編輯本段GTD的由來(lái)

　　GTD在Amazon的銷售排名中名列98位，在國(guó)外的Blogger中也引起大量的討論與研究，而《盡管去做》這本書在國(guó)內(nèi)卻沒(méi)有引起太多的反響，而且國(guó)內(nèi)大部分對(duì)于GTD的討論都集中在幾個(gè)主要的PDA論壇，中文Blog圈中的相關(guān)討論則很少，而且其中還有不少是轉(zhuǎn)摘的內(nèi)容?！?Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一書的作者David Allen將GTD總結(jié)成為一種將繁重超負(fù)荷的工作生活方式變成無(wú)壓力高效的時(shí)間管理系統(tǒng)。

編輯本段GTD的主要原則

總述

　　主要原則在于一個(gè)人需要通過(guò)記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來(lái)，通過(guò)這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。

搜集

　　把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在Allen稱之為‘水桶’的地方：一個(gè)收件箱，電子郵箱，磁帶，筆記本，PDA，或者它們的組合。把你腦子里的任何東西都拿出來(lái)放到你的搜集設(shè)備里，準(zhǔn)備好做下一步的處理。每星期所有的水桶都應(yīng)該被至少清空一次。

處理

　　處理你的收件箱要遵循一個(gè)嚴(yán)格的工作流程： 　　從最上面開(kāi)始 　　一次處理一項(xiàng) 　　不把任何東西放回收件箱 　　如果任何一項(xiàng)需要做： 　　做（如果花的時(shí)間少于兩分鐘） 　　委托別人完成 　　或者把它延期 　　否則 　　把它存檔以便查詢， 　　把它扔掉， 　　或者使它成熟以便下一步的處理 　　兩分鐘原則：任何事情如果花的時(shí)間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個(gè)分水嶺，這樣的時(shí)間和正式地推遲一個(gè)動(dòng)作所花的時(shí)間差不多。

組織

　　Allen描述了一個(gè)建議的列表集合，你可以用來(lái)跟蹤需要關(guān)注的項(xiàng)目： 　　下一步行動(dòng)(Next actions) - 對(duì)于每個(gè)需要你關(guān)注的事項(xiàng)，定好什么是你可以實(shí)際采取的下一步行動(dòng)。例如，如果事項(xiàng)為“寫項(xiàng)目報(bào)告”，下一步行動(dòng)可能 會(huì)是“給Fred發(fā)郵件開(kāi)個(gè)簡(jiǎn)短會(huì)議”，或者“給Jim打電話問(wèn)報(bào)告的要求”，或者類似的事情。雖然要完成這個(gè)事項(xiàng)，可能會(huì) 有很多的步驟和行動(dòng)，但是其中一定會(huì)有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應(yīng)該被記錄在“下一步行動(dòng)”列表上。較好的 做法是把這些事項(xiàng)根據(jù)能夠被完成的“環(huán)境”整理分類，例如“在辦公室”,“用電話”,“在商場(chǎng)”. 　　項(xiàng)目(Projects) - 每個(gè)需要多于一個(gè)實(shí)際的行動(dòng)才能達(dá)到的生活或者工作中的“開(kāi)放式回路”就是一個(gè)“項(xiàng)目”.使用跟蹤以及周期性的回顧來(lái)確保每個(gè)項(xiàng)目 都有一個(gè)下一步的行動(dòng)進(jìn)行下去。 　　等待(Waiting for) - 當(dāng)你已經(jīng)指派了一個(gè)事項(xiàng)給其他人或者在項(xiàng)目進(jìn)行下去之前需要等待外部的事件，就應(yīng)當(dāng)在你的系統(tǒng)當(dāng)中跟蹤以及定期檢查是否已經(jīng)可 以采取行動(dòng)或者需要發(fā)出一個(gè)提醒。 　　將來(lái)／可能(Someday/Maybe) - 這些事情你需要在某個(gè)點(diǎn)去做，但是不是馬上。例如：“學(xué)習(xí)中文”，或者“進(jìn)行一個(gè)潛水假期”. 　　對(duì)于跟蹤你的預(yù)約和委托，一個(gè)日歷也是重要的；另外，Allen特別推薦日歷應(yīng)該被用在他所謂的“硬工程”上：必須在某個(gè)特定的期限之前完成的事情，或者在約定的時(shí)間和地點(diǎn)完成的會(huì)議和約會(huì).“待辦”事項(xiàng)應(yīng)該用在下一步行動(dòng)列表當(dāng)中。 　　GTD的最后一個(gè)關(guān)鍵組織模塊是歸檔系統(tǒng). 　　“Getting Things Done”書里說(shuō)如果要用一個(gè)歸檔系統(tǒng)，那它必須得是簡(jiǎn)單易用和有趣。即使是一張紙，如果你需要用來(lái)記錄參考信息，如果不屬于你已經(jīng)有的一個(gè)目錄，也要有自己的文件組織方式。Allen的建議是你可以維護(hù)一個(gè)按照字母順序組織的歸檔系統(tǒng)，這樣可以比較容易快速的存儲(chǔ)和提取你所想要的信息。Google的Gmail的用戶可以用創(chuàng)建標(biāo)簽的方式來(lái)創(chuàng)建“待辦事項(xiàng)”和“項(xiàng)目”，這種方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail” [1]白皮書中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在在線的電子郵件系統(tǒng)中實(shí)施。

檢查

　　如果你不至少每天或者只要你有時(shí)間就回顧檢查，那么你的行動(dòng)和提醒的列表將會(huì)變的毫無(wú)用處。以你當(dāng)時(shí)擁有的精力，資源和時(shí)間，決定什么是對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事情，然后做。如果你傾向于拖延，你可能會(huì)老是做最容易的事情，避免那些難的。為了解決這個(gè)問(wèn)題，你可以一個(gè)接一個(gè)地做列表上的事情，按照它們的順序，就象你處理你的收件箱一樣。 　　至少以星期為周期，GTD要求你回顧所有你比較主要的“行動(dòng)”,“項(xiàng)目”和“等待”的事項(xiàng)，確保所有的新任務(wù)或者即將到來(lái)的事件都進(jìn)入你的系統(tǒng)，而且所有的事情都更新到符合最新的情況。Allen建議制作一個(gè)難題檔案來(lái)幫助你更新你關(guān)于主要行動(dòng)的記憶。

做

　　如果你把你的時(shí)間都花在組織工作，而不是做它們，那么所有的GTD系統(tǒng)都是不好用的！David Allen的觀點(diǎn)是，如果你可以把必須做的事情，讓它變得簡(jiǎn)單、容易、有趣的話，那你就比較不會(huì)拖延、或者被太多的“開(kāi)放性回路”所壓倒。

編輯本段GTD的理念

　　GTD的核心理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。 　　而當(dāng)你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時(shí)候，你要么就是會(huì)不時(shí)地想起它而影響現(xiàn)在的工作，要么就是會(huì)忘記了去做。 　　而GTD通過(guò)將所有的這些事都羅列出來(lái)再進(jìn)行分類，確定下一步的處理方法，將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個(gè)管理體系中。 　　GTD認(rèn)為人生最大的不安的來(lái)源不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒(méi)有做，你跟人說(shuō)了你要做卻沒(méi)有做。GTD就是要確保你所有該做 的事情都做到。DavidAllen認(rèn)為，壓力不是來(lái)自任務(wù)本身，而是任務(wù)在大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。我們要做 的，就是逐一清點(diǎn)大腦里的這些事務(wù)，將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的文件系統(tǒng)中，比如實(shí)實(shí)在在的工具籃、紙質(zhì)記事簿、電子記事簿 和郵箱等。 GTD的理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的 工作，提高效率。GTD 其實(shí)就是兩點(diǎn)： 　　1. 清空你大腦的內(nèi)存： 通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)完成多少成反比。把所有要做的事情分門別類，另外 存放在一個(gè)邏輯性強(qiáng)而又可靠的系統(tǒng)中去。大腦是用來(lái)思考的，不是用來(lái)記事的。我們的大腦每天耗費(fèi)太多時(shí)間提醒我們?cè)撟鲇譀](méi)做 的事情，應(yīng)該把大腦從這種思維中解放出來(lái)。 　　2. 把任何任務(wù)和項(xiàng)目具體成行動(dòng)： 不管是什么任務(wù)項(xiàng)目，我們要問(wèn)的問(wèn)題是下一個(gè)動(dòng)作是什么？只有這樣才能把計(jì)劃具體化，才能讓我們隨時(shí)把握該 做什么。這樣一來(lái)，在一個(gè)給定時(shí)間具體采取一個(gè)給定行動(dòng)（action）的時(shí)候，我們才能做出最好的選擇，而且對(duì)自己的行動(dòng)選擇有信心。

編輯本段GTD的基本方法

　　GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。 　　收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（未整理的念頭）（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來(lái)，放入inbox中，這個(gè)inbox既可以是用來(lái)放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來(lái)記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。 　　整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織 。 　　組織：個(gè)人感覺(jué)組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來(lái)/某天清單。 　　等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來(lái)/某天清單則是記錄延遲處理且沒(méi)有具體的完成日期的未來(lái)計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。 　　GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)(context)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作 　　回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過(guò)回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來(lái)一周的計(jì)劃工作。 　　執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開(kāi)始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來(lái)選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來(lái)行動(dòng) 有關(guān)GTD的用品，目前國(guó)內(nèi)可以到時(shí)間堂挑選。 　　實(shí)現(xiàn)GTD的五類工具： 　　網(wǎng)絡(luò)： 資源很多，可以直接查找 如 RTM(remember the milk) Google app 　　計(jì)算機(jī)：outlook MLO lifebanlance 　　PDA： MLO(wm版) lifebanlance(Palm) 　　紙+筆： GTD 筆記本 　　計(jì)算機(jī)+PDA： 文夾GTD工具