進(jìn)庫儲(chǔ)位的籌劃與排放，
    7) 填寫庫房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。
    8) 配合盤點(diǎn)庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。
    9) 物料的搬運(yùn)和庫房廢次品的回收及保管。
    10) 對(duì)來料來貨及時(shí)入庫，儲(chǔ)放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。
    11) 維護(hù)和管理搬運(yùn)工具。

4、 流程：

1) 采購流程：
    A 收到銷售部從ERP發(fā)來的訂單
    B 審批確認(rèn)
    C 詢價(jià)、比價(jià)
    D 采購部經(jīng)理審批（重大合同向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示）
    E 簽訂采購合同
    F 復(fù)印后，將原始合同整理裝訂年末存檔

2) 付款流程：
    A 在ERP內(nèi)錄入付款申請(qǐng)單
    B 采購部經(jīng)理審核
    C 副總經(jīng)理審批
    D 財(cái)務(wù)部付款。

3) 收貨流程：
    A 直發(fā)：
    a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨
    b. 供貨方傳真提貨單
    c. 通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨
    d. 銷售部?jī)?nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認(rèn)
    e. 采購員辦理入庫手續(xù)
    f. 銷售部?jī)?nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫手續(xù)
    B 轉(zhuǎn)發(fā)：
    a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨
    b. 供貨方傳真或郵寄提貨單
    c. 通知辦公室相關(guān)人員提貨
    d. 提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù)
    e. 采購員清點(diǎn)貨物并辦理ERP入庫手續(xù)

4) 收進(jìn)項(xiàng)發(fā)票流程：
    a. 催供貨方開具發(fā)票
    b. 核對(duì)開票內(nèi)容
    c. 錄入ERP
    d. 將發(fā)票交財(cái)務(wù)部簽收。

5) 出庫流程：
    a. 庫管員收到銷售部銷售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫申請(qǐng)
    b. 庫管員備貨并復(fù)核
    c. 交辦公室發(fā)貨
    d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤

5、 采購管理制度：
    1) 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。
    2) 建立、建全比價(jià)制度，保證采購設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
    3) 建立客戶資料管理（表）冊(cè)，新客戶開發(fā)一覽表，競(jìng)爭(zhēng)同行動(dòng)向一覽表，售后服務(wù)管理表。
    4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總在周例會(huì)上做總結(jié)，并提出本周用款計(jì)劃。
    5) 簽訂采購合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因提前十日通知銷售內(nèi)勤
    6) 所有貨物一律開箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。
    7) 采購部負(fù)責(zé)所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)貨完畢后，及時(shí)按操作規(guī)程準(zhǔn)確登錄ERP。
    8) 采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號(hào)整理成冊(cè)
    9) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

6、 庫房管理制度：
    1) 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進(jìn)入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。
    2) 保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。
    3) 所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號(hào)合理存放。
    4) 任何出入庫物品都要履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。
    5) 保證貨物完整出庫、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時(shí)、準(zhǔn)確出庫。
    6) 接到出庫申請(qǐng)后根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行備貨，并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫。
    7) 出庫返回單，應(yīng)由銷售內(nèi)勤保管（需方簽字）。
    8) 對(duì)客戶所需樣品及實(shí)驗(yàn)品，庫管員及時(shí)登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、退回時(shí)間。退回后應(yīng)妥善保管。
    9) 庫管員每月第三周的周六對(duì)庫房盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果在次日?qǐng)?bào)副總經(jīng)理。
    10) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

十.采購員崗位職責(zé)與采購經(jīng)理的工作職責(zé)

采購員崗位職責(zé)

1、 在采購經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格按照公司規(guī)定的報(bào)價(jià)原則進(jìn)行對(duì)外報(bào)價(jià)。

2、 凡與經(jīng)銷產(chǎn)品相關(guān)的廠家代理資質(zhì)、培訓(xùn)計(jì)劃、促銷政策、獎(jiǎng)勵(lì)、返點(diǎn)、廠家資源的掌握、價(jià)格體系更新等必須做到了如指掌，落實(shí)到人。

3、 要積極主動(dòng)配合業(yè)務(wù)部門做好每個(gè)項(xiàng)目方案，并與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識(shí)。

4、 采購員要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并每做到貨比三家，控制降低采購成本，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理及考評(píng)，每年按一定比例更新供應(yīng)商（形成表單）。

5、 承擔(dān)所負(fù)責(zé)區(qū)域產(chǎn)品項(xiàng)目的標(biāo)書制作、現(xiàn)場(chǎng)答議、評(píng)委協(xié)調(diào)等與投標(biāo)有關(guān)一切事宜，對(duì)于臨時(shí)應(yīng)急在客戶部不能給予支持的前提下，必須與用戶進(jìn)行深層感情溝通后再進(jìn)行投標(biāo)。

6、 協(xié)助經(jīng)理搞好供貨渠道建設(shè)。

7、 嚴(yán)格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時(shí)簽訂，不得延誤，并在第一時(shí)間將合同傳遞給與項(xiàng)目相關(guān)的人員。

8、 負(fù)責(zé)客戶部項(xiàng)目執(zhí)行中與技術(shù)部、財(cái)務(wù)部的協(xié)調(diào)及結(jié)算信息的傳遞。

9、 綜合調(diào)配公司庫存資源，訂貨時(shí)掌握好實(shí)際庫存和在途物料情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。

10、參加本部門員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

11、樹立索福公司的專業(yè)形象，保證索福公司的名譽(yù)不受到侵害。

采購經(jīng)理工作職責(zé)

1、    嚴(yán)格按照公司規(guī)定的報(bào)價(jià)原則進(jìn)行對(duì)外報(bào)價(jià)。

2、    確保每月的發(fā)票正常收回。

3、    凡與經(jīng)銷產(chǎn)品相關(guān)的廠家代理資質(zhì)、培訓(xùn)計(jì)劃、促銷政策、獎(jiǎng)勵(lì)、返點(diǎn)、廠家資源的掌握、價(jià)格體系更新等必須做到了如指掌，落實(shí)到人。

4、    要積極主動(dòng)配合業(yè)務(wù)部門做好每個(gè)項(xiàng)目方案，并與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識(shí)。

5、    采購要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制降低采購成本，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理及考評(píng)，每年按一定比例更新供應(yīng)商（形成表單）。

6、    密切與供應(yīng)商的合作關(guān)系，做到投入、細(xì)致、深知，達(dá)到低價(jià)、快速、及時(shí)供貨。

7、    嚴(yán)格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時(shí)簽訂，不得延誤，并在第一時(shí)間將合同傳遞給與項(xiàng)目相關(guān)的人員。

8、    負(fù)責(zé)客戶部項(xiàng)目執(zhí)行中與技術(shù)部、財(cái)務(wù)部的協(xié)調(diào)及結(jié)算信息的傳遞。

9、    綜合調(diào)配公司庫存資源，訂貨時(shí)必須要了解當(dāng)前庫存情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。

10、   負(fù)責(zé)門市產(chǎn)品選型、市場(chǎng)導(dǎo)向、宣傳資料。

11、   組織本部門員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

12、   樹立公司的專業(yè)形象，保證公司的名譽(yù)不受到侵害。