圖1

2、選中“學(xué)號”一列，點擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，如圖2，

圖2

3、打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項下，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF(a:a,a1)=1”（不包括引號），如圖3，

圖3

4、切換到“出錯警告”填寫標(biāo)題和錯誤信息，單擊“確定”，如圖4，

圖4

5、下面我們開始輸入一些數(shù)據(jù)檢驗一下效果。輸入不重復(fù)的數(shù)據(jù)時，可以正常顯示，如圖5，

圖5

當(dāng)輸入重復(fù)數(shù)據(jù)時，彈出錯誤警告對話框，要求要求用戶檢查后輸入正確數(shù)據(jù)，如圖6，

圖6

案例二：
我們在使用WPS表格處理數(shù)據(jù)時，很多情況下輸入的數(shù)據(jù)是有一定的范圍的，比如輸入學(xué)生的各科成績時，一般是百分制，分數(shù)的范圍是0—100之間的小數(shù)。超過范圍的就是無效數(shù)據(jù)，我們可以輸入數(shù)據(jù)之前設(shè)置數(shù)據(jù)的有效范圍避免出現(xiàn)錯誤。

1、選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性單元格范圍，如圖7工作表中選取的表格區(qū)域：“C2:E8”

圖 7

2、點擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項卡下，設(shè)置允許的條件是“小數(shù)”，范圍是介于最小值0和最大值100之間，如圖8，

圖8

3、點擊“輸入信息”選項卡，填寫標(biāo)題和輸入信息。這樣，用戶在輸入數(shù)據(jù)時可以提醒用戶有效的范圍，如圖9，

圖9

4、點擊“出錯警告”選項卡，填寫標(biāo)題和錯誤信息，單擊“確定”，如圖10，

圖10

5、我們來檢驗一下設(shè)置的效果，選中C列任意單元格，輸入數(shù)據(jù)之前有相關(guān)的提示，如圖11，

圖11

6、輸入正確范圍的數(shù)據(jù)可以順利的繼續(xù)進行操作，如果輸入超出范圍的數(shù)據(jù)時，彈出錯誤警告對話框，要求用戶檢查后輸入正確數(shù)據(jù)，如圖12，

圖12

二、利用“數(shù)據(jù)有效性”快速輸入數(shù)據(jù)
案例一：
我們在剛才的表格中插入“性別”和“院系”兩列，我們分別敘述設(shè)置的兩種不同的方法。在性別一列我們只需要輸入“男”或“女”兩種結(jié)果，我們利用“數(shù)據(jù)有效性”可以快速準確的輸入。

方法一：

1、選中“性別”這一列，點擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項卡下，設(shè)置允許的條件是“序列”，“來源”中輸入“男”“女”。注意不同選項之間用英文狀態(tài)下的逗號分隔。點擊“確定”，如圖13

圖13

2、我們來看一下效果。當(dāng)我們點擊“性別”這列下的單元格時，在單元格的右側(cè)就會出現(xiàn)一個下拉箭頭，點擊箭頭就會看到“男”、“女”2個選項，選擇其中一個就可以將數(shù)據(jù)快速準確的輸入到單元格中，如圖14，

圖14

方法二：
我們來換種方法來設(shè)置“院系”一列的有效性。
1、首先在整個表格的右側(cè)的某列中，如在L列輸入的院系名稱，如圖15，

圖15

2、選中“院系”這一列，點擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項卡下，設(shè)置允許的條件是“序列”，“來源”中點擊如圖16中箭頭所指向的按鈕。

圖16

選中剛才在圖15中輸入院系名稱的單元格，點擊“確定”。如圖17所示

圖17

3、現(xiàn)在我們來看一下效果，當(dāng)我們點擊“院系”這列下的單元格時，在單元格的右側(cè)就會出現(xiàn)一個下拉箭頭，點擊箭頭就會看到我們所設(shè)置的所有院系名稱，選擇其中一個就可以將數(shù)據(jù)快速準確的輸入到單元格中，如圖18，

圖 18

4、如果我們要修改其中某個院系的名稱時，只需要修改L列中數(shù)據(jù)即可。為了避免無意中錯誤的修改、刪除L列的院系名稱，我們可以將L列隱藏起來，如圖19。

圖 19