以下情況會讓人很失望: 您照常發(fā)出電子郵件,然后坐在那里盯著電腦,等待某種回應(yīng)。 您是否有時會有一種感覺,那就是您發(fā)出去的話猶如石沉大海?
當(dāng)然,您永遠(yuǎn)不能“保證”電子郵件會被閱讀或?qū)ζ溆兴袆印?這是我們所經(jīng)受的信息超載所帶來的不幸結(jié)果。 整天坐在電腦前工作的人可能有時間、精力和興趣來打開充滿郵箱的大量郵件,但也許不這樣做。 那么,究竟是什么讓他們打破“閱讀”和“以后再處理/刪除”之間那條脆弱而至關(guān)重要的分界線? 答案是,大多數(shù)電子郵件收件人經(jīng)常出于以下兩件事情而決定是否閱讀它們: “主題”行和“發(fā)件人”行。
1. 簡短 您會立即打開和閱讀具有以下主題行的電子郵件嗎? “當(dāng)您有機(jī)會時,您若能夠聯(lián)系...將很好” 當(dāng)電子郵件進(jìn)入郵箱時,僅有約 70 個字符顯示出來(單字節(jié)字符)。 如果您使用雙字節(jié)字符,僅顯示約 35 個字符(70 個字節(jié))。 其余的通常會被刪掉。 這就是為什么上述主題中包含的重要信息(“聯(lián)系 Paul 以便在他休假前安排一次會議”)不會被大多數(shù)收件人看到。 2. 您希望得到響應(yīng) 如果繁忙的人接到包含“當(dāng)您有機(jī)會時”這種用語的電子郵件,很顯然,他們將去處理其他看起來更緊急的電子郵件,然后再閱讀您的。 當(dāng)您的郵件被閱讀的時候,Paul 已經(jīng)躺在沙灘上了。 您需要寫一個在開頭就給出重要信息的主題行,如果可能,從一個動詞開始。 例如,在此情況下可以寫“在假期前組織最后一次會議”。 其他示例還有“請建議需要的后續(xù)步驟”、“想要在 15 分鐘內(nèi)看到第一個草圖嗎?”、“服務(wù)器停機(jī),請立即保存文檔”、“這樣可以嗎? 請盡快確認(rèn)”以及“下次論文提交時間 - 七月”。 嘗試僅用幾個詞就抓住收件人的注意力。 3. 不要使郵件看起來像垃圾郵件 哪些主題行通常被當(dāng)作垃圾郵件,而且可能使 Outlook 將重要郵件發(fā)送到垃圾郵箱? 詞語的選擇; 標(biāo)點(diǎn); 以及大寫字母的使用(在使用它們的所有語言中)。 某些詞語具有明白無誤的垃圾郵件特點(diǎn),包含這些詞語的郵件將被直接發(fā)送到垃圾郵箱。 此類示例包括“便宜”、“承諾”、“立即訂購”、“機(jī)會”、“保證”、“比較”、“驚人”、“爆炸性”和“申請”,還有數(shù)百個之多。 當(dāng)然,您無法始終避免它們,但要有避免使用它們的意識。 在使用包含不止一種意思的詞語時要小心。 例如,在英語中要避免使用“免費(fèi)”一詞,因為它讓人看上去好象是包含奇特產(chǎn)品試用信息的垃圾郵件。 如果您想詢問某人是否“有時間”來與您見面,我們建議不要把它寫在主題行的開頭、不要用大寫,也不要加上許多驚嘆號。 所以不要寫“本周二有時間參加會議嗎??。??”,而是嘗試: “本周二與您見面,您有時間嗎?”,“周二見面,您是否有時間?” 4. 耐人尋味 問問題通常會吸引注意力,所以不要寫“我的分析初稿將在半小時內(nèi)完成”,而是嘗試: “閱讀初稿的時間?”或“報告 - 您可以閱讀一下初稿嗎?” 5. “發(fā)件人”行 決定打開電子郵件不僅是因為好奇,而是信任和認(rèn)知度,這一點(diǎn)至關(guān)重要。 主題行必須具有沖擊力而且吸引注意力; 因此,“發(fā)件人”行應(yīng)包括郵件閱讀者所認(rèn)識的名稱,證明電子郵件來自受信任的來源。 6. 選擇合適的時間 發(fā)送電子郵件的時機(jī)有好有壞。 在工作周的第一天和最后一天不是很好,因為人們或者忙于處理郵箱中的大量信件,或者急于早點(diǎn)離開去過周末。 除此之外,沒有設(shè)定好的規(guī)則: 只需要嘗試一下,看什么時間最適合您的通信類型。 具有良好的發(fā)件人認(rèn)知度和主題行的電子郵件將幫助您的郵件獲得更多被閱讀的機(jī)會。 如果您設(shè)法向收件人灌輸了“信任與好奇”這一神奇組合,那么您的郵件將被首先閱讀。 |
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