使用word大綱視圖 2008-07-05 20:48:02  www.  來源：互聯(lián)網(wǎng)

對于一篇比較長的文檔，詳細地閱讀它并弄清楚它的結(jié)構(gòu)內(nèi)容是 一件比較困難的事。使用大綱視圖可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 梗概。因為大綱視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)，如圖6

對于一篇比較長的文檔，詳細地閱讀它并弄清楚它的結(jié)構(gòu)內(nèi)容是 一件比較困難的事。使用大綱視圖可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 梗概。因為大綱視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)，如圖6-8 所示。 其中，文檔標題和正文文字被分級顯示出來，根據(jù)需要，一部分的 標題和正文可以被暫時隱藏起來，以突出文檔的總體結(jié)構(gòu)。可以通 過文檔視圖來瀏覽這個文檔以把握文檔的總體結(jié)構(gòu)，然后再詳細了 解文檔的各部分。

用戶在創(chuàng)作一篇文檔時，可以先在大綱視圖中列出它的提綱和各 級標題，然后再根據(jù)提綱逐步充實文檔的內(nèi)容。在大綱視圖中，在 每個標題的左邊都顯示了一個符號。表示帶有下一級標題（包括 子標題和正文）。表示不帶有下一級標題。
正文是大綱中除標題以外的任何段落文字。在大綱視圖中，段落 左邊的小方框，表示該段落為正文。正文可以看成是最低一級的 標題。
要顯示文檔的大綱，首先切換到大綱視圖。單擊【視圖】菜單中的【大綱】菜單項，或者單擊水平滾動條中的【大綱視圖】按鈕， 可以切換到大綱視圖。

6.2.1 在大綱視圖中組織文檔
有兩種方法可以組織文檔大綱：
（1）使用大綱視圖中輸入標題的方法組織文檔，在重新組織標 題和子標題時，Word 會自動為標題設(shè)置內(nèi)置標題樣式。可以將該文 檔大綱折疊，以便只顯示需要查看的標題。
（2）在大綱樣式編號列表中輸入標題和子標題。文字必須設(shè)置 為內(nèi)置標題樣式。為各個標題指定大綱級別。由此建立分層結(jié)構(gòu)的 文檔，然后可以在大綱視圖或文檔結(jié)構(gòu)圖中編輯該文檔。這樣可以 不改變文字的顯示方式。

6.2.1.1 用輸入標題的方式組織大綱
使用大綱視圖組織新文檔的過程是先輸入文檔的各級標題，在建 立合適的文檔組織結(jié)構(gòu)后，再添加詳細的正文即可完成文檔的編輯。 具體的操作步驟如下：
（1）建立新的文檔，并切換到大綱視圖中。
（2）輸入各個標題，剛輸入的標題Word 會自動設(shè)為內(nèi)置標題樣 式“標題1”。輸入完畢后，按Enter 鍵可以輸入下一個標題。
（3）如果將標題指定到別的級別并設(shè)置相應(yīng)的標題樣式，可以 利用【大綱】工具欄中的升降級按鈕。也可以利用拖動標題 前面的符號或的方法來實現(xiàn)：如果想將標題級別降至較低級別， 向右拖動符號；如果想將標題升級至較高級別，請向左拖動符號。
（4）在建立滿意的文檔組織結(jié)構(gòu)后，切換到普通視圖或頁面視 圖以添加詳細的正文內(nèi)容。
如果向上或向下拖動符號，可以實現(xiàn)文檔內(nèi)容的移動，且該標題 的從屬標題和文字將也隨之移動。也可以單擊工具欄中的【上移】 或【下移】按鈕，把光標所在的段落標題上移或下移一個位置。
對于文檔中采用的內(nèi)置標題樣式的標題，用戶可以按住所選的編 號格式為其自動編號。步驟如下：
（1）選定要編號的標題，如果一個標題被選定，那么這個標題 的所屬標題和文字也會同時被選定。
（2）單擊【格式】菜單中的【項目符號和編號列表】菜單項， 并在彈出的【項目符號和編號】對話框中選中【多級符號】選項卡， 如圖6-9 所示。
（3）單擊含有【標題1】、【標題2】等字樣的編號格式，然后 單擊【確定】按鈕。Word 就會按照選定的編號格式為標題自動編號，如圖6-10 所示。

如果自動編號有些格式不是很符合用戶的要求，可以單擊【項目符號和編號】對話框中的【自定義】按鈕，對編號的格式進行修改 到合意即可。

6.2.1.2 為段落指定大綱級別
要在大綱視圖中編輯文檔，必須將文檔設(shè)置為分層結(jié)構(gòu)。上面介 紹的將文本設(shè)置為內(nèi)置標題樣式格式，可以將文檔設(shè)置為分層結(jié)構(gòu)； 為段落指定大綱級別也是一種為文檔設(shè)置分層結(jié)構(gòu)的方法。
使用大綱級別不會改變文字的顯示方式（標題樣式設(shè)置具體的格 式，所以不同級別標題的顯示不一樣，而大綱級別設(shè)置“隱藏”的 格式）。
為段落指定大綱級別的步驟如下：
（1）在普通視圖中或頁面視圖中，選定想要設(shè)置大綱級別的段 落，注意這些段落應(yīng)該是正文文字級別，如果是標題級別，要先將 其降為正文，再為其指定大綱級別。
（2）單擊【格式】菜單中的【段落】菜單項，在彈出的【段落】 對話框中選擇【縮進和間距】選項卡，如圖6-11 所示。

（3）在【大綱級別】的下拉式列表框中，選擇所需的級別。
（4）單擊【確定】按鈕即可。
在為各個段落設(shè)置好大綱級別后，切換到大綱視圖中，即可以看 到各段按大綱級別的不同分為不同的層次。

6.2.2 查看文檔組織
在大綱視圖中，可以將文檔大綱折疊起來，僅顯示所需標題和正 文，而將不需要的標題和正文隱藏起來，這樣可以突出文檔結(jié)構(gòu)， 簡化了查看文檔的時間；而且還可以在文檔中移動和重新組織大塊 文本。
只有設(shè)置了內(nèi)置標題樣式（標題1 到標題9）或大綱級別（1 到9 級）的文本才是可以在大綱視圖中折疊和展開的。
要折疊某一級標題下的文本，請在【大綱】工具欄上單擊要顯示 的最低級別的編號按鈕。例如，單擊【顯示至標題3】按鈕，則 整篇文檔只顯示第一級到第三級的標題，第三級以下的標題將被折 疊而隱藏起來。
如果只折疊某一標題下的子標題或正文，請把光標移到該標題 上，單擊【折疊】按鈕。單擊一次，折疊最低的一級。
如果要折疊某一標題所有子標題和正文，雙擊該標題前面的分級 顯示符號即可。如果要折疊所有的正文，請單擊【大綱】工具欄中的【全部】按鈕。
展開標題下的子標題和正文的方法同折疊的方法類似，要展開并 顯示所有標題和正文，單擊【全部】按鈕即可，如果要只顯示正文 的第一行，請單擊【只顯示首行】按鈕，如圖6-12 所示。正文的內(nèi) 容只顯示第一行，后面用省略號來表示下面還有內(nèi)容，只顯示首行 可以快速查看文檔結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。

如果要展開并顯示某一標題下所有折疊的子標題和正文，雙擊該 標題前面的分級顯示符號即可。如果對某一標題下的折疊文本要一 次展開一級，只要把光標移到該標題上，然后單擊【展開】按鈕即 可。

6.2.3 在大綱中設(shè)置文本格式
在大綱視圖中，Word 監(jiān)護了文本格式的設(shè)置，以便將用戶的精力 集中于文檔結(jié)構(gòu)。所以在大綱視圖中的文本格式和在其他視圖中是 有所不同的。每一級標題都已設(shè)置為相應(yīng)的內(nèi)置標題樣式（標題1到標題9）或大綱級別（1 級到9 級）。可以在標題中使用這些樣式 和級別。在大綱視圖中可以將標題拖動至相應(yīng)級別，從而可以自動 設(shè)置其標題樣式。如果想改變標題樣式的格式，可以更改其格式。
Word 為了使文檔的層次結(jié)構(gòu)更清晰，會按照標題縮進的方法縮進 該標題，這種縮進只在大綱級別中出現(xiàn)，如果切換到其他視圖狀態(tài)， 這種縮進將會被取消。
在大綱視圖中，并不出現(xiàn)段落格式設(shè)置。而且，標尺和段落格式 命令將無效，要查看或修改段落格式，應(yīng)該切換到其他視圖中。
在大綱視圖中，字符格式（字體、字號、字形）依然有效，如果 為了防止分散注意力，可以單擊【大綱】工具欄中的【顯示格式】 按鈕，Word 將會用純文本格式顯示大綱。如圖6-13 所示，如果 要恢復(fù)顯示字符格式，只需再次單擊【顯示格式】按鈕即可。

如果用戶為了在大綱視圖中編輯文檔的同時查看文檔的真實格 式，可以拆分文檔窗口。在一個窗口中使用大綱視圖，而在其他窗 口中使用頁面視圖或普通視圖，在大綱視圖中對文檔所做的修改會 顯示在其他窗口中。具體步驟如下：
（1）打開文檔，并切換到大綱視圖。
（2）單擊【窗口】菜單中的【拆分】菜單項。
（3）選定拆分的位置，然后在另一個窗口切換到頁面視圖，如 圖6-14 所示。

6.2.4 打印大綱
在建立文檔的大綱后，還可以將文檔的大綱打印出來。如果在大 綱視圖中只顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，那么打印出來的將是顯示出來的 文檔的層次結(jié)構(gòu)。
要打印大綱，首先應(yīng)在大綱視圖中顯示需要打印的標題和正文， 然后單擊【文件】菜單中的【打印】菜單項即可。
如果在大綱視圖中顯示了正文，即使只顯示了首行，Word 也將打印全部的正文。
在大綱視圖中顯示的分頁符，也將反映在打印結(jié)構(gòu)中。如果不想 打印分頁符，可以暫時刪除分頁符后再打印。

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