葡撻生活 ? 資料管理：清理，備份和同步

媚文 2011-02-05

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上一篇中我們談到了建立適合自己的目錄結(jié)構(gòu)，本篇想講講資料管理的其他方面，也就是清理、備份和同步。

1. 定期清理

隨著我們硬盤里文件的增多，以及各個項目的進展，無用的文件會越來越多，這個時候就需要我們定期清理了。我就把清理Download和我的文檔放入了我的每周回顧中，這樣每周清理一次，任務也不重。如果等到幾個月或者更長時間，就得專門找一大塊時間來清理了，那可得下很大決心才能做到:)

在Productivity501的訪談中，有人講到：

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟這位高手的做法類似（竊喜一下），如果一個項目已經(jīng)完結(jié)，那么刪掉那些無用的過程性的文件，把文件夾打包，然后扔到“備份”目錄中，等待拷貝到我的大硬盤里。

在上一篇中，我的朋友Redstar留言說：

我習慣在硬盤里建個temp文件夾，桌面放上它的快捷方式，這里專門拖進去一些臨時的文件，比如qq，郵件或者msn里接收的文件，u盤拷來的一些文件，一時沒時間去歸類，或者根本就沒必要歸類，看了就會刪掉的那種文件。然后再定期去清理歸類這個文件夾。

跟我的Download目錄起的作用類似，但是建立快捷方式的辦法蠻不錯的。這一點，跟A. Shun講的提高計算機操作效率的方法是英雄所見略同啊。

您是如何組織和整理電腦里的資料的？在留言里與我們分享咯：）

2. 注意安全和備份

現(xiàn)在大家的數(shù)據(jù)基本都在電腦里，相信不少朋友都有過系統(tǒng)或者硬盤損壞導致數(shù)據(jù)丟失的慘痛經(jīng)歷。雖然說數(shù)據(jù)和資料丟失了也不會是世界末日，但終歸有一些不方便，而且重要資料的丟失也是真的會造成一些損失，所以安全和備份就成了一個重要話題。不是這方面的專家，只是吃一塹長一智，痛苦過幾次之后也留下一些小經(jīng)驗：

在Windows下，系統(tǒng)盤往往是不太安全的，所以重要的文件盡量不要放到系統(tǒng)盤。其實我的經(jīng)驗是所有自己的數(shù)據(jù)全部放到系統(tǒng)盤之外才比較保險。

另外，不要使用電腦的桌面作為文件（尤其是重要文件）存放的地方。一方面堆得滿屏幕的文件會晃得眼花花，另外Windows的桌面是放在系統(tǒng)盤里的，一旦系統(tǒng)出了問題，桌面上的文件要找回來就很困難了。

不過，就算是注意了這一些，也難免會有硬盤被雷劈被水淹或者筆記本被偷這種天災人禍，所以及時清理和備份還是蠻重要的。我以前是定期把筆記本硬盤上的資料存到一個320G的大硬盤里。這樣即使遭遇天災人禍，數(shù)據(jù)還是在那里。不過我還是發(fā)現(xiàn)這種方法比較麻煩，常常會因為偷懶或者遺忘而忘記了備份。今年開始使用同步工具，發(fā)現(xiàn)可以比較好地解決一些備份的問題，下面跟大家分享一下：

3. 同步

不少朋友可能都有兩臺或者以上的電腦，比如自己的筆記本，辦公室的電腦等等。怎么樣同步不同電腦之間的數(shù)據(jù)，就成了一個很麻煩的問題。其實現(xiàn)在已經(jīng)有了很多幫助我們解決這個麻煩的工具，比如Dropbox，Live Mesh，還有Syncplicity。同步工具的功能不僅僅是同步。同一份數(shù)據(jù)相當于有了三分備份，這樣感覺就安全多了。

Dropbox提供2G的免費空間，安裝之后會在My Documents下面建立一個My Dropbox的文件夾，這個文件夾內(nèi)的所有文件會被同步。我在這個文件夾里放了我的Scrapbook和Zotero的所有資料，這樣在不同的電腦上使用這兩個工具的時候就不用擔心不一致的情況了。不過因為這兩個應用的數(shù)據(jù)已經(jīng)接近2G，而且文件很碎的原因，在一開始索引的時候花了很長的時間。如果數(shù)據(jù)較多的話，需要一點耐心。