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關(guān)于在平煤集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施辦公自動(dòng)化的方案
平煤集團(tuán)計(jì)算機(jī)通訊分公司 張長(zhǎng)松 張后軍 王華 摘要:根據(jù)平煤集團(tuán)公司信息化建設(shè)步伐的加快,辦公條件的改善,高效率的辦公越來(lái)越離不開 信息化,建設(shè)平煤財(cái)務(wù)系統(tǒng)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)迫在眉睫.結(jié)合集團(tuán)公司目前實(shí)際情況,本文提出在文件傳達(dá)、會(huì)議通知、文檔傳送等辦公方式的解決方法,以提高 工作效率,在財(cái)務(wù)系統(tǒng)具有借鑒意義. 關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù) 自動(dòng)化 實(shí)施 我國(guó)在Internet/Intranet的迅猛發(fā)展，為信息的交流和共享，團(tuán)隊(duì)的協(xié)同運(yùn)作提供了技術(shù)保證，同時(shí)也預(yù)示著網(wǎng)絡(luò)化辦公時(shí)代的來(lái)臨。辦公 實(shí)際上是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部人與人、人與部門、部門與部門之間的信息收集、積累、組織、分類、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體目標(biāo)的過(guò)程，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化 正是控制管理信息流的直接實(shí)現(xiàn)。作為新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的電子化辦公，整個(gè)信息還是應(yīng)該在一個(gè)流暢、便捷的電子化平臺(tái)上流動(dòng)，實(shí)施辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)，目前可以說(shuō) 是最科學(xué)最明智的選擇，尤其是存在多個(gè)基層分支機(jī)構(gòu)的大型集團(tuán)公司，其信息如何與上級(jí)主管部門同步，上級(jí)主管部門如何統(tǒng)籌調(diào)配資源，如何對(duì)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有 效分析，使決策在及時(shí)準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)上更勝一籌，比較好的解決方案就是實(shí)行辦公自動(dòng)化。 為了充分利用平煤集團(tuán)公司現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，提高公司辦公效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)各基層單位、各部門、各崗位、各員工的協(xié)同工作，快速有效地處理集團(tuán)公 司的各種工作，計(jì)算機(jī)通訊分公司于2002年下半年與中科軟公司聯(lián)合開發(fā)了平煤集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并與2002年9月18日下發(fā)了《關(guān)于推廣應(yīng)用平 煤辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的通知》，成立了集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）應(yīng)用推廣工作領(lǐng)導(dǎo)小組。  （左圖為網(wǎng)絡(luò)辦公模式示意圖）平煤集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享、信息管理、數(shù)據(jù)傳遞、個(gè)人事務(wù)管理、業(yè)務(wù)交流、短信服務(wù)、日程安排、信息申請(qǐng)發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、公文歸檔管 理、會(huì)議管理、輔助管理等多種功能。能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公，信息資源共享和信息的快速檢索，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位、同級(jí)單位和單位內(nèi)部各種信息的上傳下 達(dá)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率和決策效率。 在很多單位，已經(jīng)有大量的數(shù)字化信息已經(jīng)以O(shè)ffice文檔的形式存放在每個(gè)人的電腦或文件服務(wù)器上，所以建立一套完整、有效、方便和持續(xù)的機(jī)制把這些Office文檔管理、組織以及進(jìn)行安全地交流共享具有非常重要的意義。 2002年12月，計(jì)算機(jī)通訊分公司率先開始使用OA系統(tǒng)，下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、各部門之間交流信息和傳遞文檔、公司發(fā)布通知、發(fā)布電子公文、工作安排、 下載憑單等多種業(yè)務(wù)全部通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，極大地提高了工作效率，大幅度降低了辦公費(fèi)用的開支。在試運(yùn)行的過(guò)程中，又對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了全面的測(cè)試和改進(jìn)，使 OA系統(tǒng)的功能日漸完善和人性化。系統(tǒng)的日臻成熟為辦公自動(dòng)化的推廣打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。2003年4月1日起，集團(tuán)公司辦公室系統(tǒng)正式進(jìn)入使用階段，結(jié)束 了以往繁瑣的行政事務(wù)通知的歷史。 本著先易后難、點(diǎn)線結(jié)合的推廣步驟，同時(shí)借鑒集團(tuán)公司行政辦公室系統(tǒng)的推廣經(jīng)驗(yàn)，我們認(rèn)為在財(cái)務(wù)系統(tǒng)推廣使用OA系統(tǒng)勢(shì)在必行。推廣財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化，便于 財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)決策；實(shí)現(xiàn)基層單位快速查詢有關(guān)信息和資料；使基層單位足不出戶既可方便快捷地上傳各種報(bào)表，切實(shí)提高工作效率和管理水 平；降低報(bào)表的紙張消耗，大幅度降低辦公費(fèi)用和礦廠傳送報(bào)表的人員往來(lái)；財(cái)務(wù)管理部門可根據(jù)基層單位報(bào)送的報(bào)表，進(jìn)行初步帳目審核；審計(jì)部門可以通過(guò)OA 系統(tǒng)完成遠(yuǎn)程審計(jì)的部分工作。 目前集團(tuán)公司使用的財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)還停留在十年前的DOS環(huán)境下，不能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞、電子文檔保存不方便、歷史資料查詢不方便；其次有保存管理成本費(fèi)用 高等諸多問題。在信息時(shí)代的今天，這種方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)財(cái)務(wù)電子化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，不符合信息社會(huì)飛速發(fā)展的需要。 同時(shí)， 企業(yè)辦公手段的落后也在一定程度上影響了集團(tuán)公司的形象。 實(shí)施辦公自動(dòng)化以后，財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)將由現(xiàn)在的DOS系統(tǒng)改為用OFFICE套件編輯后上傳（報(bào)表采用EXCEL格式），凡需在集團(tuán)公司范圍內(nèi)統(tǒng)一格式 的各種報(bào)表、表格、單據(jù)等均由財(cái)務(wù)處統(tǒng)一制定格式，發(fā)布在財(cái)務(wù)處主頁(yè)上，基層單位無(wú)須自行制作報(bào)表，均可直接調(diào)用已制定好的相應(yīng)表格，編輯報(bào)表后上傳。 如：應(yīng)收應(yīng)付款明細(xì)表、資金申請(qǐng)表等。 根據(jù)集團(tuán)公司實(shí)際情況，初步設(shè)想如下：建立財(cái)務(wù)處網(wǎng)站，內(nèi)部辦公網(wǎng)作為其中一個(gè)欄目鏈接，集內(nèi)部網(wǎng)站建設(shè)、企業(yè)管理功能于一體，滿足本地化、自動(dòng)化辦公需 求。以O(shè)A系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)報(bào)表遠(yuǎn)程傳送、內(nèi)部信息交流、公文的審批流轉(zhuǎn)等，以網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)涉密數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和查詢，系統(tǒng)管理員定期將集團(tuán)公司的報(bào)表資料等整理分類 后傳至網(wǎng)站的相應(yīng)欄目中，并提供安全可靠的權(quán)限管理功能，只有被系統(tǒng)管理員授權(quán)的用戶才能使用本系統(tǒng)中相應(yīng)被授權(quán)的部分。 一、應(yīng)用環(huán)境的建立 1、建立集團(tuán)公司財(cái)務(wù)處站點(diǎn)，財(cái)務(wù)處有自己的OA主頁(yè)，由財(cái)務(wù)處進(jìn)行信息規(guī)劃，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行管理和維護(hù)； 2、在財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置如下幾種角色：集團(tuán)公司總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)、財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員、財(cái)務(wù)處各科科長(zhǎng)、財(cái)務(wù)處各科科員、各基層單位總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)科長(zhǎng)、主管會(huì)計(jì)（兼本單位管理員）。 3、建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)下發(fā)鏈，以方便下發(fā)資料和便于管理的原則來(lái)建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)特有的下發(fā)鏈（見圖四），每個(gè)基層單位在本系統(tǒng)內(nèi)至少具有三個(gè)以上的用戶，并 確定由基層單位主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)定時(shí)接收上級(jí)財(cái)務(wù)部門傳達(dá)的信息和重要通知等。各基層單位用戶之間也可以靈活使用這個(gè)下發(fā)鏈進(jìn)行事務(wù)通知和業(yè)務(wù)交流。 二、財(cái)務(wù)處主頁(yè)面上的信息規(guī)劃和管理 （一） 信息規(guī)劃 OA系統(tǒng)主頁(yè)上的四項(xiàng)根目錄為可改的，實(shí)施單位可以根據(jù)實(shí)際情況定義自己的根目錄名稱。對(duì)于財(cái)務(wù)處OA主頁(yè)，應(yīng)本著科學(xué)分類、合理布局、覆蓋面廣的原則規(guī)劃信息庫(kù)。 新聞動(dòng)態(tài)區(qū)：由系統(tǒng)管理員發(fā)布財(cái)務(wù)系會(huì)議通知、重要事務(wù)、新聞等信息； 企業(yè)資料區(qū)：建議設(shè)置與財(cái)務(wù)管理有關(guān)的資料，包括法律法規(guī)、財(cái)務(wù)管理制度、管理規(guī)范、規(guī)定、平煤集團(tuán)內(nèi)部有關(guān)管理制度等，力求全面、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，為基層單位提供盡可能全面的各種業(yè)務(wù)參考資料，充分發(fā)揮專業(yè)信息庫(kù)的功能和作用。 業(yè)務(wù)信息區(qū)：要靈活運(yùn)用OA系統(tǒng)，真正使之成為日常業(yè)務(wù)交流的應(yīng)用平臺(tái)。發(fā)布集團(tuán)公司重要公文、財(cái)務(wù)系統(tǒng)公文、公布財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的重要事項(xiàng)、學(xué)習(xí)資料、評(píng)選 表彰、開辟論文區(qū)發(fā)布，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)秀論文發(fā)布在主頁(yè)上；此外還可以針對(duì)某一主題展開討論，用戶均可以發(fā)布言論并實(shí)現(xiàn)信息共享； 公共信息區(qū)：設(shè)置分類報(bào)表欄目，為基層單位提供各種統(tǒng)一格式的報(bào)表表格下載；為用戶提供內(nèi)部人員聯(lián)系方式；提供相關(guān)工具；放置OA操作說(shuō)明等公共類信息。 其他：利用滾動(dòng)公告發(fā)布通知、提示等內(nèi)容；利用網(wǎng)上調(diào)查功能開展特定主題的網(wǎng)上調(diào)查等；利用系統(tǒng)中的欄目定制和站點(diǎn)導(dǎo)航功能，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)聯(lián)系密切單位的網(wǎng)站鏈接。 （二） 建立管理制度，規(guī)范信息庫(kù)管理 為確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)高效、暢通、安全的運(yùn)行，同時(shí)考慮到財(cái)務(wù)系統(tǒng)的資料具有特殊性和安全性的特點(diǎn)，還需要建立制度來(lái)保證信息管理的規(guī)范，應(yīng)及時(shí)建立 起相應(yīng)的規(guī)章制度并設(shè)置各崗位規(guī)范，（如《財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員工作職責(zé)》、《主頁(yè)信息發(fā)布制度》、《信息安全管理制度》、《基層單位管理員工作職責(zé)》、《信息 發(fā)布格式》等），以完善的制度來(lái)管理，確保報(bào)表和資料的安全，保障系統(tǒng)規(guī)范運(yùn)行；對(duì)各類信息，其內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否可以公開，系統(tǒng)管理員要從源頭上嚴(yán)格把關(guān)； 內(nèi)部文件、各類信息未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得發(fā)布。 三、 報(bào)表的審批和流轉(zhuǎn) 在OA系統(tǒng)中，公文可以實(shí)現(xiàn)審批過(guò)程和流轉(zhuǎn)過(guò)程（歸檔、下發(fā)、移交），而我們可以靈活運(yùn)用流程管理功能，把公文的概念擴(kuò)大化，將報(bào)表審批的業(yè)務(wù)也設(shè)計(jì)成為 一種流程，制作報(bào)表審批模板，實(shí)現(xiàn)報(bào)表審批。發(fā)起人在定義流程的步驟時(shí)可以直接調(diào)用已制定好的基礎(chǔ)模板，也可以根據(jù)具體情況在基礎(chǔ)模板的基礎(chǔ)上自定義流程 模板。 以制作的模板為例，發(fā)起人的報(bào)表進(jìn)入流程，首先由角色“會(huì)計(jì)”對(duì)該報(bào)表進(jìn)行審批，審批結(jié)束后即自動(dòng)流轉(zhuǎn)到審批人員“科室負(fù)責(zé)人”，然后由該人員進(jìn)行審 批，審批后該流程就正式結(jié)束。公文被返回到發(fā)起人方，發(fā)起人可以看到各審批節(jié)點(diǎn)的意見，然后根據(jù)批示意見對(duì)本單位的報(bào)表進(jìn)行修改（見圖五：財(cái)務(wù)報(bào)表審批流 程模板〈舉例〉）。 在OA系統(tǒng)中，除運(yùn)用便箋進(jìn)行日常工作匯報(bào)、業(yè)務(wù)交流以外，還可利用便箋進(jìn)行報(bào)表的報(bào)送審批和意見反饋：報(bào)送單位將報(bào)表以附件形式傳送給上級(jí)管理人員，管理人員審批后仍以便箋形式返回給報(bào)送單位。 四、落實(shí)到人，明確責(zé)任 1、集團(tuán)公司總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)、財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)：負(fù)責(zé)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)審批，接收信息、參考決策； 2、財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)處站點(diǎn)使用環(huán)境的搭建、財(cái)務(wù)系統(tǒng)主頁(yè)的維護(hù)、主頁(yè)信息管理和維護(hù)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)電子報(bào)表模板、同時(shí)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)處網(wǎng)站的信息維護(hù)和管理； 3、基層單位總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)科長(zhǎng)、主管會(huì)計(jì)：向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，與平行單位的用戶之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和信息傳遞。 4、基層單位信息員：負(fù)責(zé)定期向財(cái)務(wù)處主頁(yè)上傳報(bào)表和相關(guān)信息。 五、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全保密 建立財(cái)務(wù)處網(wǎng)站，只有被系統(tǒng)管理員授權(quán)的用戶才能使用本系統(tǒng)中相應(yīng)被授權(quán)的部分，以確保資料的安全和穩(wěn)定。企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)屬于企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，為確保財(cái) 務(wù)信息的安全，我們將OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)站結(jié)合運(yùn)用，發(fā)揮各自的長(zhǎng)處。系統(tǒng)管理員定期將財(cái)務(wù)信息分類后傳到財(cái)務(wù)網(wǎng)站相應(yīng)欄目中，供用戶查詢。OA系統(tǒng)和 財(cái)務(wù)處網(wǎng)站結(jié)合使用，可以揚(yáng)長(zhǎng)避短，既實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理和工作方式的變革，同時(shí)也兼顧了企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料的安全問題。 六、經(jīng)濟(jì)效益分析 根據(jù)目前集團(tuán)公司的情況，全民單位有74家，集體單位有165家。每年、季、月都要向財(cái)務(wù)處上報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，少則兩三套，多則六七套。還有各類文件 和公函的下發(fā)、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范資料的上報(bào)、會(huì)計(jì)人員業(yè)績(jī)考核資料的上報(bào)等等。據(jù)測(cè)算，目前一個(gè)基層單位報(bào)送財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表平均每月需要消耗各種辦公用品費(fèi)用約 300元，實(shí)行辦公自動(dòng)化以后，能夠從根本上降低辦公成本，提高工作效率，僅報(bào)表一項(xiàng)，每年即可為集團(tuán)公司節(jié)約辦公費(fèi)用80萬(wàn)元。據(jù)測(cè)算，整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行 后，可為集團(tuán)公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)單位節(jié)約辦公費(fèi)用150萬(wàn)元。 七、該方案的優(yōu)越性 該方案比傳統(tǒng)的工作方式具有不可比擬的優(yōu)越性： （1）傳輸網(wǎng)絡(luò)化：信息的瞬時(shí)傳送使工作效率大大提高； （2）及時(shí)周全的辦公提醒：用戶一旦登錄OA系統(tǒng)，所需處理的事務(wù)便盡在眼前；使用者可以根據(jù)接收的各種信息及時(shí)作出決策； （3）實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公和遠(yuǎn)程辦公； （4）采用計(jì)算機(jī)管理和分發(fā)電子文檔報(bào)表，對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)采用集中處理、分級(jí)存儲(chǔ)、按需索取，實(shí)現(xiàn)了在線海量存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。安全可靠、方便快捷，可建立快速、準(zhǔn)確、高效的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)真正意義上的無(wú)紙化辦公； （5）信息資源化：企業(yè)整體績(jī)效表現(xiàn)的明晰瀏覽，歷史資料網(wǎng)上查詢，各基層單位可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢上級(jí)主管部門發(fā)布的公共信息及共享的其他資源，了解公司的動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)基層單位之間的信息交流，實(shí)現(xiàn)各單位協(xié)同運(yùn)作， （6）決策科學(xué)化，提高決策效率； （7）降低辦公費(fèi)用，降低管理成本； （8）提升管理質(zhì)量，使企業(yè)從彼此獨(dú)立被動(dòng)的管理模式轉(zhuǎn)向一體化、信息共享的統(tǒng)一管理模式； （9）樹立企業(yè)良好形象，同時(shí)也提高了社會(huì)效益。 綜上所述，當(dāng)前實(shí)行辦公自動(dòng)化是適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要、逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化、提升企業(yè)形象、實(shí)行集團(tuán)公司信息化建設(shè)的關(guān)鍵步驟。作為國(guó)家特大型企 業(yè)，我們平煤集團(tuán)應(yīng)當(dāng)率先在煤炭行業(yè)實(shí)行辦公自動(dòng)化，以點(diǎn)線結(jié)合的方式穩(wěn)步推進(jìn)，逐步構(gòu)建集團(tuán)公司的辦公網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理奠定良好的 基礎(chǔ)。  圖一：OA系統(tǒng)辦公區(qū)主要功能  圖二：平煤計(jì)算機(jī)通訊分公司的OA系統(tǒng)主頁(yè)  圖三：個(gè)人辦公區(qū)頁(yè)面 圖四：財(cái)務(wù)系統(tǒng)下發(fā)鏈
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