國(guó)稅局批準(zhǔn)企業(yè)成為增值稅一般納稅人后，企業(yè)開(kāi)票人員辦理增值稅專用發(fā)票開(kāi)票子系統(tǒng)的軟硬件安裝，在得到國(guó)稅局的授權(quán)后就可以購(gòu)票了。

企業(yè)每次領(lǐng)購(gòu)專用發(fā)票之前應(yīng)當(dāng)首先到國(guó)稅分局找主管領(lǐng)導(dǎo)在“增值稅專用發(fā)票領(lǐng)購(gòu)單”上簽字批準(zhǔn)，企業(yè)領(lǐng)購(gòu)專用發(fā)票人員要事先填好“增值稅專用發(fā)票領(lǐng)購(gòu)單”，注明購(gòu)領(lǐng)專用發(fā)票的份數(shù)。然后領(lǐng)購(gòu)人員拿著IC卡、《增值稅專用發(fā)票領(lǐng)購(gòu)本》、增值稅專用發(fā)票章、上次購(gòu)買并且全部開(kāi)具的專用發(fā)票、由國(guó)稅主管人員填寫的《發(fā)票審核反饋情況表》以及有國(guó)稅分局局長(zhǎng)簽字的專用發(fā)票領(lǐng)購(gòu)單到國(guó)稅服務(wù)大廳辦理購(gòu)票手續(xù)（這是每月領(lǐng)票時(shí)必須帶的幾樣?xùn)|西），當(dāng)然每張發(fā)票的成本費(fèi)也是必須由企業(yè)繳納的。

每次在國(guó)稅服務(wù)大廳購(gòu)票后，企業(yè)開(kāi)票人員要確認(rèn)購(gòu)領(lǐng)到手中的紙質(zhì)專用發(fā)票與國(guó)稅局發(fā)行到企業(yè)IC卡上的電子專用發(fā)票信息是否一致，確定無(wú)誤后，開(kāi)票人員應(yīng)持IC卡及時(shí)回到本單位。將帶有電子專用發(fā)票信息的IC卡插入讀卡器中，同時(shí)在本單位的電腦上點(diǎn)擊桌面上的《防偽稅控開(kāi)票子系統(tǒng)軟件》圖標(biāo)，進(jìn)入主界面后，點(diǎn)擊“進(jìn)入系統(tǒng)”，系統(tǒng)提示“正在開(kāi)啟金稅卡請(qǐng)稍后…”，等出現(xiàn)操作人員登錄界面時(shí)點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕進(jìn)入系統(tǒng)（一般情況下請(qǐng)您不要修改和添加登錄密碼）。然后進(jìn)入“發(fā)票管理/發(fā)票讀入”模塊，根據(jù)電腦上的提示將IC卡上增值稅專用發(fā)票的電子信息讀到金稅卡上，并將紙質(zhì)發(fā)票按號(hào)碼順序保存好。

注意：此時(shí)點(diǎn)擊“發(fā)票讀入”模塊后，系統(tǒng)出現(xiàn)提示框：“你確認(rèn)讀入發(fā)票卷”，按“確認(rèn)”按鈕，接下來(lái)金稅卡提示“正在讀入…”，然后出現(xiàn)“讀入成功”提示框，提示“發(fā)票已成功讀入金稅卡”，然后按“確定”按鈕，本次發(fā)票讀入成功，也就是說(shuō)電腦已將IC卡中的電子發(fā)票信息讀入了開(kāi)票系統(tǒng)。讀入企業(yè)金稅卡中的增值稅專用發(fā)票的電子信息，系統(tǒng)會(huì)按其讀入順序自動(dòng)給出發(fā)票號(hào)碼，以后開(kāi)票時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)從最先讀入的那張專用發(fā)票開(kāi)始調(diào)出發(fā)票，請(qǐng)開(kāi)票人按發(fā)票號(hào)碼順序填開(kāi)和保存紙質(zhì)專用發(fā)票，千萬(wàn)不要把紙質(zhì)專用發(fā)票號(hào)碼放亂。

發(fā)票讀入成功后不退出此界面，點(diǎn)擊本界面頂層的“發(fā)票領(lǐng)用管理”按鈕出現(xiàn)下拉菜單，點(diǎn)擊“2發(fā)票庫(kù)存查詢－專用發(fā)票庫(kù)存”，可以看到剛剛領(lǐng)購(gòu)且已經(jīng)讀入電腦中的增值稅電子發(fā)票的起始號(hào)碼及本次領(lǐng)購(gòu)的份數(shù)，此時(shí)請(qǐng)企業(yè)開(kāi)票人員再次確認(rèn)電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票是否有誤，一般情況下不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。一旦發(fā)現(xiàn)專用發(fā)票發(fā)行有錯(cuò)誤應(yīng)當(dāng)首先與當(dāng)?shù)氐膰?guó)稅服務(wù)大廳取得聯(lián)系，嚴(yán)格按照國(guó)稅局專用發(fā)票發(fā)售人員的要求進(jìn)行有關(guān)發(fā)票退回業(yè)務(wù)的操作，不可盲目自行操作，這種情況一般不會(huì)出現(xiàn)！

第二步：填開(kāi)發(fā)票前的準(zhǔn)備工作 （這一環(huán)節(jié)非常重要）

  上面的手續(xù)和步驟都辦好以后，表明企業(yè)的開(kāi)票微機(jī)中已經(jīng)有了本企業(yè)本次領(lǐng)購(gòu)的專用發(fā)票的電子信息了，但是開(kāi)票人員每次在上機(jī)開(kāi)具發(fā)票之前，首先還要檢查電腦及打印機(jī)的工作狀態(tài)，看一下電腦和打印機(jī)是否已經(jīng)正確地聯(lián)接在UPS不間斷電源上，看一下打印機(jī)里還有沒(méi)有待打印的文檔，如果有要讓打印機(jī)把文檔打印完畢，以避免出現(xiàn)打票錯(cuò)誤！河南興華礦山起重機(jī)械有限公司在今年5月份就出現(xiàn)過(guò)這種情況，致使在紙質(zhì)專用發(fā)票上打出其它文檔使發(fā)票作廢。

開(kāi)票人員在開(kāi)具專用發(fā)票以前，還應(yīng)當(dāng)首先通過(guò)“系統(tǒng)設(shè)置”中的“客戶編碼”模塊輸入要票單位的電子稅務(wù)信息。如：?jiǎn)挝蝗Q、稅號(hào)、地址、開(kāi)戶行、賬號(hào)等。

具體操作如下：進(jìn)入開(kāi)票子系統(tǒng)主界面后，點(diǎn)擊進(jìn)入“系統(tǒng)設(shè)置”，點(diǎn)擊進(jìn)入“客戶編碼”，進(jìn)入主界面后點(diǎn)擊左上角的“編輯”按鈕，使其進(jìn)入編輯狀態(tài)，然后點(diǎn)擊右上角的“十”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)編輯行，在編輯區(qū)輸入某一客戶的基本信息，輸完后點(diǎn)擊“√”按鈕生效。確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊左上角“退出”
按鈕”，選擇“是”按鈕，退出“客戶編碼”對(duì)話框，同時(shí)剛才輸入的客戶信息就保存了起來(lái)。

強(qiáng)烈建議：開(kāi)票人員在輸入客戶稅務(wù)信息時(shí)有兩人以上在場(chǎng)，并仔細(xì)對(duì)照客戶信息原件，因?yàn)樵趯?shí)際工作中這一環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。新鄉(xiāng)市飛虎起重設(shè)備制造有限公司和河南省豫起礦山起重機(jī)有限公司，都出現(xiàn)過(guò)因“購(gòu)貨單位”稅務(wù)信息輸入錯(cuò)誤而作廢專用發(fā)票的情況。

另外，2006年7月以后的新版電子開(kāi)票軟件也要以在電子發(fā)票的主界面中直接輸入客戶稅務(wù)信息，輸完后在反復(fù)確認(rèn)無(wú)誤后，點(diǎn)擊界面右上角的“客戶”按鈕系統(tǒng)自動(dòng)將這一客戶信息保存到客戶編碼庫(kù)中。

然后再通過(guò)點(diǎn)擊“系統(tǒng)設(shè)置/商品編碼”模塊，進(jìn)入“商品編碼”主界面，編輯客戶要開(kāi)具的商品信息，這一點(diǎn)很重要。因?yàn)榘l(fā)票填開(kāi)界面上的商品信息必須取自于商品編碼庫(kù)中，不能在專用發(fā)票填開(kāi)界面上直接錄入。

具體操作如下：進(jìn)入“系統(tǒng)設(shè)置”，點(diǎn)擊“商品編碼”模塊，出現(xiàn)“商品編碼”對(duì)話框，點(diǎn)擊“編輯”按鈕，然后點(diǎn)擊“十”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)編輯行，在編輯區(qū)內(nèi)輸入某一商品的信息。其中只須輸入編碼、名稱、商品稅目和計(jì)量單位等4項(xiàng)，輸入正確的商品稅目后，稅率會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生。在含稅價(jià)標(biāo)志中選擇“是”，因?yàn)槿粘Ｎ覀冮_(kāi)票的價(jià)格一般都是含稅價(jià)。點(diǎn)擊“√”按鈕然后點(diǎn)擊“退出”，選擇“是”按鈕，退出對(duì)話框，剛才輸入的商品信息就自動(dòng)保存起來(lái)。

另外通過(guò)“系統(tǒng)設(shè)置”模塊還可以更換系統(tǒng)管理員和添加開(kāi)票員，其操作也比較簡(jiǎn)單，但一般情況下，不要故意去更換系統(tǒng)管理員和添加開(kāi)票員，操作方法在這里就不多說(shuō)了，這項(xiàng)操作不是必須的操作步驟。

這時(shí)通過(guò)電腦開(kāi)據(jù)增值稅專用發(fā)票前的準(zhǔn)備工作就全部做完了，如果有疑問(wèn)請(qǐng)您千萬(wàn)不要急于開(kāi)票，而是要重復(fù)并檢查上面所說(shuō)的所有環(huán)節(jié)和步驟，在確認(rèn)在所有環(huán)節(jié)都沒(méi)有問(wèn)題和疑問(wèn)后再進(jìn)行下面的開(kāi)票工作。

現(xiàn)在請(qǐng)您抽出時(shí)間反復(fù)檢查上面的所有工作是否有什么差錯(cuò)和問(wèn)題！特別是企業(yè)的基本稅務(wù)信息要反復(fù)檢查！ 確認(rèn)無(wú)誤后，再進(jìn)入下一環(huán)節(jié)！

第三步：發(fā)票的填開(kāi)(1)

現(xiàn)在可以為客戶開(kāi)具增值稅專用發(fā)票了。

⑴首先進(jìn)入“發(fā)票管理”模塊中，點(diǎn)擊“發(fā)票填開(kāi)”按鈕，出現(xiàn)發(fā)票號(hào)碼確認(rèn)的提示框，這時(shí)開(kāi)票人要仔細(xì)對(duì)照電腦上將要開(kāi)具的發(fā)票代碼、號(hào)碼是否與手中的紙質(zhì)發(fā)票一致，這一點(diǎn)非常重要！在確認(rèn)無(wú)誤后，點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕進(jìn)入專用發(fā)票填開(kāi)窗口，然后請(qǐng)?jiān)俅螌?duì)照主界面上的發(fā)票代碼、號(hào)碼和紙質(zhì)發(fā)票是否一致，電子票面上的開(kāi)票日期由金稅卡控制自動(dòng)生成，無(wú)法人為修改，要修改金稅卡的日期，必須得到國(guó)稅局的授權(quán)，授權(quán)一次可修改一次。電子發(fā)票主界面下方的銷貨方（也就是本企業(yè)）稅務(wù)信息也是由金稅卡控制自動(dòng)產(chǎn)生的，無(wú)須人工輸入。

⑵開(kāi)票人在專用發(fā)票填開(kāi)主界面上找到“購(gòu)貨單位”一欄，然后按“名稱”或“納稅人登記號(hào)”對(duì)話框右邊的下拉菜單，在下拉菜單中會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)開(kāi)票人在“客戶編碼”模塊中設(shè)置好的客戶編碼信息，選中要票客戶的信息行后雙擊，該客戶的客戶編碼信息自動(dòng)寫入發(fā)票。這時(shí)請(qǐng)你再次反復(fù)仔細(xì)地檢查確認(rèn)“購(gòu)貨單位”稅務(wù)信息，因?yàn)樵趯?shí)際開(kāi)票過(guò)程中大部分企業(yè)都因?yàn)橘?gòu)貨單位信息輸入錯(cuò)誤而作廢過(guò)發(fā)票。

⑶填開(kāi)商品信息，按照日常習(xí)慣，企業(yè)銷售的貨物都是含稅價(jià)（開(kāi)票企業(yè)特別說(shuō)明是不含稅價(jià)的除外），所以開(kāi)票人員在開(kāi)票前首先選中“專用發(fā)票填開(kāi)”窗口頂部的“稅價(jià)格”按鈕，使票面上的單價(jià)、金額成為“含稅”價(jià)。然后在票面右上角按“十”按鈕，“商品信息”區(qū)域會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生一行，然后點(diǎn)擊“商品名稱”出現(xiàn)“…”下拉菜單，在下拉菜單中找出有關(guān)商品的信息雙擊，電腦自動(dòng)把商品名稱輸入到票面上，然后逐一輸入規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)，金額和稅額及稅率會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生。然后點(diǎn)擊右上角的“√”按鈕生效，下面的“合計(jì)”欄、“價(jià)稅合計(jì)（大寫）”欄會(huì)自動(dòng)計(jì)算生成。如果企業(yè)開(kāi)票系統(tǒng)中商品編碼庫(kù)中的商品名稱過(guò)多，可將商品編碼庫(kù)打印出來(lái)，以后再找編碼庫(kù)中的某一商品時(shí)就看打印出來(lái)的清單，那就方便多了，也可以有效地提高輸入速度。這是輸入一行商品的操作，輸入多行的操作與上面的操作完全一樣，要一行一行的輸入，票面上最多能輸入8行商品。如果開(kāi)據(jù)的發(fā)票商品信息超過(guò)8行一定要點(diǎn)擊電子發(fā)票票面上方的“清單”按鈕，出現(xiàn)清單界面進(jìn)行輸入商品信息。否則系統(tǒng)將自動(dòng)提示你“商品信息不能超過(guò)8行”。

同時(shí)如果企業(yè)領(lǐng)購(gòu)的是萬(wàn)元版的專用發(fā)票，那么一張電子發(fā)票的票面上最多能開(kāi)117000元，超過(guò)這個(gè)價(jià)稅合計(jì)數(shù)，電子發(fā)票就無(wú)法生成并保存，并出現(xiàn)系統(tǒng)提示信息：不能超過(guò)最大開(kāi)票限額。所以每次開(kāi)票以前一定要計(jì)算好每張發(fā)票所要開(kāi)具金額的最大數(shù)。     

這時(shí)最常見(jiàn)的一張?jiān)鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票就開(kāi)具完成了。開(kāi)票人員應(yīng)仔細(xì)檢查購(gòu)貨單位信息和商品信息的正確性，并計(jì)算開(kāi)票金額是否正確。這時(shí)請(qǐng)您千萬(wàn)不要急于保存，一定要逐項(xiàng)逐行檢查電子發(fā)票的信息，在反復(fù)檢查沒(méi)有問(wèn)題后，點(diǎn)擊“打印”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)保存發(fā)票并自動(dòng)生成84位密碼，這時(shí)這張發(fā)票就不能也無(wú)法再修改了，出現(xiàn)“打印”對(duì)話框后，如果打印機(jī)上放置好了與電腦界面上對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)專用發(fā)票，就可以把這張專用發(fā)票打印出來(lái)了。

第三步：發(fā)票的填開(kāi)(2)

當(dāng)?shù)谝淮未蛴Ｓ冒l(fā)票或打印機(jī)出現(xiàn)故障修復(fù)后，企業(yè)開(kāi)票人員一定要用A4紙反復(fù)打印比照，直到能把電子發(fā)票上的所有信息完全無(wú)差錯(cuò)地打印在紙質(zhì)發(fā)票的對(duì)應(yīng)位置上為止，確保在紙質(zhì)專用發(fā)票上一次打印成功！同時(shí)為了防止打印機(jī)“吃紙”有問(wèn)題，可以在打印機(jī)的左側(cè)擋板上作上記號(hào)，以防打印出的發(fā)票出現(xiàn)錯(cuò)格、錯(cuò)位等問(wèn)題，這項(xiàng)工作非常重要！必須引起足夠的重視！

另外，針式打印機(jī)的打印色帶也要經(jīng)常更換，以免因?yàn)樯珟?wèn)題出現(xiàn)作廢發(fā)票的現(xiàn)象，新鄉(xiāng)市飛虎起重設(shè)備制造有限公司就出現(xiàn)過(guò)因?yàn)樯珟Ю匣鲝U專用發(fā)票的問(wèn)題。

當(dāng)一張完整無(wú)誤的三聯(lián)單增值稅專用發(fā)票打印出來(lái)以后，開(kāi)票人員就可以把加蓋過(guò)企業(yè)發(fā)票專用章的專用發(fā)票的抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)交給開(kāi)票客戶了，第三聯(lián)為記賬聯(lián)則有本單位保存，月底交會(huì)計(jì)人員記帳。

我們知道一張專用發(fā)票的票面上最多只能開(kāi)8行商品，，如果客戶要求開(kāi)具的商品過(guò)多怎么辦？可以通過(guò)開(kāi)具清單來(lái)完成。超過(guò)8行商品后要開(kāi)清單，電子票面和專用發(fā)票上只能出現(xiàn)“詳見(jiàn)清單”一行具體操作如下：

點(diǎn)擊“發(fā)票管理”，然后進(jìn)入“發(fā)票填開(kāi)”模塊，出現(xiàn)“專用發(fā)票填開(kāi)”對(duì)話框，輸入完客戶信息后，把價(jià)格設(shè)置成“含稅”價(jià)，點(diǎn)擊界面頂部工具條上的“清單”按鈕，便會(huì)出現(xiàn)“銷貨清單填開(kāi)”窗口。在這里填寫商品信息，其操作如前面說(shuō)過(guò)的正常發(fā)票填開(kāi)一樣，填寫完畢后點(diǎn)擊“退出”按鈕，便會(huì)回到“專用發(fā)票填開(kāi)”主界面，系統(tǒng)將自動(dòng)保存清單中所輸入的商品信息，這時(shí)主界面上的“商品信息”區(qū)域中只有“詳見(jiàn)銷貨清單”一行，這里的金額和稅額是清單上的合計(jì)數(shù)。主界面上不能也不會(huì)出現(xiàn)其它商品行，將來(lái)打印出來(lái)的專用發(fā)票上也只有這一行。清單在本張發(fā)票的主界面填開(kāi)好以后不能直接打印，只能通過(guò)“發(fā)票管理/發(fā)票查詢”功能來(lái)查詢打印，進(jìn)入“發(fā)票查詢”模塊后，選擇要打印清單的發(fā)票，選中后通過(guò)“查看明細(xì)”可檢查是否是這張發(fā)票，進(jìn)入本張電子發(fā)票的主界面后，點(diǎn)擊“清單”按鈕出現(xiàn)本張發(fā)票的清單界面，確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊“打印”按鈕，選擇打印清單，再選擇全打模式就可將清單打印出來(lái)。

作廢發(fā)票的開(kāi)具。我們?nèi)粘ｉ_(kāi)具每張發(fā)票時(shí)不要急于點(diǎn)擊“打印”按鈕保存，而是要仔細(xì)檢查電子發(fā)票票面的各個(gè)要素是否有錯(cuò)誤，確保準(zhǔn)確無(wú)誤后再保存打印。但在實(shí)際的工作當(dāng)中，因?yàn)楦鞣N原因需要作廢當(dāng)月已開(kāi)具過(guò)的某一張發(fā)票，這時(shí)就要注意掌握“誰(shuí)開(kāi)票誰(shuí)作廢，隨出現(xiàn)隨作廢”的原則，及時(shí)作廢本月應(yīng)當(dāng)作廢的發(fā)票。一般在月底以前也要通過(guò)“發(fā)票查詢”模塊來(lái)看一下，應(yīng)該本月作廢的發(fā)票作廢了沒(méi)有，如果沒(méi)有作廢要立即作廢，這一點(diǎn)非常重要。2005年河南興華礦山起重機(jī)械有限公司就出現(xiàn)過(guò)一次本月發(fā)票應(yīng)作廢而未作廢的情況，結(jié)果本月額外稅款多達(dá)幾萬(wàn)元，次月經(jīng)國(guó)稅局處理才幸免未交這幾萬(wàn)元的稅款。

已開(kāi)發(fā)票的作廢很簡(jiǎn)單，點(diǎn)擊“發(fā)票管理/發(fā)票作廢”按鈕，出現(xiàn)“選擇發(fā)票號(hào)碼作廢”的對(duì)話框，然后點(diǎn)擊選中要作廢的發(fā)票，通過(guò)“查看明細(xì)”按鈕看看是不是這張發(fā)票，在確認(rèn)無(wú)誤后，點(diǎn)擊“作廢”按鈕，系統(tǒng)彈出“作廢確認(rèn)”提示框：“本期將作廢發(fā)票張數(shù)：1張，你要繼續(xù)嗎”，按“確認(rèn)”按鈕即可作廢本張發(fā)票，最后系統(tǒng)出現(xiàn)對(duì)話框提示你：已經(jīng)成功作廢一份發(fā)票。

未開(kāi)發(fā)票的作廢。對(duì)于企業(yè)領(lǐng)購(gòu)的紙質(zhì)專用發(fā)票，應(yīng)妥善保管，一旦出現(xiàn)未開(kāi)具就丟失、污毀的紙質(zhì)專用發(fā)票，除先告知國(guó)稅分局以外，還應(yīng)該通過(guò)“未開(kāi)發(fā)票作廢”來(lái)作廢電腦上的電子票號(hào)。在日常工作中發(fā)現(xiàn)某張未開(kāi)具的紙質(zhì)專用發(fā)票不能開(kāi)具后，也要等到電腦中金稅卡上的電子發(fā)票號(hào)碼和當(dāng)前紙質(zhì)專用發(fā)票號(hào)碼一致時(shí)才能進(jìn)行作廢操作。

具體操作如下：點(diǎn)擊“發(fā)票管理”模塊，進(jìn)入界面后點(diǎn)擊界面頂端工具條中的“發(fā)票開(kāi)具管理”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)下拉菜單，選中并雙擊第4項(xiàng)“未開(kāi)發(fā)票作廢”菜單項(xiàng)，彈出“發(fā)票號(hào)碼確認(rèn)”提示框，開(kāi)票人要認(rèn)真對(duì)照，確認(rèn)提示框中的電子發(fā)票號(hào)碼與當(dāng)前手中的紙質(zhì)發(fā)票一致后，點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)再次提醒你是否作廢這張發(fā)票，選擇確認(rèn)，本張未開(kāi)具的發(fā)票就成功作廢。如果是作廢多張?zhí)柎a連續(xù)的未開(kāi)發(fā)票，要按上面的方法逐一對(duì)發(fā)票進(jìn)行作廢。

負(fù)數(shù)發(fā)票的開(kāi)具。負(fù)數(shù)發(fā)票就是我們通常說(shuō)的紅字發(fā)票。作廢發(fā)票功能只能作廢企業(yè)本月開(kāi)具的專用發(fā)票，如果是跨月作廢專用發(fā)票，就要開(kāi)具負(fù)數(shù)發(fā)票來(lái)沖減了。比如，發(fā)生跨月退貨、或跨月發(fā)現(xiàn)開(kāi)具的專用發(fā)票有問(wèn)題必須作廢，就要開(kāi)具負(fù)數(shù)發(fā)票了。所以說(shuō)：負(fù)數(shù)發(fā)票是沖抵上一個(gè)月或幾個(gè)月的已開(kāi)發(fā)票，當(dāng)月不能開(kāi)具負(fù)數(shù)發(fā)票，負(fù)數(shù)發(fā)票即不能有清單，也不能加折扣。如果有必須開(kāi)具負(fù)數(shù)發(fā)票，必須事先通知國(guó)稅分局，得到許可后方能開(kāi)具

第四步：發(fā)票的查詢

每月月中或每月月底，開(kāi)票人員想查詢本企業(yè)已開(kāi)發(fā)票的有關(guān)信息和情況，可以通過(guò)“發(fā)票查詢”模塊來(lái)完成。點(diǎn)擊“發(fā)票管理/發(fā)票查詢”模塊，選擇要查詢的月份，按“確認(rèn)”按鈕進(jìn)入主界面，如果要查詢某一張發(fā)票的具體情況，請(qǐng)點(diǎn)擊選中該發(fā)票的信息行，可以看到該發(fā)票的代碼、號(hào)碼，開(kāi)票單位，開(kāi)票日期，金額，稅額，是否作廢等信息，也可通過(guò)“查看明細(xì)”按鈕查看電子發(fā)票的主界面。有清單的專用發(fā)票清單也是通過(guò)此功能打印的。企業(yè)開(kāi)具人員通過(guò)發(fā)票查詢功能要做到：本月發(fā)票該作廢的作廢，該打印清單的打印清單，在確保有關(guān)數(shù)據(jù)信息沒(méi)有疑問(wèn)后，本月的專用發(fā)票填開(kāi)工作的管理就基本完成了。

第五步：網(wǎng)上認(rèn)證

企業(yè)每月取得的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票的抵扣聯(lián)必須在每月月底前到國(guó)稅局服務(wù)大廳或企業(yè)通過(guò)上網(wǎng)自行認(rèn)證，否則將不能抵扣本月的進(jìn)項(xiàng)稅額。這是每月月底企業(yè)必須做的工作。

企業(yè)每月月底自行網(wǎng)上認(rèn)證，主要是通過(guò)在《抵扣聯(lián)數(shù)據(jù)采集軟件》上輸入每張發(fā)票抵扣聯(lián)的發(fā)票代碼、號(hào)碼，開(kāi)票日期，金額，稅額，銷方稅號(hào)和專用發(fā)票上的84位密碼等7大要素。通過(guò)認(rèn)證鑰匙來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上認(rèn)證。

企業(yè)安裝了《抵扣聯(lián)數(shù)據(jù)采集軟件》后還要上網(wǎng)，等網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接好后，將本企業(yè)的電子鑰匙插入電腦的UBS接口，這時(shí)認(rèn)證前的準(zhǔn)備工作就做好了。

進(jìn)入系統(tǒng)后，輸入密碼“001”（有的企業(yè)是111111），進(jìn)入系統(tǒng)主界面。點(diǎn)擊“手工錄入”按鈕，將本企業(yè)取得的某一張進(jìn)項(xiàng)發(fā)票上的所有稅務(wù)信息輸入到界面中的相應(yīng)位置，然后點(diǎn)擊“保存”按鈕保存，等把所有進(jìn)項(xiàng)發(fā)票都輸入完畢后，點(diǎn)擊“返回”按鈕返回到主界面，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)上傳”菜單，出現(xiàn)對(duì)話框后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)生成”，系統(tǒng)提示你：待認(rèn)證…，然后出現(xiàn)“選擇個(gè)人證書”界面，這是電子鑰匙的主界面，請(qǐng)您選擇任何一個(gè)點(diǎn)擊“確定”，然后輸入用戶口令“111111”，按“確定”按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示你數(shù)據(jù)上傳成功，并自動(dòng)回到主界面。

系統(tǒng)回到主界面后點(diǎn)擊“結(jié)果下載”菜單，出現(xiàn)對(duì)話框后點(diǎn)擊“下載數(shù)據(jù)”按鈕，出現(xiàn)“選擇個(gè)人證書”界面，點(diǎn)擊任何一個(gè)按“確定”按鈕，稍等后，系統(tǒng)會(huì)提示你所上傳數(shù)據(jù)已保存到認(rèn)證庫(kù)中，表明本次認(rèn)證已經(jīng)成功，如果出現(xiàn)錯(cuò)誤系統(tǒng)也會(huì)提示你，并出現(xiàn)紅字?jǐn)?shù)據(jù)讓你修改并再次上傳認(rèn)證，直到上傳認(rèn)證成功。

認(rèn)證成功后，我們可以通過(guò)“查詢統(tǒng)計(jì)”下拉菜單中的“認(rèn)證結(jié)果通知書打印”功能來(lái)察看最終的認(rèn)證結(jié)果。最后還要通過(guò)這一功能來(lái)打印認(rèn)證結(jié)果通知書和認(rèn)證結(jié)果清單，然后把它們和本月認(rèn)證過(guò)的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票抵扣聯(lián)一起保存起來(lái)。

企業(yè)每月月底認(rèn)證前一定要把抵扣的數(shù)額計(jì)算清楚。

第六步：抄報(bào)稅處理

企業(yè)在次月的1-10號(hào)之間，必須進(jìn)行抄報(bào)稅工作。次月的1號(hào)以后，企業(yè)如果進(jìn)行“發(fā)票填開(kāi)”模塊操作，系統(tǒng)會(huì)提示：金稅卡已到抄稅期，請(qǐng)您及時(shí)抄稅。

這時(shí)開(kāi)票人員要將IC卡插入讀卡器中，進(jìn)入《防偽稅控開(kāi)票子系統(tǒng)》，然后點(diǎn)擊“報(bào)稅處理”按鈕，再進(jìn)入“抄稅處理”模塊，電腦提示你“將要抄2006年某月的稅務(wù)資料，請(qǐng)您正確插入本機(jī)IC卡，選擇確認(rèn)開(kāi)始抄稅”，點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，電腦提示“發(fā)票抄稅處理成功”，點(diǎn)擊“確定”按鈕，本次抄稅成功。升級(jí)后的新版防偽稅控開(kāi)票系統(tǒng)稍有不同，它會(huì)一步一步地出現(xiàn)對(duì)話框，我們只須按“確定”按鈕就可以了，根據(jù)電腦的提示完全可以完成抄稅工作。在本次抄稅成功后，要想知道自己是否真的已經(jīng)“抄稅成功”，可以通過(guò)“抄稅處理”模塊中的“狀態(tài)查詢”按鈕來(lái)觀察抄稅結(jié)果，點(diǎn)擊“狀態(tài)查詢”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)金稅卡當(dāng)前狀態(tài)資料頁(yè)面，在頁(yè)面右半部分的報(bào)稅資料標(biāo)志后出現(xiàn)“有”字，標(biāo)志著本次抄稅已成功。

現(xiàn)在這張IC卡上就有報(bào)稅信息了，這時(shí)我們就可以拿著它到國(guó)稅局服務(wù)大廳報(bào)稅，同時(shí)企業(yè)也可以開(kāi)票了。如果企業(yè)的IC卡壞了，可以再更換一張新的IC卡，插入讀卡器進(jìn)行抄稅工作，根據(jù)電腦提示可以一步一步地完成抄稅工作。每張IC卡上每月只能保存一次抄稅信息，如果IC卡上有了當(dāng)月抄稅信息，重復(fù)抄稅就會(huì)提示重復(fù)抄稅錯(cuò)誤。

然后我們還要通過(guò)“報(bào)稅處理/發(fā)票資料”模塊，來(lái)打印有關(guān)上月的銷項(xiàng)專用發(fā)票的明細(xì)清單。一般打印頭兩項(xiàng)，如果有作廢發(fā)票還要把“正數(shù)發(fā)票作廢清單”打印出來(lái)。

次月的1—10號(hào)內(nèi)財(cái)務(wù)人員應(yīng)手持IC卡、增值稅一般納稅人納稅申報(bào)表、銷項(xiàng)發(fā)票明細(xì)清單（至少是2-3張）、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票抵扣聯(lián)、企業(yè)所得稅申報(bào)表、有關(guān)的電子軟盤（或可移動(dòng)的U盤）到國(guó)稅局服務(wù)大廳進(jìn)行報(bào)稅（這7樣?xùn)|西一樣也有能少），如果不報(bào)稅，到了金稅卡的鎖死期，金稅卡將自動(dòng)鎖死，所有操作將無(wú)法操作。

上月所有開(kāi)票和報(bào)稅工作完成后，開(kāi)票人應(yīng)將IC卡讀入開(kāi)票系統(tǒng)，系統(tǒng)將正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

企業(yè)如果要領(lǐng)購(gòu)專用發(fā)票，則重復(fù)本講義的第一步工作，這樣就又進(jìn)入了下一個(gè)操作流程的循環(huán)。以上就是企業(yè)每月開(kāi)具增值稅專用發(fā)票必經(jīng)的一個(gè)工作流程。