(3)Word使用技巧大全 85 例

☆煙寒若雨☆ 2011-08-15

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60、實現(xiàn)Word個性模板

用Word建立的文件默認(rèn)頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設(shè)置”對話框進(jìn)行設(shè)置，同時，Word中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動縮進(jìn)的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁面大小和自動縮進(jìn)，從而實現(xiàn)個性模板。

①進(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為CWindows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為CDocuments and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，你必須對文件夾選項進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見Windows手冊），你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調(diào)用WordXP打開它。

②單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，調(diào)出頁面設(shè)置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。

③單擊“格式”→“段落”，在段落設(shè)置對話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為0.7厘米（相當(dāng)于兩個漢字字符），即設(shè)置每段自動縮進(jìn)兩格（中國人用中文的特色）。

④單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經(jīng)啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。

⑤再次進(jìn)入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。

⑥上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來進(jìn)行文件處理了。

61、巧用“稿紙”格式

在Word2000中，用戶可以利用“稿紙向?qū)?#8221;生成稿紙格式的文檔。可是，如何生成“小字本”格式的文檔呢？問題的關(guān)鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：

①左擊“文件/新建”選單項，選擇“稿紙向?qū)?#8221;，生成20×20的稿紙文檔；

②左擊“視圖/頁眉和頁腳”選單項；

③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕；

④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令；

⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式；

⑥左擊“文件/頁面設(shè)置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡；

⑦將每頁行數(shù)設(shè)置為31后確定；

⑧關(guān)閉“頁眉/頁腳”即可。

62、搶救Word文件有妙招

你是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長時間，寫了許多文字，但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到停電或死機(jī)，此時的你是否有欲哭無淚的感覺？唉，這就叫“天有不測風(fēng)云”。不過，不要擔(dān)心，我有辦法。下面是具體的操作方法：

①首先按菜單“工具”，再按“選項”；

②接著找出Word自動記錄文件的位置：按一下“文件位置”標(biāo)簽，點選“自動恢復(fù)文件”，再按一下“更改”按鈕。

③利用快捷鍵的技巧，將文件位置給復(fù)制起來：拖曳選取“文件夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C(復(fù)制)，再點擊一下“取消”按鈕回到Word下。

注意：如果你的Word不太穩(wěn)定，常讓你做無用功，干脆把這個文件夾另外指定一個名稱，往后找起來會更方便。

④打開資源管理器，尋找這個文件夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V(粘貼)。

⑤Word會自動把來不及存盤的文件“寄放”在這里，如果此處有一個以上的文件，你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。從“修改日期”這里可以看出文件的存盤日期。在文件上連按兩下鼠標(biāo)左鍵，就能直接打開了。到這兒，你的文件就重新“活”了，還不快試試？

63、Word中取消文本錄入過程中的自動編號

可執(zhí)行菜單“工具/自動更正”命令，在打開的“自動更正”對話框中，切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復(fù)選框中的復(fù)選標(biāo)志，然后單擊“確定”按鈕完成即可。

64、在Word中設(shè)置上下標(biāo)注

首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài)；按Ctrl+“+”可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。

65、Word中光標(biāo)快速返回到上次編輯點

按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置，當(dāng)再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點會返回當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。

66、Word中方便快捷選擇字體號

為了達(dá)到快速選擇字體的目的，將常用字體以按鈕形式設(shè)置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項中的“自定義命令，進(jìn)入“自定義編輯“界面，然后在“自定義編輯“界面中選擇命令卡，并移動光標(biāo)條到類別欄中的“字體項“，在“字體項“ 有字體，此時就可以通過使用鼠標(biāo)直接將相應(yīng)的字體拖曳到工具欄上，直到將需要的字體都設(shè)置到工具欄中。

67、隱藏圖形來加速屏幕滾動

如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作：在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡；選中“圖片框”復(fù)選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。清除“圖形”復(fù)選框上的選中標(biāo)記，可以隱藏以浮動方式導(dǎo)入的圖片(即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創(chuàng)建的對象，如自選圖形等。

68、取消后臺打印加快速度

后臺打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時能夠繼續(xù)在中文Word2000中進(jìn)行操作，但這種打印方式卻同時占用了大量內(nèi)存，以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺打印方式取消，可以從“工具”菜單中選擇“選項”項，然后再選擇“打印”選項卡，最后將“后臺打印”復(fù)選框失效即可。

69、用重復(fù)執(zhí)行命令加快操作

通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達(dá)到重復(fù)執(zhí)行相應(yīng)命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統(tǒng)即會進(jìn)入“格式刷”的設(shè)置狀態(tài)，然后我們就可以重復(fù)利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了；再如，當(dāng)我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后，系統(tǒng)即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時用戶就可以連續(xù)繪制多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕并實現(xiàn)重復(fù)執(zhí)行目的之后，若須取消重復(fù)執(zhí)行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。

70、用超級鏈接快速切換

超級鏈接是指一個計算機(jī)文檔（頁面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。它帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉(zhuǎn)至某個文件或文件中的某個位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或 Intranet 上的某個 HTML 頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet 和 FTP 站點。