現(xiàn)代辦公環(huán)境中，表格與文本、圖像并列成為電子化信息表達(dá)和傳遞的重要手段。無(wú)論是業(yè)務(wù)報(bào)表，還是升學(xué)求職等場(chǎng)合，我們都經(jīng)常會(huì)與各式各樣的表格打交道。談起電子表格，大家首先想到的可能就是Microsoft Excel了。不過(guò)，被稱(chēng)為“電子表格”的Excel似乎有些名不副實(shí)，它的另一個(gè)譯名“電子試算表”才真正說(shuō)明了Excel的實(shí)質(zhì)。從表面上看，Excel通過(guò)表格組織數(shù)據(jù)，實(shí)質(zhì)上其真正的核心功能卻是在數(shù)據(jù)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)方面，表格的設(shè)計(jì)能力有所欠缺。而由Microsoft Word制作的表單恰恰彌補(bǔ)了Excel表格的不足，在編排形式上更勝一籌。

表單應(yīng)用正在成為一種流行。在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，我們常常會(huì)遇到一些問(wèn)題: 例如能否制作出一種表單只允許填表人輸入所需的信息，并且不允許他們改變表格的原有內(nèi)容和編排？別人發(fā)過(guò)來(lái)的電子表格如何在計(jì)算機(jī)上直接填寫(xiě)？那些印刷好的表格，怎樣通過(guò)計(jì)算機(jī)填寫(xiě)，然后把這些內(nèi)容嵌套打印到紙張上？今天，筆者就從自己的實(shí)際應(yīng)用出發(fā)，談?wù)勅绾瓮ㄟ^(guò)Microsoft Word解決這些問(wèn)題。

Microsoft Word的制表功能相當(dāng)強(qiáng)大，使用起來(lái)也非常方便。即使您是一位初學(xué)者，也能夠借助表格工具欄中的多種工具，快速制作出美觀大方的表格來(lái)。不過(guò)，需要提醒您的是，在表單設(shè)計(jì)之初，如果能夠充分考慮到下面兩個(gè)方面的內(nèi)容，將會(huì)使您的表單更上一層樓: 一方面，如果電子表單通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)放和填寫(xiě)，需要預(yù)先對(duì)表單的內(nèi)容和格式進(jìn)行保護(hù); 另一方面，如果需要在印刷好的表單上填寫(xiě)內(nèi)容，則需要預(yù)先定制套打方案。

圖1所示的表單為一個(gè)科研成果獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)表的局部?jī)?nèi)容。在該表單上，有些元素是固定不變的，像說(shuō)明文字、表格樣式等; 而另外的一些數(shù)據(jù)是有待用戶(hù)填寫(xiě)的，像黃色的單元格。為了達(dá)到形式的統(tǒng)一，表格的設(shè)計(jì)者不希望人們?cè)谔畋頃r(shí)“不慎”改動(dòng)那些固定的元素，因此需要將它們“保護(hù)”起來(lái)；而那些有待填寫(xiě)的部分，用戶(hù)應(yīng)該能夠方便地填寫(xiě)；在打印時(shí)，用戶(hù)應(yīng)該能夠根據(jù)具體的需要，選擇打印的內(nèi)容，包括表格框線、固定信息以及填入信息等元素，或者是僅在印刷好的表單中套打填寫(xiě)的內(nèi)容。

設(shè)計(jì)這樣的表單無(wú)疑是有難度的。如何在完善保護(hù)表格結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，讓用戶(hù)方便地填充所需的內(nèi)容，并且具備多樣化打印的能力，都是設(shè)計(jì)者需要克服的難題。其實(shí)，這類(lèi)高級(jí)表單的設(shè)計(jì)仍然離不開(kāi)最基礎(chǔ)的表單設(shè)計(jì)理念。如何將表單布局得更合理、形式更美觀，并不是本文討論的重點(diǎn)。在此，我們僅以一個(gè)簡(jiǎn)單的表單為例(如圖2所示)，與您分享高級(jí)表單的制作過(guò)程，希望能對(duì)您的實(shí)際應(yīng)用有所啟發(fā)。

一、初識(shí)“窗體”工具欄

首先需要用到的功能就是“窗體設(shè)計(jì)”。在Word中，選擇“視圖”*“工具欄”*“窗體”，打開(kāi)“窗體”工具欄(如圖3所示)。也可以右鍵點(diǎn)擊工具欄任意位置，在快捷菜單中選擇“窗體”選項(xiàng)。

“窗體”工具欄包含了10個(gè)功能按鈕，由左至右的功能分別是: 插入文字型窗體域、復(fù)選框型窗體域、下拉型窗體域、窗體域選項(xiàng)、繪制表格、插入表格、插入圖文框、窗體域底紋、重新設(shè)置窗體域以及保護(hù)窗體。

二、插入窗體域

然后，我們需要在圖2表單中插入相應(yīng)的窗體域。在實(shí)際的應(yīng)用中，文字型窗體域是最常用的窗體域類(lèi)型。在圖2的姓名、年齡單元格中，都可以使用此種窗體域。方法是，首先將光標(biāo)置于相應(yīng)的單元格，然后點(diǎn)擊“窗體”工具欄中的“文字型窗體域”按鈕，插入工作即告完成（如圖4所示）。

窗體域插入后，單元格中會(huì)顯示出一個(gè)帶有灰色陰影的小方塊(說(shuō)明: 此陰影在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會(huì)顯示的)。需要注意的是，窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶(hù)該域的具體位置，并不會(huì)被打印出來(lái)。

文字型窗體域插入之后，如果有特殊的要求，您還可以其屬性進(jìn)行設(shè)定。方法是，單擊窗體工具欄上的“窗體域選項(xiàng)”按鈕，或者鼠標(biāo)雙擊插入的窗體域，即可進(jìn)入“文字型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框（如圖5所示）。文字型窗體域包含了6種類(lèi)型，分別為常規(guī)文字、數(shù)字、日期、當(dāng)前日期、當(dāng)前時(shí)間以及計(jì)算。其中，最常用的當(dāng)屬“常規(guī)文字”類(lèi)型，其次是“數(shù)字”類(lèi)型。對(duì)于“數(shù)字”類(lèi)型的窗體域，用戶(hù)可以在“數(shù)字格式”下拉菜單中定義其具體格式。另外，在此對(duì)話框中，“添加幫助文字”按鈕的作用也非常重要，在設(shè)計(jì)表單時(shí)，您可以利用它對(duì)用戶(hù)可能產(chǎn)生疑惑的單元格添加注釋和說(shuō)明。

了解了插入和設(shè)定文字型窗體域的方法后，插入其他類(lèi)型窗體域的方法可以以此類(lèi)推。接下來(lái)，我們需要重點(diǎn)考慮的是如何選擇合適窗體域插入到表單中。通常比較常用的窗體域還有下拉型窗體域。

這種類(lèi)型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場(chǎng)合，例如圖2表單的“性別”一欄。使用此種窗體域后，用戶(hù)在填寫(xiě)表單時(shí)可以直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)選定，不必進(jìn)行輸入。另外，我們也可以將那些常用的客戶(hù)名單或地址信息通過(guò)下拉型窗體域進(jìn)行列表，省去了重復(fù)輸入的麻煩。

具體方法是，將鼠標(biāo)移到指定位置，點(diǎn)擊“窗體”工具欄的“下拉型窗體域”按鈕，并雙擊它，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框(如圖6所示)。然后，在此添加下拉菜單中的選項(xiàng)，步驟是: 首先在“下拉項(xiàng)”項(xiàng)目中輸入需要添加的第一個(gè)列表項(xiàng)，并單擊“添加”按鈕; 然后，依次輸入其余列表項(xiàng)。依此類(lèi)推，所有列表項(xiàng)添加完畢后，可以通過(guò)向上、向下這2個(gè)“移動(dòng)”按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序。

三、保護(hù)窗體

表單設(shè)計(jì)完成之后，我們需要把其整體結(jié)構(gòu)保護(hù)起來(lái)，供日后他人填寫(xiě)。保護(hù)窗體的方法是，單擊“窗體”工具欄上的“保護(hù)窗體”按鈕。點(diǎn)擊該按鈕后，您會(huì)發(fā)現(xiàn): 除了含有窗體域的單元格，表單的其他地方都無(wú)法進(jìn)行修改。這樣就防止了用戶(hù)在填寫(xiě)時(shí)對(duì)表單外觀的擅自更改。

但是，這種方式的保護(hù)并不徹底，他人仍然可以通過(guò)取消選中“保護(hù)窗體”按鈕解除對(duì)該表單的保護(hù)。因此，如果想要更好地保護(hù)表單，您可以選擇“工具”*“保護(hù)文檔”，進(jìn)入“保護(hù)文檔”對(duì)話框(如圖7所示)。在此選中“窗體”選項(xiàng)，輸入保護(hù)密碼，即可完善地保證表單的安全。最后，這些保護(hù)好的表單就可以作為最終的電子文檔，分發(fā)給需要填寫(xiě)的用戶(hù)了。

四、表單套打

當(dāng)用戶(hù)將填寫(xiě)好的表單發(fā)回后，剩下的工作就是打印這些表單了。直接打印當(dāng)然是最簡(jiǎn)單的，但是如果要像前面提到的那樣，首先批量印刷基本表單，然后逐個(gè)進(jìn)行套打，則會(huì)在很大程度上降低成本，打印速度也會(huì)得到較大的提升。

表單套打的實(shí)現(xiàn)并不復(fù)雜。您只需在打印時(shí)，不使用Word工具欄上的“打印”按鈕，而是選擇“文件”*“打印”(或者按下“Ctrl+P”組合鍵)，進(jìn)入“打印”對(duì)話框。單擊“打印”對(duì)話框中的“選項(xiàng)”按鈕，在彈出對(duì)話框中選中“僅打印窗體域內(nèi)容”復(fù)選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”按鈕后即可實(shí)現(xiàn)表單套打（如圖8所示）。

另外，如果是專(zhuān)門(mén)為套打而設(shè)計(jì)表單，則可以在保存表單模板前，選擇“工具”*“選項(xiàng)”，進(jìn)入“打印”選項(xiàng)卡，選中“僅打印窗體域內(nèi)容”復(fù)選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”按鈕并保存該模板。這樣一來(lái)，凡是使用該模板創(chuàng)建的表單，在默認(rèn)的打印狀態(tài)下，都會(huì)僅打印窗體域中的內(nèi)容。