筆者作為IT顧問，將向你展示如何有效的保存過去的電子郵件，同時維持其可訪問性。

為了電子郵件的事情你是否感到焦頭爛額？郵箱容量的限制是否讓你只能不斷地刪除收件箱中寶貴的消息和附件？或者更糟，每次當你需要恢復(fù)單個電子郵件消息時，你是不是不得不導(dǎo)入許多不需要的消息？其實不是沒有好的辦法。

企業(yè)及其職員顯然越來越依賴于電子郵件。從和消費者和客戶的通信到和同事、出售方、供應(yīng)商及其他人的通信，電子郵件已經(jīng)變成企業(yè)中的一項關(guān)鍵應(yīng)用。

信息技術(shù)部門對此相應(yīng)作了積極回應(yīng)。末端電子郵件服務(wù)器通常運行穩(wěn)定，所用系統(tǒng)也全力工作，能夠進行復(fù)雜的遠程站點備份。但一個古老的問題至今猶在，那就是如何有效存儲以前的電子郵件并維持其可訪問性。

所謂PST文件

Microsoft給出的解決方案是使用PST（個人存儲文件）文件，進行復(fù)雜歸檔計算處理。Redmond使用PST文件存儲日程表、電子郵件、雜志條目，以及本地Windows工作站上的計劃任務(wù)。正確進行壓縮存檔需要用戶格外小心（它需要指定存檔時間間隔，文件存放位置，文件夾和子文件夾位置，等等）。

同時，PST格式的文件需要通過Microsoft Exchange Client、Windows Messaging，以及Microsoft Outlook 97/98/2000/2002創(chuàng)建和使用。Microsoft Outlook 2003引入了新的功能，支持Unicode數(shù)據(jù)，這和只支持ANSI編碼的文本有所不同。這意味著Microsoft Outlook的較老版本在打開較新版本生成的PST文件時會遇到麻煩。

Outlook 2007的PST文件和Outlook 2003類似，它們和Outlook 2002 或更早的版本不兼容。Outlook 2003和2007則能夠打開較早版本所創(chuàng)建的PST文件。

PST文件本身由于容易損壞而名聲不佳。它的存儲格式已經(jīng)被證明非常脆弱，但又至關(guān)重要，以至于存在多種試圖糾正一般的損壞故障的修復(fù)工具（包括Inbox Repair Tool/Scanpst.exe、 EasyRecovery Email Repair,、EasyRecoveryFileRepair,、Search and Recover,、Stellar Phoenix Mailbox Professional PST Recovery Software,、Repair PST， 等等）這種文件格式還有一個明顯的缺點：尺寸。Outlook 2000的PST文件被限制在1.933GB以下。我在該領(lǐng)域工作時，還曾碰到過超過4和5GB的Outlook PST文件。

Outlook 2003把尺寸限制放寬到30GB，但是文件越大執(zhí)行時速度就越慢。更糟的是，當PST文件不可挽回地損壞后，文件越大損失的消息、報告、附件和其他信息也越多。值得慶幸的是，還有一種對電子郵件進行存檔的有效替代方法。

改為創(chuàng)建文件夾

只要使用文件夾即可。在桌面的我的文檔下創(chuàng)建一個文件夾并命名為Email(圖A)。在這個Email文件夾下創(chuàng)建子文件夾（圖B），使之和Outlook中創(chuàng)建的文件夾（在收件箱之下）一一對應(yīng)。在這些子文件夾下按月或季度創(chuàng)建文件夾（圖C），其中放入Microsoft Outlook中儲存的每一封電子郵件的備份（只要一同拖放就行）。如果你要一絲不差的備份所有電子郵件，你也可以為“發(fā)件箱”創(chuàng)建文件夾，還有和“已刪除”對應(yīng)的文件夾。

圖A 使用文件夾系統(tǒng)存檔電子郵件，第一步是在我的文檔下創(chuàng)建一個稱為Email的文件夾

圖B 在Email文件夾下創(chuàng)建和Outlook收件箱下的文件夾對應(yīng)的子文件夾

圖C 在每一個子文件夾下創(chuàng)建相應(yīng)的子文件夾（模仿Outlook收件箱的結(jié)構(gòu)）

一旦你把消息拷貝進Email文件夾，就可以把它們從Outlook中刪除了。這樣你還獲得了一個額外的好處。Outlook的打開和操作會更加順暢和穩(wěn)定，因為你將處理的是一個更小的PST文件（它只針對未拷貝到Email文件夾并從Outlook中刪除的活動電子郵件消息、任務(wù)、聯(lián)系人，以及日程表。）此外，維護一個小巧的PST文件能夠避免郵件交換管理員的麻煩（他可能要執(zhí)行一種嚴格限制郵箱容量的策略）。但還不止于此。那么最大的優(yōu)點是什么？

每當你想要重閱某封特定的電子郵件（這種情況對于很多人來說都越來越普遍）或者相對應(yīng)的附件時，你需要做的只是找到正確的文件夾，重新取回你的電子郵件，然后就大功告成了。沒有必要進行繁瑣的導(dǎo)入/導(dǎo)出操作（那種情況還不得不恢復(fù)其他不需要的電子郵件消息和附件）。

最好的是，你甚至不需要記住你把郵件消息放在了那個文件夾中。正如前面提到的，一些流行桌面搜索工具（包括新的Windows Vista操作系統(tǒng)自帶的Windows桌面搜索引擎）的崛起使定位電子郵件消息和/或附件變得相當容易。

你甚至可以把消息按月、按季度，或者其他時間間隔進行存檔（圖D）。方法僅僅是創(chuàng)建相應(yīng)的文件夾/子文件夾結(jié)構(gòu)（圖E）。

圖D 在每一個子文件夾下按月或按季度創(chuàng)建文件夾，這讓拷貝電子郵件變得簡單。把消息分開存放到按日期命名的文件夾還能大大簡化恢復(fù)特定電子郵件消息的過程（雖然現(xiàn)在的桌面搜索引擎一般都能勝任這項工作）。

圖E 然后把個人電子郵件消息（帶有相應(yīng)的附件）直接拖放在這些文件夾下。

你還可以用用Outlook的任務(wù)或日程表功能，讓它定期提醒對電子郵件的存檔操作。每當提醒器出現(xiàn)，你就拷貝電子郵件消息到這些文件夾中。

1．在Outlook中打開每一個要備份的電子郵件文件夾。
2．點擊編輯。
3．點擊全選。
4．點擊編輯。
5．點擊復(fù)制。
6．打開Email文件夾下希望存放這些郵件消息的子文件夾。
7．選擇Windows資源管理器或者我的電腦的編輯菜單。
8．點擊粘貼。消息就從Outlook中復(fù)制到硬盤上的新文件夾中了。

類似消息如何管理

當不采用PST文件，而采用文件夾系統(tǒng)對Outlook電子郵件進行存檔時，有一點需要注意。當拷貝Outlook中的電子郵件消息到硬盤上的另一個文件夾中時，Windows創(chuàng)建文件會使用消息的主題作為文件名（并添加.MSG作為文件擴展名）。如果你一次拷貝多條擁有相同主題的電子郵件消息，Windows會在相同文件名后簡單地附加放于圓括號中的數(shù)字加以區(qū)分，每一條消息都有唯一的文件名。它非常有效。

例如，一封名為Test Message的郵件拷貝到我的文檔下的文件夾中后變成Test Message.msg。如果兩條或者更多條消息的主題都一樣，Windows就會簡單地添加圓括號中的數(shù)字加以區(qū)分：于是就有Test Message (1).msg，Test Message (2).msg，Test Message (3).msg，等等。

另外，如果你是后來添加電子消息文件，而相同主題的文件已經(jīng)存在。這時Windows會彈出一個確認文件替換的對話框（圖F）。



圖F 確認文件替換對話框有助于避免覆蓋已存在文件的意外錯誤

出現(xiàn)這種情況要特別小心，不要覆蓋掉已有的消息文件。而應(yīng)該在復(fù)制相同主題的電子郵件之前更改已存在的消息主題名，或者干脆為這條消息創(chuàng)建一個新文件夾。可是，如果通過每月或每季度手動復(fù)制整個文件夾，因為Outlook中的消息是一同復(fù)制的，所以Windows會自動創(chuàng)建唯一的文件名。

是否找到了你所需要的

過去，僅僅通過復(fù)制電子郵件到文檔文件夾恐不能令人滿意，因為要在成千上萬的其他文件中找出單個電子郵件消息如大海撈針般艱難。不過自從有了Google桌面搜索、Windows桌面搜索，以及Yahoo桌面搜索(不用提Windows桌面搜索是默認內(nèi)建于Windows Vista中的事實)，定位個別電子郵件消息需要的僅僅是在時刻守候中的搜索框中打入一兩個關(guān)鍵詞而已（圖G,H,I）。



圖G 使用Google桌面搜索定位特定電子郵件消息，須臾結(jié)果便跳了出來。



圖H 你可以迅速進入Google桌面搜索返回的電子郵件搜索結(jié)果。更妙的是，Google桌面搜索還提供每條消息的預(yù)覽。訪問這些消息你只需點擊相應(yīng)的鏈接。



圖I 使用Google煮面搜索，你可以直接在瀏覽器中打開消息，這不正是你所想要的嗎？

使用多種不同的桌面搜索工具，你都可以選擇在瀏覽器中閱讀電子郵件消息或打開實際的電子郵件消息（包括所帶的附件）本身（圖J）。



圖J 在Windows Vista中，自帶的Windows桌面搜索工具定位和識別特定的電子郵件消息非?？焖?。

既簡單又安全的備份

使用電子郵件文件夾存檔系統(tǒng)也大大簡化了電子郵件的備份過程。你再也不必為PST文件的大小限制、不兼容問題，以及易損壞的問題擔(dān)憂了。只要把Email文件夾（及所有子文件夾）拷貝到備份媒介上，電子郵件就已經(jīng)獲得了有效保護。

電子郵件的恢復(fù)同樣直截了當。只要把Email文件夾復(fù)制到一臺PC或服務(wù)器上，所有消息（包括帶有的附件）即刻可用（不需要在已存在的Outlook郵箱中導(dǎo)入檔案文件和指定新文件夾/文件的位置）

如果你擔(dān)心安全問題，可以對Email文件夾應(yīng)用適宜的NTFS許可，也可以選擇對Email文件夾進行文件系統(tǒng)的加密保護。步驟如下：

1.右鍵單擊Email文件夾。
2.選擇屬性。
3.移到“通用”選項卡。
4.點擊“高級”按鈕。
5.勾選“加密內(nèi)容到安全數(shù)據(jù)” （Encrypt Contents To Secure Data）復(fù)選框。
6.點擊“確定”。

總結(jié)

微軟的PST文件格式是一種對電子郵件進行存檔的方法?？墒峭ㄟ^創(chuàng)建文件夾備份體系達到同樣目的過程更加簡單，并且還提升了Outlook的執(zhí)行性能。這種方法一旦和任一流行桌面搜索引擎配合，更是徹底消除了笨重的PST文件所帶來的一種痛苦